選考管理システムとは? 採用活動を効率的に行うためのツール

採用業務は作業が煩雑で多岐に渡るため非常に負担が大きく、担当者は雑務に追われてしまい、コア業務に集中できなくなりがちです。課題を解決するため、適切なシステム導入のポイントを紹介していきます。

「選考管理」とは?

企業の人事・採用担当者は、人材を採用するにあたって、応募者の進捗状況を管理しながら、適時かつ適切にアクションする必要があり、多岐にわたる煩雑な作業を同時進行していく必要があります。具体的には、自社が出した新卒・中途採用求人への応募受付から、選考、内定までの一連の業務のこと。

若干の募集に対して応募者が数名単位であれば個別対応も可能ですが、何十人何百人単位となると、手作業では対応の遅れやミスの誘発につながってしまい、小規模な採用部門ではカバーしきれません。

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「選考管理」の方法|「選考管理システム」の導入で効率化

この「選考管理」を効率化して精度をアップさせるためのツールが「選考管理システム」です。ATS(Applicant Tracking System)とも呼ばれ、応募者の管理を効率的に行うためのさまざまな機能を実装しています。
「選考管理システム」では、選考メールのやり取りといった単純作業を自動化し、応募データの管理や選考の進捗状況といった採用データを一元管理。見える化することが可能になります。

現在ではたくさんの採用管理システムがリリースされているため、選択に迷う人も少なくありません。自社に合った採用システム導入のために、比較・検討すべきポイントとコツをご紹介します。

「選考管理システム」の選び方

1 一次スクリーニング・面接調整をどこまで自動化が可能か

人材獲得競争は年々激化しており、優秀な人材の採用は非常に難しくなってきています。そんな中で応募辞退を防ぐためには、応募から面接、採用までにかかる時間を短縮しなければなりません。応募からの初動スピードをいかに上げられるかがカギです。

応募者情報を一元管理し、スクリーニングの自動化によって経歴・職歴・資格・学歴等を機械的に判別できれば飛躍的に選考がスピードアップできます。さらにメールの自動送信ができれば、良い応募者にはすぐに面接打診を行うことができます。

面接日程調整はもちろん、お祈りメールや選考通過メールなど共通する項目は定型化・自動化することで、やり取りに関する業務を圧縮することが可能です。

2 予算に見合ったコストかどうか

無料から有料まで、さまざまな価格帯のシステムが存在します。現時点で採用コストにかかっている金額を把握し、採用に割くことが可能な予算と照らし合わせて、現実的に導入可能なシステムを選んでください。システムによっては、管理の規模や担当者の人数によって価格が変動するものもあるので、自社に見合ったサービスかどうか見定めることが大切です。

3 インターフェイスは使いやすいか

複雑な仕様で使いこなすためにスキルが必要なシステムになると、操作できる人が限られたり、採用担当者への教育の手間が生じたり、担当者変更の際の引き継ぎに苦労することになります。初心者でも分かりやすいインターフェイスで、サポート体制が手厚いものを選びましょう。

また、インターフェイスのみならず、レスポンスの速度なども要チェック。とくにクラウドシステムの場合、通信環境やサーバーの状況によって、反応に時間がかかる場合もあります。少人数ならばまだしも、多数の応募者を管理する上では、ちょっとした不便さの積み重ねが大きなロスにつながりかねません。試用期間を活用して、実際にシステムを操作した上で導入を決めてください。

4 求人媒体の一元管理が可能かどうか

たくさんの求職者に求人情報を伝えるため、複数の求人媒体に出稿する企業が多いことでしょう。しかし媒体が増えた分、作業数や工数が増え、確認事項も増えていくことに。その結果、応募者への対応ミスにつながりがちです。複数の求人媒体の広告内容や応募者を一元管理できるシステムを選ぶことで、管理面での作業を削減することができます。

5 採用データを分析して次に活かせるかどうか

内定者の経歴・前職・出身大学などの情報から一定の傾向が見受けられるかどうか、内定までにかかった時間、求人媒体別の成果といった採用データを分析できるシステムかどうかは重要です。

これによって求人媒体を絞ったり、一次スクリーニングの精度を高めたりするといった戦略的な採用活動に移行することが可能となるからです。採用状況データを多面的に分析できるシステムの導入ができると、採用活動を円滑に回すことができるようになり、繰り返すごとに効率化が進んでいきます。