勤怠管理とは？基本的な意味や重要性、正しい勤怠管理の実践方法を解説

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勤怠管理は、従業員の出退勤を記録するだけの業務ではありません。法令で義務付けられているだけでなく、正確な給与計算や長時間労働の防止にも直結する重要な役割を担っています。

勤怠の基本的な意味や勤怠管理の意味と必要性、企業が押さえるべきルールを整理した上で、紙やタイムカード・Excel・システムなど各管理方法の特徴を解説します。導入ハードルが低く現場にも定着しやすい労務管理クラウドの活用法も提案しているので、自社に合う勤怠管理のヒントを探している労務担当者は、ぜひ参考にしてください。

勤怠とは？

勤怠（きんたい）とは、従業員の出退勤や休憩・休日などの勤務状況を指す言葉です。本来の意味は「勤」が働いている状態、「怠」が働いていない状態を意味しますが、現在は主に企業が従業員の出退勤・休憩などの勤務状況を表すのに使われます。

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勤怠管理とは？

勤怠管理とは、企業が従業員の就業日時や休暇など勤務状況を把握して管理することです。企業には、タイムカードや打刻システムを使用して、どの従業員が何時に会社に来て何時に帰ったか・何日休暇を取得したのか、出勤状況を、記録・管理しなければなりません。

2019年4月からは、労働安全衛生法で、客観的な労働時間の把握が事業者に義務付けられました。また労働基準法では、事業場ごとに賃金（給与など）の算定基礎となる事柄（労働時間を含む）を記録した「賃金台帳」を作成しなければならないとしています。

参考：e-Gov 法令検索『労働安全衛生法』第66条の8の3
参考：e-Gov 法令検索『労働基準法』第108条

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なぜ勤怠管理が必要なのか

勤怠管理は法的な義務があるというだけでなく、企業と従業員のトラブルを防ぎ、より良い職場環境を築くためにも必要です。勤怠管理はなぜ必要なのか、具体的な理由を2つ紹介します。

正しく給与計算するため

勤怠管理のデータは、正しい給与計算に不可欠です。誰が何時間労働したのか、割増賃金の対象となる時間外労働や深夜労働がどれだけあったのかが分からなければ、労働の実態に合った正しい給与計算はできません。

自分が働いた分の給与をしっかりもらえなければ、従業員は企業に対して不信感を抱くでしょう。それが離職率の上昇につながることもあります。健全な労務を実施して従業員が信頼して働ける職場をつくるには、適切な勤怠管理が必要です。

コンプライアンスを順守するため

勤怠管理が必要とされる理由のひとつが、コンプライアンスを順守するためです。コンプライアンスの順守とは、法令を正しく守ることを表します。労働安全衛生法で定められた「労働時間の把握」以外にも、守るべき法令はあります。

近年、残業手当の未払いや過剰な労働時間に代表される「ブラック企業」が問題になってきました。ブラック企業でまず問題なのが、残業手当を含む労働の代価を支払わないのは、労働基準法の「全額払いの原則」に反していることです。基本給や残業代など、労働の対価は必ず全額支払わなければなりません。

さらに36協定を結んでいたとしても、現在は時間外労働には上限が設けられています。上限は原則として1か月につき45時間、1年で360時間です。そもそも36協定を結んでいない場合は、原則として1日8時間・週40時間を超えて働かせてはいけません。

労働時間の上限に達していないかを把握するには、勤怠管理が不可欠です。正しい勤怠管理を行うことで、法令を順守した健全な経営を実現できます。

参考：e-Gov 法令検索『労働基準法』第24条1項・第36条4項

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勤怠管理に関するルール

勤怠管理に当たって、「どのような時間が労働時間に含まれるのか」「勤怠管理の対象となる従業員は誰か」など、悩むこともあるのではないでしょうか。勤怠管理に関する基本ルールを、法令や厚生労働省のガイドラインからチェックしていきましょう。

参考：厚生労働省『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』

勤怠管理で記録すべき労働時間

厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」の中で、労働時間の考え方を分かりやすく提示しています。

同ガイドラインによれば、使用者の指揮命令下にあり、指示（明示・黙示を問わない）によって業務に従事する時間は労働時間と考えることとされています。

例えば、参加が義務である教育研修や、使用者の指示による勉強などです。ほかにも制服や作業服など、特定の衣服の着用が明示されている場合、着替えにかかる時間は労働時間に当たります。仕事が終わった後、職場で仕事に関連する後片付けをする時間も対象です。

労働時間と見なされる時間はすべて、勤怠記録に残しておかなければなりません。

勤怠管理が必要な職場

厚生労働省では労働基準法における労働時間の規定（同法第4章）が適用されるすべての事業場を、「勤怠管理を行うべき事業場」としています。労働基準法の労働時間の規定が適用されない事業場とは、自然や天候に仕事が左右される農業・水産業など限定的な業種の事業場です（同法第41条第1号）。

一部の企業を除いたほぼすべての企業が当てはまるため、業界や規模を問わず、従業員を雇うほとんどの事業場で勤怠管理を原則実施する必要があると解釈されています。

参考：e-Gov 法令検索『労働基準法』第4章・第41条第1号・別表第1-6号,7号

勤怠管理の対象となる従業員

勤怠管理の対象となる従業員は、管理監督者以外のほぼすべての従業員です。管理監督者とは部長や工場長など従業員の労務管理において一定の責任がある人や、業務が経営者と一体になった秘書などの従業員を指します。

ほかにもみなし労働時間制が適用される労働者や高度プロフェッショナル制度の対象労働者は例外ですが、原則すべての労働者が勤怠管理の対象となります。勤怠管理は過剰労働の防止、従業員の健康の維持において欠かせない義務です。

参考：e-Gov 法令検索『労働基準法』第38条の2〜第38条の4・第41条2号・第41条の2第1項

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勤怠管理で管理すべき項目

勤怠管理で管理する情報は下記の項目です。

始業時刻や終業時刻
労働時間や休憩時間
時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間など割増賃金が生じる労働時間
出勤や欠勤、休日出勤の日数
有給の取得日数および残りの日数
遅刻や早退の回数

賃金算定のため、始業・終業の時刻については1分単位で管理しましょう。これによって遅刻や早退が多い従業員に適切な業務指導や配置換えを行うなど、さまざまな対処に応用できます。

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勤怠管理の方法とそれぞれのメリット・デメリット

勤怠管理の方法は、以下のとおりです。

紙を用いた勤怠管理
タイムカードを用いた勤怠管理
Excelを用いた勤怠管理
システムを用いた勤怠管理

勤怠管理は原則として使用者が始業・終業時間を客観的に確認し、適切に記録しなければなりません。勤怠管理にはさまざまな方法があり、業界や従業員の規模などによって使い分けられています。それぞれの方法に生じる、メリットとデメリットは何なのでしょうか。

紙を用いた勤怠管理

以前から使われているのが、カレンダーのような紙のフォーマットに手書きで書いていく勤怠管理方法です。

従業員1人ひとりの記録を確認する必要があるため、従業員が多い事業場では非効率的です。ただ従業員数の少ない事業場であれば、手書きの出勤簿を使っての勤怠管理もできます。

業務開始時間や終了時間を従業員が自己申告で記録した後、会社が確認するといった流れが一般的です。

メリット

紙を用いた勤怠管理のメリットは、導入コストの削減です。昔ながらの方法で誰でも簡単にできるというメリットもあります。1枚のシートで出勤時刻や退勤時刻・休憩時間・残業時間など、あらゆる情報を管理できる点も紙での勤怠管理の強みです。

デメリット

紙を用いた勤怠管理の場合、手書きの自己申告が主になります。そのため簡単に改ざんできてしまうのがデメリットです。

2019年に施行された労働安全衛生法の改正では、客観的な記録として勤怠管理することが求められています。紙での勤怠管理を続ける場合は、不正申告やサービス残業の温床にならないための仕組みが必要でしょう。

タイムカードを用いた勤怠管理

紙の出勤簿と同じく以前から多く活用されてきたのが、タイムカードを用いた勤怠管理です。タイムレコーダーに専用のタイムカードを差し込むことで、時間を打刻できます。

現在でも中小企業を中心に、タイムカードを用いた勤務管理が行われています。管理項目が少ない、時間給のアルバイトやパートの人数が多い事業場に向いている方法です。

メリット

タイムカードを用いた勤怠管理のメリットは、手書きに比べて記録の時間を短縮できるという点です。打刻する端末と用紙を購入するだけで簡単に導入できる上、操作も簡単で誰でもすぐに使用できます。

デメリット

タイムカードでの勤怠管理にはタイムレコーダーの設置が必要となるため、テレワークや社外勤務の場合、リアルタイムな打刻ができません。また、始業・終業時間しか管理できないものが多いため、休憩時間も含めた細かな時間管理には不向きです。

Excelを用いた勤怠管理

パソコンの普及にともなって、Windows OSに搭載された表計算ソフト「Excel」を用いた勤怠管理も増えました。あらかじめセルに数式を組んでおけば、出退勤時刻を入力するだけで、簡単に労働時間を計算できます。

ただし、Excelに入力された勤怠データとICカードやタイムレコーダーなどの打刻記録を突き合わせ、整合性を確認する必要があるため、運用には一定の手間がかかります。。こちらも比較的、従業員数の少ない事業場向きの方法です。

メリット

Excelで勤怠管理をする場合、インターネット上の無料テンプレートを使えば導入費用は実質0円です。実際、多くのテンプレートがインターネット上で見つかります。休憩時間や遅刻、早退など細かく分類されているテンプレートもあるため、自社の働き方に合わせて選べるのもメリットです。

デメリット

Excelでの勤怠管理も紙と同様、基本的に従業員の自己申告となるため、簡単に改ざんできてしまいます。エラーが発生した場合、該当箇所の発見が難しくなるのもデメリットです。さらに、法改正などがあった場合、計算式を修正することになる点も、労務担当者の負担になるでしょう。

システムを用いた勤怠管理

Excelに代わる勤怠管理方法として、多くの企業が専用に作られた勤怠管理システムを導入しています。勤怠管理に使えるシステムには、自社のパソコンにインストールして使用するインストール型と、インターネットに接続していればどこでも使えるクラウド型があります。

タイムレコーダーやパソコン・スマートフォンなどと連携して、打刻や集計・分析までを一貫してシステムで管理できる便利な方法です。

メリット

システムを用いた勤怠管理のメリットは、インターネットにつながる端末さえあればどこでも利用できるという点です。指紋や指静脈・顔認証などさまざまな打刻方法があり、パソコン以外にスマートフォンやタブレット端末といった多彩なデバイスで利用できます。

デメリット

勤怠管理システムを用いる際、クラウド型やオンプレミス型、パソコンやスマートフォンなどいずれの場合も総じて導入・維持にコストがかかります。

操作性やセキュリティなど検討しておきたい項目も多いため、導入までに時間がかかりやすい点もデメリットとなり得るでしょう。

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勤怠管理にシステムを導入してみたくても、「操作できない従業員がいるかも…」「導入コストが膨らむのでは…」と不安を抱えている担当者も多いでしょう。

システム利用のデメリットが気になる企業には、操作性が良く導入ハードルも低い労務管理クラウド「ロウムメイト」の勤怠機能を活用する選択肢もあります。

直感的に使えるようシンプルに設計されている

ロウムメイトの勤怠機能の大きな特長は、初めて使う人でも直感的にどこを操作すればよいかひと目で分かる設計です。打刻画面には日時表示の横に「出勤」「退勤」「直行」「直帰」「休憩入り」「休憩戻り」という6つのボタンだけが配置されており、出社したときは「出勤」を押せばよいとはっきり分かります。

操作性が良いツールは従業員にも受け入れられやすく、定着が進むでしょう。導入に当たって社内説明会を開催する場合も、実際の画面を見せながら説明すれば簡単に理解できるはずです。

既存システムと連携しやすく、現場に定着しやすい

ロウムメイトの勤怠機能は、アクセストークンなどの情報入力だけで、主要な外部システムとスムーズに連携できます。給与計算ソフトやPCログツール・チャットツール・タレントマネジメントシステムなど既存システムとの連携により、業務フローを変えることなく勤怠情報の統合が可能です。

既存の業務プロセスを壊さずにシステム導入が可能になれば、社内での説明やマニュアル作成などの負担も最小限で済み、現場へ定着につながります。

欲しい機能だけ選んで導入コストを抑えられる

多くの人事労務システムは、多様な機能がパッケージとなって提供されています。自社に必要のない機能があると、その分余計にコストがかかってしまう結果になることも多いでしょう。

ロウムメイトは必要な機能だけを選んで導入できるため、導入にかかる初期費用を抑えられます。従業員管理や電子申請・入退社管理などさまざまな機能を用意していますが、必要のない機能を導入する必要はありません。

まとめ

勤怠管理とは従業員の勤務状況（勤怠）を記録・管理することで、法的にも義務があります。正確な給与計算や法定労働時間の順守のため、企業にとって正しい勤怠管理は欠かせません。

勤怠管理の方法には、紙やタイムカード・Excel・システムなど、さまざまな方法があります。自社の状況を考慮して、適切な方法を選びましょう。システムの導入でデメリットが気になる場合は、ロウムメイトのようにデメリットをカバーしやすいシステムを選ぶのもひとつの方法です。

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