フィードバック面談とは？　何を話す？部下が納得する例文やシート項目、流れを解説

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部下の成長を促し、組織全体のパフォーマンスを向上させるために不可欠な「フィードバック面談」。多くの企業で導入されている一方で、

• 評価を伝えるだけで終わってしまう
• 部下の本音を引き出せない
• 面談の質が上司によってバラバラ

上記のような悩みを抱える管理職や人事担当者の方は少なくないでしょう。形式的な面談は、かえって部下の士気を下げ、信頼関係を損なう原因にもなりかねません。

この記事では、フィードバック面談の重要性や目的、具体的な進め方、さらに部下の納得感を高めるポイントまで分かりやすく解説します。

１. フィードバック面談とは？

フィードバック面談とは、上司が部下の成果や行動を評価し、改善点および今後の方向性について話し合う場のことです。評価の根拠を具体的に示し、良かった点や改善すべき点を共有しながら、評価に対する理解と納得感を高めます。

面談をすることで部下の成長や次の行動につながるだけでなく、上司のマネジメント力の強化にも役立つものです。最終的には組織全体の成果向上も期待できるでしょう。

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２. フィードバック面談の目的

フィードバック面談の目的を正しく理解することは、面談の質を高める上で欠かせません。具体的な目的は次の4つです。

• 部下の成長を促進する
• 評価結果への納得感を向上させる
• 信頼関係構築につながる
• 上司のマネジメント能力を高める

それぞれの目的について、具体的に見ていきましょう。

部下の成長を促進する

フィードバック面談のもっとも重要な目的は、部下の成長を促すことです。上司が客観的な立場から意見を伝えることで、本人が気づいていない強みや改善点を把握できます。

さらに、実際の行動や成果を基に「何が良かったのか」「次に何を期待するのか」と具体的に伝えられると、次の目標に向けた具体的なアクションプランを描きやすくなるでしょう。

評価結果への納得感を向上させる

フィードバック面談は、部下の成長を支えるだけでなく、組織全体の成果向上にもつながる大切な指導・アドバイスの場です。ただ評価を伝えるだけでは「なぜその評価なのか」「何を改善すればいいのか」が分かりにくく、部下は納得感を得られません。

そこで、評価の理由や基準を具体的な事例と一緒に伝えることで、理解が深まり、受け入れやすくなります。こうしたやり取りによって、上司は部下の前向きな姿勢を引き出し、次の成長へと促せるのです。

上司と部下の信頼関係構築につながる

フィードバック面談は評価の場であると同時に、上司と部下の信頼関係を深める大切な機会です。もし部下が「一方的に伝えられた」「否定的なことばかり言われた」と感じれば、信頼はかえって損なわれてしまいます。

面談では、上司が真剣に部下の話を聞き、成長を後押しすることが重要です。「自分をきちんと見てくれている」「正当に評価してくれている」と感じられると、信頼感は高まるもの。

日常業務での協力関係や率直に相談できる雰囲気づくりにつながるでしょう。こうした信頼関係こそが、チーム全体の力を引き出す鍵となるのです。

上司のマネジメント能力を高める

フィードバック面談は部下のためだけでなく、上司自身の成長にも直結します。

部下一人ひとりの特性や状況に応じて、どのように伝えれば納得感を得られ、モチベーションを引き出せるのかを考えるプロセスは、マネージャーに求められる基本的な能力を鍛える実践の場です。

具体的には、観察力・傾聴力・コーチングスキルなどのスキルが磨かれます。

また、面談を通じて得られる部下の反応を客観的に捉えることで、自身のマネジメントスタイルを見直す機会にもなります。継続的にフィードバック面談を行うことは、上司がより優れたリーダーへ成長していくための貴重な経験といえるでしょう。

３. フィードバック面談の効果やメリット

フィードバック面談を継続的に実施することで、次のような効果やメリットが期待できます。

• 問題点が明らかになる
• モチベーションがアップする
• パフォーマンスが向上する
• 人材育成につながる

問題点が明らかになる

日々の業務に追われていると、部下自身では自らの課題や改善点に気づきにくいものです。フィードバック面談では、目標の達成度や仕事への取り組み方を上司と共に振り返ることで、「成果が出にくい理由」や「改善すべき点」を明確にできます。

課題が可視化されれば、部下も納得感を持って改善に取り組みやすく、成長のサイクルを回せるようになります。ただし、上司が一方的に答えを与えるのではなく、気づきのきっかけや視点を提示することが欠かせません。

部下自身が解決策を考えるプロセスを通じて、より深い学びや自発的な成長を促せます。

モチベーションがアップする

フィードバック面談は、部下のやる気を大きく引き出すきっかけになります。自分の努力や成果を上司にきちんと認めてもらえる体験は、自己肯定感と仕事への意欲を高めるでしょう。

さらに、本人のキャリアや将来像に沿ったフィードバックを行うことで、モチベーションは一層高まります。「成長の方向性が見えた」と実感できることが、継続的な意欲を生む原動力となるのです。

パフォーマンスが向上する

社員一人ひとりの課題が整理され、モチベーションが高まると、それぞれのパフォーマンスは自然と向上します。フィードバック面談で、自分の役割や会社からの期待を再確認し、成果につながる行動が明確になるためです。

さらに、上司との対話の中で新たな視点やヒントを得ることもあり、目標達成への道筋がより具体的になるでしょう。上司からのサポートがあるという安心感も、部下の能力発揮を促す重要な要素です。

人材育成につながる

フィードバック面談は、部下の強みや課題を整理し、将来的なキャリア形成を支援する大切な機会です。PDCAサイクルを効果的に回し、経験を学びへとつなげるためには、上司による継続的で質の高いフィードバックが欠かせません。

面談を通じて、部下は自身のキャリアプランを描き、その実現に必要なスキルや経験を上司と確認できます。

一方で上司は、部下の成長段階やキャリア志向をふまえた上で、適切な指導や成長機会を提供できるでしょう。計画的かつ戦略的に人材育成を進めることが可能です。

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４. フィードバック面談のポイント

フィードバック面談を行うにあたって、特に意識すべきポイントを解説します。

• 準備を徹底する
• 一方的な内容にしない
• 1on1で実施する
• 落ち着く・感情的にならない
• 信頼関係を築く
• 評価理由を伝える
• 面談のゴールを明確にする

準備を徹底する

フィードバック面談では、事前準備が欠かせません。準備不足のまま臨むと、話が脱線したり、感情的なやり取りに陥ったりする原因になります。

面談前に、部下の評価データや過去の面談記録、日常業務での具体的な事例（成功・失敗の両方）を整理し、伝えるべきポイントを明確にしておきましょう。

「どの強みを伸ばすのか」「どの点を改善してほしいのか」といった内容を、裏付けとなる事実とともにリスト化しておくことがポイントです。

さらに、次期の目標設定に必要な情報を揃えておけば、面談を次期の成果につながる建設的な場にできるでしょう。こうした丁寧な準備は、部下への誠意を示すと同時に、面談への信頼感を高める効果もあります。

一方的な内容にしない

フィードバック面談は、上司が話す場ではなく、部下と「対話」する場です。上司が一方的に評価を伝え、指導するだけでは、部下は受け身になり、納得感も得られません。

まずは部下の自己評価や考えにじっくりと耳を傾け、その上で上司としての見解を伝えるという双方向のコミュニケーションを心がけましょう。部下の発言を引き出して共感を示し、建設的な対話をすることが信頼構築にもつながります。

1on1で実施する

フィードバック面談は評価という繊細なテーマを扱うため、必ず1対1のクローズドな環境で実施しましょう。オープンスペースや他の社員がいる場所では、部下が本音を話しにくく、プライバシーへの配慮も欠けてしまいます。

静かな会議室など、落ち着いて意見を交わせる空間をつくることで、部下も安心して本音を話せるようになります。

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落ち着く・感情的にならない

フィードバック面談では、感情的にならず冷静な対応が欠かせません。上司が感情をぶつけてしまうと、部下は萎縮してしまい、本来伝えるべき内容が伝わらなくなってしまいます。

大切なのは、客観的な「事実」に基づき、落ち着いて論理的に話を進めることです。評価はあくまで行動や成果に対するものであり、決して人格を否定するものではない点を意識しましょう。

信頼関係を築く

フィードバック面談の効果は、日頃の上司と部下の信頼関係の質に大きく左右されます。普段からコミュニケーションを取り、部下の仕事ぶりに関心を持つようにしましょう。小さな成功でも承認する姿勢を見せると、信頼の土台が築かれます。

特に課題を指摘する場面では、関係性が不十分だと意図が正しく伝わらず、誤解を招くおそれがあります。だからこそ、日常的にカジュアルな会話を積み重ね、安心して対話できる関係を築いておくことが大切です。

評価理由を伝える

結果だけを伝えても、部下は具体的に何を直せばよいのか分からず、改善につながりません。そのため「なぜその評価になったのか」という根拠を必ず示すことが大切です。

たとえば「〇〇のプロジェクトでは主体的に動き、チームの成果に大きく貢献した」「ただし△△の報告書は、データの裏付けをより丁寧に行う必要がある」といったように、行動と結果を関連づけて伝えてください。

理由まで伝えることで、部下は良かった点を伸ばし、課題を修正できます。業務の質向上につながるでしょう。

面談のゴールを明確にする

面談を開始する前に、部下にどう成長してほしいのか、どのような状態を目指すのか、というゴールを明確にしておきましょう。

例としては「来期の目標について本人の言葉で具体的なアクションプランを語ってもらう」「今回の失敗を糧に、再発防止策を自ら立案してもらう」など、達成イメージを具体化することが有効です。

上司と部下で面談の目的とゴールを共有した上で本題に入ると、議論がぶれにくくなります。

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５. フィードバック面談を実施する流れ

フィードバック面談を効果的に進めるには、事前に進行の枠組みを定めておくことが重要です。場当たり的に進めると「何を話すべきか分からない」「評価の伝達だけで終わってしまう」「次の行動に結びつかない」といった課題が生じやすくなります。

一般的な流れは次の6ステップです。

1. 準備の徹底
2. アイスブレイク
3. 部下から自己評価を共有
4. 上司による評価結果の報告
5. 評価への疑問がないか確認
6. 次期の目標と行動計画を策定

① 準備の徹底

上司は、部下の評価シート、過去の目標達成状況、日々の業務記録を精査し、部下の強みと改善点を具体例とともに整理しておきましょう。さらに、上司や組織の評価と部下自身の自己評価に差がある場合は、その理由を明確に示せるよう準備しなければなりません。

根拠があいまいなまま伝えると納得感を得られないため、評価の背景や経緯をしっかり確認しておきましょう。加えて、部下にも事前に自己評価シートを記入してもらい、面談で話したいテーマや相談内容を考えてもらうと効果的です。

想定される質問をあらかじめ整理し、回答を準備しておくと、面談をスムーズに進められます。

② アイスブレイク

面談の冒頭は、評価という本題に入る前に、まずは場の空気を和ませるアイスブレイクから始めましょう。評価される側の部下は、多かれ少なかれ緊張しているものです。

趣味の話や最近のニュース、体調を気遣う言葉など、仕事とは直接関係のないリラックスした雑談を交わすことで、部下の緊張をほぐし、本音を引き出しやすくなります。ただし、長くなりすぎないよう、5分程度を目安に切り上げてください。

③ 部下から自己評価を共有

アイスブレイクで場が和んだら、まずは部下自身から自己評価の内容とその理由を話してもらいましょう。その際は途中で遮らず、うなずきや相槌を交えながら最後まで耳を傾け「きちんと意見を聞いている」という姿勢を示すことが大切です。

質問をするときも、いきなり具体的な事例を挙げるのではなく、「この四半期を振り返ってどう感じましたか？」といった大きなテーマから始めると効果的です。

どこから話し始めるかによって、部下が何を重視し、どの点を優先して伝えたいのかが自然と見えてきます。

④ 上司による評価結果の報告

部下の自己評価を確認した後は、上司から会社としての正式な評価を伝えます。このときは、まず良かった点や成果といったポジティブな部分を挙げてください。

最初に承認の言葉をかけることで、部下は安心して受け止めやすくなり、その後の改善点についても素直に聞き入れやすくなるでしょう。また、評価を伝える際は「なぜそう評価したのか」を裏付ける具体的な事実を示し、できるだけ客観的に説明することが重要です。

⑤ 評価への疑問がないか確認

評価を伝えた後は、部下の自己評価と会社の評価にギャップがなかったか、評価内容について疑問や不満に思う点はないかを確認します。もし部下から質問や反論があった場合は、頭ごなしに否定せず、まずはその意見を一度受け止めましょう。

その上で、再度、評価の根拠となった事実を示し、認識のズレを丁寧にすり合わせていくことが、納得感を高める上で不可欠です。

⑥ 次期の目標と行動計画を策定

評価のすり合わせが終わったら、面談の締めくくりとして、次期の目標とそれを達成するための具体的な行動計画を一緒に策定します。ここでのポイントは、上司が一方的に目標を押し付けるのではなく、部下自身に考えさせ、主体的に目標を設定させることです。

上司は、会社の期待と本人のキャリア志向をふまえ、達成可能かつ挑戦しがいのある目標になるよう、コーチングの視点でサポートしましょう。

６. フィードバック面談に役立つスキル

フィードバック面談の質を高め、部下の内省と自律的な成長を促すために、上司には以下のスキルが求められます。

1. コーチング
2. ティーチング
3. 傾聴

① コーチング

コーチングとは、答えを与えるのではなく、問いを通じて相手の中にある気づきや解を引き出すコミュニケーション手法です。

たとえば「この課題を解決するにはどのような方法があると思う？」「目標達成のために最初に取り組むべきことは何だと思う？」といった質問を投げかけることで、部下に考える機会を与え、主体的な行動を促します。

上司は部下の可能性を信じ、解決策を自ら導き出せるようにサポートする役割が求められます。

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② ティーチング

ティーチングは、コーチングとは対照的に、上司が自分の知見・経験・スキルを体系的に伝え、具体的なやり方を示して指導する方法です。業務に必要な知識や会社のルール、基本的な手順など、答えが明確に決まっている内容を教える際に適しています。

特に経験が浅い部下には、まずティーチングで基礎をしっかり身につけてもらい、その後コーチングで応用力や自主性を伸ばすと効果的です。

また、「なぜそれが必要なのか」「何をすべきか」「どう進めるか」といった背景や理由まで丁寧に伝えることで、理解度を高められます。

③ 傾聴

傾聴とは、コーチングやティーチングの前提となる基本的なスキルです。相手の話を聞くだけでなく、うなずきや相槌、質問を交えながら、相手が本当に伝えたいことや気持ちを理解しようとする姿勢を指します。

上司が丁寧に耳を傾ければ、部下は安心して本音を打ち明けられるでしょう。「自分の話をきちんと受け止めてもらえている」と感じられることで信頼関係が深まり、前向きで実りある面談へとつながります。

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７. フィードバック面談で話すべき内容の具体例

フィードバック面談での具体的な質問や伝え方に迷う上司も多いでしょう。ここでは、面談の各フェーズで活用できる質問例を紹介します。これらの質問を参考に、部下の状況に合わせてアレンジしてみてください。

部下の業務・成果を振り返る質問

まずは、部下自身に期間中の業務を振り返ってもらうための質問です。これにより、部下の自己認識や課題感を把握できます。

• 「今期を振り返って、どのようなことを感じていますか？」
• 「当初の目標に対し、自分では何%達成できたと思いますか？そう判断した理由も教えてください。」
• 「この期間を振り返って、もっとも手応えを感じた業務は何ですか？それはなぜですか？」
• 「逆に、もっとも苦労した点や、うまくいかなかったと感じることは何ですか？」

ポジティブな結果のフィードバック

部下の優れた点や成果を具体的に承認し、自信を持たせるためのフィードバックです。今後のさらなる活躍を期待するメッセージを込めましょう。

• 「〇〇のプロジェクトでのあなたの提案、素晴らしかったですね。あのアイデアがあったからこそ、クライアントから高い評価を得られました。」
• 「いつもチームを気遣い、積極的にサポートしてくれてありがとう。あなたの存在がチームの雰囲気を良くしています。」
• 「前期に比べて、〇〇のスキルが格段に向上しましたね。取り組んだ工夫や学習方法をぜひ共有してもらえますか？」

改善を促すフィードバック

部下の成長のために、改善が期待される点を伝える際のフィードバックです。客観的な事実に基づいた建設的な提案を心がけましょう。

• 「成果目標の達成度は高かったですが、チーム全体への関与には改善の余地がありそうです。」
• 「〇〇のプロジェクトでは、一人で業務を抱え込みがちでした。ブレインストーミングなどを取り入れ、周囲と協力しながら進めるとより効果的です。次回の1on1で、その取り組みの結果をぜひ聞かせてください。」
• 「会議での発言、いつも的を射ていますが、もう少し他のメンバーの意見を聞いてから自分の考えを話すようにすると、より議論が深まるかもしれませんね。」
• 「このミスは、事前の確認を徹底することで防げた可能性があります。再発防止のために、どのようなチェックリストを作成できるか、一緒に考えてみましょう。」

次期の目標達成に向けた質問

次期の目標設定や、その実現に向けた具体的なアクションを導き出すための質問です。部下自身に考えを整理させることで、主体的な行動計画の策定につながります。

• 「今回のフィードバックをふまえ、次の期間で特に挑戦したいことは何ですか？」
• 「目標を達成するために、どのようなスキルや知識が必要だと考えますか？」
• 「その目標を達成する上で想定される課題や障壁は何でしょうか。それをどのように乗り越えるイメージを持っていますか？」

上司・組織への要望・提案を促す質問

面談の締めくくりには、部下が上司や組織に対して意見を伝えられる機会を設けてください。相互の理解を深め、風通しの良い職場づくりにもつながります。

• 「目標達成に向け、私（上司）にサポートしてほしいことはありますか？」
• 「チームや組織の運営において、改善できると感じる点はありますか。」
• 「今後のキャリアをどのように描いていますか。その実現のために挑戦したい業務や役割があれば教えてください。」

８. フィードバック面談における低評価の伝え方

フィードバック面談の中でもっとも慎重さを求められるのが、部下に低評価を伝える場面です。伝え方を間違えると、部下のモチベーションを低下させ、信頼関係を損ないかねません。ここでは、低評価を伝える際に特に注意すべき3つのポイントを解説します。

• 事実に基づいて具体的に伝える
• 改善策を共に考える
• 期待を伝える

事実に基づいて具体的に伝える

評価を伝えるときは、必ず事実と具体的な事例を示すことが必要です。「努力が足りない」「成果が不十分」「主体性がない」といった抽象的な表現では、部下の誤解や反発を招きます。

「今期の売上目標に対して達成率が70%にとどまったためC評価となった」と具体的に説明すれば、部下も納得しやすいです。

そのためにも、日頃から部下の業務状況をきちんと把握し、データや事実を記録しておきましょう。具体的な根拠を示して伝えると、部下も受け入れやすくなり、感情的な反発を防げます。

改善策を共に考える

低評価を伝えて終わり、では部下はただ落ち込むだけでしょう。大切なのは、その課題をどう克服するかを一緒に考えることです。

たとえば「提案段階で上司に相談する回数を増やす」「顧客ヒアリングで質問を3項目追加する」といった具体的な行動を設定すれば、改善を進めやすくなります。

あわせて、上司がどのように支援するかを明確に伝えることで、部下の意欲をより引き出せます。

期待を伝える

厳しいフィードバックは、部下の成長を信じているからこそ伝えるものです。その期待をしっかり言葉にして伝えられると、部下はモチベーションを保てます。

「今回は厳しい評価となりましたが、あなたの〇〇という強みを活かせば必ず克服できると信じています。」
「この課題を乗り越えれば、来期はチームの中核として大きく活躍できるでしょう。」

このように、改善の方向性と将来への期待を具体的に伝えてあげましょう。さらに、改善によって得られる成長やキャリアの可能性を明確に示すことで、次の行動へのモチベーションを高められます。

９. まとめ｜フィードバック面談で部下の成長を促進させよう

フィードバック面談は、単に評価を伝えるための場ではなく、部下の成長を支援し、組織全体の成果を高めるための重要なマネジメント施策です。適切な準備を行い、傾聴と対話を重視することで、部下の納得感や意欲を引き出す有意義な時間となります。

また、面談の進め方やフィードバックスキル、低評価の伝え方を実践すれば、上司と部下の信頼関係が深まり、継続的な成長サイクルを生み出せるでしょう。

さらに、全社的に面談の質を向上させたい、面談記録を効率的に管理したいと考える場合には、タレントマネジメントシステムの活用が有効です。

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◆資料内容抜粋 （全31ページ）
・人事評価システム「カオナビ」とは？
・人事のお悩み別 活用事例9選
・専任サポートについて　　　など