スキル管理システムとは? 必要な理由、導入メリット、スキルマップについて

社員のスキルを一元管理できるスキル管理システムの必要性・導入メリット・スキルマップなどについて、解説します。

目次

1.スキル管理システムとは?

スキル管理システムとは、社員のスキルや知識情報などを一元管理できるシステムのこと。さまざまな視点で社員の能力を可視化し、人事評価や戦略的な人材配置、経営戦略などに活用するもので、多種多様な業種や業務で導入されています。

社員のスキルを総合的にマネジメントできる

公的資格や社内認定資格の管理のほか、社員のスキルを総合的に管理できます。スキルとして挙げられるものは、資格・技術力・知識のほか、数値化できない業務経験による習熟・キャリアなど。これらを可視化して一元管理するのです。

たとえば人材能力を把握して戦略立案に活用したり、組織やプロジェクト内のスキル分析などを行ったりします。

スキルを一元管理できる

システムで管理しているため、部門が違っても一元管理できます。各企業内で独自に必要とされる実務ベースのスキル管理、部門や部署によるスキル管理など、目的に応じてスキル管理できるのです。

また企業やグループ全体のスキル総量も把握できます。ここから、不足しているスキルや活用できるスキルなどが判断できるでしょう。

スキル管理システムとは、社員のスキル・資格・技術力・知識・キャリア・業務経験などを一元管理する、システムのことです

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2.スキル管理システムの「スキル管理」とは?

スキル管理システムの「スキル管理」とは、社員のスキルをデータとして共有し管理すること。以下のような項目を可視化して管理し、そこから今後必要となるスキルを明らかにしていきます。

  • 公的資格
  • 技術力
  • 知識
  • 数値化できないスキル

スキル管理の具体的な内容について、見ていきましょう。

社員のスキルを評価、設計する

社員が職務で成果を生み出すために必要なスキルを、職務行動ベースで評価・設計します。たとえば、商談スキル・営業スキル・プロジェクトマネジメントスキル・コーチングスキルなど。

スキルがきちんと評価されれば、社員のモチベーションアップにつながり、それは会社の業績アップや成果創出にもつながります。スキル評価を人材育成として運用している企業もあるほどです。

社員の持つスキルを可視化する

数値化できない経験値やコミュニケーション能力なども、データとしてストックします。
目に見えない個人の能力・知識・経験なども含めてデータとして可視化して、人事評価や異動などの参考にするのです。

さらに「社員個人の優れている部分」「今後伸ばす必要がある分野」を分析すると、人材育成・人材開発の戦略について、考察できます。

最適なスキル目標を比較しながら管理

社員のスキル情報は、能力目標として管理します。前回のスキルチェック時の結果や、会社が要求するスキル水準と比較して、適切なスキル目標を管理するのです。

これにより社員が持っていないスキルを理解できるため、次ステップに進むため必要なスキルが具体的になるのです。結果、目標も立てやすくなり、やるべきことも明確になるでしょう。

スキル管理は、数値化できないスキルも含めてデータとしてストックします。そしてスキル評価や適切なスキル目標と比較した管理を進めるのです

3.スキル管理が必要な理由4つ

なぜ、スキル管理が必要なのでしょうか。その理由について、見ていきましょう。

  1. 全体かつ個々のスキル情報を共有するため
  2. 人材の発掘と最適な配置を行うため
  3. 個々のスキルアップ目標を管理するため
  4. 人材育成やスキル継承のため

①全体かつ個々のスキル情報を共有するため

社員個々のスキルを可視化すると、スキルマップや各種グラフなどによって、「メンバーのスキルや教育状況」「社員一人ひとりが持っている資格やスキル」「教育や研修の受講履歴」「業務経験」などを一元管理して共有できるのです。

また部署やグループ単位での弱みとなっているスキルなども把握できます。

②人材の発掘と最適な配置を行うため

社員のスキルを把握しておくと、必要なタイミングで素早く適材適所に社員を配置できます。表には出ない隠れたスキルがある人材を、そのスキルにマッチした部署に配属できれば、会社に大きなメリットを生み出せるでしょう。

また自分の能力を発揮できる部署に配属されれば、社員のモチベーションも向上します。

③個々のスキルアップ目標を管理するため

社員がどのようなスキルを持つかをリスト化したスキルマップやスキル管理シートを作成して、個々のスキルアップ目標を管理します。

スキル管理シートでは、職種や階層、年次などに分けてスキル目標を設定するのです。各社員のそれぞれのスキルに対する習熟度を数値で表すと、社員が効率よくスキルアップできます。

④人材育成やスキル継承のため

スキルレベルの評価基準を明確化し、習得できていない部分を身に付けていけるよう目標を立てると、計画的に若手を育成できます。

またスキルを習得するだけでなく、習得するための学習方法も意識しながら理解することも重要です。若手の成長も加速するので、スキルの継承には必要なポイントといえます。

社員のスキル情報を活用すると、会社の業績アップや社員のモチベーションアップなど、よい効果を生み出します

4.スキル管理システム導入のメリット4つ

スキル管理システム導入のメリットを4つ、解説しましょう。

  1. プロジェクトに必要なスキルがあるかどうかを見極められる
  2. 優秀なスキルをもつ人材の発掘と適材適所の配置
  3. 人事異動の効率化
  4. ミスの削減

①プロジェクトに必要なスキルがあるかどうかを見極められる

最良なプロジェクトメンバーを選出しようとする際、社員の通常業務に必要なスキルの有無を一元管理すると、個々のスキルにあった業務を割り振れます。

たとえば、システム開発部門では開発技術が求められるでしょう。全社員のスキルや能力を把握しておくと、プロジェクトや業務内容とのスキルのミスマッチを防げるのです。

②優秀なスキルをもつ人材の発掘と適材適所の配置

現在の部署では発揮しきれていない優れたスキルや能力がある隠れた人材を、そのスキルにマッチした部署に配属し直せます。

優秀な人材が本領を発揮すれば、企業の業績アップにつながるなど、より大きなメリットを生み出すでしょう。適材適所に配置された社員もより一層意欲が湧くため、モチベーションアップにつながります。

③人事異動の効率化

システムを利用して全社員のスキル情報を一元管理するため、人事異動の際などにスキル情報をスムーズに引き継げます。

スキル管理システムでは、スキルがある人材を検索できるため、スキル別に人材を抽出できるのです。さらに人事異動の効率化はもちろん、適切な人材配置によりチームのパフォーマンスを拡大できるでしょう。

④ミスの削減

スキル管理システムによって社員のスキルを一元管理すると、国家資格や社内認定作業などのスキルや資格の更新漏れなどが発生しにくくなります。

資格更新を保有者本人に任せていた場合、更新漏れによる失効というミスが生じるでしょう。しかし資格の有効期限が近くなった際、アラームやメールで通知する機能を用いれば、更新漏れを防止できるのです。

スキル管理システムの導入は、業務の効率化はもちろん、優秀な人材の発掘や適材適所の配置を可能にします。これは企業にとって大きなメリットになるでしょう

5.スキル管理システムにもかかわる「スキルマップ」とは?

スキルマップとは、社員の能力やスキルを可視化して一覧にした表のことで、これにより社員がどのようなスキルや能力を持つかが分かるため、「適材適所の配置」「効率的な人事育成」などに役立つのです。

そんなスキルマップの特徴について見ていきましょう。

社員の持つ知識や技術を明らかにしたもの

会社の業務を遂行していくうえで必要となるスキルを一覧にするため、社員個々がどのような知識・技術をもっているのかが、明らかになるのです。

スキルは資格・技術・知識だけでなく、これまでの経験値や管理能力なども含まれます。このような可視化が難しいスキルを正確に判断するための基準も必要でしょう。

ISO9001でも使用されている

ISO9001の力量管理でも、スキルマップの使用は定番となっています。ISO9001とは、製品やサービスの質を管理するとともに、品質を高めて顧客が満足できるマネジメントの遂行を目的とした国際標準化機構が定めた、品質マネジメントシステムの国際規格のこと。

社員のスキルを把握して人材育成を実施する際に、スキルマップは重要とされています。

6.スキルマップ導入のメリットとは?

スキルマップ導入のメリットとは、社員がもっているスキルを可視化して、無駄のない効率的な人材育成を可能にする点。社員が不足している能力やスキルを把握できるので、計画的に能力の向上を進められるのです。またスキルという明確な項目で評価するため、公正に能力評価できます。

  1. 社員のモチベーション増加
  2. 社員育成の強化
  3. 社員は評価を正確に理解できる
  4. リスク対策

①社員のモチベーション増加

社員の業務内容に関するスキルを一覧表にしたスキルマップを掲示して、誰もが見られるようにすると、社員のモチベーションを喚起できます。「スキルを学ぶ姿勢が前向きになる」「新たな目標設定に挑戦する」など、社員の意識付けにも活用できるのです。

②社員育成の強化

社員の隠されたスキルや能力、知識が明らかになるため、社員育成の強化につながります。

たとえば、「誰を教育係にすればよいか」「トラブルが生じた際は誰にアドバイスを求めればよいのか」「どんなスキルが不足しているのか」「育成の課題は何か」などについて、全社員が理解できるようになるのです。

③社員は評価を正確に理解できる

社員のスキルが可視化されたスキルマップを作成し、全社員に公開し共有すると、社員本人が「なぜこのような評価になっているのか」「どのようなスキルを身に付ければよいか」を正確に理解できます。

また評価項目・評価基準が明確になっているので、上司は自信をもって公正に評価ができるのです。

④リスク対策

スキルマップで全社員のスキルを把握しておけば、「ある部署にて重要なスキルをもった社員が急に退職した」などのリスクに対応できます。

「その社員がもっている資格や技術力がなければ業務が回らない」といった緊急事態でも、同じようなスキルがある社員をすぐに社内から探せるのです。また属人化を防ぐ取り組みも進められるでしょう。

スキルマップは社員個々がどのようなスキルを持つかを明らかにした一覧表です。導入によって社員と会社の双方にメリットが生まれます

7.スキル管理システムにもかかわる「スキルマップ」の作成方法

スキルマップの作成方法を、5つの工程から解説しましょう。

  1. スキルの分類
  2. スキルの階層数を決める
  3. スキルの内容を決める
  4. スキルの評価基準を決める
  5. スキルの評価方法を決める

①スキルの分類

業務上、必要となるスキルを洗い出し、スキルを分類します。すべての部署で同じスキルが必要とは限りません。その際、各部署の業務フローの順に沿って、項目に必要なスキルを抽出します。

そしていくつかの階層を作成して、それぞれで必要な業務項目を洗い出すのです。スキルを分類する際は、製品や製品カテゴリーで分類する場合もあります。

②スキルの階層数を決める

分類したスキルを何階層に分割するのかを決めていきます。スキルを階層にすると見やすくなりますが、あまり多く階層を設定すると複雑になってしまうのです。2~4階層程度にすると、評価しやすいでしょう。

階層を分割する際、階層数や各階層のレベル感は部門ごとではなく、会社全体で共通の指針を作成しておきましょう。全社共有のスキル管理がしやすくなります。

③スキルの内容を決める

スキルの内容は、あまり詳細になりすぎない程度に設定します。スキルとは、資格や技術、技能のことですが、必要であれば知識・能力・経験値などもスキルマップ項目として含めましょう。

目的はあくまでも、自社内でのスキル把握。各部署の業務で必要な知識・能力・資格・教育などを臨機応変に、スキルマップに含めましょう。

④スキルの評価基準を決める

評価基準の方法は、2種類です。

  • 記号による評価:たとえば◎○△×などの記号で評価する。視覚的にレベルを把握しやすく、該当するスキルの有無を明確に表現する場合などに最適
  • 数字やアルファベットによる評価:1/2/3/4、A/B/C/Dなどと評価する。記号よりもより詳細に評価できる

⑤スキルの評価方法を定める

スキルの評価方法は、公平性に気を付けながら定めます。評価方法は3つです。

  • 上司が部下のスキルを評価する
  • 本人が自分のスキルレベルを記入して、上司が最終的な評価をする
  • 本人が自分のスキルレベルを記入して、上司が評価を修正し、第三者が決定する

スキルの可視化を目的とし、評価の公平性を重視するのであれば、3番目の「第三者が最終的な評価を決定する方法」が現実的でしょう。

スキルマップは、社員のスキルを正確に可視化することが大切です。各ステップのポイントをおさえて適切なものを作りましょう

8.カオナビのスキル管理機能を紹介

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全社員の集計情報を分かりやすくグラフ化する機能で、男女比・年齢層・評価の分布・資格保有の割合など、さまざまな管理項目をグラフで確認できるのです。集計した情報は、条件で検索や特定部署から絞り込んで表示できます。

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