【早わかり】社員管理システムの機能・できること・効果

社員データを一元管理できる、社員管理システムの機能や導入メリット、選び方などについて詳しく解説します。

1.社員管理システムとは?

社員管理システムとは、社員のデータを一元管理して人事業務を効率的に進めるシステムのこと。人事に関する項目を数値化・可視化するため、社員の能力を最大限に引き出し、組織の利益向上も実現します。

社員情報を一元管理できるシステム

社員管理システムでは、人事・労務などで必要となるデータを一元管理できます。社員の「基礎データ」「人事異動」「昇格」「業務履歴」「研修」「スキル」「評価履歴」「受賞履歴」「性格」「モチベーション」「キャリアプラン」などを管理できるのです。

一元化された情報は他部署とかんたんに共有できるため、人材育成・人材開発などにも活用できます。

社員管理システムは、社員のデータを一元管理して、人事業務を効率的に進めるシステムです。他部署とも楽に情報共有できます

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2.社員管理システムでおこなう「社員管理」とは?

社員管理システムで行う「社員管理」とは、目的達成のため社員を効果的に制御・統制し、管理すること。社員管理システムで行う具体的な項目について、見ていきましょう。

  1. 勤怠管理
  2. 労務管理
  3. 人材管理

①勤怠管理

勤怠管理とは、会社や事業所が社員の就業状況を適正に把握することで、使用者に与えられた義務として、労働基準法で定められているのです。タイムカードなどをもとに、「出退勤時間」「時間外労働」「シフト」「有給」「休暇取得の状況」などを管理し、以下のような改善を実現します。

  • 適正な賃金の支払い
  • 過剰労働の早期発見や防止
  • 社員の健康維持
  • 法令遵守の徹底

②労務管理

労務管理とは、賃金や福利厚生などの労働を管理すること。

具体的な管理項目は、「労働時間管理」「給与や福利厚生の管理」「安全衛生管理」「労使関係管理」「採用」「配置」「異動」「社員研修」「人事制度の企画や実行」「人事考課」「昇進」「昇給」「退職」などです。

労務管理はヒトに関わる仕事全般で、社員が働きやすい環境整備をする役割があるのです。

③人材管理

人材管理とは、企業が掲げる経営戦略やビジョンの実現のため、「人材」という経営資源を管理し、効率的に活用する取り組みのこと。これらは、人材マネジメントとも呼ばれています。

たとえば、人材の「採用」「配置」「異動」「育成」「評価」「報酬」「福利厚生」などです。社員一人ひとりに適したマネジメントを実施するなど、人材活用のための仕組みを整備します。

社員管理は、会社の目的を達成するために社員を管理することです。会社の力を最大限に発揮するためにも、必要不可欠といえます

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3.社員管理システムでできること6つ

社員管理システムでできることは、次の6つです。システムによって、「1つの機能に特化している」「すべての業務を網羅的に管理できる」など内容は変わります。

  1. 給与管理
  2. 勤怠管理
  3. 人事管理
  4. 評価管理
  5. スキル管理
  6. 労務管理

①給与管理

給与管理システムは、社員に支払う給与を計算し、支払処理・給与明細の作成などを自動で処理します。給与の諸手当(家族手当、住宅手当など)は、人事データ・勤怠データ・業績データから瞬時に算出し、社員ごとの支給額を自動で計算するのです。

「給与の振り込み手続き」「振り込み金額の入力間違いを防止」なども、このシステムによって可能になります。

②勤怠管理

勤怠管理システムは、「出勤・退勤時刻の記録」「休暇の申請」「取得記録」「シフト管理」などを行います。

「変形労働制」「フレックス制」「裁量労働制」など、就労環境や勤務スタイルに合わせられる打刻機能を搭載しているので、「タイムカードの打刻忘れ」「残業時間や有給の自動集計」「残業・休暇の承認依頼の送信」などが可能になります。

③人事管理

人事管理システムは、社員の個人情報を管理します。管理する具体的な項目は、下記のとおりです。

  • 基本情報…氏名、性別、生年月日、住所、家族構成
  • 労務情報…労働時間、給与
  • 社内の経歴…入社、異動辞令、昇格、退職
  • 人事評価…目標管理、360度評価、MBO管理
  • スキル管理…保有資格、コンピテンシー、研修情報

④評価管理

評価管理システムは、評価タスクを軽減し、評価結果を管理しやすいように記録します。

社員の評価や給与に紐付く「目標管理」「進捗管理」「業務目標評価」「多面的評価」などの機能を搭載しているのです。また経営戦略に沿った人材を育成していくためのデータ分析なども、行います。

⑤スキル管理

スキル管理システムは、社員個々の保有スキル・資格・業務経歴などを一元管理します。「公的資格や技術力」「会社独自に必要とされる特別なスキル」「数値化できないスキルや経験値」などを可視化して、スキル管理をシステム化するのです。

部署ごとではなく、全社で情報を把握できるので、適材適所の配置・人材育成などにつなげられます。

⑥労務管理

労務管理システムは、「労働時間の管理」「社会保険や福利厚生の加入管理」など、労務管理全般の業務をシステム化します。下記のような項目をシステム化するため、作業の効率化を図れるのです。

  • 入社、退社の手続きに必要な書類の作成と関係機関への提出
  • 扶養家族の追加や削除
  • マイナンバーの収集と管理
  • 年末調整書類の作成と提出
  • 雇用契約書の作成と締結

社員管理システムでできることは、「給与管理」「勤怠管理」「人事管理」「評価管理」「スキル管理」「労務管理」の6つです

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4.社員管理システムを導入すると得られる効果・メリット5つ

社員管理システムを導入すると、どんな効果が得られるのでしょう。それぞれのメリットについて説明します。

  1. 効率良く業務を遂行できる
  2. 社員情報を共有できる
  3. 情報漏えいを防げる
  4. 人材を適切な場所に配置できる
  5. ミスの軽減

①効率良く業務を遂行できる

社員管理システムには、「給与自動計算や分析機能」「人事情報管理機能」「人材配置機能」「人事評価機能」などが搭載されています。

これまでのように情報を手作業で管理せず、すべてシステム上での管理となるため、「業務の効率アップ」「業務工数の短縮」「管理コストの削減」につながるのです。

②社員情報を共有できる

社員データを複数の担当者で共有できます。

クラウドならインターネットがつながる場所であればどこでも使用できるので、「現場にいる担当者と社内とで情報共有して、業務を効率化」「コミュニケーションの活性化」「連携ミスやすれ違いといったトラブルの軽減」などのメリットを享受できるのです。

③情報漏えいを防げる

紙のファイルは持ち出しやすいうえかんたんに破棄できてしまうため、外部への情報流出が大きな不安要素でした。しかし社員管理システムには、下記のような高度なセキュリティ管理体制が整備されているため、安心できるのです。

  • ユーザーごとにアクセス制限をかけられる
  • システムに登録された情報はすべて暗号化されて保存される
  • セキュリティ専門スタッフによる24時間の監視体制

④人材を適切な場所に配置できる

スキルや評価など、社員個々の情報がデータベース化されるため、特定の条件で人材を抽出できます。

これにより、「適材適所の配置」「能力を最大限に活かせる配属によって社員のモチベーション向上」「新規プロジェクトのチーム編成や異動などのシミュレーション」などが実現するのです。

⑤ミスの軽減

勤怠や人事評価を手書きやエクセルなどで管理していると、数式の入力ミスや誤字脱字など人的ミスが多数発生します。しかし社員管理システムでは下記のような機能を利用できるため、人的ミスを防げるようになるのです。

  • 社員やアルバイトなど、さまざまな雇用形態に合わせた給与の自動計算
  • 定期的な人事異動などを管理する機能
  • 年末調整や法令改正など重要な作業を知らせるアラーム機能

社員管理システムを導入すると、「効率良く業務を遂行できる」「社員情報を共有できる」「情報漏えいを防げる」「人材を適切な場所に配置できる」「ミスの軽減」といったメリットが得られます

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5.社員管理システムを選ぶ際のポイント

社員管理システムは多種多様ですので、何を基準に選ぶべきか迷いがちです。一体どういったポイントを見て選べばよいのでしょうか。ここでは、そのポイントについて解説します。

  1. クラウド型orオンプレミス型
  2. 既存のシステムやファイルとの連携
  3. 操作性
  4. サポート体制

①クラウド型orオンプレミス型

今、中心となって利用されているクラウド型の特徴は、下記のとおりです。

  • サーバーの導入や回線を自社で運用する必要がないので、管理コストや業務に手間が掛からない
  • 少人数なら少額で利用できるが、人数が増えるにつれて料金も増加する
  • 一方、オンプレミス型の特徴は、次のようになっています。
  • サーバーや回線を自社で管理するためコストが増える
  • 情報流出のリスクが軽減する

②既存のシステムやファイルとの連携

「既存のシステムやツールと連携できるか」「ほかの形式のデータを取り込めるか」などを確認します。

「勤怠管理」「給与計算」「労務管理」「評価管理」など、さまざまな人事管理システムと連携して運用できれば、業務の負担を大きく軽減できるのです。そのため以下のポイントについて、必ず確認しましょう。

  • 既存のシステムやツールと連携できるか
  • ほかの形式のデータを取り込めるか

③操作性

パソコンが苦手な人や外国人スタッフでも、操作や活用が簡単に行えるか考慮します。

  • グローバルメニューを搭載し、システムの標準言語を日本語・英語から選択できるか
  • すぐに必要な情報が把握できるか
  • 誰でも使えるような操作性か
  • 雇用条件や経験年数、評価内容など、それぞれ項目別に把握しやすいインターフェイスか

などの機能が充実しているシステムを選びましょう。

④サポート体制

導入から運用まで、サポート体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。サポート体制の充実度をチェックするには、以下のようなポイントに気を付けるとよいでしょう。

  • 初期設定
  • 評価フロー構築
  • データベースの構築
  • 評価制度の反映
  • セットアップサービス
  • サポートの料金
  • 24時間対応が可能か
  • 電話やメール、訪問などのサポート方法について

自社に最適な社員管理システムを導入するためにも、4つのポイントをしっかり押さえてさまざまなシステムを比較検討しましょう