人事評価サービスとは？ 導入の注意点や選定のチェックポイントなどについて

人事評価サービスとは、社員の人事評価を正しくかつ効率的に行うために利用するサービスです。ここでは導入する際の注意点や、サービスを選ぶポイントについて説明します。

１．人事評価サービスとは？

人事評価サービスとは、人事評価を効率よく進めるサービスのこと。人事評価が効率化すれば時間やコストが削減できるうえ、プロセスが見える化するため、社員が「正しく評価してもらえた」と納得できるようになるのです。

人事評価サービスの機能について

人事評価サービスには4つの機能があります。

1. 評価の過程や結果が「見える化」している
2. 評価をシステム上で再現できる
3. 評価シートをさまざまな形式で、エクセルや紙に出力できる
4. クラウドサービスでは場所を選ばずに評価の作業ができる

評価の過程や結果を共有

評価の過程や結果が見える化しているので、「評価者による作業の進捗状況」「個々の社員の経歴や評価結果、評価の段階」を素早く把握できます。

進捗状況が分かれば、遅れている作業を早めるよう促せるので、社内全体の評価作業がスムーズに進みます。また評価者と社員が結果を共有できるため、社員の評価に対する満足度が高まるのです。

評価シートの利用

サービスにはシステムの評価シートが装備されています。Web上のシステムからシートに入力すると、「用紙やエクセルで生じる転記や集計などの運用が煩雑になる問題」「個別のデータになっているため配布や回収に時間がかかる問題」などが解決するでしょう。

社内で使っている評価シートのデザインをそのままシステムに取り込む方法も可能です。

データの出力

結果の出力形式は、要望によりカスタマイズできます。従来、手動で行っていた「全体の効果表一覧」「個人の人事評価や経歴」「社員名簿」「能力や資格のある社員リスト」
など自動で集計や抽出をして、さまざまな書式でシステム上で確認できるのです。

もちろんエクセルやCSV、紙への出力もできます。

クラウドサービスの場合は場所や時間を問わず利用可能

人事評価サービスがクラウド型の場合、インターネットに接続できる環境があればどこでも利用できるため、「用紙を担当者に届けなくてはならない」「プリンターやスキャナーがないと提出できない」といった問題が解決するでしょう。

たとえば「下と会議室やミーティングスペースで面談しながらタブレット端末を使って評価を行う」なども可能です。

２．人事評価サービスを導入するメリットとは？

人事評価サービスを導入すると、下記5つのメリットが得られます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

1. 人事評価の効率アップ
2. より公正で適切な評価になる
3. 社員の満足度が向上する
4. 人材育成・人材配置に役立つ
5. 評価者の質がアップ

①人事評価の効率アップ

エクセルや用紙を利用する場合、「シートの作成や出力」「社員への配布や回収」「集計作業」「ファイルの管理」などで作業時間や紙を消費しますし、転記や集計にミスがないよう確認作業も必要になります。

Web上のシステムから人事評価を行うため、時間やコストを減らして効率化できるのです。

②より公正で適切な評価になる

サービスの利用により人事評価の煩雑な工程がなくなる分、分析や面談などに時間をかけられます。結果、評価者により一歩踏み込んだ、丁寧で熟慮がされたレベルの高い評価を行えるでしょう。

人事評価は、評価者の先入観が影響しがちです。業務で慌ただしければなおさらでしょう。しかし余裕が生まれれば、公平で適切な評価ができるようになります。

③社員の満足度が向上する

「自分が正しく評価されている」と感じれば社員は熱心に仕事に取り組むため、社員満足度が高まり離職率も低下しやすくなるでしょう。

④人材育成・人材配置に役立つ

正しい人事評価が行われれば、社員にどんな能力や適性があるかを可視化できます。部署や業務、プロジェクトにふさわしい能力や適性を持った人材を配置できるようになるのです。結果、社員も生き生きと働けるようになり、企業全体も発展するでしょう。

⑤評価者の質がアップ

システムで評価項目を細かく設定すると、評価基準が明確になります。また評価者同士で結果を共有できるので、「ほかの評価者はどういった評価をしているのか」といった比較も可能です。

結果、評価者による差が減ったり丁寧な評価になったりするので、公平で正しく質の高い評価になります。

３．人事評価サービスを導入する際に注意すべき点とは？

実際に人事評価サービスを導入する際、注意すべき点があります。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

1. 導入の目的を明確にする
2. いつから運用を開始するか
3. サービスを導入する範囲はどうするか
4. 使用者の権限を誰にどこまで与えるか

①導入の目的を明確にする

人事評価サービスを導入する際はまず、重視すべき目的を考えましょう。人事評価サービスには製品によって特徴があり、秀でた機能が異なるためです。

処遇や人材配置、人材育成など、製品を選ぶ際にどれを優先するか明らかにすると、「目的に沿った機能が備わっているか」チェックできるため、適切な人事評価や人材育成に活用できます。

②いつから運用を開始するか

次に考えるべき点は、運用のスケジュールです。「いつから運用開始するか」「数カ月後、数年後の時点でどのように運用しているか」「現在、利用している人事評価制度、システムやサービスをそのまま利用できるか」などを考慮します。

導入してすぐ利用できる場合もありますが、カスタマイズに時間がかかる場合もあるので、サービスの提供会社と相談しましょう。

③サービスを導入する範囲はどうするか

どの項目において人事評価サービスを利用するのか、業務の範囲を決めていきます。なぜなら「目標管理」「評価管理」「成果評価」「能力評価」など、項目ごとに設定してサービスを利用するからです。

評価についても、「評点手法」「5段階やアルファベットのような評価ランク」「評価ランクに応じた尺度の内容」を決めておきます。

④使用者の権限を誰にどこまで与えるか

どの立場の社員が、どのような情報にアクセスできるか決めておくことも重要です。サービスの利用で非常に便利になりますが、誰でも何でも閲覧可能という状態では大きな問題につながるでしょう。

また外部への情報漏えいやサイバー攻撃などもあってはなりません。セキュリティや情報管理の点も考慮し、注意を払いましょう。

４．人事評価サービスを選ぶときにチェックすべきポイントとは？

人事評価サービスには、さまざまなタイプや機能を持った製品があります。自社に最適な製品を導入するためにも、下記のポイントをチェックしておきましょう。

1. サービスのタイプを理解しておく
2. 組織の規模に合っているか
3. 使いたい評価手法が利用できるか
4. 料金形態はどうか
5. サポートの充実度はどうか

①サービスのタイプを理解しておく

会社ごとに社内環境、社員構成、利用目的など人事評価サービスを利用する状況は異なるため、ひとつの製品がすべての会社で最適に使える訳ではないといえます。

そんな人事評価サービスの提供形態は、「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」の3つです。自社にはどのタイプが合っているのでしょうか。

クラウド型とは？

クラウド型は、インターネット上のサーバーを経由してサービスを利用します。下記メリットを持つものの、外部のサーバーを介するためセキュリティに不安が残るでしょう。

• 初期費用を安く抑えられる
• スマートフォンなどモバイル端末からも利用できる
• 設定すればすぐに利用できる
• 自動的にバージョンアップされるのでつねに最新の機能が使える

オンプレミス型とは？

オンプレミス型は、自社でサーバーを用意し、そこへソフトウェアをインストールして利用します。下記メリットを持つ一方、初期費用が多くかかり、管理も必要になるのです。よってサーバーを維持し、システム担当者を設置できる大企業に向いています。

• 社内の設備で運用するため、セキュリティ面で安心
• 従来使ってきたシステムと統合しやすい
• ソフトウェアを自社にあわせてカスタマイズしやすい

パッケージ型とは？

パッケージ型は、ソフトウェアを購入して自社のパソコンにインストールして利用するもので、下記のようなメリットを持ちます。

• 初期費用はソフトウェアの購入費用のみで済み、ランニングコストがかからない
• インターネットに接続しなくても利用できるため、セキュリティ面で安心
• その一方で、下記のようなデメリットもあるのです。
• インストールしたパソコンでしか利用できない
• バージョンアップやバックアップの作業が必要になる

②組織の規模に合っているか

人事評価サービスには、さまざまな種類の製品が提供されており、自社の業態や事業規模にあったサービスやプランを選べます。

予算が少ない場合は、最低限の機能で低価格のものがおすすめです。サービスを使いこなせるか心配であれば、無料の体験版やトライアル期間が設けられているものを利用してみましょう。

③使いたい評価手法が利用できるか

人事評価サービスを選ぶ際に最も重要なのは、自社の制度にあった人事評価ができるかどうかという点。人事評価の手法には、「MBO」「OKR」「360度評価」などがあります。

昔ながらの評価制度や話題の制度、多角的な評価制度など、自社で使いたい評価手法が備わっているか、チェックしておきましょう。

MBO

MBOは、目標管理制度の手法で、個人または組織で目標を設定し、その達成度で評価を決める制度のこと。Management by Objectivesの略で、1954年に経営学者のピーター･ドラッカーが提唱しました。

会社として「個人と組織の目標を関連させたい」という場合、MBO評価に対応したサービスを選ぶとよいでしょう。

OKR

OKRとは、企業における目標管理制度の一種です。Objectives and Key Resultsの略で、「目標と主要な成果」という意味を持ちます。

「会社全体の目標を達成する」「企業のビジョンやミッションを重視する」といった面があり、会社全体の目標から逆算して部署や個人の目標を設定します。人事評価でこの手法を採用している企業は、対応しているサービスを導入しましょう。

360度評価

360度評価（多面評価）とは、上司だけでなく同僚や部下、顧客などさまざまな立場の関係者が人事評価をする方法のこと。

「幅広い面から評価したい」「人事評価の客観性を高めたい」という企業は、360度評価ができるサービスを導入するとよいでしょう。評価の客観性や公平性を高めるには、「評価者のトレーニング」「評価者数を増加させる」などが重要です。

④料金形態はどうか

人事評価サービスを導入する際に必要な費用は、「初期費用」「月額（年額）利用料」など。製品のサービス内容によって、料金はさまざまで、導入当初の一定期間、無料で利用できるものもあります。

料金は、「利用する社員数」「オプションの追加やカスタマイズ」「サポートの内容」によっても変わるのでどのくらいになるか試算するとよいでしょう。

⑤サポートの充実度はどうか

社内では、さまざまな権限の社員がそれぞれの立場でシステムを利用します。また急なトラブルが生じる可能性も考えられるでしょう。

サポートが充実していれば、社員全員がスムーズに使えますし、何かあっても安心です。どういったサポートがどのように提供されているか、チェックしておきましょう。