モチベーション管理とは?【やり方をわかりやすく】システム

モチベーション管理とは、社員のモチベーションを高めて生産性やパフォーマンスを向上させるための施策やプロセスのこと。メリットや社員のモチベーションを高めるポイントなどを解説します。

1.モチベーション管理とは?

モチベーション管理とは、社員のモチベーションを維持向上するための施策やプロセスを管理することです。そもそもモチベーションとは、社員が目標に向かって行動するための内的なエネルギーで、一般的には「動機づけ」とも呼ばれます。

社員のモチベーションが低いと「仕事に対する意欲の低下」「生産性の低下」「エンゲージメンの低下による離職率の増加」といった問題をまねきかねません。そのため多くの企業では社員に対する適切なモチベーション管理を重視しています。

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2.モチベーションの種類

モチベーションは「外発的動機付け」と「内発的動機付け」に分類されます。いずれも社員の行動意欲を高める要因です。モチベーション管理を行う際は、モチベーションの種類とその内容を理解し、適切なアプローチをする必要があります。

外発的動機付け

外発的動機付けとは、外部から与えられる報酬や認知、評価などが要因となって引き起こされる動機のこと。外発的動機付けが働くと、社員は外部からの刺激や報酬を得ることを目的に行動します。たとえば給料、昇進、賞賛、表彰などです。

ただし外部要因は時間とともに慣れや実感が低下しやすく、持続的なパフォーマンスの向上には適していません。そのため外発的動機付けは短期的にモチベーションを上げるために使われる傾向にあります。

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内発的動機付け

内発的動機付けとは、個人の欲求、やりがい、喜び、充実感といった内部的な要因から引き起こされる動機のこと。外部からの報酬や認知に依存しないため、長期的にモチベーションを維持しやすいという特徴があります。

ただし外部から意図的に制御することが難しい点や、内発的動機付けは個人差が大きい点がデメリットです。内発的なモチベーションを維持するには、個人のニーズや興味に合致した仕事や自己成長の機会を提供し、適切な報酬と評価体系を構築する必要があります。

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3.モチベーションが下がる原因

社員のモチベーションが低下する要因はさまざまです。モチベーション管理では、社員のモチベーションの低下がなぜ起こるのかを明確に理解しておくとよいでしょう。モチベーションが下がる主な原因について詳しく説明します。

仕事に魅力ややりがいを感じられない

仕事に対するやりがいや充実感が感じられない状況が続くと、社員のモチベーションが下がる恐れもあります。たとえば「仕事の内容が単調」「挑戦的なプロジェクトや成長の機会が提供されない」「自身のスキルや才能が生かされない」などです。

社員が希望する配置転換や業務割り振り、適切な目標設定などを行うと、モチベーションを維持しやすくなります。

給料や待遇に不満がある

仕事に対する充実感ややりがいはあっても、給料や待遇に不満があると、社員のモチベーションは低下しやすくなります。

仕事量に対して給料が不十分である場合や、成果を挙げても昇給や昇進が見込めない状況が続くと、仕事に対する不満だけでなく自社に対する不信感も高まるかもしれません。

仕事や成果に見合った適切な給料や待遇を提供すると同時に、キャリアの成長に関するサポートを行うなど、モチベーションを維持するための支援が重要です。

人間関係に問題がある

職場の人間関係が悪化すると、社員は職場での安心感を失い、モチベーションが低下します。考えられるのは、上司や同僚との不和、コミュニケーションの不足、パワーハラスメント、差別、仕事上の対立などです。

これらの問題は職場環境を悪化させ、社員のモチベーション低下やメンタル不調を招きかねません。心地よい環境で仕事をするためにも、風通しの良い職場環境を築くことが重要です。

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労働環境がよくない

労働環境の悪さは、社員のモチベーションに大きな影響を与えます。

長時間労働、残業の常態化、適切な休息の取れないといった状況は、身体的な疲労や精神的なストレスを引き起こし、モチベーションを著しく低下させます。有給休暇が取りにくい、あるいは休息時間が十分に取れない職場も、社員も疲弊してしまうでしょう。

業務量の見直しや福利厚生の充実などで健康的で快適な労働環境を提供すると、モチベーションの維持向上効果が高まります。

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正当な評価が得られない

自身の努力や成果が正当に評価されないと感じると、モチベーションが低下しやすくなります。

「明確な評価基準がない」「評価者によって評価によってばらつきがある」「フィードバックが行われない」などの評価制度では、評価の公平性や透明性が担保されません。

人事評価に対して社員がどのような不満を感じているかを、上層部が理解し、対応することが大切です。

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4.モチベーション管理のメリット

モチベーション管理では、次のようなメリットが期待できます。

  1. 生産性の向上
  2. 離職率の低下
  3. 適切な人材配置が可能

いずれも企業の持続的成長を実現するために欠かせない要素です。それぞれについて解説しましょう。

①生産性の向上

モチベーション管理は、生産性の向上に寄与します。モチベーション管理が徹底されると社員の意欲が高まるため、より熱心に仕事へ取り組むようになるでしょう。各社員の業務が効率的に進めば、部署や組織全体の生産性が向上します。

モチベーション管理で生産性が上がれば利益も増大し、自社の安定的な運営や成長にもつながるのです。

②離職率の低下

モチベーション管理を通じて社員のニーズや期待を理解し、適切なサポートや報酬を提供すると、社員の離職を防ぎやすくなります。

多くのアンケートにおいて離職理由の上位に入るのが「仕事に対するやりがいがない」「仕事が面白くない」など。仕事のやりがいや面白さは、内発的動機付けに直結する要素です。

社員の離職が続くと残った社員の負荷が増大し、残った社員も退職するといった悪循環を招きかねません。新たな人材を採用するためのコストもかかります。

モチベーション管理を通じて社員の満足度やエンゲージメントを向上させると、社員の定着を促進する効果が期待できるのです。

③適切な人材配置が可能

モチベーション管理において社員の能力や適性を的確に把握すると、社員のモチベーションや能力に合わせた適切な人材配置が可能となります。

日々の業務をとおして、社員は「業務をとおして習得した知識やスキルを活かしたい」「新たに目指したいキャリアができた」などの要望を持っているかもしれません。

このような希望が叶った社員は、仕事に対するモチベーションが向上し、パフォーマンスが高まるでしょう。成長意欲や組織への貢献意欲も高まる可能性があります。

モチベーション管理の一環として適切な人材配置を行うと、組織力を高められるため、生産性の向上も期待できます。

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5.モチベーション管理のやり方

モチベーション管理でまず行うことは、社員のモチベーションに関する情報の収集です。定期的なアンケートやサーベイを実施して、社員の意見、ニーズ、満足度、不満点などを把握します。

情報を収集したら、社員のモチベーションに影響を与えている原因を特定。これにもとづいて、適切な施策を策定します。

施策を実施した後にその効果を定期的に評価し、振り返りを行いましょう。定期的なフォローアップ調査や社員との対話を通じて施策の影響を確認し、必要に応じて調整を行います。

この3つのステップを一連の流れとして、PDCAを回していくことがポイントです。

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6.モチベーションを高めるポイント

モチベーションを高めるポイントは、個人や状況によって異なるものの、一般的には以下のような方法が効果的です。

  1. 具体的な内容を褒める
  2. 適切な目標を設定する
  3. メリハリをつける

①具体的な内容を褒める

社員のモチベーションを高めるためには、達成した成果や努力を具体的に褒めることが重要です。

このとき抽象的な賞賛ではなく、具体的な行動や成果を褒めましょう。たとえば具体的なプロジェクトでの貢献や、特定のスキルの向上を褒めるなどです。社員は「称賛される基準」がわかるため、今後も同様の行動を取ろうとします。

具体的に心に響く内容で賞賛された社員は自分に自信を持てるようになり、よりモチベーションが高まるでしょう。

②適切な目標を設定する

モチベーションを維持するためには、達成可能な目標を設定することが必要です。目標は具体的で計測可能、かつ達成可能な期限を持たせましょう。

達成可能な目標を提示すると、社員は成果に向けた進捗を実感できるようになり、達成感やモチベーションの向上につながります。

ただしクリアしやすいようにとかんたんすぎる目標を設定すると、社員が「つまらない」と感じてモチベーションが下がる可能性があるため注意が必要です。

③メリハリをつける

仕事と休息のバランスを保つことは、モチベーションを高めるために重要です。過度な労働やストレスは疲弊を引き起こし、モチベーションを低下させかねません。

仕事とプライベートのメリハリをつけて、社員のワークライフバランスを整えると、仕事に対する集中力や意欲を高められるでしょう。

モチベーション管理では、余裕のあるスケジュールで業務を進行し、不要な残業などを削減するなどの施策も有効です。

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7.モチベーション管理システムとは?

社員のモチベーションの状態を可視化し、分析するためのツールのこと。社員の満足度やエンゲージメントの課題を特定し、改善策を導入するのに役立ちます。

種類や搭載されている機能はツールによってさまざまで、モチベーションに関するデータの収集、分析、出力などが可能です。近年ではAIを用いてより精密な分析を行えるツールも登場しています。

システムを導入する際は、どの範囲までシステムを活用すべきかを検討したうえで、自社に最も適したツールを選択すること大切です。

モチベーション管理システムの主な機能

モチベーション管理システムの主な機能は次の4つです。

アンケート機能

社員に対して定期的にアンケートを実施し、モチベーションやエンゲージメントに関するフィードバックを収集できます。

ストレスチェック機能

社員のストレスレベルや心理的な負荷を評価する機能です。

分析機能

分析機能は収集したデータを分析し、傾向やパターンを把握できる機能です。モチベーション管理に関する必要な戦略を立てるのに役立ちます。

コミュニケーション機能

チーム内や組織全体でのコミュニケーションを促進する機能です。