人事管理システムとは? 機能、効果、導入メリット、選び方・比較のポイントについて

マイナンバー制度が施行されてから、人事管理システムの需要は広がりを見せています。現在では、人事部門の業務効率化に寄与するツールとして注目を集めていますが、提供会社によって管理方法や機能に違いがあるのです。

  • 人事管理の方法
  • 人事管理システムの使い方
  • 人事管理システムのメリット
  • どのような種類があるのか

などについて解説しましょう。

1.人事管理システムとは?

人事管理システムとは人事業務に必要な従業員のあらゆるデータを管理する仕組みのこと。

従業員の氏名、年齢、入社年次などの基本情報から、配属や給与、昇格に関する情報まで、あらゆる情報をすべてまとめて管理する仕組みで、「人事システム」と呼ばれる場合もあります。

これまで大企業を中心に人事管理システムの構築・導入が進んでいましたが、2016年にマイナンバー制度が始まってから中小企業でも導入が進むようになりました。

タレントマネジメントがすぐはじめられるクラウドツール

  1. 組織の今をダッシュボードでパッと把握。気になるところは顔ぶれまで確認できる
  2. 組織図で顔ぶれを俯瞰して人材配置を練れ、マトリクスで評価結果の甘辛調整もできる
  3. 最適人材をリストで管理し、可視化したスキルと経験で育成プランを立てられる
  4. 手軽に実施できる社員アンケートを使い、社員の声を拾って退職リスクも早期発見

カオナビでスキルや適正を可視化し、自在に人事シミュレーションが可能。

> カオナビについて詳しく見る

2.人事管理とは?

人事管理とは、従業員の勤怠や給与を管理すること。もともとは従業員の給与を正確に計算するために行われてきたことで、人事労務管理とも呼ばれます。近年では、単なる給与計算にとどまらず、

  • 人材採用
  • 配置・配属
  • 社員教育
  • 遅刻・早退・欠勤など勤怠管理
  • 人材戦略マネジメント

など従業員の労務に関するすべての情報やオペレーションの管理を指すようになりました。

人事労務管理から人材戦略マネジメントへ

現在、人事管理に代わって「人材戦略マネジメント」という概念が注目を集めつつあります。人材戦略マネジメントとは、

  1. ハイキャリアマネジメント:インセンティブ制度などキャリアアップを促すための仕組み
  2. ハイパフォーマンスマネジメント:個人のスキルアップにとどまらず、会社の組織づくりなどより経営的な取り組み

2つを主軸とした人材育成に関する戦略のことです。

これからの人材マネジメントに求められるもの

これからの人材マネジメントに求められるのは、人材マネジメントの仕組みを時代に合わせて柔軟に変化させていく力でしょう。

最近の経済状況や市場のトレンドは移り変わりが激しいため、企業が求める人材は常に変化しています。変化のたびに、その場限りの人事管理を行っていては、速すぎる変化に追いつけないばかりか、従業員の混乱を招きかねず、企業の発展は見込めません。

長期的な視野に立って、あらゆる変化に対応できる柔軟な人事管理体制をつくる必要があります。

人事管理の具体的内容

人事管理の具体的な内容は、

  • 給与の計算
  • 労働時間の集計
  • 人事評価
  • 社員教育
  • 配置・異動
  • 福利厚生の企画や適用
  • 人材採用
  • 退職の調整や手続き

など。それぞれの業務ごとに、個別の管理システムを導入している企業もあれば、すべてを網羅的に管理できるシステムを導入している企業もあります。

3.人事管理システムの機能、できること

人事システムは人事に関する広い範囲の業務が該当しますが、

  1. 人事・給与の管理
  2. 人材マネジメント

2つの機能に大別できます。それぞれについて、以下で詳しく解説しましょう。

①人事・給与の管理

人事・給与の管理に該当するのは、

  1. 勤怠管理
  2. 給与計算
  3. 労務管理

の3つです。目的は勤怠管理のデータを使い、効率的に給与を計算すること。勤怠管理システムの多くは、出退勤や休日・休暇、残業や直行・直帰などの勤務状況を見やすくまとめて管理します。

最近では、スマホやPCで出退勤時の打刻ができるシステムを導入する企業も増えているのです。

これらの情報をもとに、給与計算を行いますが、管理システムの機能に、自動で給与計算ができるものも多数リリースされています。労務管理では、従業員の氏名や住所、年齢などの基本情報の管理や社会保険・雇用保険の手続きを行います。

②人材マネジメント

人材マネジメントとは人材採用と人事評価のためのシステムのこと。まず、採用管理システムは、採用活動を効率良く、情報に漏れがないよう管理するもので、

  • 募集をかけた求人の応募人数や日程
  • 選考結果

などの情報をまとめて管理できるものを指すのです。一方、人事評価のシステムは、

  • 従業員の評価や昇進
  • 退職

などの履歴をまとめて管理するもの。数字としての実績を残しにくい内勤者への評価も細かく記録できるため、適正な評価や配置に役立ちます。

人材マネジメントとは? 【最適化の手法紹介】意味、課題、フレームワークについて
人材マネジメントは、勤労意欲の増進や仕事のやりがいを高めることにより、企業競争力を強めていく手法の一つ。人材マネジメントによって積極的な雇用管理が実現できれば、モチベーションの高い従業員を多く育成でき...

4.人事管理システムの導入メリット、効果

多様な機能により人事部門の業務効率化を図ることができる人事管理システムには、多くのメリットがあります。

  1. 業務の効率化
  2. セキュリティの強化
  3. ミスの削減
  4. 継続的な人材育成

各メリットについて、詳しく解説しましょう。

①業務の効率化

人事管理システムの導入によって人事関係の業務を効率化できます。勤怠管理や評価などの情報を一括して管理できるため、人事部が人手をかけてやっていた細かい単純作業を自動化できるのです。

経営側から見て人件費の削減というメリットがあります。

人件費とは? 意味、種類・分類、範囲、分析方法と活用方法について
人件費は、企業活動において重要な経費の一つで、健全な経営を語る上で欠かせません。人件費は、労働した分の対価としてかかる給与などの費用と捉えられがちですが、それ以外の手当なども含まれるのです。 人件費...

②セキュリティの強化

従業員の氏名や住所といった個人情報や社外秘の情報を多く扱う人事部門では、データ管理の際に強固なセキュリティが必要となります。

人事管理システムにはさまざまなセキュリティ機能があるため、しっかりとしたセキュリティで機密情報を守ることができるのです。セキュリティの種類は各社さまざまですが、

  • 操作ログが保存でき、トラブルを早い段階で見つけられる
  • ユーザーごとにパスワードを設定できる

などがあります。

③ミスの削減

勤怠や給与計算など、細かい計算が多い人事部門では、入力や計算のミスも多々発生します。こうしたミスを減らし、無駄な作業を大幅にカットできるのです。

また、フレックスタイムなどの各従業員ごとに異なる条件で計算が必要な場合や、多様な勤務形態についても、システム側で判断し計算できるので、混乱を避けることができるでしょう。法改正や税率変更などにも対応しているため、便利です。

④継続的な人材育成

従業員の評価を行うのに必要なデータをすぐ確認できる点も、人事管理システムを導入するメリットです。

従業員個人の能力や実績などの情報をデータベースに集積し、それをもとに評価を行います。データに裏付けられた評価ができるため、評価される側の納得度も上がり、モチベーションアップにもつながるでしょう。

5.人事管理システムの主な種類

人事管理システムは5種類に分かれます。

  1. 勤怠管理(人事・給与関係)
  2. 労務管理(人事・給与関係)
  3. 給与計算(人事・給与関係)
  4. 採用管理(人材マネジメント)
  5. 人事評価(人材マネジメント)

5つのシステムについて、それぞれの特徴やどのような場面で必要となるのかを確認しましょう。

人事・給与に関する機能

人事や給与に関する人事管理システムは、3種類あります。

①勤怠管理システム

勤怠管理システムは従業員の出退勤、休日・休暇などの勤務状況を確認するためのツール。

少し前まで、勤怠管理はタイムカードで行われていました。しかし、PCやスマートフォンの普及によって、アプリを使って場所を限定せずに出退勤を打刻できるものが増えているのです。

  • 勤務時間の打刻
  • 出勤時間の集計
  • 休暇などの申請
  • 休日出勤や直行直帰

など細かな勤怠情報の入力が可能なサービスがほとんど。勤怠管理システムによって、人事側の作業は簡略化し、入力ミスや不正防止につながります。

勤怠管理とは? クラウド勤怠管理システムのメリットを比較
育児や介護と仕事の両立に関心が集まり、働き方改革関連法案による勤務形態の多様化も進みつつある昨今。企業はフレックスタイム制や裁量労働制など、あらゆる勤務形態に対応していかねばならない時代になりました。...

②労務管理システム

基本情報の管理や社会保険や雇用保険の申請などを行うのが、労務管理システムです。

人事部門ではすべての従業員の個人情報を扱うため、厳重なセキュリティが求められます。労務管理システムは、サービス提供各社でそれぞれセキュリティを強化しているため、リスクを低減できるというメリットがあるのです。

加えて、書類を短時間で正確に作成できる機能が付加されているものも増えています。

労務管理とは? 労務管理の運用ポイントと課題、システム導入について
活気のないオフィス、閑古鳥の求人、相次ぐ退職…といった悩みを抱える会社は、企業の根幹をなす「人」の管理が適正でないことが多いといいます。そこで今回は、労務管理の運用とシステム導入のポイントについて解説...

③給与計算システム

勤怠管理システムに付随している場合が多いですが勤怠情報などをもとに、各従業員の給与や賞与を自動計算できます。

また、改正される法律や税率にも適宜リアルタイム対応していることがほとんど。担当者がその都度最新情報をチェックする必要がなくなります。

ボーナス(賞与)とは? ボーナスの支給時期や平均額、計算方法、社会保険料や税金について
ボーナスとは、毎月定期的に支払われる給与とは別に、夏と冬に支払われることの多い特別な給与のこと。ボーナスを楽しみに働いている人も多いのではないでしょうか。 ボーナスの支払い時期 支払い額の基準 ボー...

人材マネジメントに関する機能

人材マネジメントに関するシステムは2種類です。

④採用管理システム

採用に関するあらゆる情報や業務をまとめて管理できるシステムです。

  • 応募者の氏名や住所などの基本情報
  • 応募方法、選考や面接日などの採用活動

を管理できます。新卒・中途、パートやアルバイトといった各採用区分に対応しているものも多いです。採用管理システムは、採用活動に関する業務の自動化・効率化だけでなく、必要な人に必要な情報を共有できるメリットがあります。

選考管理システムとは? 採用活動を効率的に行うためのツール
採用業務は作業が煩雑で多岐に渡るため非常に負担が大きく、担当者は雑務に追われてしまい、コア業務に集中できなくなりがちです。課題を解決するため、適切なシステム導入のポイントを紹介していきます。 「選考管...

⑤人事評価システム

人事評価システムは、従業員の能力、評価、役職や退職などの情報を一括で管理します。資格取得や社内教育など、従業員の育成に関する内容を管理できるシステムもあるのです。

評価に関しては、営業成績などの数字だけではなく、事務的業務などの実績も細かく評価に加えることができます。そのほか、セクハラやパワハラなどの問題行動やコンプライアンスの問題なども同時に履歴を管理できるため、より適正な評価につながるでしょう。

人事評価システムとは? 導入メリット、選び方、導入事例、機能、比較のポイントについて【クラウド人事評価システム】
人事評価の運用をシステムに置き換えている企業が増えているようです。 ここでは、 人事評価システムでできること メリットや効果 導入前に検討しておくこと システム比較のポイント について紹介してまい...

人材マネジメントを効率化するクラウドツール

人材マネジメントは事業の成否に関わる非常に重要なものです。

  1. 適材適所を実現したい
  2. 人材情報(データ)を一元管理したい
  3. 情報を共有できるように見える化したい
  4. ツールを使って効率的に運用したい

ひとつでも当てはまるようであれば「カオナビ」をおすすめします。

カオナビは人材マネジメントを行うためのツール

> カオナビについて詳しく見る

  1. カスタム自由自在な人材データベース分散した人材情報を一元管理。細かい閲覧設定も可能
  2. 社員の顔をクリックして人材情報を確認。顔写真入りの組織図で、人員配置もわかる
  3. 面談記録を管理してマネジメント間共有。社員の離職防止とモチベーションアップに
  4. 簡単な経歴や自己紹介を社員同士で公開。現場のコミュニケーションを活性化

実際に社員の配置を動かしてシミュレーションし、計画を立てられます。シミュレーションデータは保存が可能で、会議のときにパッと開けます

顔写真付きだから現場の雰囲気がイメージしやすいのが特徴です。

適材適所の実現にぜひご活用ください

> カオナビについて詳しく見る