人事評価システムを比較するにはどこを見るとよいのでしょうか。概要や導入のメリット、選ぶ際のポイントなどについて解説します。
目次
１．比較して導入すべき「人事評価システム」とは？
人事評価システムとは、人事評価に必要な「目標設定」「評価シート」「人材管理」「社内承認のワークフロー」などがそろった人事システムのこと。自社に導入する際、機能やコストなどを比較すると失敗を防げます。
人事評価とは何か？
人事評価とは、企業の目標や従業員の能力などを比較して、定期的に評価を行うこと。人事評価はスキル・能力・意欲・会社への貢献度など、さまざまな判断材料を一定の基準をもとに公平に査定します。
重要な点は、評価する人の主観や感情が入らないようにすること。人事評価の結果は、給与・賞与・昇格・昇進などの人事に反映されます。
人事評価システムを導入するメリットとは？
人事評価システムを導入するメリットは、下記の4つです。
- 評価設定を明確にできる
- 人事評価の公平性を向上
- 従業員のモチベーションアップ
- 業務の効率化
①評価設定を明確にできる
人事評価システムは、評価項目を詳細に設定できます。
それにより「より緻密で正確な評価を実現」「評価基準・評価方法・時期なども詳細に設定できるため、公正で平等な評価を行える」「業績の良い従業員との相対評価を防いで、従業員に良いインセンティブを与える」などが可能となるのです。
②人事評価の公平性を向上
人事評価システムは、目標・評価項目を明確に設定できます。
そのため、「目標の達成度合いをフォローしやすくなる」「客観性が高く適正な人事評価になる」「目標設定から評価、フィードバックまで一元管理するため、人事評価のブラックボックス化を防ぐ」「従業員からの信頼度が上がる」などが期待できるのです。
③従業員のモチベーションアップ
人事情報をマネジメント層と共有するため、「部下のモチベーション管理」「システム上で従業員の人事評価を連携し、全従業員で共有」「日々取り組むんでいる業務が適正に評価されていると分かるためモチベーションが向上」などが可能になります。
④業務の効率化
「目標記入やフィードバックのやりとりなど、Excelを添付して共有し、入力後に返してもらうなどの作業がなくなる」「複雑な人事評価業務をシステムで管理できるため、人事担当者の労力と時間を削減」といった効果が現れます。
２．人事評価システムを比較する前に選定ポイントを考える
人事評価システムを比較する前に見ておきたい6つの選定ポイントについて、解説します。
- システムの提供形態をどれにするか
- 自社の規模
- 従業員が扱いやすいかどうか
- 機能性はどうか
- 導入の費用
- セキュリティ機能は十分か
①システムの提供形態をどれにするか
人事評価システムは、3種類に分かれます。それぞれの特徴を比較検討し、自社の現状にあった形態を選びましょう。
- クラウド型…コストが低い、短期間で導入できる
- パッケージ型…コストが高い、カスタマイズ性が高い
- オンプレミス型…汎用性が高い、カスタマイズできない
クラウド型
クラウド型では、インターネット上のサーバーを利用して人事システムを利用します。メリットは、下記のとおりです。
- システムを1から構築する必要がない
- ソフトウエアの購入が不要
- 運用や保守といったメンテナンス担当が不要
デメリットは、下記のとおりです。
- 自社の業務に合わせたカスタマイズが困難
- ネットワーク障害が発生すると利用できない
オンプレミス型
オンプレミス型では、サーバーやネットワーク機器、回線を自社で購入・管理します。メリットは、下記のとおりです。
- カスタマイズが容易、最適なシステム構築が可能
- 通信速度が速い
- 充実のセキュリティ対策
- デメリットは、下記のとおりです。
- システム構築に時間がかかる
- 運用コストが高い
- メンテナンス担当が必要
パッケージ型
パッケージ型では、メーカーが製造しているソフトウエアを購入し、パソコンにインストールして利用します。メリットは、下記のとおりです。
- ソフトウエアの価格が比較的安い
- 会社の規模が小さくても導入しやすい
- 使い勝手が良い
デメリットは、下記のとおりです。
- カスタマイズできない
- 利用できる端末が限定される
- メンテナンス担当が必要
②自社の規模
人事評価システムによっては、規模の上限が設定されています。たとえば「小規模から中規模企業向け」「大規模企業向け」です。導入の際は、以下のポイントを確認しましょう。
- 人事評価の対象となる従業員数
- 人事評価の対象従業員を増やす場合の料金
③従業員が扱いやすいかどうか
誰が使っても操作しやすいというのは重要です。操作性については、下記をチェックしましょう。
- パソコンが不慣れな人も操作しやすい
- かんたんに設定できる
- シンプルで見やすいインターフェイス
- 情報が見やすい
システムの操作が複雑で担当者しか扱えないようでは、導入する意味がありません。多機能でも扱いにくいシステムは、避けましょう。
④機能性はどうか
自社に必要な機能が備わっているかも重要です。下記をチェックしておきましょう。
- 評価目標の管理
- 評価シートの作成
- 面談記録の管理
- 評価手法の種類（360度評価、コンピテンシー評価、目標管理制度（MBO）など）
- ほかシステムとの連携
- カスタマイズ性
⑤導入の費用
人事評価システムの費用総額が、自社にとって導入しやすい金額かを見極めましょう。システム導入に必要な費用の内訳は、次のとおりです。
- 初期費用
- 運用費用
- 利用料金
- オプション追加費用
- 有料サポート費用
- メンテナンス費用
- アップデート費用
これらの費用を含めて、導入しやすいか検討します。
⑥セキュリティ機能は十分か
全従業員の個人情報や企業の機密情報を扱うため、しっかりとした安全対策が備わっているシステムを選びましょう。「個人情報の漏えい」「情報の不正改ざん」を防ぐセキュリティの完備は重要です。
「サーバー本体のセキュリティ対策」「システムへの不正アクセス防止」「外部からのサイバー攻撃を防御」といった対策も必要でしょう。
３．人事評価システムを比較するときに優先すべきポイントを絞る
ほとんどのサービスは、無料トライアルの期間を設けています。人事評価システムを比較するときに優先すべきポイントを絞る際は、デモンストレーションや無料トライアル
を活用して、実際の画面を見ておくとよいでしょう。
デモやトライアルで確認する
デモンストレーションや無料トライアルでは、有料版と同じ機能を無料で試せます。期間中は、「自社に必要な機能はそろっているか」「扱いやすいシステムか」試しておくとよいでしょう。
その際、下記3つについても確認しておきます。
- データの更新・登録方法
- 導入事例
- サポート体制
①データの更新・登録方法
人事データを登録・更新しやすいか確認しましょう。組織改編や人事異動のタイミングなどで、自動更新の機能があるシステムは大変便利です。またCSVファイルで既存システムからデータ登録ができるシステムは、初期設定や更新が容易になります。
登録や更新作業が複雑で時間がかかるなど、使い勝手の悪いシステムは、スムーズな運用ができないうえに定着しません。
②導入事例
自社と似た会社の導入事例を確認しましょう。「業種」「従業員数の規模」「人事評価システムで改善したい課題」などが自社と似ていると、どのように活用しているのかが分かるため、導入後のイメージを持てます。
システム導入事例から、豊富な人材マネジメントのノウハウも学べるのです。
③サポート体制
システムの導入後に、運用やシステムに関してのサポート体制が整っているかどうかも確認しておきましょう。その際、下記のような点をチェックします。
- 初期設定、データベースの構築
- 評価制度の反映などのサポートメニュー
- 運用中のトラブルが生じた場合にすぐにサポートしてくれる
またこうしたサポート体制はどこまでが無料で、有料の場合はどのような対応があるのかについても見ておきましょう。
４．人事評価システムを比較する前に自社で決めておくべきこと
人事評価システムを比較する前に、自社で決めておくべき4つの項目について解説しましょう。
- 運用が可能か検討する…スキルやマネジメントをチェック
- 運用開始のスケジュールを決める…フローとスケジュールを明確に
- 人事評価のゴールイメージが明確かどうか…ゴールイメージの共有
- 問い合わせなどの窓口を誰にするか決める…窓口担当者を決める
①運用が可能かを検討する
現場で従業員を評価する人のスキルやマネジメントの段階によっては、システムを導入しても機能を活用できず持て余してしまう可能性もあります。そのため、企業の成長に合わせた導入が重要です。
またシステムの運用方法についても検討します。「システムの運用管理者」「権利者」「権利をどのように持たせるか」などについて、現場と意見交換して進めましょう。
②運用開始のスケジュールを決める
運用開始までのフローとスケジュールを明確にします。次に示す項目で、運用開始から逆算して実際のスケジュールを組み立てましょう。
- 必要機能の決定
- 比較対象の絞り込み
- デモや無料トライアルによる検証
- 検証結果を踏まえた比較
- 決定〜社内稟議
- 発注〜アカウント発行
- 初期設定〜全社説明会
- 運用開始
③人事評価のゴールイメージが明確かどうか
人事評価システムを導入する目的は、自社の課題解決。課題の例は「評価に不満がある従業員の退職」「評価に対する給料への不満」「社長のさじ加減で賞与が決まる」などです。
これらの課題を解決したゴールのイメージを明確にもちましょう。たとえば「仕事に誇りと自信を持って欲しい」「より上を目指して欲しい」「公正な評価を給与に反映させる」などです。
④問い合わせなどの窓口を誰にするか決める
新しいシステムを導入する際は、使い方やトラブルに関する問い合わせ窓口を設置しましょう。その際、下記について決めておきます。
- どのような窓口にするのか…専用メールアドレスの設定やチャットツールのチャンネル開設など
- 誰が対応するのか…専任者を置くのか
- どのように対応するのか…返信テンプレートの作成、登録
５．7つの選定ポイントをおさえた「人事評価システムの比較チェックシート」を利用する
人事評価システムを比較する際の選定ポイントを押さえた便利なチェックシートがあります。チェックシートの記入例は、以下のとおりです。
- 提供形態
- 対象としている従業員規模
- 機能（必要な機能が揃っているか）
- 実用性（運用がしやすいか）
- カスタマイズ性（自社の評価制度を再現できるか）
- 料金
- 実績（信頼できる実績があるか）
回答項目は「非常によい・よい・悪い・非表に悪い」「実績あり・実績なし」など、詳細に分かれています。
Excelフォーマットのチェックシートはこちらからダウンロードできます↓
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