OFF JTとは? OJTとの違いと研修効果を高めるOFF JTとOJTの効果的な連携

日本企業の教育研修の中心はOJT、つまり職場で実務を通して行う方法を中心に、成果を挙げてきました。

しかし、OFF JTとの組み合わせによる相乗効果も見直されてきており、OFF JTにも注目が集まっています

1.OFF JTとは?

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人材育成は人事担当者や経営者にとって、組織の命運を分ける重要な課題です。人材は採用した時点では一人の人間でしかなく人材を人財に変えるのは人材開発のフィールドなのです。

人を成長させるのは人の力で人材開発の現場で広く支持され続けているシステムがOFF JT。人と企業の成長を支援するOFF JTの実力を紹介します。

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OFF JTの定義

OFF JTとはOff The Job Trainingの略称で、職場から離れ、セミナーや研修などを行うことです。OFF JTでは外部から講師を招いて座学で仕事に必要とされる能力を養います。OFF JTの重要性は日本国内にとどまりません。海外の有名企業でもすでに認知されています。

厚生労働省が発表した平成29年の「能力開発基本調査」では正社員に対してOFF JTを実施した事業所は75.4%。特に規模が大きい企業ほど、OFF JTの実施率は高く、産業別にみるとインフラ関連や金融業での実施が多いと報告されています。

OFF JT の実施率を社員の階層別にみると、

  • 新入社員向け⇒62.9%
  • 中堅社員向け⇒62.7%
  • 管理職層向け⇒52.5%

の事業所で行われています。新入社員に必要な知識の土台を作る重要性は広く認知されているようです。

マネジメント(管理・監督能力を高める内容など)の研修も47.3%の事業所で実施されています。このことから、管理者向けの研修にも重点が置かれているとわかります。

通常の仕事から離れた場所で、座学で行われる研修

多くの企業では採用後の研修で、ビジネスマナーに関する研修などを行います。お辞儀の仕方や名刺交換の方法など、実践するのは先になるとしても体系的に学んで知識として蓄えておくのです。

座学のほか、グループワークやセッションで意見を交換する場が設けられることもあります。しかし新入社員だけに研修が行われるのではありません。

  • これから管理職になる人に向けたマネジメント研修
  • 中堅社員を対象にしたキャリアアップ研修
  • 特定業務に携わる人に向けたエキスパート向け

といった研修もあるのです。

OFF JTで学ぶ内容は知識の土台となる「型」で、業界動向やマネジメントの基礎、理論や原理原則のインプットを目的にしています。もちろんあくまでも「型」なのですぐに実務で使えるわけではありません。

しかし「型」を知ることは実務で仕事をこなすうえで必ず役立ちます。

OJTとの違い

OFF JTと対照的な概念として現場で実際に仕事を進めながら先輩や上司から仕事を教わるOJTがあります。On The Job Trainingを略したもので、直訳すると職場内訓練という意味です。

職人の仕事では「仕事は目で盗むもの」とも言われ、実践なくして成長は見込めないと現場での経験を重視する傾向にありました。また新入社員にもメンターと呼ばれる先輩社員がついて実際に仕事を見せて教える制度があります。

OJTでいろいろな仕事を実際に体験させることで、仕事への理解を深めて即戦力になるとされているのです。

OJTでは、実際に上司や先輩社員が仕事をしている様子を見せるため、社内コミュニケーションを高める効果も期待できます。OJTのシステムがいろいろな現場で定着しているのは、コスト面やコミュニケーションを活発にさせる作用などがあるからでしょう。

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OJTとOJD

近年ではOJTやOFF JTのほかにOJD(On The Job Development)というシステムも誕生しました。OJTが職場内訓練という意味に対し、OJDは職場内脳力開発と訳されます。どちらも似たような意味に見えますが、その違いは何でしょうか。

OJTは現状の実務への対応力を育成するために行いOJDは自社の経営戦略から将来的にその人に必要になるであろう能力の開発を実施します。

OJDはより長期的な視点に立ってキャリアパスを明確にし、上司と共有するのです。そして上司からフィードバックを受けて、詳細な自己分析につなげます。

ただしOJDは業務中に指導を受けるため、全体をマクロで見るような体系立てた知識を習得することはできません。タイミングや能力に応じて使い分けることが重要です。

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2.OFF JTの必要性

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多くの企業でおこなわれているOFF JTですが、企業は何を目的として行っているのでしょうか。OFF JTがなぜ必要なのかをまとめました。

通常の業務をしながら十分な指導をすることは簡単ではない

OFF JTを行う際に問題となるのが、なぜOJTではいけないのかという点です。現場でやってみせながら指導するほうが身につくはず、と考える人も少なくありません。

通常業務をしながら行えば、外部から講師を招いたりや特別に時間を割いたりする必要もないですし、費用やスケジュールの関係でOFF JTが困難なケースもあるでしょう。

そもそも通常業務をしながらの指導は簡単ではないのです。

教える側は、通常業務と指導の両方を兼ねる必要があり、仕事の手を抜くことはできませんから、指導に集中できないこともありえます。

また、教える人によって教え方や内容に差が出ることも想定できます。指導の専門家ではないため、十分な指導が行えるかどうか、教える側の力量に依存してしまうのです。さらに教える側と教えられる側それぞれの相性もあり、充分に指導できたか不明確になりがちです。

業務に必要な内容を集中的に学ぶことで、知識の基礎を作れる

前述の「能力開発基本調査」では、従業員が行う自己啓発についての調査も実施しています。その結果、

  • 平成28年度に自己啓発を行った人は正社員で42.9%(前回45.8%)
  • 正社員以外では20.2%(前回21.6%)

でした。前回と比較して自己啓発を行う人の割合は減少しています。

調査によると自己啓発の内容は、

  • 「ラジオ、テレビ、専門書、インターネット等による自学、自習」(52.0%)最多
  • 「社内の自主的な勉強会、研究会への参加」(28.1%)
  • 「社外の勉強会、研究会への参加」(24.2%)

となっています。

さらに「民間教育訓練機関(民間企業、公益法人、各種団体)の講習会、セミナーへの参加」も23.4%の人が実施していました。自己啓発を行う人の多くは仕事に必要な知識を身につけることを目的としています。しかし、業務に必要な内容を参考書などで学ぶことは困難です。

自己啓発を行ううえで、

  • 仕事が忙しく時間が取れない
  • 費用負担
  • 家事育児で余裕がない

といった問題点も調査で浮き彫りになっています。

企業が従業員の成長を支援するためにできることの一つがOFF JTなどの研修でしょう。仕事に必要な知識を集中して学ぶ機会を個人で用意することは難しいものです。しかし、企業が率先してそのような場を用意すると、従業員のモチベーションもあがり、内容も身につきやすいです。

専門的な内容を深く学べる

仕事に必要な知識は、多岐にわたります。なかにはすぐには必要なくても仕事をステップアップするために必要な知識もあり、それらは都度仕事で覚えるよりも、OFF JTを利用して徹底的に学ぶやり方が適しているのです。

OFF JTの形態には、

  • 階層別
  • 職能別
  • 目的別

に行うものがあります。職能や目的に分けて研修することで、通常業務で必要とされる知識より深い知識を学ぶことができるでしょう。

さらに多くの企業ではノウハウや知識の継承が課題となっています。知識やノウハウを持った従業員が退職することで、現場で混乱が起きたり仕事に支障をきたしたりすることは珍しくありません。

企業にとっては深い専門知識やノウハウを持った人材の育成は不可欠で、そのような目的にもOFF JTは役割を果たしてくれるでしょう。

3.OFF JTとOJT、それぞれのメリットとデメリット

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厚生労働省の「能力開発基本調査」によると平成28年度、正社員に対して計画的なOJTを実施した事業所は63.3%。正社員以外には30.1%と半分にとどまりました。

正社員に対して計画的なOJTを実施した事業所を産業別に見ると、複合サービス事業(92.9%)や金融業、保険業(88.6%)などが高くなっています。

OJTのメリットなど

OJTのメリットは実践的で現場で対応する力がつくことです。特にサービス産業などでは、即戦力として現場で必要とされることも多いため、OJTが行われる割合も高くなるでしょう。

そのほかにも多くのメリットがあります。

  • 指導者が同じ職場にいるため、すぐに教えることができコスト面でも節約が可能
  • OJTによって、職階が違う人間関係の距離を縮める(教わる側と教える側双方にいえる)
  • 自分が教えられたことを、人に教えることで知識を再確認
  • 自分もこうだったという初心を取り戻す作用
  • 指導する立場になったことで成長を感じ、モチベーションの向上につながることも

OJTは、仕事を回している人と人のつながりを作ることに高い効果が期待できるシステムと考えられています。

OFF JTのメリットなど

OFF JTは、本社や指定された会議室、セミナールームなどで行うことが多いでしょう。OFF JTのメリットは、整理した知識を体系立てて学ぶことができるため、広くまんべんなく学習できることです。

特に新入社員の場合は事前知識がない状態で入社することもあります。そのような場合はOFF JTによって知識の土台をつくることができるでしょう。

また、いくつか事業所がある場合OJTが各事業所で行われますが、事業所によって内容にばらつきが生じ、知識の習得具合に差が生まれてしまうことも。その差は従業員のモチベーションを下げてしまうでしょう。

OFF JTは専門知識を座学で均一に行うため知識の習得具合のばらつきを防止できますし定期的な実施により、同期や同じ職階の人間が顔を合わせる場ともなるでしょう。

研修などで定期的な情報交換をしたり親交を深めたりすれば、企業の一体感も高まるでしょう。このような関係性は付加価値となり、企業を成長させる源泉になります。

4.OFF JTで教育効果を高める研修内容

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OFF JTは、モチベーションの向上や教育効果を出すことを目的に、多くの事業所で研修などを利用して行われています。どのような研修内容が教育効果を高めるのでしょうか。

体系的な学習ができる・学習に集中できるなどの効果が期待できる

仕事で行う実務は生産性を高めますが、一方で知識を蓄えるには不十分です。一般的な知識や体系的な情報を頭に入れるには、一度実務を離れて座学に徹することも大切でしょう。

  • 現場で接している実務が企業にとってどのような意味があるのか
  • 技術的な問題について

などを体系立てて習得するにはOFF JTが最適です。

専門的な知識を教えるのに適している

OFF JTは多くの場合、グループ研修など同じ仕事をしている従業員が一堂に会して行います。日々の業務に追われていると同じような専門知識を持った人々が集まったり、専門の外部講師の話を聞いたりする機会はありません。

職場環境に関係ない場所で集中的に知識を仕入れることが重要なのです。

OFF JTとOJTは特性が異なる

OFF JTとOJTは、それぞれに特性があり、上手に使い分けることで高い価値を生み出します。企業は、OFF JTによって学んだ社員は内容をすぐ仕事に反映できると期待するでしょう。

しかし現実的に見て、OFF JTで学んだことをすぐに業務に落とし込むことは困難です。そこで即戦力としての力を培うOJTの力が生きてきます。OJTでは、すぐに実務で使える知識を学ぶため知識の定着も早く、学んだ結果をすぐに発揮できるでしょう。

OFF JTとOJTを組み合わせて研修すると効果的

OFF JTは

  • 外部講師を招く費用や研修のために必要な交通費など実施にかかる
  • 行っている間、通常業務を行うことができない

などの問題もあり企業に負担がかかることが多いです。一方OJTは、現場の人間が指導者であるため、仕事に穴をあけることなく指導できます

すぐに使える人材に成長してもらうためにはOJTのシステムは欠かせないのですが、それだけではせっかくの人材も成長が頭打ちになりかねません。将来的なキャリアデザインを考えるうえでも、視野を広くしたり、専門知識を学んだりできる研修も必要なのです。

このように必要に応じてOFF JTとOJTを組み合わせることが重要です。実地で学んだことを座学で、さらに体系的に学ぶことは決して無駄にはなりません

  • 自分の役割を果たすための知識
  • これから先に成長するための知識

両方を兼ね備えることで相乗効果も期待できるでしょう。

まとめ

グローバル化や職種の垣根を超えた産業の活発化が進み、人材もそれに適した人が求められるようになりました。それにより、企業が行うべき研修も広範囲にわたっています。

OFF JTやOJTを上手に使い分けるには、人材育成に関わる基本な方針を策定して人材育成担当者だけでなく、研修を受ける側も共有しておくことが必要です。

OFFJTやOJTを有機的に連携させれば、企業にとって有用な人材の育成につながるでしょう。より専門的な教育や研修を通じてそれぞれの才能が開花した例はたくさんあります。優れた人材の育成は企業の成長や業績の向上に資するでしょう。