従業員のスキルを正確に把握し、適切な配置や育成計画を立てることは、組織全体の成長につながります。その手段として、エクセルを活用したスキル管理を行っている企業も多いでしょう。
この記事では、エクセルで効率化できるスキル管理業務や、そのメリット・デメリット、作業を効率化できるテンプレートを紹介します。
さらに、スキルマップの具体的な作成方法や運用時のポイントについても解説します。
エクセルを活用してスキル管理を効果的に行いたい方や、より便利な管理方法を探している方は、ぜひ参考にしてください。
目次
１．エクセルで効率化できるスキル管理の業務
スキル管理は、エクセルを使って効率化できます。
ここでは、エクセルで効率化できる業務の種類と、その具体的な活用方法をわかりやすく解説します。
スキルマップの作成
スキルマップは、従業員の保有するスキルや習熟度を一覧化した表です。
エクセルを使って、縦軸に必要なスキル項目やスキルの説明、横軸に従業員名を配置し、各セルにスキルレベルを数値で入力する形式で作成できます。
また、条件付き書式を使用して、スキルレベルに応じてセルの色を自動的に変更することで、視覚的にわかりやすいマップも作成可能です。
この方法により、従業員のスキル状況を一目で把握でき、適切な人材配置や育成計画の立案に活用できます。
スキルマップとは？ 目的や導入メリット、作り方や項目例を解説
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スキルデータの集計と分析
エクセルの関数やピボットテーブル機能の活用により、各従業員のスキルデータを効率的に集計・分析できます。
例えば、特定のスキルを持つ従業員の人数や、各スキルの平均習熟度を算出すれば、社内のスキル分布を可視化できます。
これにより、スキルギャップの特定や、重点的な育成が必要な分野の抽出が可能です。
データの共有
エクセルで作成したスキルマップや集計データは、OneDriveやSharePointなどのクラウドサービスで簡単に共有できます。
リアルタイムで情報を更新できるため、関係者間でスムーズな情報共有ができるでしょう。
アクセス権限の設定
アクセス権限の設定で、必要な人だけが閲覧・編集できるようになり、情報セキュリティも確保できます。
さらに、ユーザーがワークシート内で操作できる範囲を制限できるため、重要なデータの誤削除や不正な編集を防げます。
スキル管理テンプレートの活用
厚生労働省が提供するエクセルのスキルマップテンプレート（職業能力評価シート）など、スキル管理に役立つテンプレートがいくつかあります。これらを使えば、スキルマップや評価シートを簡単に作成できます。
さらに、自社のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズすることで、スキル管理業務の効率化と標準化が進むでしょう。
スキル管理とは？ 目的と方法、メリットやスキルマップを解説
スキル管理とは、従業員が持つスキルや知識、能力を可視化し、組織全体で効果的に活用するために一元的に管理する仕組みです。従業員の強みや弱みを可視化することで、適材適所の人材配置や、スキルギャップを埋める...
２．スキル管理で使えるエクセルのテンプレート
厚生労働省は「職業能力評価シート」という名称で、エクセル形式のスキルマップテンプレートを公開しています。
このシートは、職種や業種ごとに求められるスキルや能力を網羅し、職業や業界に応じたスキルセットを体系的に整理できるように設計されています。
エクセルは編集できるので、自社のニーズに応じてカスタマイズして活用するのがおすすめです。
事務系職種向けのスキルマップテンプレート
事務系の以下職種に対応したスキルマップテンプレートが提供されています。
ぜひ該当する職種のテンプレートを参考にしてください。
- 人事・人材開発・労務管理・生産管理・ロジスティクス
- 経営戦略、情報システム、営業・マーケティング・広告
- 企業法務・総務・広報、経理・資金財務、経営管理分析・国際経営管理、貿易
出典：厚生労働省「職業能力評価シート（事務系職種）のダウンロード」
業種別スキルマップテンプレート
業種ごとに対応したスキルマップテンプレートが提供されています。
多様な業種に対応しているため、自社の業種に近いものを参考に活用するとよいでしょう。
- エステティック業
- 警備業
- 葬祭業
- ディスプレイ業
- 外食産業
- フィットネス産業
- 卸売業
- 在宅介護業
- スーパーマーケット業
- 電気通信工事業
- ホテル業
- ビルメンテナンス業
- アパレル業
- ねじ製造業
- 旅館業
- ウェブ、コンテンツ制作業
出典：厚生労働省「キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード」
３．スキル管理でエクセルを使うメリット
エクセルを活用したスキル管理には、以下のメリットがあります。
コストを抑えられる
エクセルを活用すれば、専用のスキル管理ソフトを導入するよりも、コストを大幅に削減できます。
多くの企業では、すでにマイクロソフトオフィスを導入しているため、追加の費用をかけずにすぐに始められます。
また、エクセルの基本操作は広く普及しているため、新たな研修や講習にかかる人的コストも最小限に抑えられるでしょう。
スキルマップを簡単に作成できる
手軽にスキルマップを作成できるのも、エクセルでスキル管理を行うメリットの一つです。特別なツールや高度な技術を必要とせず、基本的なエクセルの操作スキルがあれば問題ありません。
また、ニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。例えば、業種や職種ごとに異なるスキルセットを管理する場合でも、エクセルなら簡単に項目を追加・編集できます。
他システムと連携できる
エクセルは、他のシステムやツールとの連携が容易である点も魅力です。例えば、CSV形式でデータをインポート・エクスポートすることで、既存の人事システムやデータベースと情報を共有できます。
これにより、スキル管理に必要なデータの一元管理が可能です。
４．スキル管理でエクセルを使うデメリット
エクセルは、手軽にスキル管理できるツールですが、いくつかのデメリットもあります。
ここでは、主な課題を3つ説明します。
従業員数が多いと、スキル管理が複雑化しやすい
エクセルは小規模なデータ管理には適していますが、従業員数が増えるなど大規模なデータ管理になると、複雑になります。
データ量の増加によって、ファイルの処理速度が低下し、操作性が悪化する可能性も考えられます。
また、複数のエクセルファイルやシートで管理を行う場合、データの整合性が保ちにくくなり、効率的なスキル管理は難しくなるでしょう。
スキル情報が常に最新か把握しづらい
エクセルによるスキル管理では、情報の更新を手作業で行う必要があるため、常に最新の状態を維持することが困難です。
更新漏れが発生すると、スキル情報が古くなり、効果的な人材配置や適切な力量評価ができなくなるでしょう。
スキル保有者の横断検索が難しい
エクセルは基本的に個別のファイルでデータを管理するため、複数のデータにまたがる横断的な検索はできません。
特定のスキルを持つ従業員を見つけ出すには、各ファイルを個別に確認する必要があり、手間と時間がかかります。
また、エクセルの検索機能は文字検索などの簡易な方法しかなく、高度なフィルタリングが求められる場合には対応できません。
そのため、プロジェクトチームの編成や人材配置の最適化が遅れ、業務効率の低下につながる可能性があります。
５．エクセルを使ったスキルマップの作り方
スキルマップは、シンプルな形式であればエクセルを使って手軽に作成できます。
ここでは、エクセルを活用したスキルマップ作成の手順を詳しく解説します。
- スキルマップの作成目的を明確にする
- スキルを洗い出し項目を定める
- 評価基準を設定する
- スキルマップを作成する
- スキルマップを定期的に更新・調整する
①スキルマップの作成目的を明確にする
まず、スキルマップを作成する目的を明確にしましょう。
例えば、従業員のスキルを可視化して適切な人材配置を行う、教育・研修の計画を立てる、採用活動の指針とする、などが考えられます。
目的の明確化によって、スキルマップに盛り込むべき項目や評価基準が定まり、効果的な運用が可能です。
②スキルを洗い出し項目を定める
次に、業務に必要なスキルを洗い出し、スキルマップに記載する項目を決定します。
具体的には、各職種や役職ごとに求められる知識や技術、資格などをリストアップします。
ここでは、厚生労働省が提供する「事務系職種の職業能力評価シート」の営業職レベル1を参考に、営業職のスキル項目の整理の仕方を紹介します。
抽出したスキルを「能力ユニット（大分類）」と「能力細目（小分類）」に分け、「職務遂行のための基準」を設定し、以下のようにエクセルにまとめます。
出典：厚生労働省「事務系職種の職業能力評価シート_営業・マーケティング・広告_レベル１」
③評価基準を設定する
各スキルの習熟度を評価するための基準を設定します。
例えば、1から5の数値や「◯、△、✕」の3段階で評価する方法が一般的です。明確な評価基準を設けることで、評価者間のばらつきを防ぎ、公平で客観的なスキル評価が可能です。
＜評価基準の例＞
- ◯：自力で対応でき、他者に指導できるレベル
- △：ほぼ自力で対応可能だが、一部サポートが必要なレベル
- ✕：常に上司や周囲の支援を必要とするレベル
評価基準とは？【作り方をわかりやすく】目的、項目の具体例
評価基準とは評価するための水準であり、公平かつ客観的な評価を行ううえで重要な指標です。人事評価への不満は優秀人材の離職の原因ともなり、最悪のケースでは業績不調を招く恐れもあります。
今回は、評価基準と...
④スキルマップを作成する
スキルマップで管理するスキルの項目や評価基準を決定したら、実際にスキルマップを作成しましょう。各項目について、従業員ごとにスキルレベルの評価を記入します。
一からスキルマップを作り上げるのは手間がかかるため、厚生労働省が提供する業種別テンプレートの活用がおすすめです。
準備した内容をテンプレートに組み込めば、自社の実情に即したスキルマップを効率的に作成できます。
⑤スキルマップを定期的に更新・調整する
作成したスキルマップは、現場で積極的に活用し、定期的に見直し・修正を行いましょう。
従業員のスキル習得状況や業務内容の変化に応じて、スキル項目や評価を更新すれば、常に最新の情報を反映できます。
また、運用を通じて得られたフィードバックを基に、スキルマップの構成や評価基準をブラッシュアップし、より実効性のあるツールへと更新しましょう。
６．スキル管理でエクセルを使う際のポイント
エクセルを活用して効果的にスキル管理するために、押さえておきたいポイントを2つ紹介します。
スキルマップの作成者・評価者を決める
スキルマップを作成・運用する際には、誰が作成し、誰が評価するのかを明確に決めることが不可欠です。作成者は、人事部門や各部署の管理者など、業務内容や求められるスキルを熟知している人物が適任です。
評価者についても、直属の上司やチームリーダーなど、日々の業務を直接監督している人が担当することで、より正確な評価が期待できます。
明確な役割分担により、スキルマップの信頼性と活用度が高まるでしょう。
運用・管理のマニュアルを作成する
スキルマップを効果的に活用するためには、運用・管理の手順を定めたマニュアルの作成が欠かせません。マニュアルには、スキルマップの目的や作成手順、評価基準、更新頻度などを詳細に記載します。
これにより、関係者全員が共通の理解を持ち、統一された方法でスキル管理を行えます。また、マニュアルの整備により、新任の担当者や評価者への引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。
定期的にマニュアルの内容を見直し、最新の業務状況や組織体制に合わせて更新することも大切です。
７．スキル管理でエクセルを使う際の注意点
エクセルを活用したスキル管理は手軽に始められますが、効果的に運用するためにはいくつかの注意点があります。
ここでは、主な注意点を3つ解説します。
- 小規模でテスト運用する
- 現場に即したスキル項目を設定する
- 規模の大きい企業はスキル管理システムの導入を検討する
小規模でテスト運用する
スキル管理を導入する際は、まず小規模なチームや部署で試験的に運用することがおすすめです。
これにより、実際の業務フローに適合するか、運用上の問題点はないかを確認できます。
テスト運用の結果をもとに、スキル項目や評価基準、データ入力の手順などを見直し、全社展開に向けた改善を図りましょう。
現場に即したスキル項目を設定する
スキル管理を効果的に行うためには、現場の実情に即したスキル項目の設定が不可欠です。
汎用的なテンプレートをそのまま使用するのではなく、自社の業務特性や職種ごとの具体的なスキルを洗い出し、項目化しましょう。
また、現在必要なスキルだけでなく、将来的に重要となるスキルも見据えた検討が欠かせません。
現場のマネージャーや従業員の意見を取り入れながら、定期的にスキル項目を見直し、常に最新の業務ニーズに合わせたスキルマップの維持が求められます。
規模に応じてシステムの導入を検討する
エクセルは手軽に使える一方で、データ量が増加すると管理が複雑化します。さらに、セキュリティ面においても課題があり、機密性の高い人事情報の保護が困難です。
特に、従業員数が多い企業や複数部署でのスキル管理では、エクセルの運用に限界があるでしょう。
こうした課題を解決するには、スキル管理システムの導入が効果的です。全従業員のスキルデータの一元管理や可視化、検索、分析など、より効率的に運用できます。
８．エクセルの問題を解決するスキル管理システムとは？
スキル管理システムは、従業員のスキルや資格、経験などの情報を一元管理し、可視化するためのツールです。
ツールを使うことで、組織の強みや課題を把握できます。蓄積されたスキルデータをもとに、人材育成を計画的に進め、最適な人材配置を実現します。
さらに、スキル情報を経営戦略や事業計画の立案にも活用し、組織運営の質を向上させます。
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社員のスキルを一元管理できるスキル管理...
スキル管理システムの主な機能
スキル管理システムの主な機能は以下のとおりです。
- スキルデータの一元管理：各従業員のスキル、資格、経験などの情報を登録・管理
- 資格・経験・研修履歴の管理：各従業員の資格取得状況や業務経験を記録し、更新のタイミングを管理
- スキルマップの作成：従業員のスキルレベルを視覚的に表示し、組織全体のスキル状況を可視化
- 最適な人材配置の検討：配置や異動、ローテーションを最適化するためのスキル情報の横断的な検索・把握
- 教育・研修の計画支援：スキルギャップを分析し、必要な研修や教育プログラムを提案
スキル管理システム導入のメリット
スキル管理システムの導入によって、以下のメリットが期待できます。
- 現場のスキル管理を効率化し、業務負担を軽減
- スキルや資格、教育データを統合し、情報を見える化
- 資格保有者を正確に把握し、更新期限の管理を徹底
- 従業員ごとの適切な育成プランを策定
- 最適な人材配置、異動、ローテーションを支援
- スキルデータを活用した人員計画の作成
- スキルデータに基づく客観的な人事評価
- 従業員が主体的にキャリア形成を進められる環境を提供
スキル管理システム選定のポイント
スキル管理システムを選ぶ際には、以下の点に注意すると良いでしょう。
- 自社の目的に合致した機能：導入の目的を明確にし、必要な機能が備わっていること
- 操作性：直感的に使えて、ストレスがないこと
- 導入形態：クラウド型かオンプレミス型か。自社のIT環境や運用方針に適した形態を選択する
- サポート体制：導入後のサポートやトレーニングが充実しているか
スキル管理システムの導入事例
最後に、スキル管理システムの企業導入事例を紹介します。
沖電気工業株式会社
沖電気工業株式会社は、電気機器の製造・販売を行う通信機器メーカーです。
従業員の属性情報が複数のシステムで管理されており、情報の分断が生じていました。
また、人事施策に関する情報がエクセルなどで個別に保管されていたため、データの集約が困難な状況でした。
これらの課題を解決するため、タレントマネジメントシステム「カオナビ」を導入し、プロファイルブック機能を活用して従業員情報の一元化を進めています。
プロファイルブックに従業員の基本情報、スキル、経験、評価履歴を集約し、入社から現在までのデータを一目で把握できる仕組みを構築しました。
その結果、データ整理の手間や時間を大幅に削減できています。
さらに、大規模な組織改編の際も、経営層を巻き込んだ戦略的な人材マネジメントが可能となっています。
参照：カオナビ導入事例「従業員情報の一元管理で“人材の見える化”を実現」
評価業務の「めんどうくさい」「時間がかかる」を一気に解決！
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・人事評価システム「カオナビ」とは？
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