人事管理は企業の成長や組織運営に欠かせませんが、手作業が多く、業務が煩雑になりやすいという課題があります。
エクセルを使えば、採用管理や勤怠管理、評価制度の運用などを効率化できますが、セキュリティの脆弱性や機能の限界といった問題もあります。
この記事では、エクセルを活用して人事管理を効率化する方法や便利なテンプレートを紹介するとともに、そのメリット・デメリットを解説します。
さらに、より効果的な人事管理を実現するための人事管理システムについても詳しくご紹介します。
目次
１．エクセルで効率化できる人事管理の業務
ここでは、エクセルで効率化できる主な人事管理業務を紹介します。
採用管理
応募者の情報を一元管理し、選考の進捗状況を追跡することが可能です。
例えば、応募者の基本情報、面接日程、スキル、連絡状況、選考結果などを1つのシートにまとめることで、採用担当者間での情報共有が容易になります。
また、面接日や採否などの連絡状況をステータスとして明記しておくことで、伝達ミスや連絡漏れを未然に防ぐことができます。
目標・実績・評価の管理
従業員の目標設定から実績評価まで、一括管理することができます。
1つのシートに、各従業員の目標や達成状況、上司からのコメントを整理することで、評価の流れがひと目でわかります。さらに、期ごとにシートを分ければ、過去の評価履歴も簡単に振り返ることができます。
資格・研修履歴の管理
従業員の資格取得状況や研修受講履歴をエクセルで管理することで、人材育成の効率化が図れます。
各従業員の保有資格、有効期限、研修参加歴などを一覧化することで、スキルマップの作成や次の育成計画の立案に役立てられるでしょう。
また、資格の更新時期や必須研修の受講状況を自動でチェックする仕組みを作ることで、漏れのない人材育成が可能になります。
勤怠管理
労働時間の集計や有給休暇の管理ができます。計算式を設定しておけば、出退勤時間を入力するだけで、労働時間や残業時間を自動計算する仕組みを作ることができます。
また、有給休暇の取得状況や残日数を自動更新するシートを作成することで、労務管理の負担を軽減できるでしょう。
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労働者名簿の作成
労働基準法で作成が義務付けられている労働者名簿も、効率的に管理できます。
以下の項目を整理しておけば、必要な情報をすぐに確認できます。
- 労働者氏名
- 生年月日
- 履歴
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類
- 雇入年月日
- 退職や死亡年月日、その理由や原因
出典：厚生労働省「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう」
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２．人事管理で使えるエクセルのテンプレート
人事管理業務を効率化するためには、適切なエクセルテンプレートの活用が有効です。
ここでは、厚生労働省やマイクロソフトなどが提供する、人材管理に役立つエクセルテンプレートをいくつか紹介します。
厚生労働省が提供するテンプレート
厚生労働省では、職業能力評価シートや各種管理簿の無料テンプレートを提供しています。導入・活用マニュアルも公開しているので、合わせて確認してみてください。
職業能力評価シート
厚生労働省は、多様な業種・職種に対応した「職業能力評価シート」を提供しています。このシートは、従業員のスキルや能力を評価する際に活用でき、職種別に詳細な評価項目が設定されています。
これらのシートを活用することで、従業員の能力開発や適切な配置に役立てることができるでしょう。
参考：厚生労働省「キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード」
職業紹介事業に係る各種管理簿の様式例
職業紹介事業を運営する企業向けに、厚生労働省は「職業紹介事業に係る各種管理簿の様式例」を公開しています。
この中には、労働条件の明示や求職申込書、求人管理簿、求職管理簿など、業務に必要な各種書式があります。
参考：厚生労働省「職業紹介事業に係る各種管理簿の様式例」
Microsoft
Microsoftは、人材管理の効率化に役立つ無料のテンプレートを多数提供しています。
従業員名簿テンプレート
マイクロソフトは、エクセル用の「従業員名簿テンプレート」を提供しています。このテンプレートは、従業員の基本情報を一元管理でき、顔写真の有無やデザインのカスタマイズが可能です。
シンプルなレイアウトで、必要な情報を整理しやすく、社内の人材情報の可視化に役立ちます。
参考：Microsoft「従業員名簿テンプレート」
勤怠管理表テンプレート
近年、リモートワークとオフィス勤務を組み合わせたハイブリッド勤務を導入する企業が増加しています。Microsoftは、こうした多様な働き方に対応するための出勤管理表を提供しています。
この出勤表では、チームメンバーの日ごとの出勤状況を管理でき、在宅勤務やオフィス勤務など、多様な勤務形態をひと目で把握可能です。
参考：Microsoft「在宅勤務対応出勤表テンプレート」
ビズ研
ビズ研では、ビジネスに役立つ無料テンプレートを多数提供しています。人事・労務管理のテンプレートをはじめ、経理・財務、採用関連など幅広いジャンルのテンプレートが揃っているので、参考にしてみてください。
労働者名簿テンプレート
さまざまな業種や企業規模に対応した労働者名簿のテンプレートを、Word・Excel・PDF形式で無料提供しています。
編集しやすいデザインで、自由にカスタマイズできるので、自社用にアレンジしてみてください。
参考：ビズ研「労働者名簿テンプレート」
従業員名簿のエクセルテンプレート作り方・使い方
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３．人事管理にエクセルを使うメリット
ここでは、エクセルを人事管理に利用する際のメリットを詳しく解説します。
- 導入コストを抑えられる
- 操作に慣れている人が多い
- 柔軟な設計ができる
- CSV形式にするとデータを移行しやすい
導入コストを抑えられる
エクセルは多くの企業で既に導入されており、追加の費用をほとんど必要としません。
そのため、新たに人事管理システムを導入する場合と比較して、初期費用やランニングコストを大幅に抑えられます。
エクセルを導入していない場合でも、汎用性の高さを考慮すれば、コストパフォーマンスに優れた投資といえます。
操作に慣れている人が多い
エクセルは多くのビジネスパーソンにとって馴染み深いツールです。日常的に使用している人が多いため、新しいシステムを導入する場合と比べ、スムーズに人事管理を始められます。
そのため、新たな研修や講習のコストを抑えられるだけでなく、導入後の運用もスムーズに行えるメリットがあります。
柔軟な設計ができる
関数やマクロなどの機能を活用することで、企業のニーズに合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。
例えば、労働時間に基づく給与計算や、社会保険料の算出など、複雑な給与計算や保険料計算に対応できます。
CSV形式にするとデータを移行しやすい
エクセルで管理したデータは、CSV形式で保存することができます。CSV形式は、多くのシステムで互換性が高く、他の人事管理システムやデータベースへの移行が容易です。
将来的に専用の人事管理システムを導入する際にも、エクセルのデータをスムーズに移行できるため、初期段階ではエクセルで管理を始める企業も少なくありません。
４．人事管理にエクセルを使うデメリット
一方でいくつかの課題があります。
ここでは、主なデメリットを詳しく解説します。
- セキュリティ面が弱い
- アクセス権限の細かな設定が難しい
- 入力や集計、社内共有に時間や手間がかかる
- できることに限界がある
セキュリティ面が弱い
エクセルを使った人事データ管理は、セキュリティ面で大きなリスクを伴います。
パスワード設定以外の有効なセキュリティ対策が限られているため、誤送信や不正アクセスによる情報漏洩リスクが高まります。
特に、人事情報には個人情報や機密情報が含まれるため、セキュリティ対策が不十分なエクセルでの管理は大きなリスクとなるでしょう。
アクセス権限の細かな設定が難しい
エクセルは、ユーザーごとに閲覧や編集の範囲を細かく設定することが難しいのが現状です。そのため、特定の情報を特定の担当者だけに閲覧・編集させるといった制御が難しく、情報の機密性を保つ上で課題となります。
また、オンライン編集が可能な状態では、評価内容に不満を持つ社員がデータを改ざんする恐れもあります。
入力や集計、社内共有に時間や手間がかかる
エクセルでの人事管理は、手作業によるデータ入力や集計が中心となるため、業務効率が低下する可能性があります。
特に、複数の担当者が同時に作業を行う場合、データの整合性を保つための調整や確認作業が増え、最新ファイルがどれか分からなくなるといった問題も発生しがちです。
また、手入力によるミスが起こりやすく、修正や確認作業に追加の時間と労力が必要となります。
できることに限界がある
エクセルは表計算や簡易的なデータ管理には適していますが、専門的な人事管理システムと比較すると、機能面での制約があります。
例えば、複雑な評価システムの実装、長期的な人材育成計画の策定、詳細な人材分析などは、エクセルだけでは十分に対応できません。
また、法改正や社内ルールの変更に伴う設定の見直しや更新作業も手間がかかり、柔軟な対応が難しいこともデメリットの一つです。
５．人事管理をエクセルで効率化する方法
エクセルを活用して人事管理を効率化するためには、次の5つのステップで進めましょう。
- 必要なデータ項目を洗い出す
- エクセルシートを作成する
- データを入力する
- エクセルの機能を活用して分析する
- データの保護と共有方法を設定する
①必要なデータ項目を洗い出す
まず初めに、管理したい人材情報の項目を明確にしましょう。
具体的には、以下のような項目が考えられます。
- 基本情報：氏名、社員番号、所属部署、役職、入社日など
- 連絡先情報：電話番号、メールアドレス、住所など
- 役職、等級
- 勤務情報：勤務形態、勤務時間、休暇履歴など
さらに、管理目的に応じて、人事評価、勤怠情報、資格・スキル、研修履歴などの項目の追加も検討しましょう。
この段階で項目を適切に選定することで、後々のデータ活用がスムーズになります。
②エクセルシートを作成する
次に、洗い出した項目名を入力し、エクセルシートを設計します。例えば、A列に「氏名」、B列に「社員番号」といった具合です。
シートを複数作成し、例えば「基本情報」「勤怠管理」「評価管理」といったカテゴリごとに分けることで、データの管理がより整理されます。
③データを入力する
各項目に対応するデータを入力していきます。特に基本情報は、後のデータ抽出や分析の基礎となるため、慎重に入力する必要があります。
大量のデータを入力する場合は、一度に全てを入力するのではなく、段階的に進めることをおすすめします。
④エクセルの機能を活用して分析する
エクセルには、データ分析に役立つさまざまな機能が備わっています。ピボットテーブルを使えば、役職ごとの平均評価や特定スキルを持つ従業員の一覧を簡単に作成できます。
また、グラフ機能を活用すれば、スキルマップや評価の分布を視覚的に表現でき、データの傾向も直感的に把握可能です。
加えて、条件付き書式を使うことで、設定した条件に合致する従業員を色分け表示し、重要な情報をひと目で識別できるようになります。
⑤データの保護と共有方法を設定する
最後に大切なのは、データ保護と適切な共有方法の設定です。シートの保護機能を活用することで、誤った編集やデータの削除を未然に防げます。
さらに、人事データは機密性が高いため、ファイルにパスワードを設定し、アクセス権限を制限することが欠かせません。エクセルファイルを共有する際は、OneDriveやSharePointを利用することで、複数人による同時編集が実現できます。
これにより、リアルタイムで情報を共有でき、チーム全体で効率的に管理できるでしょう。
６．人事管理でエクセルを使う際のポイント
エクセルを活用した人事管理を効果的に行うために、押さえておきたいポイントを3つ紹介します。
- 管理担当者を決める
- 持ち出し・メール添付に関するルールを決める
- 必要な機能を洗い出してから設計する
管理担当者を決める
人事データの管理には高度な機密性が求められるため、管理担当者を明確に定めることが重要です。誰でも編集できる状態にすると、編集履歴が残らず、どこが更新されたのか分かりづらくなります。
また、複数の担当者を置く場合は、それぞれの役割と責任を明確にし、データの更新や確認のルールを設定しましょう。
持ち出し・メール添付に関するルールを決める
エクセルファイルの持ち出しやメール添付は、情報漏洩の大きなリスクとなります。そのため、厳格なルールを定め、全従業員にしっかり伝えることが不可欠です。
例えば、人事データの外部持ち出しを禁止し、やむを得ない場合は上司の承認を得るなどの手順を定めましょう。
メール添付の場合は、パスワード保護やZIP圧縮を義務付けるなど、セキュリティ対策を講じることが重要です。
必要な機能を洗い出してから設計する
エクセルで人事管理を行う際には、まず必要な機能や項目を洗い出し、それに基づいてシートを設計することが大切です。
エクセルの関数や計算式を活用すれば、人事管理業務を効率化できますが、機能を次々に追加していくと、元の計算が崩れて正しく動作しなくなる恐れがあります。
また、テンプレートを使用する際は、デフォルトで不要な機能が含まれていることがあります。
自社に最適な形へ作り込むためには、必要な機能を事前に洗い出し、不要な項目は省くことでシンプルな運用ができるでしょう。
７．人事管理でエクセルを使う際の注意点
エクセルを用いた人事管理には、以下のような注意点があります。
これらを理解し、適切な対策を講じましょう。
データを改ざん・削除されるリスクがある
最大の懸念点は、データの改ざんや削除のリスクです。エクセルファイルは比較的簡単に編集可能なため、意図的な改ざんや入力ミスによる変更が発生しやすい環境です。
特に勤怠管理においては、労働時間の水増しや残業時間の改ざんなどが発生する可能性があります。
このようなリスクを軽減するために、アクセス権限の厳格な管理やデータの定期的なバックアップなどの対策が必要です。
法改正の際に対応が必要
労働関連の法律は定期的に改正されるため、エクセルで管理している人事データや計算式もその都度見直しが必要です。
例えば、残業時間の上限や有給休暇の取得義務など、法改正に合わせてエクセルの内容を更新しないと、法令違反となります。
そのため、常に最新の法律情報に注意を払い、迅速な対応が求められます。
８．エクセルの問題を解決する人事管理システムとは？
エクセルでの人材管理には限界があり、より効率的で安全な人事管理システムの導入が注目されています。
人事管理システムは、従業員の基本情報やスキル管理、帳簿作成、人事評価など、人事業務を効率化するための多機能ツールです。
人事管理システムの機能とメリット、種類をわかりやすく解説
マイナンバー制度が施行されてから、人事管理システムの需要は広がりを見せています。現在では、人事部門の業務効率化に寄与するツールとして注目を集めていますが、提供会社によって管理方法や機能に違いがあるので...
人事管理システムの主な機能
人事管理システムにはさまざまな種類があり、すべての人事業務を一括で管理できるものもあれば、勤怠管理や人事評価など、特定の業務に特化したタイプもあります。
主な機能には以下のようなものがあります。
- 人事情報管理機能：従業員の基本情報、勤怠状況、スキルなどを一元管理
- 人事評価機能：あらかじめ設定した評価基準に基づき、従業員の業績や行動を評価
- 人材分析機能：蓄積された従業員データを分析し、レポートやチャート形式で可視化
- 給与計算機能従業員の在籍期間やスキル、職務経歴などを基に、給与額を自動で計算
【早わかり】人事管理システムの機能について解説
人事管理システムとは、人事管理を効率的に行うためのツールです。ここでは、人事管理システムについて解説します。
１．人事管理システムに必要な機能は何か？
人事管理システムに必要なものとは、人事管理で発...
人事管理システムのメリット
主なメリットは以下の通りです。
- 業務効率の向上：手作業での入力や計算が自動化され、作業時間を大幅に削減
- 人的ミスの軽減：自動計算や二重入力の防止により、給与計算などのミスを削減
- データの一元管理：正社員だけでなく、アルバイトや派遣社員、契約社員など多様な人材を一括管理。情報の検索や集計も容易
- 人材配置の最適化：スキルや人事評価をもとに適材適所に配置
- セキュリティの強化：アクセス権限の設定や操作履歴の管理により、個人情報の保護を強化
- コンプライアンスの向上：法改正にも迅速に対応
人事管理システム選定のポイント
人事管理システムにはさまざまな種類があります。
自社に最適なものを選ぶには、以下のポイントを確認しましょう。
- 自社に必要な機能が備わっているか
- 使いやすい操作性か
- 権限設定の自由度が高いか
- 他のシステムとスムーズに連携できるか
- 充実したサポート体制が整っているか
- 料金は適切か
人事管理システム10選｜比較ポイントと自社に必要な機能は？
人事管理システムとは、人事管理を効率化するためのシステムの総称です。人事管理システムの機能や比較するときのポイント、人事管理システム10選について解説します。
１．人事管理の必要性
人材の確保と育成...
人事管理システムの導入事例
さいごに、人事管理システムを導入し効果を上げている企業事例を紹介します。
株式会社モバイルファクトリー
株式会社モバイルファクトリーは、ゲームアプリやコンテンツサービスを提供する企業です。
同社では、エクセルでの評価管理と人事システムでの基本情報管理が別々に行われており、情報を整理するのに手間がかかるという課題がありました。
この問題を解決するために、人事管理システム「カオナビ」を導入し、人事情報を一元管理できる体制を整えました。
カオナビを選んだ理由は、管理職が直感的に操作できる使いやすさに加え、組織変更や人事制度の見直しが多い同社にとって、管理項目を自由に追加・修正できる柔軟性が大きな魅力だったからです。
導入後は、人事情報の可視化が進み、経営陣や管理職が迅速に必要な人材データを把握できるようになりました。
特に現場の管理職からは、評価業務がスムーズに進むようになったと高く評価されています。
カオナビ導入事例：
株式会社モバイルファクトリー｜上場を機に、より事業に集中できる環境を目指して組織体制の改善を強化。カオナビの活用で、現場管理職を「恐怖の人事評価業務」から解放！
