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パルスサーベイとは、従業員の離職防止や満足度向上を目的に短いスパンで行う意識調査のこと。従業員の離職や満足度に課題を抱えている場合、解決の糸口としてパルスサーベイの実施を検討している企業も多いでしょう。
今回はパルスサーベイとは何かをふまえて、活用シーン例や導入のメリット・デメリット、実際に導入している企業事例などを詳しく解説します。あわせて、実施時の質問事項例も紹介しています。
目次
１．パルスサーベイとは？
パルスサーベイとは、従業員の満足度に関する意識調査で、短期間でかんたんな質問を繰り返し、リアルタイムで従業員の意識をチェックする手法のこと。週1回〜月1回程度のスパンで調査を実施し、1回の調査では5〜15問ほどの質問に回答してもらいます。
「パルス」とは「脈拍」を意味し、脈拍を測るように従業員の状況を測るためパルスサーベイと呼ばれているのです。なお、パルスサーベイとは反対に、年1回と期間を空けて行う調査は「センサスサーベイ」といわれます。
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２．パルスサーベイの目的
主な目的は、従業員の満足度やエンゲージメントをリアルタイムにチェックし、早期改善を図って向上を目指すこと。
短いスパンで調査するため、従業員の抱える問題が小さいうちに発見できます。頻度の少ない調査では「問題を発見したときに解決できない」「離職の意思が固まってしまっている」などの恐れもあるからです。
問題を早期改善し、満足度やエンゲージメント向上のための施策が実行できるのは、パルスサーベイだからこそできること、といえます。
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３．パルスサーベイの活用シーン例
具体的にパルスサーベイはどのようなシーンで活用されるのでしょうか。ここでは、4つの活用シーン例をご紹介します。
- 従業員のストレス・メンタルヘルスチェック
- 新しく採用した従業員のオンボーディング
- 人事施策の効果検証
- 新制度や施策の導入時
①従業員のストレス・メンタルヘルスチェック
心身状態は仕事に限らず、プライベートで起こったことも影響します。会社側が従業員のストレスやメンタル状況を把握できずに放置してしまうと、パフォーマンスに影響するほか、うつ病を発症してしまう恐れもあるのです。
継続的にパルスサーベイを実施して従業員のメンタル不調を早期発見できれば、早い段階で必要なフォローを講じていけます。
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②新しく採用した従業員のオンボーディング
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ただし入社後すぐにオンボーディングを実施しても、すぐにはなじめずストレスを抱えてしまうかもしれません。
そうしたストレスや悩みを短いスパンでチェックし、安心して働ける環境を提供するためにパルスサーベイを活用すると、会社との信頼関係を構築できます。
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③人事施策の効果検証
パルスサーベイは、配置転換や昇進、昇格などの役職転換などの人事施策の効果検証にも活用できます。
実行した人事施策が必ずしもその人にとってよいとはかぎりません。人事施策に対して疑問や不安、不満を抱えている従業員がいる可能性もあります。
パルスサーベイによって人事施策後の従業員を定点観測すれば、人事施策の効果検証とあわせて、従業員に必要なフォローを行えるのです。
④新制度や施策の導入時
リモートワークやフレックスタイムといった新制度を導入した現場の声を聞き入れる際、制度・施策の効果検証としてパルスサーベイを活用できます。
また制度や施策導入前にパルスサーベイを行えば従業員のニーズを引き出せて、効果に期待できる制度・施策を検討可能です。パルスサーベイから現場の声が制度・施策として反映していれば、従業員エンゲージメント向上にもつながります。
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４．パルスサーベイのメリット
パルスサーベイを実施するメリットは、下記4つです。
- 従業員の満足度をタイムリーに把握できる
- エンゲージメント向上につながる
- 内省の機会ができる
- コストを抑えられる
従業員満足度やエンゲージメントを測る調査には、パルスサーベイ以外にもさまざまな手段があります。そのなかでもパルスサーベイを実施するメリットについて、詳しく解説します。
①従業員の満足度をタイムリーに把握できる
従業員のストレスや満足度は、状況に応じて目まぐるしく変化するもの。タイムリーに把握できないため問題が大きくなり、離職につながってしまう可能性もあるのです。
短いスパンでかんたんな質問を繰り返すと、タイムリーに従業員の状況を把握できます。それにより問題が大きくなる前に早期改善を図れ、満足度向上につなげられるのです。
②エンゲージメント向上につながる
従業員のニーズを把握でき、現場の声を反映した制度や施策の検討・導入に役立ちます。
ニーズが反映されるだけでなく、問題や課題に対して早期改善を図ってくれる姿勢によって企業に対する信頼や愛着が強まり、エンゲージメントも向上しやすくなります。結果として、「働きやすい」「風通しがよい」というイメージを持ってもらえるでしょう。
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③内省の機会ができる
従業員の成長には、従業員自身の内省も必要です。定期的なパルスサーベイの実施により、内省に有効な設問があれば従業員に内省の機会ができます。定期的に行われれば内省が習慣化され、従業員の自己成長にも貢献するでしょう。
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④コストを抑えられる
一般的なサーベイは設問が多く、回答の集計に手間がかかります。くわえて、外部に委託すると、企業規模によっては数百万円ほどかかる場合もあるのです。
一方、パルスサーベイは設問が少なく、かつ内容もかんたんなため、自社で作成できる点でコストを抑えられます。パルスサーベイに対応したツールも使えば、より手軽にサーベイを作成・集計可能です。
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５．パルスサーベイのデメリット
一方で、パルスサーベイには下記のようなデメリットもあります。
- 従業員が負担に感じる恐れもある
- 運用側の負担も大きい
- 具体的な改善策までは導き出せない
①従業員が負担に感じる恐れもある
短いスパンで調査を行うためタイムリーに従業員の状態を把握できる一方、従業員は短いスパンで行われる調査を負担に感じてしまう恐れもあります。というのも設問が少なくとも、従業員は業務の合間を縫って回答する時間を確保しなければならないからです。
また「設問内容が有効ではない」または「マンネリ化している」と、期待する回答が得られない可能性もあります。パルスサーベイで有効な回答を得るためにも、従業員の負担にならないよう注意しましょう。
②運用側の負担も大きい
従業員数が多いほど回答の集計・分析に時間がかかるため、調査のスパンが短くなるほど、運用者の負担も大きくなってしまうでしょう。
運用側のリソースが十分ではないと、有効な回答が得られても活用できなくなってしまいます。くわえて「回答が反映されていない」「サーベイが生かされていない」と従業員が感じてしまうと、サーベイ自体に疑問や不満を抱えてしまいかねません。
こうした状況は、回答率や回答精度の低下を招いてしまうため要注意です。
③具体的な改善策までは導き出せない
パルスサーベイでは従業員の不満や満足度を可視化できるものの、問題に対する具体的な改善策までは導き出せません。そのため調査結果からギャップを把握し、必要な改善策を担当者自身が導き出す必要があります。
適切な改善策が講じられないとサーベイの意味がないととらえられ、従業員の協力も得られなくなってしまうでしょう。
６．パルスサーベイの実施方法
パルスサーベイは5つのステップに従って実施します。それぞれについて解説しましょう。
また、集計作業の手間を減らすための解答方式は、「Yes /No形式」や「5〜10段階評価式」がオススメです。
昼休み時間や始業時など従業員が回答しやすい時間帯に送信すると、回答率が上がりやすくなります。
タイムリーな状況を把握するためにも、分析は回収してすぐに行いましょう。期間をあけずにフィードバックすると、従業員は会社が自分に向き合ってくれていると感じられます。
改善の施策だけでなく、よかった点はさらに伸ばすための施策を検討し、必要に応じて個別のフォローも行いましょう。
７．パルスサーベイの質問項目
質問事項は5〜15問程度を目安に、調査目的に合わせた内容を設定しましょう。ここでは、下記3つの観点における質問事項例をご紹介します。
- 満足度・幸福度に関する質問事項
- 業務に関する質問事項
- 経営理念の理解度・浸透度に関する質問事項
①満足度・幸福度に関する質問事項
従業員が主観的に満足度や幸福度を評価する項目です。メンタルヘルスチェックにも有効であり、従業員のモチベーションアップにも生かせます。下記は、質問事項の一例です。
- 家族や友人に会社を勧めたいと思いますか？
- 会社で自分が尊重されていると思いますか？
- 社内に信頼できる人や仲のよい人はいますか？
- 成長できていると実感していますか？
- 今後も働き続けたいと思いますか？
- 自分のスキルを最大限発揮できていますか？
- やりがいを感じられる瞬間はありますか？
- 仕事を通して嬉しかったことはありましたか？
- 仕事中、時間が経つのを早く感じますか？
②業務に関する質問事項
部署や業務内容、人間関係に関する満足度を測る項目です。数値が低いとエンゲージメントや生産性が低い状態にあったり、職場環境や業務内容に不満を抱えたりしている恐れもあります。質問事項例は、以下のとおりです。
- 自分が会社に貢献していると感じますか？
- 仕事に対する不満はありますか？
- ワークライフバランスを実現できていますか？
- 自分の意見やアイデアが受け入れられていると感じますか？
- 業務において適切な役目を負えていると思いますか？
- 業務の目標は明確で達成可能なものだと思いますか？
- 業務遂行に必要なリソースが十分に提供されていると感じますか？
- 上司や同僚とのコミュニケーションは円滑に行われていますか？
- 業務においてストレスやプレッシャーを感じることが多いと思いますか？
- 自分自身の成長やキャリアアップにつながるような業務に携われていますか？
- 業務においてモチベーションが維持できていますか？
③経営理念の理解度・浸透度に関する質問事項
従業員が企業に対してどのように思っているのか、企業の方向性や方針と相違ないかを測る項目です。質問事項には、下記のような内容が挙げられます。
- 経営理念やビジョンを理解できていますか？
- 経営陣によって健全な意思決定がなされていると実感していますか？
- 経営理念に共感できますか？
- 経営理念に基づいた目標設定が行われていると感じますか？
- 経営理念が組織の文化に浸透していると思いますか？
- 経営陣や上司が経営理念を浸透させるための努力をしていると感じますか？
８．パルスサーベイ実施の注意点
あわせて、パルスサーベイ実施の注意点も押さえましょう。
- 詳細な実態まではわからない
- 回答が適当になる恐れもある
- 調査結果の扱いに気をつける
①詳細な実態まではわからない
質問項目が少なく手軽に実施でき、タイムリーに従業員の状況を把握できる一方表面的な質問が多いため詳細な実態まではつかめません。具体的な改善策を講じるには、調査結果をもとに面談やミーティングを行うのも必要です。
②回答が適当になる恐れもある
従業員がサーベイ慣れし、適当に質問に答えてしまう恐れがある点はデメリットでしょう。実施の目的を明確にして、調査後はしっかりとフィードバックを公表することが重要です。
③調査結果の扱いに気をつける
率直に回答してもらうと、サーベイの精度も向上します。そのためにもサーベイに関して不信感を持たれないよう気をつけましょう。
たとえば、誰が回答しているかわかってしまいそうな場合、自分だとバレないよう偽りの回答をする人が出てくる恐れもあります。そうした状況を回避するためにも個人が特定されないような工夫や意識が必要です。
９．パルスサーベイは「意味がない」と言われる理由と対策
「パルスサーベイは意味がない」という声が挙がる場合もあります。その理由と対策をお伝えしましょう。
- 調査がマンネリ化してしまう
- 調査・分析・活用のサイクルが短い
- 必ずしも効果があるとは限らない
①調査がマンネリ化してしまう
パルスサーベイは高頻度で行うため、マンネリ化する恐れもあります。マンネリ化によって回答が適当になってしまうと正確な回答が得られないため、下記のような対策を講じてマンネリ化を防ぎましょう。
- アンケート形式や頻度を変えてみる
- 毎度FBをしっかりと提供し参加意欲を高める
- 質問内容や実施目的を定期的に見直す
- 実施タイミングを見極める
②調査・分析・活用のサイクルが短い
短期間で調査・分析・改善策の立案から実行までを行うのは、かんたんではありません。だからといってサーベイの結果が十分に活用されていないと、従業員がサーベイの意味に疑問を抱き、非協力的になってしまう恐れもあります。
そうした事態を防ぐためにも、以下のような対策によってサーベイのPDCAを効率的かつスピーディーに回しましょう。
- パルスサーベイを担当するリソースを確保する
- 効率的にパルスサーベイが実施できるツールを活用する
- サイクルを確立してから実施の頻度を増やす
③必ずしも効果があるとは限らない
パルスサーベイで問題点を的確に洗い出せたとしても、確実に課題を解決できるとは限りません。そうした場合「問題解決に必要な質問ができていない」「分析が十分ではない」などの可能性が考えられます。
次のような対策を講じ、課題を本質的に解決できるよう注力してみましょう。
- 自社の課題を別の方法で洗い出してから、質問を設定する
- ツールを活用して多角的に分析する
１０．パルスサーベイの導入事例
ここでは、パルスサーベイの導入事例を3社からご紹介します。
ソフトバンク
ソフトバンクは社内向けパルスサーベイを自社開発し、2019年10月に全社に導入。従業員の日々の充実度を測定しています。
「Work（仕事）」「Life（生活）」「Health（健康）」のカテゴリーに分類される12の設問に総合設問をプラスした「13の設問」によってサーベイは構成されており、回答者は設問ごとに7段階から回答を選択します。
従業員の満足度を測るだけでなく、上司と部下のコミュニケーション活性化も目的とし、それを達成できているとのことです。
サイバーエージェント
サイバーエージェントは、3問の設問から従業員のコンディションを日々把握しています。1・2問目は固定とし、3問目は役員と擦り合わせながら都度質問を変更しているのです。質問がシンプルかつ少ないため、回収率は96％を誇ります。
また同社では従業員の声を聞き入れる専門組織を結成。運用にフォーカスしたルールを明確化し、従業員の声を分析・活用するPDCAサイクルを継続して、従業員からの信頼も獲得できています。
日清食品ホールディングス
日清食品ホールディングスでは、上司と人事が悩みをキャッチできていなかった点にくわえ、個々の社員に対する細かなコミュニケーションとフィードバックの不足により従業員の退職がひんぱんに起こっていました。
そこで、同社では1on1ミーティングとパルスサーベイをセットで実施。仕事・人間関係・仕事の満足度に関する3問にくわえ、1on1に関する質問を6つ追加しています。
こうした取り組みによって上司と部下のコミュニケーションを促し、退職防止に努めているのです。
１１．パルスサーベイを効率化するツール『カオナビ』とは？
カオナビは、従業員情報をクラウド型のデータベースに一元管理・見える化するタレントマネジメントシステムです。
データ収集・管理がメインのツールであるものの、定期的なアンケートから従業員のコンディションが把握できるパルスサーベイ機能も備えています。初期は3つの最適な設問がデフォルトで設定されており、導入後すぐにアンケートが実施できるのです。
操作画面がかんたんでスマホからも回答できるため、初めてパルスサーベイを導入する場合でも使いやすくなっています。
また、回答結果と従業員データ（評価や面談履歴など）を比較・分析するのも可能で、パルスサーベイだけではわからない詳細な課題の発見をサポートします。さらにデータは長期保存できるため、蓄積して相対的に状態や実施後の変化が把握するのも可能です。
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