人事制度を見直す手順とポイントとは？ タイミング、スケジュール

人事制度の見直しは、事業の継続的な成長に欠かせない業務です。ここでは人事制度を見直すタイミングや手順、スケジュールやポイントについて解説します。

１．人事制度を見直す意味と目的とは？

人事制度の見直しは、会社を継続的に成長させ事業目的を果たすために必要な業務です。企業活動に「ヒト」は必要不可欠。しかし単純に頭数をそろえればよいわけではないのです。

またどれだけすばらしい人事制度があっても、適切に運用しなければ十分な効果を発揮できません。「ヒト」を適切に運用し、能力を発揮させて経営戦略を実行するのに必要なのが人事制度です。

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２．人事制度を構成する3つの要素

人事制度とは企業が「ヒト」を管理するための仕組みで、下記3つから成り立っています。

1. 等級制度
2. 評価制度
3. 報酬制度

①等級制度

レベルや職務内容によって定められた等級にもとづいて、従業員の位置づけや給与を決める制度のこと。これをもとに評価、報酬が決められるため「人事制度の骨格」とも呼ばれる基盤の制度です。等級制度は一般的に以下3つの要素を基軸とします。

• 職能資格制度：能力を基準に従業員を区分するため、人事異動が行いやすい
• 職務等級制度：職務を基準に従業員を区分するため、スペシャリストの育成に適している
• 役割等級制度：役割を基準に従業員を区分するため、納得度が高い

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②評価制度

従業員の能力や会社への貢献度などを評価する制度のこと。一般的に評価制度は等級制度、報酬制度と連動しており、評価が上がれば等級も上がり、給料も上がる仕組みとなっています。評価制度の代表的な項目は以下のとおりです。

• 能力評価：職務遂行に必要なスキルや知識を所持しているか
• 成果評価：具体的な数値を用いて目標達成の有無を定量的に判断する
• 情意評価：チームへの貢献や職務に対する姿勢などを主観的に評価する

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③報酬制度

従業員の給与、賞与などを決めるもの。こちらも等級制度、評価制度とリンクしており、それらの基準によって報酬制度の体系も変わるのです。報酬制度の具体例として、次の制度があげられます。

• 年功制度：年齢や勤務年数に応じて報酬を上昇させる従来の制度
• 職能資格制度：従業員の能力をいくつかのレベルにわけ、その等級に応じて賃金を支給する制度
• 職務等級制度：職務価値に応じて賃金を決める。同じ仕事には同じ賃金を支払うというシンプルな制度
• 成果主義制度：成果に応じて賃金を決定する制度。年齢や学歴を問わず、仕事の成果に基づいて報酬を決める

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３．人事制度を見直すタイミング

人事制度は一度設定して終了ではありません。以下のタイミングで見直し、会社の事業環境に適した人事制度を用意する必要があります。

1. 会社の規模を拡大するとき
2. 法改正や制度など外部環境が変わるとき
3. 社名変更や世代交代のとき

①会社の規模を拡大するとき

従業員数が増えて会社の規模が拡大すると、従来の評価方法や人事制度では対応しきれないケースも出てきます。従業員が少ないうちは、ひとりのマネージャーでもしっかり時間を取って評価、管理できるかもしれません。

しかし会社規模が拡大して何十人もの部下を抱えるようになった場合、すべての従業員をマネージャーひとりで管理するのは困難です。従業員からは不信感が生まれ、生産性低下につながる可能性もあります。

②法改正や制度など外部環境が変わるとき

法改正や社会環境など、外部環境が変わるタイミングも人事制度を見直すタイミング。近年、新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革などによって社会環境は大きく変化しました。

環境の変化により、従業員の仕事に対する価値観も変化します。環境や価値観が変わったのに従来の人事制度のまま運用を続けても、実態になじまないため納得感は得られません。

③社名変更や世代交代のとき

社長交代や社内組織の改編、主力事業の再構築などは大きな転機となります。このタイミングで人事制度を見直すと、従業員は心機一転、ここから再び頑張ろうという気持ちを抱けます。

もちろん功を焦って改革を急がないよう、従業員の意識や社内状況を十分見極めながら進めなければなりません。

４．人事制度を見直す際のポイント

人事制度を見直す際は、従業員のモチベーションを維持しながら課題を明確化、可視化することが重要です。ここでは人事制度を見直す際の4つのポイントについて説明します。

1. 社風との相性
2. 社員にとっての公平性
3. 人材スキルの可視化
4. 社内アンケートを活用して課題を明確化

①社風との相性

すべての人事制度がすべての会社に最適、とはなりにくいもの。なぜなら会社の規模や従業員数、成長段階などが異なれば、効果的な人事制度も当然異なるからです。

人事制度を見直す際は、制度が会社のフェーズやその会社の「らしさ」に合った制度か、を確認しましょう。「これから急成長したい」会社と「今後は安定した業績を維持したい」会社では、目指す方向は違います。

②社員にとっての公平性

人事制度にとってとくに重要なのが「公平性」の確保。成果が正しく処遇に結びつかない公平性に欠ける人事制度では、従業員のモチベーション、生産性が上がるはずもありません。

人事制度の曖昧さを排除して、明確な評価基準を設定すると公平性の確保につながります。評価過程や結果を可視化して従業員の納得感を高めるのも効果的です。

③人材スキルの可視化

業務内容や人材スキルの可視化も重要です。これにより評価基準が増え、より納得感の高い評価が実現できます。

クラウドシステムによるデータベースを利用すれば、従業員一人ひとりの基本情報やスキル、業務内容などを一括で管理可能です。表面上は見えにくい特性やスキルも一目でわかるため、適材適所の人材配置や課題の早期発見などにも役立ちます。

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④社内アンケートを活用して課題を明確化

人事制度の見直しには現行制度に対するヒアリングも必要です。社内アンケートを活用すれば、課題を明確化、表層化できるでしょう。

従業員の不満や希望などを早期にピックアップして人事制度に反映させれば、従業員の納得感は高まり、生産性の向上にもつながります。役職や環境によって課題は変わるため、異なる部署や役職にアンケートを実施するとよいでしょう。

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５．人事制度を見直す手順とスケジュール

人事制度の見直しは「現状分析と課題調査」「基本設計と方針の策定」「新制度導入のシミュレーション」「新制度の運用とモニタリング」の4段階で進めます。各段階のポイントとスケジュールについて、説明しましょう。

1. 現状や課題を調査
2. 基本方針の決定と制度設計
3. 制度導入と移行シミュレーション
4. 制度運用

①現状や課題を調査

はじめに自社の現状と既存人事制度の課題を明確にします。経営理念や戦略にもとづいた制度か、従業員が働くにあたって問題は生じていないか、などをヒアリングやアンケートを実施して調査するのです。

業績や人件費、労働時間などのデータを参考に分析するのもよいでしょう。「調査の時間や工数を割けない」「調査が難航した」場合、外部コンサルタントを活用するのも効果的です。一般的に、課題調査や現状分析には2か月程度の時間を要します。

②基本方針の決定と制度設計

現状や課題をもとに、人事制度の基本方針を設計していきます。人事制度の基本コンセプトは何か、何をどのように設計すれば課題を達成できるのかなどを協議、設計する段階です。

ここで決めた基本方針が「等級制度」「評価制度」「報酬制度」を決める際の基準となります。従業員にとって納得できる、公平性の高い方針制度を設計しましょう。制度設計に1年程度の時間をかける企業もあります。

等級制度の設計

まずは人事制度の軸となる等級制度を見直します。ここでいう「等級」とは能力や役割、成果責任などの大きさ、レベルを表した区分のこと。

会社によって等級＝役職（部長や係長など）する場合もあれば、同じ役職に複数の等級を認める場合もあります。また等級を決めずに評価する「ノーレイティング」もここに含まれるのです。

人事評価制度の設計

等級制度の設計をもとに、評価制度を見直していきます。従業員のモチベーションや生産性などに影響する重要な部分です。評価基準や評価される行動が具体的に規定されていると、従業員の納得感も高まり、評価もしやすくなります。

報酬制度の設計

等級制度、人事制度にもとづいて報酬制度を設計します。従業員の何に対して報酬を支払いたいのか、明確にしていきましょう。他社の賃金水準や売上などを参考にするのも効果的です。もちろん法律で定められた基準を満たしていることが最低条件になります。

③制度導入と移行シミュレーション

基本方針と各制度の設計が完了したら、移行シミュレーションを行いましょう。新制度に欠陥はないか、企業理念に沿った内容になっているか、また長期的な視点で見たときに問題はないかなどをチェックします。

この段階で従業員への周知も進めておきましょう。スムーズな運用が開始できるよう説明会を開いたり、必要な説明資料を作成したりして従業員の理解を深めていくのです。はじめの課題分析からここまで、およそ1年程度の時間がかかります。

④制度運用

運用開始後に重要なのは、制度をいかに定着させるか。理解を深めるため情報を共有したり、管理職に対して定期的な研修を実施したりして、新たな人事制度を定着させていきます。

運用開始後に課題点が見つかった場合は速やかに見直し、ブラッシュアップしましょう。課題を放置したままにすると従業員の不満が高まり、生産性、モチベーションの低下を招く恐れもあります。

シミュレーションや周知に1年程度の長い時間をかける場合もあるほどです。

６． 人事制度見直しコンサルの比較や選定ポイント

「従業員が増えてきたから人事制度を見直したいが、今の業務で手一杯」「現行の人事制度がうまく機能していないから改善したい」という場合にオススメなのが、人事制度コンサルティングの活用です。

ここではコンサルティングを検討する際のポイントについて説明します。

1. 実績と得意分野を確認
2. 予算と費用対効果
3. 担当者との相性と経験値

①実績と得意分野を確認

人事制度コンサルティングを行っている会社は数多く存在します。それぞれのコンサルティング会社がそれぞれに異なる得意分野を持っているため、自社の課題に合ったコンサルティング会社を選ぶことが重要になります。

またコンサルティング会社を比較、選定する際にひとつの指標となるのが過去の実績です。自社に最適な人事制度を構築するには、多くの成功、失敗事例をいかして発展させられるコンサルティング会社のノウハウが必要になります。

そのコンサルティング会社に自社の課題と類似した実績がある場合、効果的な解決策を持っているかもしれません。

②予算と費用対効果

コンサルティングの活用には当然費用が発生します。費用は安ければ安いほどよいわけではありません。低コストに魅力を感じて選択したものの、自社のニーズに合わずかえって余計なコストがかかってしまったケースもあります。

コンサルティングを依頼する際は、予算とそこから得られる費用対効果が十分であるか、確認しておきましょう。なお人事制度コンサルティングの費用相場は半年で60～200万円、1年で120～400万円程度です。

③担当者との相性と経験値

コンサルティング会社を選ぶ際は、コンサルタントとの相性も重要になります。コンサルティングは人対人のコミュニケーションが中心となるサービスです。

担当するコンサルタントに提案力や指導力があるか、うまく意思疎通できるかどうかで成果は大きく変わります。

あわせてマニュアル化されたコンサルティングだけでなく、自社の人事制度見直しに適したコンサルティングを実施してくれるかどうか、見極めておきましょう。

提案内容が自社の課題からずれていないか、担当者の説明は論理的でスムーズなコミュニケーションが取れるか、などを確認します。