フィードバック面談シートとは、評価結果の伝達と今後の行動計画を整理するために上司と部下が共有する記録用ツールです。面談の目的・評価根拠・課題・次のアクションを事前に整理しておくことで、フィードバックの質が向上し部下の納得感とモチベーションアップにつながります。本記事では、面談シートの定義とメリット、1on1ミーティングとの関係、面談の基本的な進め方、作成・実施のポイント、導入事例まで解説します。
目次
１．フィードバック面談と面談シートとは？
フィードバック面談とは、評価結果を伝えたうえで今後の行動計画を話し合う場のことで、面談シートはその準備と記録のために使用する書式です。
面談シートに記載すべき基本項目
| 項目 | 記載内容 | 記入のポイント |
|---|---|---|
| 話したいこと | 面談で相談・共有したいテーマ | 部下が事前に記入し、面談の方向性を明確にする |
| 目標 | 現在取り組んでいる目標の内容 | 期初設定の目標や短期目標を具体的に記載 |
| やったこと | 前回の面談以降に実施した行動・成果 | 事実ベースで振り返り、定量的な記述を意識 |
| 困っていること | 業務上の課題や悩み | 解決策を一緒に考えるための材料として記載 |
| 気づき | 業務を通じて得た学びや発見 | 成長の自覚を促すため、小さな変化も記録 |
| フィードバック | 上司からの評価・助言 | 具体的な行動に対する承認と改善提案を記載 |
| やること | 次回面談までに取り組むアクション | 期限と具体的な行動レベルで合意して記載 |
| 備考 | 補足事項やメモ | 面談中に出た追加の話題や参考情報を記録 |
| 振り返り | 面談全体の所感 | 面談の質を高めるため、毎回の振り返りを蓄積 |
フィードバック面談とは、「結果を伝えたうえで、今後どのように行動するかを話し合う場」のことです。フィードバック面談シートは、「全体像を描いたうえで面談に臨む」「課題や根拠を明確にし、相互の信頼関係を築く」「マネジメント力の向上」を目的に作成されるものです。
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そもそも「フィードバック」とは？
フィードバックとは、目標の達成に向けた軌道修正や動機づけのために、口頭あるいは文章などで行う指摘および評価のこと。
たとえば部下の一人に仕事を任せ、部下がやり遂げたシーンを想定してみましょう。その仕事によってどのような結果が生まれたのか、振り返る点はないかなどのアドバイスが「フィードバック」です。
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フィードバック面談の重要性
フィードバック面談を「上司が部下に評価の結果を伝えること」と考える人も少なくはないでしょう。しかしフィードバック面談は、本来「結果を伝えたうえで、今後どのように行動するかを話し合う場」です。
フィードバックを受けた部下はその評価に納得できる理由がないと、結果に一喜一憂するだけで終わってしまいます。それを避けるためにも、評価結果の根拠を正しく伝え、評価基準を明確にするのです。
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フィードバック面談とは、上司が部下に評価結果を伝え、改善点と今後の方向性を対話で共有する場のことです。単なる評価通達ではなく、部下の納得感を高めて次の行動変容につなげることが最大の目的です。
本記事で...
面談シートを使うべき理由
面談シートの作成には、当然ながら時間と労力がかかります。感情や状況を文字にするのは面倒ですし、形に残したくないという人もいるでしょう。ではなぜ面談シートを使うのでしょうか。その理由は3つあります。
- 目標に対して、成長の振り返りを行う
- シートに残して行動の「きっかけ作り」をするた
- 相互の意思確認を行う
面談シートの作成に時間と労力がかかるからと怠っては、フィードバック面談の成果が発揮されません。
カオナビなら、面談シートの作成が短時間で可能！柔軟にカスタマイズできるため、必要な項目を取り入れた面談シートが手軽に作成できます。さらに、過去の内容をすぐに引き出すこともできるため、質の高いフィードバックに役立ちます。
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２．フィードバック面談や面談シートを使うメリットとは？
フィードバック面談・面談シートのメリットとは、部下のモチベーション向上・成長促進・スキルや問題点の可視化を実現し、上司のマネジメント力向上にもつながる点です。
フィードバック面談・面談シートを使う3つのメリット
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 部下のモチベーションアップ | 評価根拠が明確に伝わることで、次期への意欲が高まる |
| 部下の成長促進 | 課題と改善策が具体化され、成長につながる行動を後押しする |
| スキルや問題点の把握 | 面談を通じて部下の強み・課題を可視化し、育成に活かせる |
フィードバック面談を実施したり、面談シートを使ったりするとどのようなメリットが得られるのでしょう。ここでは下記3つから、フィードバック面談や面談シートのメリットについて解説します。
①部下のモチベーションアップ
目の前の業務に対して、自分にはできるはずがないと思うのと、自分ならできると思うのと、どちらのモチベーションが高いかはいうまでもありません。
部下が自分にはできないと感じている業務に対してポジティブなフィードバック面談を行えれば、自分にもできそう、という自己効力感を高められるでしょう。
②部下の成長促進
フィードバックの目的は、現状を客観的に伝え、次のアクションを考えさせること。単に叱ったり褒めたり業務の指示やアドバイスを行ったりすることではありません。
「課題の発見」「解決するプランの策定」「プランの実施」といったプロセスの支援が、部下の育成につながるのです。
③スキルや問題点の把握
人や組織が成長するためには、課題を克服し、強みを伸ばす必要があります。フィードバックを行うと、より正確に現状を把握できるでしょう。また繰り返しフィードバックを行えば、社員本人も「自分のやりがい」に気付けます。
しかし、なかにはフィードバック面談の成果が実感できないと悩んでいる方もいるでしょう。
その原因には「部下と話す内容が決められていない」「具体的なアクションまで決められていない」「過去の内容が活かされていない」といったことが考えられます。
カオナビでは面談シートを事前に部下に共有して話す内容が考えられるため、具体的なアクションについてフィードバックする時間が確保できます。さらに、過去の面談内容がすぐに引き出せるなどフィードバック面談に役立つ機能を備えています。
３．フィードバック面談やシート作成をおこなう「1on1ミーティング」
1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1で行う対話の場のことで、フィードバック面談の内容を継続的にフォローアップする手段として活用されます。
フィードバック面談は、人事評価や施策、プロジェクトごとの振り返りなど、さまざまなタイミングで行われます。ここでは特に注目されている「1on1ミーティング」の手法について解説します。
「1on1ミーティング」にはどのような目的、またどのようなメリットがあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
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1on1とは、上司と部下が1対1で定期的に行う対話の場です。評価面談とは異なり、部下の成長支援・モチベーション向上・信頼関係の構築を目的とし、業務課題からキャリア・私生活の悩みまで幅広く扱います。週1...
1on1ミーティングの目的
1on1ミーティングとは、上司と部下が一対一で話し合うこと。上司と部下との一対一のコミュニケーションといえば、評価面談あるいはネガティブな指摘事項を伝える場、といった印象を持つ人も多いかもしれません。
しかし1on1ミーティングの目的は、「部下の状況を把握して成長を促進」「結果として会社の持続的成長を担う人材の育成」です。
1on1ミーティングが注目された背景
日本における1on1ミーティングは、2012年からヤフーがいち早く取り入れました。今では多くの企業で1on1ミーティングの導入が進んでいます。そもそもなぜ、上司が部下の成長のために時間を使う1on1ミーティングが注目されるようになったのでしょう。
そこには労働人口の減少、そして流動化の加速といった理由が挙げられます。急速な変化が起きている昨今、これまでの経験や物差しが通用しない場面も増えました。
上司から部下への一方的なコミュニケーションだけではなく、ときには部下が上司に気付きを与えるような対話型のコミュニケーションが必要となってきているのです。
1on1ミーティングのメリット
Yahoo!やGoogle、AppleやFacebookなど超有名企業が拠点を構えるアメリカ・シリコンバレーでは、「1on1ミーティング」が文化として根付いています。
人材育成の手法として当たり前に実施されてきた1on1ミーティングには、はたしてどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つの面から1on1ミーティングのメリットについて解説します。
信頼関係を築ける
1on1ミーティングを通じて定期的にコミュニケーションを取ると、相互の信頼関係が構築されます。「飲みニケーション」と呼ばれるように、これまでは飲み会を設けて信頼関係を築こうとする風土がありました。しかしそれも今や昔。
「仕事とプライベートは区別したい」「お酒の席で仕事の相談はしづらい」といったさまざまな理由から、飲み会で信頼関係を築く状況は困難です。2人きりで話せる1on1ミーティングなら、お互いの人間性をより深く理解し、相互に信頼関係を築けます。
チームのパフォーマンスが高まる
チームパフォーマンスに関する研究が進む近年、チームのメンバーが不安を感じずに本音を言える環境、つまり心理的安全性の高いチームほど、高いパフォーマンスを発揮できると明らかになっています。
かつては上司の指示に部下が従う縦型の組織構造が理想とされていたものの今では、部下が積極的に発言するチームこそ理想のチームといわれています。
コミュニケーションが活性化して相互理解が深まれば、おのずとトラブルの軽減、高パフォーマンスの発揮が期待できるでしょう。
問題解決につながる
「なぜもっと早くに相談してくれなかったのか」と思ったことはないでしょうか。「早くに分かれば事態はここまでひどくならなかったのに」「小さい芽のうちに解決しておきたかったのに」と考える上司も当然いるでしょう。
しかし上司と同様に部下もまた必要以上に気を使っている場合があります。
「今慌ただしそうだから相談しづらい」「自分が抱えているのは、まだ小さな課題だから自分自身で解決しないといけない」そう考えているうちに事態は悪化し、取り返しのつかない状況になる場合も考えられます。
1on1ミーティングには課題を早期に発見し、小さいうちに解決に導く、といったメリットもあるのです。
フィードバック面談とノーレイティング
近年、「ノーレイティング」と呼ばれる評価手法が注目されています。これには「従来の人事評価制度では生産性が向上しない」「目まぐるしい変化が起きている」など、さまざまな背景があります。
ここではランク付けを行わない「ノーレイティング」の手法について解説します。
ノーレイティングとは？
これまでの人事評価といえば、「S」「A」「B」「C」など社員にランクを付けて、それに比例した報酬を与える方法が主流でした。しかしこの方法には「ランクの下降を恐れて挑戦をしない」「現状維持のため無難にやり過ごす」といった課題があったのです。
ノーレイティングは、その名のとおりランクを付けた年次の総合評価をやめ、リアルタイムの目標設定とフィードバックを通してその都度評価を行う、という手法となります。
ノーレイティングとは？ 評価制度のメリット・デメリット、事例
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1on1ミーティング導入時の注意点
1on1ミーティングを導入する際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。導入後の相談として多いのが「対話の場を設けたものの何を話せばよいのか分からない」といった意見です。
原因は、「1on1ミーティングを実施する目的が不明瞭」な点にあります。1on1ミーティングはあくまで手段のひとつに過ぎず、実施が目的ではありません。上司と部下、それぞれの目線から1on1ミーティングの実施目的を考える必要があります。
1on1ミーティングのフィードバックコメント例文
1on1ミーティングを導入したものの、単なる現状報告で終わってしまった、というケースもあります。1on1ミーティングを実施する際は、話す内容が整理された面談シートを用意しておくとよいでしょう。
上司は部下の話をひととおり聴き終えたあとで、チームの雰囲気や部下の環境を踏まえながらフィードバックを返します。例は下記のとおりです。
「一人で抱え込んでしまっている印象を受けました。ブレインストーミングなどを活用して適度にコミュニケーションをとりながら進めていくとよいでしょう。次回の1on1までに実施してみた結果などを教えてください」
1on1ミーティングは部下の目標管理・育成を目的としたマネジメントの一種です。
目的を理解し、1on1ミーティングの成果を発揮するには、面談シートを活用した1on1ミーティングを実施しましょう。
「現状報告で終わってしまう」「何を話せばよいかわからない」を防ぐためにも、事前に面談シートを共有して部下に記入してもらう方法がおすすめ。カオナビなら面談シートが手軽に作成・共有できるため、質の高い1on1ミーティングの実施に貢献します。
４．フィードバック面談や面談シート作成の基本的なやり方とは？
フィードバック面談の基本的なやり方とは、頻度とテーマの決定・日程調整・面談シートの準備・面談実施・記録・次回日程の設定という一連のサイクルを繰り返すことです。
- 頻度を決める — 評価サイクル（半期・四半期）に合わせ、中間フォローを含めた実施頻度を設定する
- テーマを決めておく — 面談の焦点（目標達成度・行動面・キャリア等）を事前に共有し、部下に自己評価を記入してもらう
- 日程を決める — 十分な準備時間を確保し、落ち着いて話せる日時・場所を設定する
- 面談シートを用意する — 上司・部下の双方が事前に記入できるシートを作成・共有する
- 面談を実施し記録を取る — 良かった点から伝え、課題は具体的な事実に基づいて話し、次のアクションを一緒に決める
- 次回の面談日程を決める — フォローアップの日程を決め、アクションの進捗を継続的に確認する仕組みをつくる
フィードバック面談は、下記のようなサイクルで繰り返し実施します。フィードバック面談を実施する際の流れや、面談シートの作成について解説しましょう。
①頻度を決める
まずは面談の頻度を決めましょう。従来実施してきたような業績評価の面談であれば、半年や四半期に一度の頻度でも問題ありませんが、フィードバック面談は実績を評価するためのものではありません。
したがってフィードバックの記憶が薄れてしまったり、解決前に状況が変化してしまったりしないよう最低でも月1回のペースで実施しましょう。頻度が高いと行動改善のサイクルが早くなるため、部下の成功体験も積みやすくなります。
②テーマを決めておく
当日いきなり「最近悩みはある？」と聞かれても、なかなかすぐには答えられません。話したいテーマやトピックを事前に用意しておきましょう。ここでのポイントは、「フィードバックの主役はあくまでも部下」。
部下自身が話したいことや聴いてほしいことなどをトピックとして洗い出し、上司と共有しておくとよいでしょう。
③日程を決める
面談の頻度やテーマが決まったら、実施する目的を部下に伝え、日程を決めていきます。継続的に実施するため、その都度予定を設定するのではなく、3か月後くらいまで定期的に設定しておくとよいでしょう。
急遽別の予定が入ったり、コア業務が立て込んだりして面談を実施できない場合、中止ではなく必ずリスケにして時間を作ります。リスケする理由は、面談の重要性や意義を意識させるという目的も含まれています。
④記録を取る
フィードバック面談を通して部下を成長させるためにも、1度の実施で終わらせず、継続して面談を続けていきましょう。しかし前回話した内容を上司が覚えていなかったら、部下はどう思うでしょうか。
フィードバック面談への意欲を高め、より有意義なものにするためにも、面談の記録は議事録形式で残しておきます。ログを残しておけば、フィードバックの内容をより具体的に活用できるでしょう。
⑤フィードバック面談のシートを用意する
フィードバック面談を行う際は、事前に「面談シート」を用意しておきましょう。面談シートでは目標や目標に対する進捗状況、うまくいったことや困っていることなどの切り口から、話したい内容を整理します。例は下記のとおりです。
- 目標：月間受注件数を130件から160件に増やす
- 困っていること：Webサイトへのアクセス数が1週間経っても変化が見られず焦っている
- うまくいったこと：現場に足を運び、そこで働く社員たちと会話した結果、信頼関係を築けた
⑥次回のフィードバック面談の日程を決める
フィードバック面談は継続することが重要ですので、すかさず次回の日程を決めて、振り返りのサイクルを回しましょう。次の日程を決めると、今回の面談で導き出した「行動」をより意識しやすくなります。
多忙な上司が部下を一人ひとり面談するのにはもちろん限界があります。しかし何も1度の面談に1時間も2時間も費やす必要はありません。事前準備が整っていれば20分程度でも効果的な面談を実施できます。
多忙な中でも質の高いフィードバック面談を実施するには、フィードバック面談に必要な機能を備えている「カオナビ」の活用がおすすめ！
・面談シートが手軽に作成できる
・事前に部下に共有して内容を記入してもらえる
・面談実施の進捗が一覧ですぐにわかる
・過去の面談内容がすぐに引き出せる
事前準備やフィードバックに必要な機能を揃えているため、効果的な面談の実施をサポートします。
５．フィードバック面談とシート作成を行う際のポイント
フィードバック面談のポイントとは、部下の話を傾聴する・目的を明確にして臨む・雑談を適度に切り上げる・部下の立場に立ったコメントを記載するという4つの基本姿勢のことです。
- 事前準備 — 面談シートに評価結果・根拠データ・伝えたいポイントを整理する
- アイスブレイク — 相手の近況を聞き、リラックスした雰囲気をつくる
- 自己評価のヒアリング — 部下自身の振り返りを先に聞き、認識のギャップを把握する
- 評価結果の伝達 — 事実ベースで良かった点→改善点の順に伝える
- 今後の目標設定 — 改善点を踏まえた次期の行動目標を一緒に決める
- 合意と記録 — 面談内容をシートに記録し、双方で合意した内容を確認する
フィードバック面談を実施する際や面談シートを作成する際、いったいどのような点に気を付ければよいのでしょう。ここではフィードバック面談の実施および面談シートの作成を行う際のポイントについて、4つから解説します。
①部下の話を聴く
フィードバック面談を実施する場合も、面談シートを作成する場合も、どちらも共通して重要なのが「部下の話を受け入れる」こと。これは「傾聴スキル」とも呼ばれます。まずは相手に「話したい」と思わせましょう。
相槌やオウム返し、話に対して頷いたり、しっかりと相手の目を見て共感の姿勢を打ち出したりすると、相手は話しすくなります。また話をさえぎらず最後まで聴くことも重要です。当たり前のようで意外とできていない人も多いスキルといえます。
②目的を定めてから実施する
フィードバック面談を実施する目的がしっかりと理解されないまま挑んでも、十分な成果は上げられません。「わざわざほか業務を調整して時間を割いたのに不満を述べるだけだった」「評価面談と変わらなかった」、これではお互いの時間を無駄に奪うだけです。
「結局何の話だったのか」とならないよう目的とゴールを明確にしたうえでフィードバック面談を実施しましょう。
③雑談は適度に切り上げる
せっかくフィードバック面談を実施したものの、世間話や雑談で終わってしまった、という声も少なくありません。特に上司と部下との仲がよいチームはこういった事態に陥りがちです。
この問題も、双方がフィードバック面談の目的を理解していないことが原因といえます。「上司と部下が一緒になって面談の目的をつくる」「面談のたびに振り返りを行う」などが効果的です。
④部下の立場に立ったフィードバックコメントを記載する
「プラスだけ」「マイナスだけ」に偏ったフィードバックは決して適切とはいえません。
たとえマイナスのフィードバックが多かったとしても、部下の気持ちを害するだけのフィードバックは厳禁です。部下のモチベーションを上げるという目的が損なわれるだけでなく、信頼関係をも壊す恐れがあります。
フィードバックを行う際は人格否定になるような言葉を避け、部下の立場に立ったコメントを考えましょう。
フィードバック面談の質を高めるためにも、まずは上司がその目的や進め方を理解することが大切です。
面談シート付きの1on1解説資料で、実施の目的やフィードバックのポイント、フィードバックで活用できるスキルや実際のフィードバック例を確認してみましょう！
６．フィードバック面談の導入事例
フィードバック面談の導入事例とは、高頻度のフィードバックとシートを活用して社員のモチベーション向上や組織の生産性向上を実現した企業の具体的な取り組みのことです。
社員のモチベーションを高め、組織の生産性を上げるためには、上司と部下のあいだでコミュニケーションの機会をつくり、高頻度でフィードバックを行うことが有効です。ここでは実際にフィードバック面談を導入した企業の事例について解説します。
セレブリックス
営業や販売、採用に関する支援代行事業を行っているセレブリックスでは、人材の成長と適正な配置を実現するため、タレントマネジメントの必要性を感じていました。同社では社員のコンディションを把握するため、定期的なパルスサーベイを実施。
面談希望と回答した社員や健康スコアが低かった社員などにフラグを立て、積極的に1on1ミーティングを実施して「つながり」の気持ちを醸成したのです。
アイティーエム
システム運用監視を手掛けるアイティーエムでは、社員がいきいきと自主性を発揮できるフラットな風土に改めるため、「1on1」の土壌を作り上げました。
役員陣には1年かけてコーチング実習を実施。これにより傾聴と対話の効果が身をもって理解できるようになりました。そして上長が社員の声に耳を傾け、社員の成長を支援する新人事評価制度の構築に成功したのです。
【面談シートを活用して効果的なフィードバックを！】
上司は多忙な中でも面談シートの作成や日程調整など、フィードバック面談に関わる業務をこなさなければなりません。さらに、効果的な面談を実施するためにも質の高いフィードバックが求められます。
＼カオナビができること／
・面談シートを簡単作成
・面談実施の進捗を一覧でチェック
・過去の面談内容がすぐに引き出せる
・URLを送るだけで簡単共有
カオナビは、効率的かつ質の高いフィードバック面談の実施に役立つ機能を豊富に備えています！
７．フィードバック面談シートの作成手順
以下では、「フィードバック面談 シート」を実務で進める際の具体的なステップを紹介します。各段階のポイントを押さえることで、スムーズな実行につなげましょう。
８．関連する改善事例
【事例】株式会社えがお
人事考課とフィードバックの連動により、一貫性のある面談と評価の透明性を実現しています。えがお（従業員約600名）ではスマートレビューで目標管理・面談記録・評価を一元管理しています。面談時に過去の目標や評価履歴を参照できるため、評価者・被評価者双方が納得感のあるフィードバックを実施できます。記録の蓄積が面談の質を継続的に高め、エンゲージメント向上と人材定着にもつながる好循環を生んでいます。面談の定期的な実施がマネジメントの品質向上と組織の持続的な成長を支えています。面談記録を蓄積し、フィードバックの質を高める事例です。
【事例】学校法人立命館
紙・Excelの評価業務をデジタル化し、教職員が教育・研究に注力できる環境を整備しています。学校法人立命館（教職員約5,600名）では、教員・職員を含む多様な職種の評価制度をカオナビでシステム化しました。MBOの設定から評価結果のフィードバックまでを一元管理し、回収・集計にかかる工数を大幅に削減しています。将来的には採用・育成データとの統合も視野に入れた、教育機関における人事DXの先進的な取り組みとして広く注目されています。フィードバック面談の記録シートを改善し、効果測定に活かしています。
【事例】魚沼市
紙の評価シートをデジタル化し、回収・集計の手間を大幅に削減しました。魚沼市（職員約500名）ではカオナビで目標設定から評価フィードバックまでを一元管理しています。さらに、システムの文字数制限によって目標記述が自然と簡潔になり、評価者・被評価者双方にとって評価しやすい環境が整うという副次的な効果も生まれています。今後は蓄積データを職員の育成計画にも活用し、自治体における人事評価デジタル化の好事例としてさらなる展開を進めています。面談シートの運用を支える人事データ基盤を整えています。
よくある質問
フィードバック面談シートはExcelと専用システムのどちらで管理すべきですか？
少人数の組織ではExcelやスプレッドシートでも運用可能ですが、社員数が増えると管理工数が膨大になります。過去の面談記録の検索、上司異動時の引き継ぎ、進捗の一覧管理を効率化するには、タレントマネジメントシステムなどの専用ツールの活用が効果的です。自社の規模と管理工数のバランスで判断しましょう。
フィードバック面談で部下のモチベーションを下げないためには？
まず良かった点や成果を具体的に伝えてから改善点に入る「ポジティブ・ファースト」の順序を守ることが基本です。改善点は人格ではなく行動に焦点を当て、「〇〇の場面で△△すると良くなる」と具体的なアクションを示しましょう。また、一方的に伝えるのではなく、部下自身の自己評価を先に聞き、認識のズレがあればその理由を丁寧に説明する姿勢が重要です。
フィードバック面談と1on1ミーティングはどう使い分けますか？
フィードバック面談は評価結果の伝達と次期目標の合意を目的とし、評価サイクルに合わせて半期〜四半期に1回実施します。1on1ミーティングは部下の成長支援と信頼関係構築を目的とし、週1回〜月1回の高頻度で行います。フィードバック面談で設定した目標や課題を、日常の1on1でフォローアップする形で組み合わせると効果的です。
