人事評価制度構築が必要な理由とは? 評価項目、流れ、注意すべき点について

人事評価制度構築が必要な理由とは、人事評価を日常のマネジメントと連動し、制度運用の効果を高める点にあります。

1.人事評価制度構築とは?

人事評価制度とは、企業としての業績を上げるため、社員の働きぶりや貢献度などを評価し、その結果にもとづいて処遇・育成などに役立てる制度のこと

従来の人事評価制度では「公平や処遇」に重きを置いていましたが、近年では計画を達成するための「役割」をベースとしているものが多くなっています。

人事制度を導入する前に「構築」が必要な理由

人事制度を導入する際は、あらかじめ制度設計を考えておく必要があります。

  • 何のために人事評価制度を導入するのか
  • 最終的に到達したい地点はどこか
  • 誰のどの要素を評価するのか
  • どのような基準で評価を行うのか

これらを明確にし、相互に連携させて初めて経営に密着した人事評価制度が実現できます。

社員一人ひとりの生産性向上が叫ばれるなか、構築・運用・目的の一貫性を欠いた制度体系が問題視されているのです

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2.人事評価制度構築で決定しておくべき項目

人事評価制度を構築する前に、あらかじめさまざまな要素を明確にしておく必要があります。事前に決定しておくべき要素は、次の4つです。

  1. 人事評価制度導入の目的を設定する
  2. 評価制度の策定
  3. 評価項目の策定
  4. 評価手法の策定

①人事評価制度導入の目的を設定する

はじめに、人事評価制度導入の目的を明確にします。この目的が後に続く評価制度や評価項目などすべての項目に影響するのです。効果的な定量分析・定性分析などを行ったうえで、自社における課題・目的を必ず設定しましょう。

人事評価制度の目的は、次の3つに大別されます。

処遇への反映のため

人事評価制度を導入する目的のひとつが「処遇への反映」です。決められた人件費の総額をいかに適切に分配するかの「処遇」を決める業務は、数ある人事業務のなかでも非常に重要な仕事となります。

昇給や昇格、賞与や昇進などの処遇を決定するためには、透明性かつ納得性の高い判断基準が必要です。人事評価制度はその基準となる制度といえます。

人材育成のため

人事評価制度の目的として非常に多く取り上げられるのが「人材の育成」です。

人材不足に関する課題が数多く叫ばれる昨今、期待する能力がある人材を新規に獲得するのは非常に難しくなってきました。企業は限られた人材を自社の経営戦略にあわせて育成・開発しなければなりません。

人事評価制度を活用すれば社員一人ひとりの課題が明確になり、それぞれの特性に合った育成計画が立てやすくなります。

人員配置のため

人事評価制度によって社員の特性や能力を客観的に判断できれば、目標に合わせた効果的な人員配置を行えるのです。

人事評価制度では、社員一人ひとりのスキルや経験、得意分野や経歴などをデータベース化します。新規プロジェクトを立ち上げる際にも必要なスキルを持った人材がピックアップしやすくなるため、よりスムーズに事業を推進できるでしょう。

②評価制度の策定

人事評価制度を導入する目的が決まったら、続いて評価制度を策定していきましょう。人事評価制度は3つの種類に分かれ、それぞれに強い影響力を持ちます。

  • 等級制度:役職や職務など、社員の立場を決める制度
  • 評価制度:仕事の成果や取り組みの姿勢などの仕事ぶりをチェックする制度
  • 報酬制度:等級や給与など、社員の貢献に応じて人件費を配分するための制度

等級制度

等級制度とは、社員の能力や実績にもとづいて職務や役割などの立場を決める制度のこと。人事評価制度の基盤ともいえる存在のため、「人事制度の骨格」とも呼ばれます。等級制度を明確にすると、次のようなメリットが得られるのです。

  • 会社側のメリット:業務上で期待するレベル(職務や役割、能力など)が明示できる、柔軟な人事管理が可能になる、レベルに応じた賃金の支払いが容易になる
  • 社員側のメリット:キャリアパスを描きやすくなる、将来設計がしやすくなる

評価制度

人事制度のなかでも特に重要な役割を持つとされているのが、処遇やモチベーションにも影響する「評価制度」です。人事評価制度の目的を達成するには、次の5つを押さえる必要があります。

  • 特定の社員に恩恵が偏らないような公正な評価である
  • 評価基準が遵守されている
  • 被評価者および評価基準が明確に定められている
  • 評価基準が評価に関わるすべての人に理解されている
  • 評価者が評価による影響と目的を正しく理解し自覚している

報酬制度

報酬制度とは、社員の評価や実績に応じて見合った報酬を還元する仕組みのこと。給与制度や賞与制度とも呼ばれ、新規社員の採用や既存社員の定着にも影響する非常に重要な制度です。

そのため会社は当然ながら「規定のタイミングに応じた確実な支払」および「報酬を支払える見通し」を持つ必要があります。

③評価項目の策定

次に3つの評価項目(評価基準)を定めます。

  • 能力評価:業務を通じて身につけた能力を評価する
  • 成果評価:実績や業績などに対する達成度を評価する
  • 情意評価:仕事に対する態度や意欲などを評価する

いずれも会社が社員に期待する要素を明確化したものです。適切な人事評価を行うためにも、評価の基準と項目を明確にしておきましょう。

能力評価

能力評価とは、業務遂行のために必要な能力を評価する手法のこと。会社が社員に求めるスキルやレベルを客観的に評価するため、明確なステップアップの基準にしやすいという特徴があるのです。

理解力や企画力に代表される「業務処理能力」や、指導力や統率力などの「コミュニケーション能力」、トラブルや難易度の高い仕事が発生した際の「問題解決能力」などが能力評価の項目となります。

成果評価

成果評価とは、業績や目標の達成度などを評価するもので、「成績評価」や「業績評価」とも呼ばれます。明確な数値目標がある場合は数値にもとづいた定量的な評価を、明確でない場合は定性的な評価を行うのです。

裁量労働制を導入している企業や数値としての結果が見えやすい営業職、フレックスタイム制で全社員が同一の働き方をしていない企業などで多く用いられています。

情意評価

情意評価とは、社員の仕事に対する態度や意欲などを評価するもの。「態度評価」や「行動評価」とも呼ばれ、次の4つの要素から評価されます。

  • 規律性:会社のルールに則った行動ができているか
  • 責任性:自身の責任を認識したうえで役割を全うしようとしているか
  • 積極性:必要な業務を自主的、能動的に行えるか
  • 協調性:チームや部署の仲間とうまく付き合うための努力をしているか

④評価手法の策定

一言で「人事評価制度」といっても、その手法はさまざまです。構築する人事評価制度の目的に合わせて自社に適した手法を選定しましょう。

  • 目標管理制度(MBO):被評価者と評価者の間で取り交わされた目標に対する達成度を評価する方法
  • コンピテンシー評価:高い成果を生み出している社員の共通項を抽出し、それを基準として評価する方法
  • 360度評価:立場や関係性が異なる複数の評価者により、被評価者の特性を浮き彫りにする方法
  • OKR:企業の目標から逆算して部署や個人の目的を設定し、それに対する達成度の度合いを評価する方法

目標管理制度(MBO)

「目標管理制度(MBO・Management by Objectives)」とは、経営学者ピーター・ドラッガーが提唱した組織マネジメントの手法です。

組織との方向性が合わさった目標を設定し、それに対してどれほどの時間を使ったのか、その結果どのような成果を出したかなどを社員自ら把握します。

高い頻度で面談してプロセスや目標などの見直しを行うため、社員自身のスキルや業績が会社にどのように貢献するか分かります。また社員から「やらされ感」が減るため、モチベーションアップやスキル向上につながりやすいのです。

コンピテンシー評価

コンピテンシーとは、高い業績や成果につながる行動特性のこと。高い業績を残した社員に共通する行動特性を抽出し、その共通項を基準とする評価手法を「コンピテンシー評価」といいます。

この手法を用いると、目標達成に向けた行動がより明確になるのです。一方、企業背景や市場環境の変化により有為な行動特性は変化するため、こまめな評価基準の見直しが必要となります。

360度評価

従来、上司やチームリーダーなど特定の担当者のみ評価を行うのが一般的でした。

しかし近年、「人事評価が処遇に格差をもたらす」「上司が被評価者の行動を的確に把握しづらい」という背景から、上司だけでなく同僚や部下、他部署や自己イメージなどさまざまな立場から評価する「360度評価(多面評価)」を導入する企業が増えたのです。

主観による不当な評価を回避できるため、公平性や客観性が高い評価方法として注目されています。

OKR

「OKR(Objectives and Key Results)」とは、企業の目標から逆算して部署や個人の目的を設定する手法です。OKRの土台にあるのは、あくまで企業が定めた目標。これを細分化するため、企業が目指す目標に沿って個人やチームの指標を立てられます。

先に述べた「目標管理制度(MBO)」と混同されがちですが、下記のような違いがあるのです。

目標管理制度(MBO):人事評価を最適化する評価制度としての趣旨が強い

OKR:会社の目標達成が目的

人事評価制度を構築する際は、はじめにさまざまな項目を決めていきます。特に導入目的はその他すべての項目に影響するため、必ず明確にしておきましょう

3.人事評価制度構築の流れ

それでは人事評価制度構築の大まかな流れを見ていきましょう。人事評価制度の構築は、5つのステップで行われます。

  1. 現状課題の分析
  2. 評価制度の枠組み策定
  3. 評価ルールの作成
  4. 評価項目の比重策定
  5. 運用スケジュールの作成

①現状を分析する

まずは自社の現状を分析しましょう。「世間の一般的な状況は知っているものの、自社の現状は十分に把握できていない」といった管理担当者も少なくありません。

  • 人事評価制度の概要は理解しているものの、自社にどのような手法が合うのか分からない
  • 人事育成の必要性は分かっているが、具体的に不足している能力や対策が明確になっていない
  • 既存の人事制度がどのように運用され、どのような分析がなされているのか公開されていない

適切な人事評価を行うには、自社の実態を正確に把握しておく必要があります。

②人事評価制度の大枠を作成する

続いて人事評価制度の大枠を固めていきます。

  • 誰が誰を評価するのか
  • 等級は何段階、どのような基準で設けるのか

これらの枠組みを、評価を導入する部署ごとに定めるのです。同時に社員それぞれのでき得る仕事を表記した「職務要件表」を作成しなければなりません。そのため一般的に、制度の大枠作成には3か月程度の所要期間を要します。

③評価のルールを明確にする

先に述べた「人事評価制度構築に際して決定しておくべき項目」を参照に、評価のルールを明確にしていきます。

  • 報酬制度を確定させ、モデルとなる賃金テーブルを作成する
  • 等級制度を定めると同時に昇給・昇格の要項を確定させる
  • 評価制度の基準を明確にし、具体的な評価方法や評価項目を定める

評価ルールがあいまいなままでは公平な人事評価が行えず、費用対効果を得られません。時間をかけてでも明確なルールを作成しておきましょう。

④重視する項目はどれなのかを決める

明確な評価ルールが決まったら、次に評価項目の基準を定めましょう。それぞれ違う業務をこなしている以上、全社員の比重が共通になることはあり得ません。

営業職や研究職、技術職などの職種はもちろん、一般社員と管理職など等級ごとに重視する項目とその割合を決めていきましょう。一般的に、下位の職務よりも上位の職務、管理部門よりも営業部門のほうが業績に対する比重が高くなります。

⑤運用開始の目安を決める

最後に、人事評価制度運用の開始時期を定めましょう。現状の分析から枠組みや評価ルールの決定、これに社員への説明や評価に必要なスキルを身に付けるための講習会実施などを考えると、導入には半年から1年、長ければ2年程度の準備期間を要します。

スピードを求めて慌ただしく構築しても、「評価の趣旨を正しく理解できないままスタートしてしまう可能性が高いです。反対に準備が長すぎても企業を取り巻く環境や課題が変わっている恐れもあります。

まずは試験的に導入してみましょう。そしてそこで得られた課題をもとに自社に適した制度へブラッシュアップしていくと、適切な形に変えていけます。

導入を始めるベストなタイミングとは?

人事評価制度を新規に導入するタイミングとしてベストなのは、自社の決算期です。1年の予算は年度ごとに組まれているため、期の初めから人事評価制度の運用を開始すればスムーズに進められます。

3月決算を例に見てみましょう。

  • 評価期間:4/1~3/31
  • 評価タイミング:毎年1/1の年に一回

本来、決算期が終わってから前年の評価を行ったほうがよいです。しかし決算後は異動や人事配置などによって評価者の立場が変わって場合も。その際は年度内に、勤務状況や職務内容の評価だけでも済ませておくとよいでしょう。

人事評価制度は構築・導入すれば完了というわけではありません。その後のフィードバックや継続的なフォローが重要です

4.人事評価制度構築で注意すべき点とは?

変化の激しい時代だからこそ、組織には公平性の高い人事評価制度の運用が求められます。公平感がなく社員に納得されない人事評価制度では、企業の生産性を向上するどころか貴重な人材の確保が難しくなる恐れすらあるのです。

人事評価制度構築の際は、次の3点に注意しましょう。

  1. 評価者の評価スキルは十分か
  2. 運用可能な体制になっているか
  3. 自社の理念や方向性とマッチしているか

①評価者の評価スキルは十分か

せっかく有為な人事評価制度を構築しても、評価者が導入の目的や評価・運用のルールなどを正しく理解していなければ期待する効果を得られません。

同じ業績に対しても、ある評価者からは高い評価を得たが、別の評価者は低い評価となった、というように評価基軸がブレる可能性もあります。

人事評価制度を構築する際は、事前に説明会を設けたり定期的な研修の場を設定したりして、評価者のスキルアップを検討しましょう。

②運用可能な体制になっているか

人事評価制度構築後の問題として特に多いのが、運用ルールや評価基準を明確にして導入したものの、使いこなせていないというケース。この場合は、自社に人事評価のできる体制が整っているか、確認してみましょう。

  • 「セルフチェックは日次」「上司の面談は月次」など、運用に十分なスケジュールを用意しているか
  • 人事評価に人員を割いてもメインの業務に差支えがないか

③自社の理念や方向性とマッチしているか

自社の経営戦略や理念にもとづいた評価制度でなければ、期待する効果は得られません。人事評価制度はあくまで経営戦略をサポートするための手段のひとつです。

人事評価制度構築の際は、経営理念や企業戦略、組織全体としての目的からブレイクダウンして設定することを意識しましょう。人事評価では、組織全体が同じ目的に向かうための制度を構築する必要があります。

人事評価制度を構築する際は、自社の方向性や運用体制、評価者のスキルなどに注意しましょう。また評価制度が形骸化しないよう、問題を発見した際は「どうすれば解決できるのか」を十分に検討します

5.人事評価制度構築はサポートしてもらえる?

人事評価制度構築を行うと会社の目指す方向が明確になるため、社員も自分たちが何をすればいいのかイメージできます。とはいえ、構築にはメリットやデメリット、費用コストなどが発生するもの。新規構築の際は専門業者の力を借りるのもよいでしょう。

人事評価制度構築コンサルタント

人事評価制度構築コンサルタントなら、現状分析から導入、運用支援まで、自社の状況にあわせた設計を依頼できます。客観的な視点が入るため、より質の高い人事評価制度を構築できるのです。

コンサルタントを比較する際は、実績やノウハウの多さだけでなく、自社の会社規模や業界に合わせて選ぶとよいでしょう。

人事評価制度構築講座

そもそも人事評価制度とは何か、という基本的な部分から、自社の方針に合わせた設計方法まで幅広くサポートするのが「人事評価制度構築講座」です。

講座のなかにはオンラインに対応し、「好きな時間やタイミングに何度でも繰り返し受講できる」「実際に講師と相談しながら制度を構築する参加型の講座」などさまざまなスタイルがあります。

自社の評価制度に課題を抱える際は、このような講座に参加してみるのもよいでしょう。

曖昧になりがちな評価制度だからこそ、明確な基準を設けて公正な評価を行わなければなりません。第三者に依頼して客観的な視点から見ると、人事評価制度の公平性と納得感をより高められます