社員データ管理とは、社員データを管理して人材活用に活かすことです。ここでは、システム活用事例を含めて解説します。
１．社員データ管理とは？
社員データ管理とは、社員データを管理して人材活用に役立てること。人事業務の効率化を実現するだけでなく、さまざまな人事施策に応用できるため、業種を問わずさまざまな企業から注目を集めているのです。
社員データを管理して人材活用に役立てる
社員データ管理の機能は、単にデータを収集して保管するだけではありません。人材育成のほか、人材配置や人事評価など人材活用に関するさまざまな人事施策に役立てられます。
そのためにも、入出力しやすく、そのうえ効率的に共有できる形式の社員データ管理システムを選び、活用しましょう。
２．社員データ管理の目的
社員データ管理の目的は、4つです。ここでは、下記4つから社員データ管理の目的について解説します。
- 人材の現状把握
- 人事業務への活用
- 勤怠情報の見える化
- 労働者名簿の作成
①人材の現状把握
社員データ管理では、個々の社員データを可視化できます。また一定の条件で該当社員を抽出できるため、人材の現状や人材が抱える問題を把握しやすくなるのです。
②人事業務への活用
社員データ管理を活用して把握した現状や課題は、「人事評価」「人材採用」「人材配置」といった、人事業務の検討材料にできます。
③勤怠情報の見える化
社員データ管理では、社員の「出勤・退社時間」「時間外労働」「有給休暇」などの勤怠情報を管理できます。
④労働者名簿の作成
社員データ管理では、「氏名」「住所」「生年月日」「入社年月日」「退職年月日」といった社員の基本情報を、一括管理できます。
社員の基本情報は、企業が作成しなければならない労働者名簿の項目を網羅しているのです。労働者名簿の作成をきっかけに社員データ管理を導入するケースも多くあります。
労働者名簿とは？【書き方・記入例】テンプレ、必須項目、履歴
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３．社員データ管理ソフト・システムとは？
社員データ管理を行う際、エクセルを用いるだけでなく、ソフトやシステムを導入するケースもあります。下記2点について、解説しましょう。
- どのようなソフトやシステムなら社員データ管理ができるのか
- はじめから利用できる便利な機能はあるか
①どのようなソフトやシステムなら社員データ管理ができるのか
社員データ管理ソフトや社員データ管理システムでは、さまざまな社員データを一括管理できます。主なサービスとして挙げられるのは、「人事管理」「労務管理」「タレントマネジメント」。
なかには、社員情報管理業務に特化したものもあります。導入の際は、目的に応じてソフトやシステムを選択しましょう。
②はじめから利用できる便利な機能はあるか
社員データ管理には、オプションサービスの申し込みをしなくても利用できる便利な機能も多くあります。中でも、積極的に活用したい機能は、下記のとおりです。
- 組織図のシミュレーションによるプロジェクトメンバーの簡単な選出
- 管理したデータを使った人事情報の分析や育成、評価
- 採用の強化
- エンゲージメントの測定
- 離職防止機能
４．社員データ管理に必要な項目
社員データ管理に必要な項目とは、一体どのようなものでしょうか。ここでは、社員データ管理に必要な項目について見ていきます。
- 社員の基本属性
- 実績や履歴など
- 残業時間や入退出時間などの勤怠
- 人材育成のための能力や資格など
- 社員のモチベーション
①社員の基本属性
社員の基本属性とは、社員一人ひとりの氏名・年齢・性別・所属・役職・等級といった、基本的なデータのこと。基本属性はデータを抽出する際に必要となるため、必ず整備しなければなりません。正確な情報を把握できれば、検索などで有用な結果を得られます。
②実績や履歴など
実績や履歴とは、「職歴」「学歴」「所属部署履歴」「評価履歴」「研修受講履歴」「上司履歴と部下履歴」「成果」「受賞歴や表彰歴」などのこと。社員一人ひとりの入社時から現在までの実績や履歴を正確に把握し、データベース化しておくと、さまざまな人事施策に活用できます。
③残業時間や入退出時間などの勤怠
社員データ管理の勤怠項目とは、「残業時間」「入室時間と退出時間」「遅刻・早退・欠勤」「有給休暇」などのこと。勤怠管理は給与計算時だけでなく、「生産性向上に向けた課題抽出」「社員が離職する前兆の発見」にも役立てられます。
④人材育成のための能力や資格など
人材育成のための能力や資格とは、保有スキルレベル・語学力・保有資格などのこと。能力や資格を把握、管理していければ、人材育成だけでなく、「人材配置」「人事評価」といった、さまざまな人事施策にも応用できるのです。
⑤社員のモチベーション
社員のモチベーションとは、いわゆる社員の就労マインドのこと。たとえば、「適性検査の結果」「キャリア志向」「満足度サーベイの結果」「面談履歴」「上司メモ」などをもとにデータベースを構築します。
モチベーションの可視化は難しいです。しかし会社の生産性を左右する重要なポイントでもあるので、可視化は重要でしょう。
５．社員データ管理システムを選ぶ際のポイント
社員データ管理システムを選ぶ際のポイントは、4つです。ここでは、ポイントの内容について解説します。
- 目的に合った機能があるか
- セキュリティ対策ができるか
- 小規模からスタートする
- データ更新を心掛ける
①目的に合った機能があるか
まずシステムを導入しようと考えた目的と照らし合わせ、その目的と適合するシステムを選択します。目的によっては、管理が必要なデータや管理方法が異なる場合も。そこで目的との適合性を選択のポイントにしましょう。
②セキュリティ対策ができるか
社員情報は個人情報ですので、取扱いには十分な注意が必要です。「閲覧権限の設定」「暗号化通信」「外部からの侵入のブロック」といった機能が搭載されているシステムを選んで、情報漏えいなどのリスクを防ぎましょう。
③小規模からスタートする
社員データは膨大ですので、システムの導入と共に、すべてを一括管理するのは困難なもの。システム導入当初は、小規模からスタートします。そのためにも、徐々に管理エリアが広がるような仕組みのシステムを選択しましょう。
④データ更新を心掛ける
社員データ管理は、一度データを登録して終わりではありません。つねに最新のデータを管理できるよう、更新していく作業が不可欠です。更新ルールを定め、かんたんかつタイムリーにデータを更新していきましょう。
６．社員データ管理の活用事例
最後に、社員データ管理の活用事例を見ていきます。ここでは、社員データ管理システム「カオナビ」を導入した下記2社の事例を、社員データ管理システムのメリットとともに解説します。
フジッコ
フジッコでは、「人事情報の散在」「作業負担の多い評価フローなど人事業務の煩雑化」という問題を抱えていました。
そこでカオナビを導入した結果、PROFILE BOOKにより「データの蓄積や引き出しの効率化」「人事情報の一元管理」「情報の柔軟な活用」を実現しただけでなく、紙コストの低減といった副次的効果も期待できるようになったのです。
エコリング
エコリングでは、「社員ニーズの把握」「高い離職率」という問題を抱えていました。
そこでカオナビを導入した結果、VOICE NOTEやPROFILE BOOKを活用して、「社員一人ひとりの詳細なデータベース作成」「モチベーションや待遇、社内の人間関係などの可視化」に取り組み、離職率の減少を実現させたのです。
