勤怠とは?意味、読み方、勤怠管理、勤怠管理システム

勤怠とは出勤や退勤をはじめとした従業員の出勤状況を表す言葉です。出社や退社、休暇や休憩などが含まれます。勤怠について、詳しく見ていきましょう。

1.勤怠とは?

勤怠とは従業員の出退勤などの勤務状況を指す言葉。似た言葉に「勤惰」という言葉があります。

読み方は「きんたい」です。

会社は、給与計算や健康管理、就業規則の遵守といった理由から従業員の勤怠をしっかりと管理しなくてはなりません。日常的に使用される「出社と出勤」「退社と退勤」はそれぞれ混同されがちですが、厳密には異なる意味を持つため注意が必要です。

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2.勤怠管理とは?

勤怠管理とは、企業が従業員の就業日時や休暇など勤務状況を把握して管理すること

企業には、タイムカードや打刻システムなどを使用してどの従業員が何時に会社に来て何時に帰ったか、何日休暇を取ったのかなどの出勤状況を記録し管理することが義務付けられています。

勤怠管理は給与を正しく支払うことはもちろん、従業員の健康を守る上でも重要です。

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3.勤怠管理の目的

勤怠管理の目的は以下の3つに大別されます。

  1. 従業員に正当な額の給与を支払うこと
  2. 過剰労働の早期発見や防止
  3. 過剰労働による健康被害の防止

平成29年に策定された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」には「使用者には労働時間を適正に把握する責務があること」が明記されています。

また労働基準法第108条に「使用者が、事業場ごとに賃金台帳を調製しないといけないこと」が記されていることから、これに従わなければ法令違反となってしまうのです。

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4.なぜ勤怠管理を行うのか、勤怠管理の意味

勤怠管理の重要性や意味について、もう少し掘り下げてみましょう。

正しく給与計算するため

前述の通り、従業員の勤怠管理は任意ではなく企業側に課せられた義務です。直接的、客観的、または自己申告といずれかの方法によって従業員の就業実態を明らかにしなくてはなりません。

また、勤怠管理のデータは正しい給与計算に欠かせないものとなっています。つまり勤怠管理には、正しい給与を計算してコストを見直すだけでなく、健全な労務をアピールするといったメリットもあるのです。

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コンプライアンス遵守

正しい勤怠管理はコンプライアンスの遵守につながります。近年、残業手当の未払いや過剰な労働時間に代表される「ブラック企業」が問題になってきました。

コンプライアンスとは企業が正しく法令を守ること。ブラック企業では適切な労務が行われておらず、コンプライアンスができていません。正しい勤怠管理は、法令を遵守して健全な経営を行う企業だということを示してくれるのです。

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5.勤怠管理の特徴

ここでは勤怠管理の対象や必要な職場などの特徴について、詳しく見ていきます。

勤怠管理と労働時間

前述した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」には、従業員の労働時間は使用者(企業)によってきちんと把握、管理されることと明記されています。

「労働時間」とは使用者の指揮命令下に置かれている時間のこと。以下のような時間についても、使用者の指揮命令下に置かれていると認識される時間は、労働時間として取り扱う必要があります。

  • 所定の服装への着替えや業務に関連した掃除などの後始末
  • 使用者の指示があった場合、即時に業務に従事することを求められる時間
  • 業務上義務付けられている研修・教育訓練の受講時間

勤怠管理が必要な職場

厚生労働省では「労働基準法における労働時間の規定が適用される事業所」を「勤怠管理を行うべき事業所」としています。なお労働時間の規定が適用されない職種とは、自然や天候に仕事が左右される農業や水産など限定的な職種です。

一部の企業を除いたほぼすべての企業が当てはまるため、業界や規模を問わず従業員を雇うほとんどの事業所で勤怠管理を原則実施する必要がある、と解釈されています。本ガイドラインが適用されない労働者についても使用者は適正な労働時間管理を行う責務があります。

勤怠管理と従業員

勤怠管理の対象となる従業員は管理監督者以外のほぼすべての従業員です。管理監督者とは部長や工場長など従業員の労務管理において一定の責任がある人や、業務が経営者と一体になった秘書などの従業員を指します。

管理監督者や役員、みなし労働時間制が適用される労働者や高度プロフェッショナル制度対象労働者は対象となりませんが、原則すべての労働者が勤怠管理の対象となります。勤怠管理は過剰労働の防止、従業員の健康の維持において欠かせない義務なのです。

本ガイドラインでは、労働時間の適正な把握のため、使用者が講ずべき措置内容を具体的な形で明らかにしています

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6.勤怠管理で管理する項目

勤怠管理で管理する情報は下記の項目です。

  • 始業時刻や終業時刻
  • 労働時間や休憩時間
  • 時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間など割増賃金が生じる労働時間
  • 出勤や欠勤、休日出勤の日数
  • 有給の取得日数および残りの日数
  • 遅刻や早退の回数

賃金算定のため、始業・終業の時刻については1分単位で管理します。これによって遅刻や早退が多い従業員に適切な業務指導や配置換えを行うなど、さまざまな対処に応用できるのです。

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7.勤怠管理の方法とメリット、デメリット

勤怠管理の方法は、以下の通りです。

  • 紙を用いた勤怠管理
  • タイムカードを用いた勤怠管理
  • Excelを用いた勤怠管理
  • システムを用いた勤怠管理

勤怠管理は原則として使用者が始業・終業時間を客観的に確認し、適切に記録しなければなりません。そんな勤怠管理にはさまざまな方法があり、業界や従業員の規模などによって使い分けられているのです。

ここではそれぞれの方法に生じるメリットとデメリットを紹介します。

紙を用いた勤怠管理

以前から使われているのが、カレンダーのような紙のフォーマットに手書きで書いていく勤怠管理方法です。

従業員一人ひとりの記録を確認する必要があるため、従業員が多い事業場では非効率的ですが、従業員数の少ない事業場であれば、手書きの出勤簿を使って勤怠管理を行うことができます。

業務開始時間や終了時間を従業員が自己申告で記録した後、会社が確認するといった流れが一般的です。

メリット

紙を用いた勤怠管理のメリットは導入コストの削減です。昔ながらの方法ですので、誰でも簡単に利用できます。1枚のシートで出勤時刻や退勤時刻、休憩時間や残業時間などあらゆる情報を管理できる点もメリットです。

デメリット

紙を用いた勤怠管理の場合、手書きの自己申告が主になります。そのため簡単に改ざんできてしまうのです。

2019年に施行された働き方改革関連法の改正では、客観的な記録として勤怠管理することが求められています。不正申告やサービス残業の温床にならないための仕組みが必要でしょう。

タイムカードを用いた勤怠管理

紙の出勤簿と同じく以前から多く活用されてきたのが、タイムカードを用いた勤怠管理。タイムレコーダーに専用のタイムカードを差し込むことで時間を打刻できるのです。

現在でも中小企業を中心にタイムカードを用いた勤務管理が行われています。管理項目が少ない時間給のアルバイトやパートの人数が多い事業場に向いている方法です。

メリット

タイムカードを用いた勤怠管理のメリットは、手書きに比べて時間の記録にかかるコストを削減できるという点。打刻する端末と用紙を購入するだけで簡単に導入できるうえ、操作も簡単で誰でもすぐに使用できます。

デメリット

タイムレコーダーの設置が必要となるため、テレワークや社外勤務の場合、リアルタイムな打刻ができません。また始業・終業時間しか管理できないものが多いため、細かな時間管理には不向きです。

Excelを用いた勤怠管理

パソコンの普及に伴ってWindows OSに搭載された表計算ソフト「Excel」を用いた勤怠管理も増えてきました。あらかじめセルに数式を組んでおけば出退勤時刻を入力するだけで、簡単に労働時間を計算できます。

しかし、正確性を担保するため2つの記録を突き合わせなくてはなりません。よって、こちらも比較的従業員数の少ない事業場向きの方法といえます。

メリット

インターネット上には多くの無料テンプレートがあるため、パソコンにExcelがインストールされていれば実質0円で導入できます。休憩時間や遅刻、早退など細かく分類されているテンプレートもあるため、自社の働き方に合わせて選ぶとよいでしょう。

デメリット

基本的に従業員の自己申告となるため、紙と同様簡単に改ざんできてしまいます。またエラーが発生した場合、該当箇所の発見が困難です。さらに、法改正などがあった場合、計算式を修正しなくてはなりません。

システムを用いた勤怠管理

Excelに代わる勤怠管理方法として、多くの企業が専用に作られた勤怠管理システムを導入しています。こうしたシステムには自社のパソコンにインストールして使用するインストール型とインターネットに接続していればどこでも使えるクラウド型があります。

タイムレコーダーやパソコン、スマートフォンなどと連携して打刻や集計、分析までを一貫してシステムで管理します。

メリット

システムを用いた勤怠管理のメリットはインターネットにつながる端末さえあればどこでも利用できるという点。指紋や指静脈、顔認証などさまざまな打刻方法があり、パソコン以外にスマートフォンやタブレット端末といった多彩なデバイスで利用できます。

デメリット

勤怠管理システムを用いる際、クラウド型やオンプレミス型、パソコンやスマートフォンなどいずれの場合も総じて導入・維持にコストがかかります。

また、操作性やセキュリティなど検討しておきたい項目が多いため、導入までに時間がかかりやすいでしょう。

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8.勤怠管理の流れ、ステップ、対応、対策、対処法

ここでは具体的なシステムから、勤怠管理の流れや対策、対処法などを見ていきます。

就業奉行10

OCBが提供する「就業奉行10」はクラウドタイプの勤怠管理システムで、打刻から労働時間の管理まで柔軟に実施できます。

多様な働き方に対応したクラウドサービスはどこでも申請、承認が可能です。出退勤管理や残業時間の計算、休暇の管理をすべて自動化できるため、紙やExcelによる集計業務を省略できます。

奉行シリーズと連携して勤怠管理業務を効率化させることも可能です。年間契約初期費用は11万円からとなっています(管理者のライセンスなどによって変動)。

jinjer勤怠

ネオキャリアが提供する勤怠管理システム「jinjer勤怠」は、1人につき月額300円で利用可能です。多彩な打刻方法だけでなく、リアルタイム集計やシフト作成、予実管理などさまざまな機能を搭載しています。

また、国内初のAIによるエンゲージメントアラート機能を搭載。モチベーションが下降傾向にある社員の情報をいち早くキャッチして人事担当者へアラートを送ります。

バラバラに管理していた人事データを1つのプラットフォームに集約するため、業務効率を大幅に改善できるシステムといえるでしょう。

勤給解決

「勤給解決」は富士通が提供する勤怠管理システムです。長距離、また複数同時認識が可能な高速高精度認証システム「カメレオンコード」を用いて打刻を行います。

カメレオンコードをWebカメラにかざすだけで瞬時に認識して打刻するため、他人のカードを使って不正に打刻する「なりすまし」を抑止できるのです。

認識に必要な機器はインターネットにつながったパソコンとWebカメラとプリンタのみ。自動集計されたデータをCSVファイルで出力し給与計算ソフトへ受け渡すことも可能です。

人事労務freee

freeeが提供する「人事労務freee」は、勤務時間の集計や残業代の管理だけでなく、給与計算や年末調整など各種労務業務を一元化します。チームコミュニケーションツール「Slack」を利用している場合、出退勤の打刻操作をSlack上で実行できるのです。

ちょっとした疑問をすぐに解決できるチャットサポートや大量の質問にも丁寧に回答するメールサポート、文章にまとめにくい疑問に対する電話サポートなど、サポート体制も充実しています。

ジョブカン勤怠管理

Donutsが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、ITトレンドの勤怠管理・就業管理部門において5年連続問い合わせ件数1位を獲得した勤怠管理システムです。シフト作成や出勤管理、休暇の申請から承認、反映まで幅広く管理できます。

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RecoRu(レコル)

中央システムが提供する勤怠管理システム「RecoRu」は、導入のしやすさと使いやすさを追求しています。

ICカード対応のタイムレコーダーを使ったICカード打刻では、社員証のほか交通系ICカードやセキュリティカードなどをICカードとして使用できるのです。

APIやCSVファイルによって人事労務ソフトや給与計算ソフトと連携し、手入力による負担を軽減することもできます。初期費用は0円、月額費用は1人につき100円です。