三菱商事グループさま限定交流会！ワークフローを活用した効率的な情報の収集・蓄積方法をご紹介

こんにちは！カオナビ ユーザー会担当です。

2025年7月29日（火）、三菱商事グループさま限定ユーザー会を開催しました。今回は参加企業さまのなかからヒューマンリンク様、三菱商事マシナリ様にご登壇いただきました。

そのうちヒューマンリンク様のご登壇の様子と、交流会の内容をまとめましたので、ぜひご一読ください！

※掲載内容はすべてユーザー会当日時点の情報です。

【ヒューマンリンク様ご登壇】工数削減56人日を実現！カオナビを活用した人事情報の一元管理術

※ここからは実際に佐藤様にお話しいただいたセミナー内容です！

当社では、2024年6月にカオナビを導入しました。導入からまだ一年と少しではありますが、今日は導入理由やこれまでの活用事例を中心にお話できればと思います。

カオナビの導入を考えることとなったのは、BPR施策の一環として全社的に基幹システムの入れ替えや集約を検討するようになり、複数乱立していた人事システムにおいても、何かに集約できないかと考えるようになったのがきっかけです。

さらに、元々使っていたタレントマネジメントシステムの設定の自由度が低かったことや、まだ紙やExcelで管理している領域が残っていることも重なり、タレントマネジメントシステムの切り替えを検討し始めました。

そこで改めてタレントマネジメントシステムに求める要件を整理し、もっとも理想と近いカオナビを導入しました。

ではここからは、実際どのように活用しているのかを大きく3つに分けてお話しできればと思います。

まず人事情報の一元管理です。

プロファイルブックをフルに活用し、人事情報を集約してきました。 それまではExcelで管理していた帳票の多くも、今ではカオナビで管理できるようになりました。基本的な人事情報から給与情報、異動や研修、目標や評価の履歴などを管理しています。権限が細かく設定できるので、必要な情報を必要な人にだけ見せられるのが非常にいい点だなと感じております。

また、休職中か否かを基本情報とし、休職中の人は絞り込みができる状態を構築しています。他にも出向先なども基本情報としているため、こちらも絞り込みができて便利です。

続いて、評価システムの移行についてお話しします。

別システムで行っていた評価ワークフローをスマートレビューへ移行しました。 当社の目標管理シートは目標を10個設定するため、かなり縦長なのが欠点でした。しかし、開閉パーツ機能のおかげで、非常に見た目がスッキリしたシートに生まれ変わりました。
スマートレビューは閲覧編集権限を細かく設定できるため、スムーズに評価運用ができている一方、評価というデリケートな領域でもあるので、メンテナンスには細心の注意を払っています。

最後に、データの収集や更新の効率化での取り組みをお話します。

まず当社では、ワークフロー機能を使って各種申請や個人情報の変更などを効率化しています。

申請フォーム作成の自由度も高いですし変更も簡単なので、非常に使いやすいです。さらに申請された情報を人事が承認すれば、すぐにプロファイルブックの指定の場所に転記されるため、効率化も一気に進みました。

これら3つの領域を軸に約1年間カオナビを使ってきましたが、おかげさまで社員にも比較的スムーズに浸透しています。

導入当初に全社説明会を実施したり、カオナビに定期的にアクセスする仕組みを作っていたりすることが寄与しているのかと思います。 社員の連絡先を検索する際や評価の際には必ず使うこととなるので、それによってカオナビへの慣れや親しみを作れました。

一方で、 今後人事データを分析に使うことを見越して、データ収集の形式を決めることには苦労しました。現在も試行錯誤している最中です。

ただ効果は大きく、紙やExcelでの管理がなくなったことや自動転記によるミスの削減などにより、非常に業務を効率化できました。

今後は引き続きデータの集約を行うのはもちろん、分析機能を活用して人材の適正配置やエンゲージメント向上などの施策にもカオナビを用いながら取り組んでいきたいです。

ユーザー交流会

休憩を挟んで後半は、グループに分かれて交流会を行いました。カオナビ活用に限らず、システム運用の課題や施策についてざっくばらんにお話いただきました。

• 他のツールで蓄積しているデータをカオナビにどう取り込んでいるか、活用法
• 蓄積したデータをどう見える化している？
• どのような研修を実施している？
• カオナビ全社公開における社内の反応

ご参加いただいた方からは、こんなお声をいただきました。

グループ企業のためお互い共通認識を持てている部分もあり、意見交換がしやすい環境でした。

参加者の皆さんが、同じような課題を抱えていたので、時間があっという間に過ぎてしまった。また、テーマ毎に分かれた話ができたのも良かったと思います。

他社の取組事例は、とても参考になった。ワークフロー機能を活用した資格管理、社員への証明書等の通知などは、当社も検討したい。

ー最後はご参加いただいた皆さんで記念撮影