RPAとは? 意味・定義、学習を行う技術、導入事例について

ホワイトカラーの業務代行をする「RPA」。これまで人間にしか遂行できないと思われていた業務をロボットが行うことで、業務工数および人件費の削減、作業効率の向上をもたらす注目の新技術です。

  • RPAの仕組みやその効果
  • RPAツールの選び方

など、RPAを有効活用するために押さえておきたいポイントを解説します。

1.RPA(ロボティックプロセスオートメーション)とは?

RPAは、労働力不足や生産性の低さが問題となっている日本の経済界で注目を集める技術で、今後急成長が期待される産業分野でもあります。まずRPAとは何か、その意味や仕組みについて解説しましょう。

RPAの意味

RPAは、「ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)」の頭文字を取った単語です。意味を日本語で言うと「ロボットによる業務自動化」で、「デジタルレイバー(Digital Labor)」や「仮想知的労働者」と呼ばれることもあります。

一般的には、人間がPCを使って行う作業を、ソフトウェアに組み込まれたロボットが代行する仕組みのことを指すのです。

複数のアプリケーションをまたいだ処理業務、たとえば、ブラウザに表示した内容を参照しながら一定のルールに基づいてデータを入力していく作業など、いわば「人間がやってきた作業」を覚えさせ、自動で遂行させることができる仕組みです。

RDAとの違い

RPAは、2種類に大別できます。

サーバーにインストールするタイプ
  • コマンド・センターのような「中央」を通じて全体を管理するため、サーバーやクライアントPCをまたぐ大規模・広範囲な業務の自動化が可能
  • 業務のプロセスに人間が介在しない100%業務自動化の仕組みも構築しやすい
各端末にインストールして機能させるタイプ
  • RDA「ロボティック・デスクトップ・オートメーション(Robotic Desktop Automation)」とも呼ばれる
  • 端末単位で個別に稼働させるため端末間の連携には不向きだが、汎用性は高い
  • 業務を自動化する過程で人間が判断や意思決定をはさまなければならない場合にも、手軽に対応可能

botとの違い

botは決まったタスクを自動的に繰り返すプログラムのこと。エンジニアがあらかじめ手順をプログラミングすると、同じ作業を実行し続けます。定型的な業務の自動化が可能です。

RPAもbotも指定した作業を実行するという点は同じですがbotにはプログラマーやエンジニアといった専門知識を持つ人の存在が不可欠です。一方RPAは、プログラミング不要で、一連の作業手順を単純に記憶させるだけで機能します。

AI(人工知能)との違い

AI(人工知能)は、処理の中で学習し、人間に代わって自ら判断しますが、正確な判断を下せるようになるまで、ある程度の学習期間が必要です。

一方一般的なRPAは、自ら考えて判断する能力はなく、人間が覚えさせた作業を遂行するにとどまります。したがって新入社員に仕事を教えるときのように作業手順を展開するだけで覚えさせることが可能なため、手軽に短期間で導入可能です。

Excelマクロとの違い

Excelのマクロでも、業務の自動化が可能です。WordやAccessといったMicrosoft Office製品などのアプリケーションであれば、Excel以外でも制御できます。

ただしマクロで高度な作業を実行させようと思うと、VBA(Visual Basic for Applications)というプログラミング言語を理解する必要があります。

RPAの場合、そうした知識がなくても導入可能で、さまざまなアプリケーションをまたいだ作業を一括して自動化できます。

RPAの仕組み

RPAは、人間がPCなどの端末上で行ったキーボードやマウスの操作を記憶する技術によって成り立っています。正確に動作するよう、記憶された操作をベースに人間が手動でカスタマイズを加えてチューニングするのです。

カスタマイズの方法はツールにより異なりますが多くはプログラミングなどの知識がなくてもできるように設計されています。

効果やメリット

RPAのメリットは主に2つです。

生産性の向上

定型化できる業務をRPAに代行させることで、社員はコミュニケーションが必要な業務や創造性が求められる業務など、「人間が行うべき業務」に集中できるのです。

同時に、定型業務をRPAに任せれば、より早く正確に作業が進むため、高品質なオペレーションが実現できます。人間とRPAの業務の棲み分けを適切に行えば、業務効率が上がり、生産性の向上が望めるでしょう。

事務コストの削減

人間が実行している作業をロボットが行うため、人件費の削減が可能です。RPAは人間と違い、24時間365日働くことができるうえに退職することもないため、業務の引き継ぎや教育にかかる手間や時間が削減できるでしょう。

デメリットはあるのか?

経営的な視点から見るデメリット

初期の導入コストが考えられますが、AIを用いたシステムなどと比べて一般的なRPAツールは安価で手軽なものが多いです。人件費削減効果などを勘案すれば、トータルでかかる費用はむしろ安くなる可能性も高くデメリットとは言い難いでしょう。

社会的な視点から見るデメリット

RPAが広く普及し人間の仕事が減ることで失業問題が発生するのでは?と懸念する声があります。産業革命による機械化に反対した労働者が起こしたラッダイト運動を彷彿とさせるでしょう。

しかし歴史が示す通り人々は新たな産業に従事することで、より豊かな生活を送ることができています。RPAの登場も、失業問題よりむしろ、より豊かな働き方をもたらすものと考えることが可能かもしれません。

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2.RPAってどんな技術? 種類や導入費用

RPAは、どのような技術によって機能するのか、どのような種類があってどの程度の導入費用がかかるものなのか気になるでしょう。ここでは、RPAの技術的な側面と種類や導入費用について解説します。

3つのクラス

RPAを適用できる業務は、3つのクラスに分類されており適用業務が違えば、導入および維持管理にかかる費用も異なるのです。まず、それぞれのクラスについて押さえておきましょう。

適用業務

  • クラス1 「Robotic Process Automation」 定型業務の処理 多くのRPAツールはこの領域が対象
  • クラス2 「Enhanced Process Automation」 多様なデータから分析や予測をする処理
  • クラス3 「Cognitive Automation」 AIによる機械学習と組み合わせた処理

クラス1:人事や経理、事務に関する業務

定型業務の処理を指します。たとえば、下記のように工数の多い単純作業が当てはまります。

  • バックオフィス部門における事務的な入力作業
  • データ管理
  • 販売管理や経費の処理

クラス2:データ分析の自動化

クラス2は構造化されていないデータの収集や分析を指します。

  • セキュリティログの分析
  • さまざまな要因を加味した売上予測
  • ウェブのレコメンド広告

クラス3:人間には不可能なビッグデータを取り扱う

大量のデータをもとにロボットが自ら学習し、学習に基づいて判断や予測を行う処理を指します。膨大なデータをもとに未来予測するという人間では解析しきれない分野でもあるでしょう。

  • ヘルプデスク
  • 季節や天候に左右される仕入れ管理
  • 経済情勢や市場を加味した経営判断

RPAができること

一般的なRPAツールでは、決まったワークフローからなる事務作業の自動化といった領域などを扱うため膨大なデータの処理や反復作業、工数の多い作業などは得意分野です。アプリケーションをまたぐ処理も、RPAツールができる特徴的な機能の一つです。

これまでバックオフィス業務の自動化が難しいとされた背景には、異なるアプリケーション同士の連携が困難という問題がありました。

API(Application Programming Interface)を公開してもらうなど方法はありましたが、その都度連携プログラムが必要となるため、手間とコストがかかったのです。

RPAは、この問題を解決しています。使用するアプリケーションの変更や新たな開発をせずとも人間の作業する操作そのままをソフトウェアロボットが担うことで、人間がやるように業務を自動化できます。

導入費用

3つのクラスに分かれるRPAですが、導入コストはクラスが上がるごとに高くなります。また、課金方式もサービスにより異なるので、自社に合ったものを選ぶ必要があるでしょう。

自社に合うRPAを絞るには、自動化したい業務の洗い出しから始めるとよいでしょう。通常は、クラス1の範囲で検討することをおすすめします。クラス1のRPAツールであれば、数十万円~数百万円程度と、低価格での導入が可能です。

参考までにクラス3にあたるAIと組み合わせたRPA+αの仕組みを構築する場合、少なくとも数百万円以上は必要になります。この場合、そもそもビッグデータなどを取り扱う大企業などでなければ、導入するメリットを見い出すことは難しいでしょう。

導入すべき業務を判断する方法

RPAを導入すべき業務を判断する方法とは、どれだけの人がその業務に時間と手間を割いているかを下記項目などから明確にすることです。

  • 業務目的
  • 使用機器と台数
  • 使用者の人数
  • 使用頻度や処理時間
  • 問題点
  • 関連作業

導入以外にも維持費用がかかります。導入前後でどのくらいコストに差が出るか、そもそもコスト削減のニーズがそこにあるかなどもまとめておくとわかりやすいでしょう。

3.RPAツールの選定

現在RPAツールは、国産と海外製を合わせて約40種類近くに上ります。各ツールには共通する機能がある一方、それぞれに独自の個性を備えています。

RPA導入を検討する場合、自社に合っているのはどのソフトウェアなのか、業務を遂行するうえで使用するべきツールはどれか、ポイントを押さえる必要があります。

分類:実行環境(サーバー型/クライアント型) とシナリオ作成の難易度別

RPAツールは大きく2つに分類できます。

サーバー型
  • 個々のソフトウェアロボットをサーバーで集中管理
  • 人間が介在しないデータ加工や集計などに向く
クライアント型
  • クライアントPCにソフトウェアをインストールして端末ベースで管理実行
  • アプリケーションを実行する工程に人間の判断や処理を挟むことが可能 それにより担当者ベースでの導入が可能

 

ソフトウェア例

RPAを導入する企業が増えるにしたがい、RPAツールの種類や機能も多様化しています。各ソフトウェアの特徴や強みを知ることは、自社業務とのマッチングを考える際に大切です。ここでは、各ソフトウェアとその特徴を紹介します。

UiPath(ユーアイパス)

UiPathはニューヨークに本社を置いているRPAソフトウェアメーカーで、2017年に日本法人を設立しました。全世界で550社の企業がユーザーとなっており、日本においても大手金融機関や大手広告代理店などがUiPathのRPAを導入しています。

半年間でユーザー数は15倍以上に拡大しており2017年10月に日本語での顧客サポートも開始しました。

開発ベンダーと主な特徴

UiPathが開発するのは、小規模から大規模まで幅広く対応できるRPAツールです。動作シナリオの作成から実行、管理といった機能群をモジュール化しているため、導入時は軽量なRPAとして始めた場合でも、段階的に規模を大きくすることが可能です。

プロセスデザイナーは高度に視覚化されており、ロボットワークフローの構成は素早く簡単に構築できます。たとえば一度記憶させた工程の追加や変更をドラッグ&ドロップで行えるなど、直感的な操作が可能です。

またロボットのスケジューリングや作業負荷管理、報告、監査、監視といった管理業務をサーバー側で集中的に行うため、セキュリティについても安全に業務を遂行できます。

主な対象業界は金融や医療で、特に医療の領域では、データの電子化や支払処理、医療システムにおける患者の利用管理・症例管理など、幅広い利用例があります。

使い方

自動化したい作業をロボットに記憶させる方法は、

  • 実施したいアクティビティを「ワークフロー」エリアにドラッグ&ドロップ
  • レコーダーを起動して実施したいアクティビティを実演

これだけです。UiPathのRPAツールには、テンプレートアクションが組み込まれた豊富なライブラリがあり単純な作業であればライブラリから選択するだけで実行可能です。

ライブラリはオープンで拡張性があるため複雑な作業をさせたい場合はユーザーが自由にカスタムアクションを設計できます。

価格例と評判
  • 最小構成(開発環境×1、実行環境×1) 標準価格52万5,000円(税抜)程度
  • 管理支援機能を含めた大規模な導入の場合、標準価格400万円(税抜)程度

価格的に他社製品より低めに設定されていますが、機能面で特別見劣りする点は見当たりません。

なお2か月間の評価版を用意しているほか非営利団体、教育機関、小規模企業(売上規模が10,000ドル以下)などに対しては、無償版の提供も行っています(※一定の条件を満たしている場合に限る)。

導入事例

人力による処理業務の運用コストおよび多発するエラー解決のため、取引決済にUiPathのRPAツールを導入した某大手投資銀行の例を紹介します。

この例ではRPAロボットは顧客から送られてくるEメールを自動的に確認し、必要項目を更新したうえで取引先および管理者にメールを送る、という一連の流れを自動化しています。

導入の結果、

  • 処理速度が向上
  • エラーが減ったためにサービス品質も向上

したそうで年間444時間もの業務時間短縮効果が見込まれるとの報告も出されています。

WinActor/WinDirector

WinActorは純国産のRPAツールで、NTTアクセスサービスシステム研究所が技術開発し、NTTアドバンステクノロジが製品化しました。NTTデータが製品の販売や導入支援を担っており、日本市場では大きなシェアを持っているのが特徴です。

2017年度上期だけでも、新たに300社を超える企業がWinActorを導入しています。2018年4月時点での採用数は、累計1,000社にのぼります。

開発ベンダーと主な特徴

WinActorの特徴は、多岐にわたる業種・業態への導入実績があり金融機関におけるシステム間の情報連携や商社の経理業務、基幹システムからの情報取得など、幅広い利用例があります。

国産ツールのため、日本語でのサポート体制やマニュアル類が充実しており、UiPathのRPAツール同様直観的な操作でシナリオ作成ができるようになっています。

WindowsのPC1台から手軽に導入できるので、業務システム・基幹システムを大きく変更する必要もありません。

Microsoft Office製品 (Excel・Access・Word・Outlook等)やERP、OCR、個別に設計されたシステム、グループウェアなどWindows端末から操作可能なあらゆるソフトウェアに対応しています。

使い方

もともとはクライアント型の製品であり、クライアントPCにインストールする形が中心でしたが2017年9月にNTTデータが独自開発した管理・統制用のソフトウェアロボット「WinDirector」がラインアップに加わりました。

WinDirectorは、作業を実行するソフトウェアロボットやシナリオをサーバー上で一元管理・統制できるので、多数のロボットを使って複数の作業シナリオを並行して処理する、などといった大規模な使い方もできるようになりました。

価格例と評判

年間サブスクリプションの課金形式となっています。

  • WinActor実行版 24万8,000円(税抜き) / 1ライセンス
  • フル機能版 90万8,000円(税抜き) / 1ライセンス
  • WinDirector 330万円 (税抜き)/ 1ライセンス

価格帯として決して高くはありませんが、基本的な機能は一通り揃っているRPAツールです。

導入事例

電気・通信の建設から保全までを行う株式会社エクシオテックでは、工期内に工事を完了させるため、毎日届くオーダーに対して、設計者への設計業務指示を漏れなく円滑に行う必要がありました。

しかし複数のアプリケーションを使用する作業のためPC操作が煩雑となり、人為的ミスや時間外労働の原因にもなっていたそうで、それを改善するため、WinActorが導入されました。

住所や電話番号を自動転記するほか、該当地図画像の読み込みや指示書への貼り付けまでロボットが行うようにしたことで、年間90万円の経費削減を実現できたといいます。

BizRobo!(ビズロボ)とは?
「BizRobo!」はRPAツールではなく、RPAテクノロジーズ社が行うRPAサービスであり、同社が提供するソリューションの名称です。業務の内容やロボットの働きから、RPAツールの紹介や導入運用のサポートを行っており、BasicRoboのほか、UiPath、Blueprismなど複数のRPAツールを扱っています。

4.RPAの活用事例

ここまで読んでいただいた方には、RPAにまつわる基本情報について理解いただけたかと思います。ここからは、より具体的なRPAの活用事例について紹介しましょう。

【保険】日本生命保険

大手保険会社の日本生命保険は柔軟性を求める業務に人員を投入できないという課題を抱えていました。請求書データのシステム入力に多くの時間がかかっており、しかもこのデータ入力は、人力のためミスを起こすリスクもあったのです。

これらを解決するため、RPAの導入が検討されたといいます。

RPA導入プロセス

RPAの活用方法として考えられたのは、保険契約者から郵送される保険金の請求書に記載された約10桁の証券記号番号の入力を自動化すること。

結果としてはRPAロボットの「日生ロボ美ちゃん」が複数の社内システムをまたいでデータの収集から業務システムへの入力までを代行することで人間は証券記号番号をスキャンするだけで済むようになりました。

業務改善の結果

RPAを導入した結果、1件当たり数分かかっていた処理が20秒ほどで済むようになったそうです。加えて、ロボットのおかげで単純な入力ミスは一掃されたとのこと。

ロボット化したことで処理業務の人員削除に成功し、柔軟な対応が必要な業務など、人間にしかできない業務にマンパワーを回すことができるようになったとのことでした。

【銀行】三菱東京UFJ銀行

三菱東京UFJ銀行(現・三菱UFJ銀行)では「1時間おきに社内システムにアクセスしてデータを取得後、チェックしてExcelにコピー」という事務処理作業を行う担当者の負担が大きいと問題になっていました。

ITシステムを導入すれば業務は効率化します。しかしコストがかかりすぎるという理由から、人力による作業を続けていたのです。

RPA導入プロセス

比較的低コストで、この一連の業務を自動化できるかもしれないということで、RPAツールが検討されることになったそうです。結果一定時間ごとの処理が必要な業務では、データをチェックする時間を定めて自動化を実施することが決まったとのこと。

業務改善の結果

事務処理を担当していた社員から、他の業務に時間が割けるようになったという声が上がったとのことです。結果的に、他の事務作業にもこの仕組みが適用されたようでパイロット運用を実施した20種類の事務作業において、年間で8,000時間の削減に成功したそうです。

一定のルールで運用されている作業は、RPAを導入して効率化できるとわかり、システム連携による業務の単純化も検討できるようになったと報告されています。

【製造業】ユニリーバ・ジャパン・カスタマーマーケティング

ユニリーバ・ジャパン・カスタマーマーケティングでは、各製品に興味を持ちブランドサイトを訪問したユーザーを、自社運営の比較ポータルサイトを経由して販売パートナーのECサイトに誘導したいと考えていました。しかし、その作業に必要なタスク量が膨大なため、実施できずにいたのです。

ITシステム等による実現も検討されたようですが初期費用だけでなく運用費用も高額であることから、他の解決法が検討されたといいます。検討の条件は、対象となるサイトの追加や変更が柔軟にできて、日本語以外でも変わらず機能することでした。

RPA導入プロセス

まず既存のブランドサイト内に製品の価格を比較するポータルサイトが新設され同時にRPAが自動的にオンライン上のさまざまなチャネルで販売されている自社製品関連の情報を取得できるよう設計がなされました。

その結果ロボットが情報取得および更新を行えるようになり、ポータルサイトへのリアルタイムな最新情報表示が実現できたそうです。

業務改善の結果

課題であったECサイトへの送客がスムーズになり、各社の売り上げ向上に貢献できるようになったとのこと。

また比較ポータルサイト上で価格や送料、ポイントといった重要な消費者ニーズを即時に把握できるようになったため、自社製品の販売傾向を自動的に把握でき最適な戦略が立てられるようになったということです。

また比較ポータルサイト自体が、営業方針として掲げている「OSA(オン・シェルフ・アヴェイラビリティ:店内の商品の割合)」を改善・管理するための社内ツールとして利用できるようになったといいます。

まとめ

RPAは、ホワイトカラーの仕事をルーティンワークから解放する第一歩になります。普及が進めば、コスト削減や品質向上だけでなく、それによって空いたリソースをより生産性の高い業務に振り向けることも可能でしょう。

RPAを活用することで、今までよりも短い労働時間で豊かな生活を送ることが可能になるのではないでしょうか。