従業員名簿のエクセルテンプレートとは? 項目内容、作成の注意事項、保管方法、保存期間について

従業員名簿とは、労働基準法にもとづく法定三帳簿のひとつ。企業の規模や業種にかかわらず労働者を雇い入れる際は必ず、従業員名簿(労働者名簿)を整備しなければなりません。こうした従業員名簿を作成する際、従業員名簿のエクセルテンプレートを使うと非常に便利なのです。

1.エクセルで使える従業員名簿のテンプレートとは?

従業員名簿のエクセルテンプレートとは、労働者を雇い入れる際に必ず整備しなければならない従業員名簿をエクセル上で管理するためのひな形のこと

労働基準法第107条・労働基準法施行規則第53条にて、「企業は従業員の氏名や生年月日、履歴などの情報を従業員名簿という帳簿で管理する」と義務付けられているのです。

従業員名簿を作る方法は2つ。紙ベースでの管理とPCデータでの管理です。PCデータで管理する場合、厚生労働省や東京労働局などがエクセルで使えるひな形を用意していますので、そちらを利用すると便利です。

メリット1:エクセルテンプレートは入手しやすい

従業員名簿をPCデータで管理するメリットのひとつが、テンプレートを入手しやすいという点。先に挙げた厚生労働省や東京労働局のほか、さまざまなwebページでテンプレートを公開・配布しています。

人事管理システムを使った従業員名簿の作成も可能です。しかしその場合、システム導入に別途コストが発生するため、実務とコストのバランスを考慮する必要があります。

メリット2:エクセルテンプレートは活用しやすい

エクセルテンプレートは専用のシステムに比べて活用しやすいです。WindowsのPCなら、はじめからエクセルが搭載されているものも多いでしょう。それにより新規導入のコストを抑えられます。

また人事管理システムのなかにはエクセルデータからの取り込みが可能なものも多いです。将来的に移行を考えている場合、スムーズに進められるでしょう。

従業員名簿にエクセルのテンプレートを活用すると、名簿作成や管理にかかるコスト・労力を減らせます

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2.エクセルで使える「従業員名簿」とは?

エクセルで使える従業員名簿の場合、「エクセルの取り扱いに慣れた従業員がいる」「web上に操作ノウハウが数多く掲載されている」点から、導入のハードルをぐっと下げられます。しかしそもそも従業員名簿とはどういうものなのでしょう。

従業員名簿は、企業が必ず作らなければならないもの

従業員名簿とは「労働者名簿」とも呼ばれる帳簿のことで、労働者の氏名や履歴、雇用年月日などを記載します。企業の大小にかかわらず、労働者を雇用するすべての組織に従業員名簿の作成、保管、更新が義務付けられているのです。

法律で作成が定められている

従業員名簿は労働基準法第107条にて作成および整備・保管が義務付けられています。「従業員名簿を整備する」=「労務管理を適切に行う」でもあるため、企業の労務管理評価に直結する帳簿といってもいいでしょう。

従業員名簿には人事労務に欠かせない情報が集約されています。そのため場合によっては、労働基準監督署による調査で閲覧や提出を求められる場合もあるのです。

従業員名簿は法定三帳簿のひとつ

従業員名簿は、法定三帳簿のひとつ。法定三帳簿とは、事業主が事業場に必ず備えておかなければならない書類のことで、該当するのは以下の3つです。

  • 労働者名簿:人事・労務に必要な従業員情報を集約した名簿
  • 賃金台帳:従業員一人ひとりに対する給与の支払い状況を集約した帳簿。労働日数や時間外労働時間数、基本給や手当などの種類、控除項目などを記載する
  • 出勤簿:従業員一人ひとりの労働時間を把握するための帳簿。出勤日と労働日数、出社退社時刻、時間外労働を行った日付と時刻、時間数などを記載する

パートやアルバイトなども対象

労働基準法第107条では、従業員名簿の記載対象を「各労働者」と定めています。労働者とは事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者。つまり企業が賃金を支払っているすべての労働者が、従業員名簿の記載対象になるのです。

従業員を一人でも雇っていれば、たとえ個人事業主でも従業員名簿を作成しなければなりません。

従業員名簿とは、法律で作成が義務付けられている法定三帳簿のひとつ。名簿の不備や不正が認められた場合、労働基準監督署の是正勧告対象となります

3.エクセルの従業員名簿に記載する項目の内容とは?

従業員名簿の形式は、法律で定められていません。紙ベースでの作成をはじめ、電子媒体を利用した作成・管理も認められています。しかしいずれの場合も記載する項目は決められているのです。

定められている記載必須の9項目

労働基準法第107条にて、従業員名簿は以下9つの項目を5つの見出しに分けて記載すると定められています。

  1. 労働者氏名
  2. 生年月日
  3. 性別
  4. 住所
  5. 履歴
  6. 従事する業務の種類
  7. 雇入年月日
  8. 退職年月日
  9. 死亡年月日

ここではそれぞれの項目で記載する内容や、注意点などについて解説します。

氏名、生年月日、性別、住所

まずは従業員の基本情報として氏名、生年月日、性別、住所を記載します。ここで記載する氏名は戸籍上のもの。結婚後に社内で旧姓を使用している場合、従業員名簿に旧姓を記載しないよう注意しましょう。

交通費の計算も、従業員名簿に記載された情報をもとに算出します。現住所が住民票と異なる場合は、実際に現在居住している住所を記載しましょう。

履歴

異動や昇進など、社内の履歴を記載します。記載範囲に関しては法的に明示されていないため、一般的に自社内における異動や配置転換などの履歴を記載するのです。

これらの履歴は労災保険法上の業務災害として判断を迫られた際、重要な判断基準となります。必要に応じて最終学歴や社外職歴、保有資格などを管理する場合もあるのです。

従事する業務の種類

営業や人事、経理業務や技能工など、従業員の役割や業務内容が分かるように記載します。そして配置転換や業務変更があった際は、その都度この項目と「履歴」を改訂するのです。

なお従業員数が30人未満の事業では、複数業務を兼任する場合も。そのため記入を省略するときもあります(労働基準法施行規則第53条第2項)。

雇入年月日・退職年月日

人事労務のトラブルを防ぐため、雇入年月日や退職年月日も従業員名簿で管理します。雇入年月日の項目には、採用決定日ではなく、雇用開始日を記載しましょう。この情報は年次有給休暇の発生日に影響するため、正確な日付を記載しなくてはなりません。

退職の事由が解雇の場合、退職年月日とあわせて理由も記載します。従業員都合の場合は特に理由などを記載する必要はありません。

死亡年月日

従業員が在職中に死亡した場合、死亡の原因が労災にあたるかどうかを判断しなければなりません。亡くなった年月日とあわせて事故や病気、労災事故などの原因を記載します。

これらのほかに従業員本人の承諾を得たうえで、「健康保険被保険者番号」や「基礎年金番号」、「雇用保険被保険者番号」などを管理する場合もあるのです。

最後の健康保険や厚生年金に関する情報は必須事項ではありません。しかし労務管理wpスムーズに遂行するため、本人の承諾を得たうえで管理する場合もあるのです

4.エクセルの従業員名簿を作成するときの注意事項

従業員名簿を作成する際は、以下の3点に注意しましょう。

  1. 従業員名簿は事業場ごとに作成する
  2. 名簿作成の対象となるのはすべての従業員
  3. 個人情報の取扱いに注意する

①従業員名簿は事業場ごとに作成する

労働基準法では「労働者名簿および賃金台帳を事業場ごとに調製し、厚生労働省令で定める事項を記入する」と定めています。事業場とは一定の場所で継続的に作業が行われる支社や営業所、店舗や工場などのこと。

従業員名簿は企業全体としてひとつの名簿とするのではなく、本社以外に事業場がある場合はそれぞれの事業場ごとに作成・保管しなければなりません。

②名簿作成の対象となるのはすべての従業員

先に触れたとおり、労働基準法第107条では名簿の記載対象者を「各労働者」と定めています。ここでいう労働者とは、事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者のこと(同法第9条)。

正社員だけでなく、パートやアルバイトなど短時間勤務の従業員も従業員名簿の記載対象となります。対象者の記載がなかったり、不備があったりすると是正勧告の対象となるため注意が必要です。

例外もある

以下の労働者は管理の対象外となる場合があります。

  • 日雇い労働者:会社と日々雇用契約を結び、その都度採用されるため記載義務は発生しない
  • 派遣労働者:派遣元が管理するため、派遣先の作成管理義務は発生しない
  • 代表者、役員:労働基準法における「労働者」に該当しないため、労働基準監督署の調査対象にならない(社会保険の被保険者には該当するため、一般労働者と同じく帳簿書類の提出を求められる)

③個人情報の取扱いに注意する

従業員名簿では氏名や住所など個人のプライバシーにかかわる情報を多く取り扱います。当然、これらの情報は個人情報保護法の対象となるため、適切な管理が必要です。

従業員名簿を作成する際は、個人情報の収集目的や使用範囲などを明確にし、従業員の同意を得たうえで実施しなければなりません。また労働基準監督署をはじめとする第三者が従業員名簿を閲覧する場合も、事前に従業員の承諾を得ておく必要があります。

従業員名簿を含む法定三帳簿は3年間の保存が義務付けられているのです。年度末や異動、退職に合わせて破棄してしまわないよう注意しましょう

5.エクセルの従業員名簿を保管するには?保管方法と保存期間について

氏名や住所、雇入年月日など、従業員のさまざまな個人情報を取り扱う従業員名簿。いったいどのくらいの期間、どのような方法で保管しておくのでしょうか。ここでは従業員名簿の保存期間とその方法、更新のタイミングについて解説します。

保存期間

従業員名簿を含む法定三帳簿は、労働基準法第109条において次のように定められています。「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を起算日から三年間保存しなければならない」

従業員名簿でいう起算日とは、従業員の退職や解雇、死亡の日のこと。従業員の入社日や雇入日ではありません。

保存方法

労働基準法では従業員名簿の保存方法について、明確に定めていません。これまでどおり紙ベースで管理する企業もありますが、最近では業務の拡大やペーパーレス化に伴ってデータ保管に切り替える企業が増えています。

労働基準監督署による調査などで閲覧の要請があった場合すぐに答えられれば、どちらの形式でも問題ありません。

すぐに表示・印刷ができる状態にしておく

最近、従業員名簿をデータで管理する企業が増えました。なぜならスムーズな閲覧や遅延のない更新が可能だからです。従業員名簿をエクセルやPDFなどデータで管理する際は、以下2つの条件をクリアしておきましょう。

  1. 事業場ごとに従業員名簿を表示、印刷できる環境を整える(印刷機などの整備)
  2. 従業員名簿の閲覧、提出要請があった場合、スムーズに提出できよう用意しておく

更新のタイミングとは?

労働基準法施行規則第53条にて、「記載事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければならない」と定められています。「結婚して苗字が変わった」「引っ越しによって住所が変わった」場合はその都度、名簿を更新しましょう。

更新の遅延や不備は人事労務の業務が停滞するだけでなく、架空請求や労働基準法違反を引き起こす要因にもなりかねません。

従業員名簿は労働者を雇用し続ける限り常に整備・保管しなければならない帳簿です。不備のないよう正しく管理していきましょう