人事制度設計のやり方とは?【手順をわかりやすく解説】

人事制度は企業の成長を左右する重要な要素のひとつです。人事制度設計の重要性、人事制度設計を進める際の手順やポイント、オススメの参考書などを解説します。

1.人事制度設計が重要な理由

人事制度設計が重要な理由は、「企業の成長や発展に人事制度が不可欠だから」です。企業を動かす要素はモノとお金、そして人。人とは社員のことで、社員の成長度やモチベーションは業績に大きく影響します。

社員一人ひとりが自身の能力をしっかりと発揮するには、安心かつやりがいを感じる職場環境が必須です。職場環境には給与や昇進、上司との関係、教育や福利厚生などが挙げられます。

満足度の高い職場環境を作り出すためにも、社員の成長度やモチベーションアップが実現できる人事制度を設計しましょう。

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2.人事制度設計の基本となる3つの制度

人事制度とは、企業における人材の管理および処遇を決定する制度の総称。いくつかの制度が含まれており、そのうち「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つは、社員の処遇を決定する根拠になるのです。ここでは3つの制度を解説します。

  1. 等級制度
  2. 評価制度
  3. 報酬制度

①等級制度

社員のランクを決める制度の総称。人事制度の骨格的部分にあたり、主に業務面から評価するもので、「職能資格制度」「職務等級制度」「役割等級制度」の3つで構成されます。

等級制度を用いるメリットは、役割・役職に合わせて仕事内容や賃金を決めやすいこと。一方社員側のメリットには、「自分のやるべきことがわかりやすい」「年齢や在籍年数などで評価が左右されない」などが挙げられます。

職能資格制度

社員の能力に応じて等級を決定する制度。目的は個々の社員の能力評価と、人材育成および社員の自己啓発を促すことです。

職能資格制度では、社員一人ひとりの職務遂行能力によって等級をわけ、その等級ごとに給与や昇進を決めます。そのため特定の職位(課長や部長など)とかかわりなく、能力次第で昇進できるのです。

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職務等級制度

社員の職務内容に応じて等級を決定する制度。特徴は、社員の能力ではなく「業務内容」を評価して等級を決める点です。たとえば「業務の難易度」「業務の責任度」などが上がれば、その分評価も上がります。

そのため職務等級制度は、「同一労働・同一賃金」を実現しやすい制度として近年注目を集めているのです。

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役割等級制度

個々の社員に仕事上の役割を割り振り、その役割のレベルで等級を決める制度。特徴は、社員の能力や職務内容ではなく、「自社が求める役割(ミッション)」の達成度によって等級を決める点です。

たとえば営業ならば、部長の役割は「営業利益の最大化」、課長は「課全体の業務遂行と部下の育成」などが挙げられるでしょう。

年功序列から能力主義へ移行していくなかで、社員が新しいあるいは難しい役割へチャレンジする必要が出てきました。役割等級制度は、このような役割を評価できる制度として注目を集めているのです。

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②評価制度

社員の能力や業務内容、企業への貢献度などで評価を決定する制度。評価制度を導入する主な目的は、社員の「処遇」「配置」「育成」です。

評価制度では、評価基準に沿って社員一人ひとりの働きを評価し、給与などの処遇や人材配置を決定します。また評価制度における評価基準は、社員が目指すべき目標となるため、人材育成の役割も果たすのです。

人事評価の手法としては、「MBO(目標管理制度)」「コンピテンシー評価」「360度評価」などが挙げられます。

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③報酬制度

社員の働きや企業への貢献に合わせて報酬を決定する制度。報酬には給与や賞与、手当や福利厚生といった「金銭的報酬」と、仕事上の権限や裁量権からなる「非金銭的報酬」があります。

報酬の基準では、「職務」や「役割」、「業務遂行能力」のほか、「年齢」「勤続年数」なども挙げられるでしょう。目的は、社員に報酬を支払って企業が求める業務を遂行してもらうこと。必要な人材の確保や定着を促進する目的で導入されることもあります。

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3.人事制度設計のポイント

やみくもに人事制度設計を始めてしまうと、失敗のリスクが高まってしまいます。先に人事制度設計を進めるうえでのポイントを確認しておきましょう。

  1. コンセプトの決定
  2. 現況の把握
  3. 明確な評価基準
  4. 公平性や納得感を重視

①コンセプトの決定

屋台骨となる「コンセプト」の決定から始めましょう。人事制度設計におけるコンセプトとは、「何を目的として人事制度を実施するか」「どのような成果を出したいか」です。

まず自社の「経営方針」や「ミッション」などをベースに、「評価において何を重視するか」「どのように評価するか」という大枠を決めていきます。土台となるコンセプトが不明確だと制度設計でブレが生じ、詳細設定や評価基準も曖昧になってしまうでしょう。

②現況の把握

人事制度設計は、企業の現状を把握したうえで進めましょう。自社の発展を実現する人事制度を設計するには、「社内でどのような問題が生じているか」「社員は何に対して不満を持っているか」などを理解する必要があるからです。

社員の意見を聞き出すためにも個々へのヒアリングや、全体アンケートなどを実施してみましょう。

③明確な評価基準

評価制度では、わかりやすい評価基準を用いる必要があります。評価基準が不透明あるいは曖昧だと、人によっては別の解釈をする恐れもあるからです。

このような評価基準では、社員が評価基準そのものに不信を持ってしまいかねません。これらは社員のモチベーションやパフォーマンスの低下や、優秀な人材の離職につながります。評価基準にはできるだけ根拠を提示し、具体的な目標値を設けましょう。

④公平性や納得感を重視

人事制度設計では、「公平性」があるかを重視しましょう。たとえば一部の社員しか達成できないような評価基準を全員へ適用した場合、社員は「公平ではない」と感じてしまうでしょう。

不公平感が生じれば当然「納得」もできないので、社員のモチベーションが大きく下がってしまいます。

公平な人事制度が設計できたら、新制度の目的や内容を全社員へ明確に伝えて、社員の納得感を高めましょう。具体的には「説明会の開催」「人事制度のガイドブックの作成」などが挙げられます。

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4.人事制度設計の課題・注意点

人事制度設計を進める際は、上記のポイントとともに注意点がいくつかあります。人事制度設計における注意点と課題について説明しましょう。

明確化出来ていない目的やコンセプト

コンセプトや目的のなかに不明瞭な点がないか、確認しましょう。この2点は各制度の基準やルールなどの策定に大きく影響するからです。また人事制度のコンセプトや目的が不明確では、社員の理解や納得を得られず運用後に不満が生まれる恐れもあります。

内容が複雑で運用不可

複雑な人事制度を設計してしまうと、社員が理解できず期待した成果が得られない恐れもあります。もちろん管理側の業務負担も増大するでしょう。どんなによい人事制度であっても、実際に運用していけなければ意味がありません。

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5.人事制度設計の手順とスケジュール

人事制度設計は1年がかりになることがほとんどです。人事制度設計の手順とスケジュール、各段階の所要期間について説明します。

  1. 現状分析と方針策定
  2. 各制度の設計
  3. 新人事制度のシミュレーションとテスト導入
  4. 本運用

①現状分析と方針策定

自社が抱えている課題を明確にし、それらを解決できる人事制度でなければ形骸化してしまいます。蓄積された過去のデータ(給与や人件費、勤務時間など)分析や社員へのヒアリング、組織体系の再確認などを行い、自社の課題を洗い出しましょう。

優先すべき課題を決めれば人事制度の方針が定まっていき、具体的な施策を考えられるようになります。現状分析と方針の決定では1か月ほどの期間が必要です。現在の業務と並行して作業を進めるのが難しい場合は、コンサルタントへ依頼する方法もあります。

②各制度の設計

方針が決定したら、自社が求める人物像に沿った等級制度や評価制度、報酬制度の詳細を決めていきます。まず評価の対象となる等級制度を定め、次に等級制度に対する評価基準を策定。評価制度は、事務・営業・宣伝・販売など部署ごとに作るのが基本です。

最後に評価と報酬を連動させるという流れが自然でしょう。これらの制度設計にかかる期間は合わせて1~2か月ほどです。

等級制度を設計

等級制度では等級段階と等級数を決め、それぞれに対応する職務範囲とそれにまつわる責任や権限、役割を決めていきます。等級制度は、企業の経営方針だけでなく、職場環境や企業風土なども加味して策定しましょう。

職場環境や企業風土にそぐわない制度は形骸化しやすくなるからです。

評価制度を設計

評価制度は、等級制度にくわえて企業の理念や組織文化なども加味したうえで設計していきます。具体的に決めることは、基準や目標、評価方法と用いる手法など。とくに評価基準が曖昧だと、社員のモチベーションを下げる恐れもあります。

「不明確な点がないか」「全社員が公平な評価を受けられる仕組みになっているか」をチェックしましょう。

報酬制度を設計

報酬制度は、等級制度や評価制度を基準にして設計します。報酬制度の策定で注意すべき点は、「何に対して賃金を払いたいか」という方針を明確にすること。たとえば社員の能力や成果、あるいは貢献度などが挙げられるでしょう。

方針が決まれば、必要となる給与体系が定まります。また報酬制度が現代の社会情勢に沿っているかもポイントです。具体的にはトレンドや地方の特性などをふまえた基本給の設定、働き方改革を踏まえた諸手当や福利厚生などが挙げられます。

③新人事制度のシミュレーションとテスト導入

制度設計が終わったら、シミュレーションします。目的は、運用前に制度の問題点を見つけること。問題があれば修正しましょう。

シミュレーションすべき項目は、人件費と人材育成や福利厚生などで生じるコストや、法的なチェックです。シミュレーションの実施期間は1~2か月ほどになるでしょう。

④本運用

シミュレーション後、正式に新制度を運用します。運用後は制度の効果や影響を図りつつ、細かく修正しましょう。とくに評価制度は社員のモチベーションに大きくかかわるため、運用後の動向に注視すべきです。

たとえば「社員へのフィードバックが客観的かつ的確であるか」「評価者と被評価者の間に信頼関係が築かれているか」などまで細心の注意を払いましょう。

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6.人事制度設計コンサルの選び方のポイント

自社で人事制度を設計するのが難しい場合、人事制度設計コンサルティングへの依頼も検討しましょう。コンサル会社の選び方を説明します。

  1. 業界や専門領域が一致
  2. 柔軟な提案力
  3. 担当者への信頼性

①業界や専門領域が一致

コンサル会社へ人事制度設計を依頼する際、そのコンサル会社が自社の専門領域を得意としているかどうか、見極めましょう。

コンサル会社は特定の分野に特化したスキルや情報を持っているものの、かならずしも自社業界と一致しているとは限りません。自社の業界を専門としているコンサルならば、業務内容や業態、職種などをふまえたうえで最適な人事制度を設計できます。

②柔軟な提案力

コンサル会社の提案力と柔軟性も選定ポイントのひとつ。マニュアル化されたコンサルででは、高い効果を得られる人事制度設計は難しいでしょう。また自社の状況や課題は、自社の経営戦略や社会情勢などによっても変化します。

コンサル中や設計中に変化が生じても、柔軟な設計を提案できるコンサルならば安心です。

③担当者への信頼性

コンサル担当者の信頼性を測るのも大切なポイントです。たとえば「経験や知識、実績の豊富さ」「レスポンスの早さ」などから測れます。また人間性(人柄)や自身との相性なども、信頼関係の構築に大きく影響する要素です。

担当者の信頼性を確かめるためには、実際に会って話すことをオススメします。担当者の理解度や顧客に対する姿勢を見極められるからです。

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7.人事制度設計にオススメの本

人事制度は、経営課題のひとつである「人」のマネジメントに直結します。そのため人事制度設計には経営視点も必要です。ここでは人事制度設計に携わる人事担当者が読んでおきたい本を紹介します。

図解でわかる!戦略的人事制度のつくりかた

経営コンサルファームが人事制度の改定手順を解説している本です。独自に編み出した人事フレームワークをもとに、手順を「現状分析」から「導入と運用」の6ステップにわけ、各ステップでは具体的な方法を紹介しています。

図解や補足資料も豊富で、人事制度設計のビギナーでも理解しやすい内容です。実際に人事制度構築を進めるときは、補足資料の「抜け漏れ確認表」も役立つでしょう。

参考 図解でわかる!戦略的人事制度のつくりかた株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン

人事こそ最強の経営戦略

企業における人事の重要性や考え方を網羅的に解説している本です。パナソニックやオムロン、ジョンソン・エンド・ジョンソンや国連など数多くの先進企業の事例が掲載されており、グローバル人事についても学べます。

「最強の組織づくり」に関する章からは経営的視点を得られるので、経営戦略の実現を目的とした人事制度設計を行いたい企業にオススメです。

参考 人事こそ最強の経営戦略かんき出版