人事評価システムを自治体に導入するメリットとは?

自治体で人事評価システムを導入するメリットは、データを一元管理し、分析できることです。自治体独自のルールに対応できる点もポイントになるので、以下で詳しく見ていきましょう。

1.自治体にも役立つ人事評価システムとは?

人事評価システムとは、職員の人事評価を正しくかつ効率よく行うシステムのこと。下記のような機能があります。

  • 評価過程や結果を「見える化」する
  • 評価シートを表示する
  • エクセルや紙に出力する
  • クラウド型であればどこでも評価作業ができる
  • データをまとめて管理しながら、科学的に分析できる

人材育成に欠かせない人事評価は業務をサポート

下記のような理由から近年、企業ばかりでなく行政においても職員の人事評価を重視しています。

  • 個々の職員の能力や業績を評価する
  • 人事評価に透明性や客観性が必要になっている
  • 求められる職員像がある
  • 結果を人材育成に活用できる

人事評価システムでは評価をまとめて管理しながら、科学的に分析できます。

人事評価を適正に行う

人事評価システムでは、データを分かりやすくまとめて管理しています。そのため個々の職員の経歴や評価の状況、成長過程をシステム上で把握し、共有できるのです。

つまり過去にどのような部署でどのような業務を担当し、そのときの評価がどのようなものだったかが分かりやすくなるため、結果、適正な評価が得られます。

評価を行う過程や結果を公表

人事評価における重要なポイントは、「公平で公正なこと」。そのためには、「評価基準やプロセスを分かりやすくする」「評価に対応した目標を設定する」「結果をフィードバックし、評価に至る経緯をきちんと説明する」などが必要です。

上記の点を怠ると、職員は「公正でなく、不公平である」と感じ不満が生まれてしまいます。

民間企業と公務員の人事評価の違い

民間企業と公務員における人事評価の違いは、何でしょうか。それは下記のとおりです。

  • 民間企業:「利益の最大化」が最大の目標で、達成するための組織目標、その後に個人目標が設定され人事評価の対象になる
  • 公務員:「国民へのサービス向上」が最大の目的で、年度ごとに決まった予算を組織全体でどう配分していくか、考えていくことが必要

近年、行政でも公正で適切な人事評価を重視しています。評価のデータをまとめて管理しながら、科学的に分析することも注目されているのです

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2.自治体に人事評価システムを導入した場合に得られるメリット

自治体が人事評価システムを導入した場合、どのようなメリットが得られるのでしょうか。その内容は、下記のとおりです。

  1. 評価表の作成にかかるコストを削減できる
  2. 職員のモチベーションアップ
  3. 情報をきちんと整理できる
  4. 閲覧制限がかけられる
  5. 評価が効率化する

①評価表の作成にかかるコストを削減できる

人事評価システムでは、職種に応じた評価表をデータにて作成できるので、コスト削減が期待できます。そのため下記のように、時間や労力を削減できるのです。

  • 各職員がパソコンなどで自分の目標や結果を入力するので、配布や回収といった作業が不要になる
  • 結果の集計などの作業もシステムで行うので人事担当者の負荷が軽減される

②職員のモチベーションアップ

人事評価システムを導入すると、さまざまな内容が見える化されて分かりやすくなるため、職員は公正で公平な評価だと納得し、モチベーションがアップします。また改善やスキルアップなど人材育成に活用すると、組織自体も発展していくでしょう。

③情報をきちんと整理できる

人事評価システム上で、情報を一元管理できるため、必要な情報を必要なときに取り出せます。そのため更新の際も作業がスムーズになるのです。情報をきちんと整理できる点は、効率化につながるでしょう。

④閲覧制限がかけられる

もしも担当者や役職者以外が閲覧してはならない情報にほかの人がアクセスできてしまうと、プライバシーの問題や情報漏えい、サイバー攻撃といったアクシデントに見舞われてしまうでしょう。

しかし人事評価システム上で、職員ごとに閲覧できる権限を設定できるため、情報を守れます。

⑤評価が効率化する

人事評価システムは、「多くの評価項目から選んで設定できるため、自治体独自の制度を引き続き運用可能」「評価集計が自動化できる」「評価シートが見やすく分かりやすいので、職員のステータスをより正確に視覚化できる」のです。

結果、これまでのように担当者が手動で行うのと比べて、作業が効率化します。

自治体に人事評価システムを導入すると、「評価表の作成にかかるコストを削減できる」「職員のモチベーションアップ」「情報をきちんと整理できる」「閲覧制限がかけられる」「評価が効率化する」といったメリットが得られるのです

3.事例はヒントになる!自治体での人事評価システム3つの活用例

地方公務員法の改正により、自治体に人事評価制度の導入が義務付けられました。ここではこれまでに人事評価システムを活用している自治体の例を、見ていきましょう。

  1. 鳥取県の事例
  2. 大阪府寝屋川市の事例
  3. 香川県善通寺市の事例

①鳥取県の事例

鳥取県では、「人員や経費の削減」「業務効率化」などを目的に情報システム全体の最適化を計画し、平成22年まで検討委員会を設置していました。

その結果、給与システムと連携するかたちで、「職員名簿」「人事管理」「査定昇給」「勤怠管理」「財形や共済」などのシステムが機能するようになったのです。

②寝屋川市の事例

大阪府寝屋川市では「頑張れば報われる職場環境づくりと人材育成への活用」として、人事評価制度を導入しました。

課長代理以上では「上司による評価」「部下による評価」「同格者による評価」、係長以下では「実績評価」「能力評価」「スキルアップ加点」「部局別目標への貢献度加点」、といった形式になっています。

その結果、評価を「手当や昇給に反映してモチベーションの向上」「人材育成」「人事異動や昇任試験の加点」などへ活用できるようになったのです。

③香川県善通寺市の事例

香川県善通寺市では、広域行政事務組合で人事評価システムを共同調達しました。各自治体独自の個別設定ができるようになっています。

その結果、「紙による管理に比べ、配布や管理、チェック作業などの日程が大幅に短縮できた」「評価の公平性や、結果のフィードバックについての問題が解決できた」「目標管理ができるようになった」といったメリットが得られたのです。

地方公務員法の改正により、自治体に人事評価制度の導入が義務付けられました。自治体においても公平な人事評価制度と効率化が求められているのです

4.自治体における人事評価システムの選び方とは?選ぶ際のポイント5つ

自治体で人事評価システムを選ぶ際のポイントは、5つです。ここではその内容について解説しましょう。

  1. 必要な機能が備わっているか
  2. 操作しやすいか
  3. 提携形態や料金形態は適正か
  4. どのくらいの期間で導入できるか
  5. サポート体制は整っているか

①必要な機能が備わっているか

人事評価の手法には、「MBO」「OKR」「360度評価」などがあります。このうち、採用したい評価方法や問題点を解決できる手法が搭載されたシステムを選びましょう。また、「目標管理」「エクセルや紙への出力」などの機能も、必要であればおさえておきます。

②操作しやすいか

それほど高度なPCのスキルを必要とせず、誰もが使いやすいシステムならであれば、時間や手間が削減できるうえ、スムーズに組織全体の評価作業を進められます。人事評価の作業に取り組みやすいと、職員も前向きな気持ちを持てるでしょう。

③提携形態や料金形態は適正か

人事評価システムには、「初期費用があまりかからず、使う場所を選ばないクラウド型」「製品価格が抑えられ操作しやすいパッケージ型」「自治体ごとにカスタマイズしやすいオンプレミス型」の3つがあります。

選びたいタイプが、自治体に合う形態かどうか確認してから選びましょう。

④どのくらいの期間で導入できるか

「いつからシステムを利用できるか」「どの時期にどう運用するか」などについて、綿密に考えておくことも重要です。「必要な時期に人事評価できない」これでは大きな問題になりかねません。「適切な評価がされていない」と職員の不満も生まれてしまいます。

⑤サポート体制は整っているか

「操作が分からない」「故障かもしれない」「不明点を質問したい」「要望がある」際、速やかに対応して不安を解消してくれるサポートがあるかどうか、確認しておきましょう。それにより困った際の時間や手間が軽減します。

自治体で人事評価システムを選ぶ際は、「必要な機能が備わっているか」「操作しやすいか」「提携形態や料金形態は適正か」「どのくらいの期間で導入できるか」「サポート体制は整っているか」といった5つのポイントから選びましょう

5.自治体が人事評価システムを導入するうえでの注意点とは?

自治体が人事評価システムを導入するうえで、何に注意すればよいのでしょうか。ここではその注意点について5つ解説します。

  1. 目的と時期を明確にしておく
  2. どのように運用していくのか考えておく
  3. 導入前後で評価が大幅に異なっていないか
  4. 評価結果のデータをきちんと活用できるか
  5. クラウド型かオンプレミス型か

①目的と時期を明確にしておく

評価する項目や基準、方法や時期を職員に分かりやすく伝えて、共有しましょう。評価項目や基準が伝わっていると、「どう目標を設定するか」「どういう行動が評価に結び付くか」が伝わるため、人事評価への信頼性が高まります。

②どのように運用していくのか考えておく

人事評価システムをどのように運用していくのか、ビジョンや目標を明確にして自治体の職員全体で共有しておくことも必要です。職員が納得できるように運用していけば、自治体全体でモチベーションが向上していくでしょう。

周知する過程で疑問点が上がってきたら、導入の担当者は誠実に対応し、答えるように努めます。

③導入前後で評価が大幅に異なっていないか

人事評価システムを導入したあとに評価のポイントが変わって、「導入前後で評価が大幅に異なる」「その差は客観的に見ておかしい」といった事態にならないよう、気を付けます。

それにより職員間で「公平性を欠くのではないか」という疑問や不満が生じるのを防げるのです。あまりにも大幅な差が生じないよう導入以前の状況を考慮して、評価のポイント設定をするとよいでしょう。

④評価結果のデータをきちんと活用できるか

システムを導入して人事評価を行ったら、報酬や人事評価制度に必ず活用しましょう。それにより「職員や組織の業績が突然不調になった」場合、原因が分かるかもしれません。正しく的確なデータは、さまざまな方法で活用できるのです。

⑤クラウド型かオンプレミス型か

自治体で導入する人事評価システムは、「クラウド型」「オンプレミス型」のどちらかが多くなっています。ネットワーク環境さえあればいつでも使い始められるクラウド型に対して、オンプレミス型はサーバーなどの周辺機器が必要です。

「目的や運用に合うタイプはクラウド型とオンプレミス型のどちらなのか」事前に考えてから選びましょう。

自治体に人事評価システムを導入する際の注意点は、「目的と時期を明確にしておく」「どのように運用していくのか考えておく」「導入前後で評価が大幅に異なっていないか」「評価結果のデータをきちんと活用できるか」「クラウド型かオンプレミス型か」の5つです

6.自治体が人事評価システムを導入するうえでチェックしておきたい特徴とは?

メーカー各社から、さまざまな特徴を持った人事評価システムが提供されています。自治体で人事評価システムを導入する際には、業務の形態が民間企業と異なる点で、チェックしておきたいポイントがあるので説明していきます。

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「国民へのサービス向上」が業務の目的の一つとなっている自治体。利益を追求する民間企業と異なる点からも、「サービス」に貢献できた職員をより高く評価できる機能があるシステムを選ぶのがよいでしょう。

カオナビは、人材情報を一元化・見える化するため、誰がどのように貢献したのか分かりやすくなっています。また自治体ごとにある独自の評価基準についても、カスタマイズ性の高さから対応可能です。

自治体は業務に関して民間企業と異なる面があります。特性にあった人事評価システムを導入しましょう