自己申告制度とは? 異動希望を自己申告させる目的と課題について

「自己申告制度」は、従業員の考えを探ることができる大切な制度です。自己申告制度を活用することで、より実情に沿った人事異動を行うことができます。人事として有用性と運用の注意点を学んで、自己申告制度を活用しましょう。

自己申告制度とは?

自己申告制度とは、従業員に対して職務の希望や成果を申告させる制度のことです。適性の見極めや、異動を決めるための資料にもなります。提出は文書が多いですが、WEBアンケートなどを活用するケースも増えてきました。

WEBで情報収集をするメリットは、データ化しやすく共有がしやすいという点があげられますが、情報漏えいの危険性を認識し取り扱いには注意をしましょう。

自己申告制度では、従業員の申告をもとに人事異動などを決定するので、過大評価や過小評価、あるいは適正な評価ができないケースも多くあります。人事としては、自己申告制度だけに頼らず、上司や同僚などの多角的な評価を取り入れるように心がけることが大切です。

自己申告制度の目的と課題について

自己申告制度の目的は、従業員と企業の認識の差を埋めることです。自己評価システムでは従業員の考えを知ることができるだけではなく、顧客との商談の進捗など本人しか知りえないような情報を効率よく収集することができます。

しかし、自己申告制度だけで従業員を評価することは難しいため、あくまで他の評価との組み合わせを前提とすべきです。そのため、自己申告制度の導入をする際には、目的を明確にするだけではなく、「どの評価システムと組み合わせるのか」を考える必要があります。

自己申告制度で効果的に情報を収集するためには、情報の用途を明らかにし、どんな目的で使用するかを対象者に周知するのが大切です。

異動希望を取る場合の注意点

自己申告制度を活用して従業員の異動希望を取る場合、特定の職種や職場に希望が偏って、希望通りに異動できないケースも珍しくありません。希望が通らなかった従業員は不満を抱えることになってしまうのは問題といえます。

そのため、人事担当者は異動希望が必ずしも叶えられるものではないということを周知するとともに、人事異動だけではなく研修制度を導入するなど、従業員のキャリアパスにとっても有用なものになるよう心がけましょう。

従業員から異動希望が出ても意に沿えない場合、退職をしてしまう従業員もいます。本人のキャリアパスや都合だけを優先することはできませんが、なるべくミスマッチのないように、また従業員ひとりひとりの満足度が上がるように配慮することは、人事異動の大切なポイントです。

ライフスタイルの変化やキャリアプランによって、より自分に合った働き方を模索する動きが活発になっています。異動希望を叶えられなくても、従業員の実情に即した働き方を選択できる制度があれば、従業員の満足度をあげモチベーションを保つことが可能なケースも多くあります。

人事は自己申告制度だけを活用するのではなく、その他の制度も組み合わせて運用することで、よりよい労働環境の構築を目指しましょう。

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