労働者名簿とは? 書き方ガイド、記入例、テンプレート、保管方法

企業が労働者を雇い入れる際、必ず整備しなければならない労働者名簿という帳簿があります。

労働者名簿は、対象労働者や業務の種類など注意すべきポイントが複数あるため注意しなくてはなりません。

ここでは労働者名簿を整備するにあたってあらかじめ知っておくべき、

  • 労働者名簿とは何か、
  • 労働者名簿の書式や記入例
  • テンプレート
  • 名簿の保存期間や保管方法

について紹介します。労働者名簿の書き方ガイドとして参考にしてみてください。

1.労働者名簿とは?

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労働者名簿とは、会社が従業員を雇い入れる際に整備する義務を持つ帳簿のひとつです。整備の有無は労働基準監督署のチェック対象となります。

ここでは、人事労務管理者が知っておくべき労働者名簿の基礎知識を下記のような労働基準法の観点から見ていきましょう。

労働者名簿の意義

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労働基準法第107条で整備が義務付けられている労働者名簿の整備は、会社で適切な労務管理を行うことを目的・意義としています。

労働者名簿を正しく作成しているかどうかは、その会社の労務管理の評価に直結します。労務管理は会社にとって最低条件といえるでしょう。

労働者名簿は法定三帳簿のひとつ

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労働者名簿は法定三帳簿の中のひとつです。

法定三帳簿とは、

  1. 労働者名簿
  2. 賃金台帳
  3. 出勤簿

を指します。すべてが労働基準監督署のチェック対象となっており、法律で決められた事項が記載されていることが求められています

①労働者名簿

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労働者名簿は、

  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 住所
  • 履歴
  • 雇入れ年月日
  • 退職(死亡を含む)年月日とその事由

などを記載したものです。30人以上の従業員がいる場合、各労働者が従事する業務の種類の記載も必要など、名簿に記載する事項は労働基準法で定められています。

労働者名簿の保存期間は三年間です。名簿の名称を「社員名簿」としている会社もあるようですが、労働基準法では「労働者名簿」の名称が使用されています。

②賃金台帳

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労働者名簿と並んで整備が義務付けられているのは賃金台帳で、

  • 氏名
  • 性別
  • 賃金ごとの計算期間
  • 労働日数
  • 労働時間数
  • 時間外労働
  • 休日労働
  • 深夜労働の時間数
  • 賃金の種類ごとの金額
  • 控除の内容とその額

などの記載が法律で定められています。

③出勤簿

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法定三帳簿の3つ目は出勤簿で、

  • 労働者の出勤日と労働日数
  • 日別の労働時間数
  • 時間外労働の日付と時刻・時間数
  • 休日労働の日付と時刻・時間数
  • 深夜労働の日付と時刻・時間数

などの記載が義務付けられています。

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2.労働者名簿は労働基準法第107条による義務

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労働者名簿については、労働基準法第107条に

「使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない」

と、その義務が掲載されています。

調製義務は日本の法令で決まっている点を覚えておきましょう。

労働者名簿の作成義務のある企業は?

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労働者名簿の作成義務が発生する会社はどんな会社なのでしょう。

実は従業員を1人でも雇っていれば、その会社には労働者名簿の作成および整備義務が発生します。会社の規模にかかわらず、すべての法人企業が対象なのです。

個人事業主でも従業員を雇っている場合には、労働者名簿の整備が必須です。

労働基準法第107条にある労働者名簿の作成義務違反に該当すると、30万円以下の罰金となります。また労働者名簿がなかったり、記載内容に不備があったりすると労働基準監督署の是正勧告対象となります。

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3.【整備の重要性】労働者名簿の利用場面|どんなときに使う?

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労働者名簿はさまざまなシーンで使われます。どんなときに使うために整備する必要があるのか、見ていきましょう。

  1. 日常的な人事・労務管理
  2. 労働基準監督署の調査時
  3. 年金事務所による社会保険の調査時
  4. その他

①日常的な人事・労務管理

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労働者名簿は日常的な人事・労務管理で非常によく使われます。

たとえば、

  • 住民税の手続き
  • 社内研修
  • 配置転換
  • 年次有給休暇日数の計算

などといった人事管理上の手続き時です。

もし労働者名簿の記載に修正や追記がある場合は速やかに行いましょう。

②労働基準監督署の調査時

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不定期で労働基準監督署の調査が入る場合もあります。

その際、労働基準監督署に労働者名簿の原本提示や写しの提出が求められるのですが、そのとき未整備で提出できなかったり不整備の項目があったりすると、罰金が発生することもあります。

③年金事務所による社会保険の調査時

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労働者名簿は、労働基準監督署だけに関わる帳簿ではありません。

年金事務所による社会保険に関する調査時にも提出が求められます年金事務所は、会社の社会保険事務の適正化を図るため調査を行うのです。

賃金台帳や出勤簿とともに労働者名簿の提出も求められることが多くあります。

④その他

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雇用関係助成金の申請時などで労働者名簿の提出を求められることもあります。

労働基準法にも整備義務が明記されていますので、整備は不可欠です。

4.労働者名簿の作成方法

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会社に従業員が1人でもいれば、労働者名簿の作成義務が発生すると分かりました。では、労働者名簿はどのように作成するのでしょう。

  1. 労働者の対象者
  2. 事業場ごとに作成
  3. 書式・様式に取り決めはない

①労働者の対象者

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労働基準法第107条では、労働者名簿の対象を「各労働者」としています。労働基準法における「労働者」の定義は、「事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者(労働基準法第9条)」です。

つまり会社に雇われ、賃金を支払われている労働者であれば、すべての労働者を賃金台帳に記載しなければならないことになります。ただし雇用形態によって、一部の労働者は労働者名簿の記載対象外になっています。

次に、雇用形態と労働者名簿の記載についてみていきます。

契約社員

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会社に契約社員がいる場合、労働者名簿に記載する必要はあるのでしょうか。答えは、YESです。

一定期間の雇用を契約している労働者でも、「事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」という労働基準法第9条の労働者に該当します。契約社員であっても、整備義務のある労働者名簿への記載が必要です。

派遣社員

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派遣社員についてはどうでしょうか。派遣社員は派遣元企業の派遣社員として、派遣先企業に出勤し仕事を行います。仕事は派遣先企業で行いますが、賃金は派遣元企業が支払っています。

つまり派遣社員は派遣元企業の労働者ですので、労働者派遣法第44条5項により、労働者名簿や賃金台帳といった法定三帳簿は派遣元企業が調製義務を負うのです。

派遣先企業で労働者名簿などに派遣社員を載せる必要はありません

アルバイト

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アルバイトであっても、労働基準法第9条の「事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」に該当すれば、会社の労働者名簿への記載義務があります。

労働者名簿への氏名の記載は、仕事の内容や雇用形態などで判断するのではなく「事業所に使用され、賃金の支払われる者」を基準に考えるとわかりやすいでしょう。

パート

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勤務時間が比較的短いパートタイムも、契約社員やアルバイトと同様の考え方が適用されます。

「事業所に使用され、賃金の支払われる者」であれば、労働者名簿への記載義務が発生します。パートタイムといった短時間労働者でも、労働基準法で示されている記載義務事項を漏れることなく記載しておくことが必要です。

出向者

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出向者には、移籍出向と在籍出向、2つのパターンがあります。

  • 移籍出向の場合 出向元との雇用関係はなくなり、労働者名簿は出向先のみが整備義務を負う
  • 在籍出向の場合 出向元・出向先の双方と労働契約が成立していることになるため出向元・出向先の双方で労働者名簿への氏名等の記載義務が発生する

日雇い労働者

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会社によっては、日雇い労働者を雇い入れているケースもあるでしょう。

日雇い労働者とは、会社と日々雇用契約を結び日々雇用される労働者のことを指し、こうした労働契約を締結している労働者に関しては労働者名簿への氏名等の記載義務はありません

記載義務のない特殊なケースなので、しっかり覚えておきましょう。

役員

対象は労働者に限定され、会社役員は労働基準監督署の調査の対象になりません

ただし社会保険事務所の調査では会社役員も社会保険の被保険者となるため一般労働者と同様に労働者名簿や賃金台帳といった帳簿書類の提出が求められます。

よって、労働者名簿の整備はしておくべきでしょう。

②事業場ごとに作成

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労働者名簿は会社の人事部や総務部が一括で整備するものではなく事業場ごとに作成する必要があるのです。本店以外に支店や事業所がある場合には、それぞれの事業場で労働者名簿の整備をします。

個人情報の取り扱いに注意

労働者名簿は、

  • 労働者の氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 住所
  • 履歴
  • 雇入れ年月日

など個人のプライバシーに関わる項目が多く含まれるため個人情報保護法の適用対象となっています。

個人情報の取得については事前に各個人の同意を得て、収集した情報に関しての使用範囲を明確にし、かつ使用範囲を限定することが必要です。

③書式・様式に取り決めはない

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労働者名簿を作成する際、書式をどうすればいいのか迷っている方も多いようですが、実は労働者名簿の書式について特に取り決めはないのです。

労働者の氏名や性別、生年月日、住所、履歴、雇入れ年月日など必要事項が記載されていれば、どんな書式・様式でもかまわないのです。

電子媒体を利用した労働者名簿の作成も認められています。フリーソフトやアプリなども活用できますので、利活用しやすいものを使いましょう。データの場合も、PDF、Word、Excelなど形式は不問です。

大切な個人情報ですので、自社で安全に管理しやすいものを選択しましょう。

データの場合の注意点

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労働者名簿がPDF、Word、Excelなどのデータであった場合データをすぐに表示・印刷できる環境下でなくてはいけません。すぐにプリントアウトできる印刷機を事業所内に必ず備えましょう。

労働者名簿のテンプレート(雛形)を利用する

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労働者名簿のテンプレート(雛形)をダウンロードするのもおすすめです。パソコンで検索すると、さまざまな雛形が出てくるので比較検討してみるとよいでしょう。

厚生労働省テンプレート【様式第十九号】

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厚生労働省から「様式第十九号」という労働者名簿のテンプレートが出ています。厚生労働省のサイトから簡単にダウンロードできるので、一度チェックしてみるとよいでしょう。

「様式第十九号」

参考 様式第十九号厚生労働省

東京労働局テンプレート

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東京労働局も独自にWord形式で労働者名簿のテンプレートを作成しています。氏名、性別、生年月日、住所、履歴などの必要事項が網羅されており、すぐに利用できます。

様式集

参考 様式集厚生労働省 東京労働局

bizoceanテンプレート

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各種無料テンプレートを提供しているサイトbizoceanにも労働者名簿(従業員名簿)のテンプレートがそろっています。複数あるので、自社に合うものを選んでみてはいかがでしょうか。

「従業員名簿」の書式テンプレート

参考 「従業員名簿」の書式テンプレートbizocean

書式をエクセルで自作する場合には?

Spreadsheet Documents Data Analysis Worksheet Concept

労働者名簿は自作でも問題ありません。書式をExcelで自作する場合でも、必要事項が記載されていればよいのです。厚生労働省などの各種テンプレートは、縦書きが多く見られますが、横書きでもかまいません。

記載事項(見本)

労働者名簿の記載事項の見本を見ると、記載に関するイメージが湧くため便利です。しかし名簿への記載が必要な事項については、いくつか注意点があります。

労働者名簿 見本 記載例

画像をクリックすると拡大します

必要事項

労働基準法で労働者名簿への記載必要事項9つを定めています。その9つとは、

  1. 氏名
  2. 生年月日
  3. 性別
  4. 住所
  5. 従事する業務の種類
  6. 履歴
  7. 雇入れ年月日
  8. 退職年月日と事由
  9. 死亡年月日と事由

です。これらは、法律で定められている事項で、正確にかつ確実に記載しなくてはなりません。

労働者名簿は事業場ごとに整備しなければならないため労働者名簿を管理する担当者を決め、記載事項の変更などがある場合速やかに名簿の訂正や変更を行いましょう。

必須項目で注意するポイント

労働者名簿の整備時、必須項目9つについて疑問や質問が浮かぶこともあるでしょう。ここでは疑問や質問からいくつかをピックアップし、解説とともにご紹介します。実際の業務に役立ててみてください。

履歴とは?

労働者名簿の9つの記載必須項目のなかに履歴がありますが、これは入社前の職歴や最終学歴、あるいは社内での配置転換や人事異動などを指します

新卒の場合は最終学歴、中途入社の場合は最終学歴と入社前の職歴が必要です。入社後に関しては、配置転換や異動があった場合その都度、履歴の更新をしてください。

入社後の配置転換などの記載を忘れるケースが多くあります。労働者名簿は、常に更新作業が必要であることを認識しておきましょう。

人事異動とは? 意味、目的、時期、効果、種類、デメリット、法律とトラブルについて
人事異動とは、命令のもと人材の配置転換などをすること。多くの企業では、人事異動を企業経営の重要課題として考えています。 人事異動とは何か 人事異動の目的 人事異動の効果やデメリット 人事異動の種類 ...

学歴はどこからどこまでを書けばいい?

学歴はどこからどの範囲の記載が必須なのでしょう。答えは最終学歴のみです。

就職するまでに小学校、中学校、高等学校などさまざまな教育機関で教育を受けてきたかと思います。しかし労働者名簿には最終学歴だけの記載でよいのです。

空欄でもいい?

労働者名簿で不明な点があった場合、どのような対処がよいのでしょう。不明点の対応について特に法的な決まりはなく空欄でもかまいませんが、空欄にしないための努力は必要です。

また、空欄のままではなく可能な範囲で履歴を残すなどの工夫ができれば、何かあったときに役立ちます。

新卒の場合の書き方

新卒者を採用した場合、異動や配置転換といった内容は対象外ですので、そのほかの氏名、生年月日、性別、住所、履歴といった属性などの基本項目を埋めます。

配属が決まったら記載し、異動などあればその都度書き足していくというような流れがよいでしょう。

住所変更の場合の書き方

住所の変更があった場合、速やかに新しい住所を労働者名簿に反映させましょう。

何かあったときのことを考えて、履歴欄には年月日やどこからどこに住所変更したのかといった記録を残しておくとよいでしょう。

結婚して姓に変更があった場合の書き方

結婚して姓が変わった場合、速やかに対応し、労働者名簿に記載します。こちらも何かあったときに備え、履歴欄には氏名を変更した年月日や旧姓も記録しておくとよいでしょう。

家族構成が変更された場合の書き方

厚生労働省の労働者名簿のサンプルには、家族構成の項目はありません。ただ会社の様式で家族構成の欄がある場合、速やかに修正しましょう。

修正前の情報も必要になる場合があります。いつどのような理由で家族構成の変更があったか、しっかりと履歴欄に残すとよいでしょう。

従事する業務種類の書き方

  • 事務員の場合 経理事務や総務・労務事務
  • 建設業などの現場作業員の場合 大工、左官工、配管工

など労働者本人が就く業務の内容をわかりやすく記載することが必要です。労働者数が30人未満の場合は、記載事項の一部を省略できます

5.労働者名簿の保管方法

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労働者名簿は社員の個人情報が詰まった重要書類で、かつ法定帳簿のため保存期間が決まっています。法定三帳簿のうちのひとつである労働者名簿の保存期間や起算日など保管方法について見ておきましょう。

  1. 保存期間
  2. 起算日
  3. 更新頻度
  4. 変更履歴

①保存期間

労働者名簿の保存期間は、労働基準法第109条で定められており、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。」とあります。

労働者名簿は賃金台帳など人事関連帳簿や書類とともに、起算日から三年間は大切に保存してください。

②起算日

労働者名簿の保存期間三年の起算日はいつからと考えるのでしょう。賃金台帳の起算日が「最後に記入した日」となっているように、法定三帳簿の保存期間の三年という定義は、帳簿ごとに異なります。

労働者名簿は、従業員の退職や解雇または死亡のその日から起算して三年とされています。会社に雇われている労働者でなくなった日が起算日になるという理解でよいでしょう。

③更新頻度

労働者名簿は、異動や配置転換の履歴を記載する義務がありますし、労働者が引っ越しをした場合には住所を更新しなくてはなりません。

更新については、労働基準法第107条2項にて「遅滞なく訂正しなければならない。」と決められています。

④変更履歴

変更事項があった場合、変更履歴も残す必要があるのか気になるでしょう。労働者名簿の変更履歴を保存しておく必要はありません。

最新情報が記載されていれば、労働基準法上問題はないのです。しかし履歴を残しておくと後になって役立つこともありますからできる限り残しておきましょう。