社員管理とは?【わかりやすく解説】役割、目標、システム

社員が存分に能力を発揮するためには、いくつかの管理が必要になります。求人・採用から始まり、配置や異動、人材育成、人事評価、賃金および労働時間の管理といった、企業が社員に対して行う管理業務「社員管理」についてご説明いたします。

社員管理とは?

企業は、外部からヒト・モノ・カネ・情報といった資源を調達し、それらを内部で製品やサービスに変換して外部に提供することで、利益を生み出し、経営目標の達成に向けてビジネスを推進します。これらを効果的・効率的に行うための組織作りと管理システム構築のうち、「ヒト」にまつわる部分を管理するシステムが「社員管理」です。

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社員管理の役割と目標

企業を構成するどの部門も、人材を調達して活用していくことで、与えられた役割を果たそうとするため、社員管理の基本的な役割は、経営活動が「組織あるいは部門の目標」を、ローコストで効果的かつ効率的に達成するように、管理していくことにあります。

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社員管理の構成と環境条件

機能の面から分解すると社員管理には、

  1. 人材(労働力)を確保し、(企業外部から確保するには“採用”が、内部から確保するには“教育訓練が必要)仕事に配置する機能
  2. 人材が能力を発揮できる就業の条件を整備する機能
  3. 働きに対する報酬を決め、社員の労働意欲の維持・向上をはかる機能

といった3つの機能があります。

それに対応して社員管理は、多様な管理分野から構成されています。

にあたるのが雇用管理
にあたるのが就業条件管理
にあたるのが報酬管理

といった3つの管理となり、これらに加えてもうひとつ重要な分野があります。

それは、社員の働きぶりを評価する人事評価管理です。

人事評価というと、賃金などの報酬を決めるための管理活動と考えられますが、それは人事評価の機能の一部であり、社員の働きぶりを見て、配置が適切であるかを評価して次に反映していく、仕事と能力が合っているかを評価して次の教育訓練に反映していくことなども、大変重要な機能なのです。

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社員管理システムの導入

このように、限られた人員だけでカバーするには、あまりにも業務が煩雑かつ膨大な「社員管理」ですが、給与計算、社会保険、労働保険といった労務関係も連携する「社員管理システム」を導入することで、度重なる法改正にもシステムがスピーディに対応し、社員管理業務の負荷軽減につながることでしょう。

そもそも「就業規則」は、法改正や時代に合わせたメンテナンスが必要なもの。近年は法改正が頻繁となっており、28年度までも、雇用保険法の改正案、育児・介護休業法、男女雇用機会均等法の改正案、300人超の会社では女性活躍推進法における行動計画の提出から実践、改正労働契約法における無期転換制度が多くの会社で残り2年に迫るなど、おびただしい変化がありました。

就業規則はとくに注意を要しますが、労働基準法のみならず労働安全衛生法なども含まれるため、幅広い対応が必要です。

また、IT化の進展の裏側で、企業が抱えるITリスクは増大しています。企業イメージダウンにつながりかねないリスクを回避するためにも、社員管理システムを導入すると同時に、個人情報漏洩やセキュリティ対策も含めた規則や規定作りを進めましょう。

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社員管理のQ&A

社員管理に関する業務を分解すると、雇用管理・就業条件管理・報酬管理・人事評価管理などに分けられます。業務の幅が広いため、従業員数が多くなればなるほど、手作業で管理するのは困難になるでしょう。すべての業務を網羅できるツールの導入をおすすめします。 人材に関する情報のすべてを一元管理できるカオナビは、社員管理に必要な機能を、だれにとっても使いやすいインターフェースと操作性で実現しています。
あまりにも業務が煩雑かつ膨大な「社員管理」について、限られた人員でカバーするには、システムによる対応の自動化が必然的に求められます。 システム導入すると、人的ミスを撲滅できるだけでなく、人的コスト削減につながる場合も多くあります。度重なる法改正など、時代に合わせたメンテナンスにも、システムが自動でスピーディに対応するようになります。
社員管理システムを導入しているのは、組織規模の大きい企業だけではありません。むしろベンチャーやスタートアップなど、人事・労務管理業務に対して限定的なリソースしか割けない組織にこそ、システム導入による業務効率化は必要であるといえます。 社員数6名の段階から社員管理システムを導入した経営者のインタビュー記事もあります。ぜひ参考にしてみてください。