辞令とは? 意味、発令や内示との違い、書き方や挨拶について【辞令は断れる?】

会社勤めをしている多くの人が、一度は目にする「辞令」。「辞令が下りた」というようなフレーズを耳にする機会もあるでしょう。

辞令は人事異動に関わるワードですが、「発令」や「内示」といった似た意味の用語もあります。

  • 辞令の意味
  • 実際に辞令が出た場合の挨拶の仕方
  • 辞令の書き方

などについて説明しましょう。

1.辞令とは?

辞令とは社内異動や昇進に関する内容を記載した公式文書のこと。従業員に通知する文書ですが、採用が決まった際に出る採用通知も辞令の一つです。一般的な連絡文書とは異なり、会社や組織からの命令文書になります。

辞令を従業員に渡すことを「交付」といいます。

辞令の意味

辞令は、会社や組織に所属する従業員に対し、ある役職に任命する際などにその旨を本人に伝えたり、その他の従業員に広く示したりするために出す文書を指します。会社や組織から従業員に対して、人事に関する重要な事柄を正確に伝えることを目的に交付されるのです。

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2.辞令に記載されている内容

辞令には、

  • 異動や昇進といった人事の内容
  • 発令日
  • 実施日時や期間
  • 働く場所
  • 誰から誰への命令か

などが書かれています。基本、用件のみが簡潔な文章で記載されますが、事務処理上、発令番号などが表記されている場合も。

辞令の種類

  • 社員の採用
  • 昇格・降格
  • 昇給・減給
  • 転勤
  • 転属
  • 出向
  • 配置転換
  • 復職

といった人事異動全般から、

  • 戒告
  • 停職
  • 休職
  • 免職
  • 退職
  • 解雇

といったものまで、辞令には多様な種類が存在します。

辞令交付式

企業や組織が辞令を従業員に対して渡すことを「辞令交付」といい、それを式典のかたちで行うものを「辞令交付式」と呼びます。会社規模が大きい場合、辞令交付をこうしたセレモニーとして開催したり、入社式と同時に辞令交付式をしたりするケースも。

辞令交付式に参加する際には、服装やマナーに気を付けましょう。

出席時の注意点~男性~

辞令交付式に出席する男性は、スーツはもちろんのこと、シャツにアイロンをかけ、シワのない状態にします。シャツは白色の無地など清潔感があるものを選び、合わせるネクタイも派手にならないようシンプルなものを着用しましょう。

また、見られていないようで見られているのが靴。靴用のブラシでほこりをはらい、できれば磨いて、きれいな状態にしておきましょう。

出席時の注意点~女性~

女性の服装は、男性のスーツに準じるものを選びます。新卒の新入社員であれば、リクルートスーツで問題ありません。インナーには襟つきのブラウスを使用すれば、印象もよいでしょう。足元は3~5センチのヒールが望ましいです。

アクセサリーを着用する場合には、イヤリングやピアスといった目立つものは避けます。シンプルなネックレスくらいであれば顔回りを華やかにするアイテムとして取り入れても構いません。化粧は派手にならないように気を付けましょう。

3.辞令を断ることは可能か?

辞令は会社の方針に従い、従業員を配置転換させるためのもの。また前述した通り辞令は会社や組織からの命令文書のため、基本、断ることはできないとされています。

通常入社時に、異動で勤務が変わる可能性がある点を承諾しているはずですので、そういった理由からも拒否は難しいでしょう。しかし、あまりにも理不尽すぎる状況などでは、断ることが可能な場合もあります。

断ることができる可能性が高い状況

入社時に会社と交わした契約書の内容から辞令の内容が逸脱している場合、辞令を回避できる可能性があります。

たとえば、契約で勤務地に限定的な表記が加えられているようなケース。範囲を超えた転勤などに関して断ることができる場合もあるのです。

また、「介護を要する親がいて自分しか見ることができない」、「妻が妊娠中で他に頼れる人がいない」といった特別な理由も、転勤取り下げの事由になる可能性が高いでしょう。

しかしあくまでも可能性が高いという状況。つまり、考慮の対象になっても、必ずしも叶うわけではありません。

断ると解雇となる可能性も

辞令は会社の上層部で話し合った結果、出された会社の命令のため、断ると業務命令違反とされ「解雇」になる可能性が高いです。

拒否する際には、その会社で働くことができなくなる覚悟が必要といえます。まずは企業と話し合いましょう。

  • 辞令を受け取りたくても受け取れない状況にある
  • 自分で考えた折衷案

などをもとに正直に話すことで状況を理解してもらえる可能性もあります。必要に応じて、専門家などに相談するのもよいでしょう。

4.辞令と発令との違い、内示との関係

発令との違い

辞令は人事関連の内容を記載した書類で、発令はその辞令などを「出すこと」を指します。

  • 採用辞令を発令する
  • 異動を発令する

という使い方をします。発令は辞令の正式発表になるため、発令には「発令日」というように、日付が伴います。

内示との違い

「内示」は文字通り、内々に示すことで、辞令の前に当人や上司だけに知らせることを指します。辞令は公式ゆえ社内全体に知れ渡りますが、内示は限られた人にのみ通知されるため、その内容を周囲に話すことは禁じられているのです。

使い方は「転勤の内示を受ける」といったもの。

また内示は辞令の準備期間として捉えます。転勤の場合、業務の引き継ぎはもとより引っ越しや家族の仕事・学校などの手続きも必要になり、準備する事柄も多いです。

こうした点を踏まえ、企業によって多少異なるものの、内示は辞令の1カ月~1週間に出されることが一般的となっています。

内示を断ることは可能か?

公式の性質は持たないものの、内示も業務命令であることに違いはありません。そのため、辞令同様に断ることは難しいでしょう。ただし、内示というかたちで従業員に打診の相談をする場合もあるため、ケースバイケースともいえます。

辞令になると、拒否はほとんど不可能になるため、状況に応じてどうしても難しいという場合には、この段階で上司などに相談します。ただし、相談内容が辞令に影響するかどうかは分かりません。

5.辞令書の書式、書き方

辞令書の書き方と内容

人事部門では、辞令書を書く機会もあるでしょう。

辞令書は分かりやすさのため、長々と書かずに必要なことだけを明記します。「辞令の交付日」を最初に明示し、「発令を受ける側の部署・役職・氏名」、「発令する側の社名や組織」という順で書くのです。

これを前書きとし、「辞令」と記した後にその内容を記載します。内容もシンプルに、「辞令が実行される日付」および「新たに任命する立場」が書かれていれば問題ありません。

受ける人の現在の立場を解くことを明記すれば、より丁寧で分かりやすくなります。

注意点

辞令の中には、昇格や降格といった種類のもの。昇格時には昇格になった理由を記載すると、対象者のモチベーションを上げることにつながるでしょう。

一方降格の場合は配慮が必要です。降格には、それなりの理由が存在します。文面を考慮することで、対象者の働く意欲を維持することが可能です。

辞令書作成に活用できるテンプレート

辞令書の作成時には、各種場面に応じたテンプレートを活用すると便利です。書き方の参考にしてみてください。

bizocean「『辞令』の書式テンプレート」https://www.bizocean.jp/doc/category/268/

6.辞令が出た後の挨拶

辞令により現在の職場から離れる場合は、挨拶が必要になります。どのタイミングで挨拶をするか、その手法や挨拶の仕方を知っておくと、いざ辞令が出た場合にも安心でしょう。辞令が出た後の挨拶について、詳しく説明します。

挨拶の前に必ず行うこと

挨拶前に業務の引き継ぎを行います。時間は限られていますので、引き継ぎ相手と共に調整して速やかに進めます。

また、引き継ぎは取引先にも影響するもの。社外を含めた今後の対応などを社内の人間と打ち合わせる場合もあるでしょう。

挨拶メールを送る場合の注意

社内向けの場合

挨拶をメールで行う場合、辞令が出てから異動の数日前までに送ります。挨拶に返信をもらう場合もあるため、異動当日の終業間際にならないように気を付けましょう。

タイトルは「異動のご挨拶」など、メールの内容が分かるように簡潔にまとめます。本文には

  • いつ、どこに行くのか
  • 相手へのお礼
  • 今後についての話

などを記載します。文末には「本来であればご挨拶に伺うべきところ、メールにて失礼させていただきますことをお許しください」といった、お詫びの文章を入れることが一般的です。

社外向けの場合

社外に挨拶メールを送る際には、社内向けメールより丁寧な文体にします。「です、ます」調ではなく、「~ございます、~いたします」といった最敬体が望ましいでしょう。

また社外の人は、「今後の取引が問題なく進むか」といった不安を抱えることも。誰に引き継ぐかだけでなく、「今後も遠慮なくご連絡ください」のように相手を安心させる言葉も盛り込みましょう。

メールを送る範囲

挨拶メールは、お世話になった人へ送るものです。

  • 部署の人間
  • 過去に上司だった人
  • 業務で関わった人
  • 仲の良かった人

など幅広い人にメールを送るのです。過去にもめ事があった人に対しても、感情の部分は置いておき、縁のあった人として同様に挨拶しましょう。社外は現在取引中の担当者だけでなく、過去にお世話になった人も含めて送るとさらによいでしょう。

送り方

お世話になった人全員に送るとなると、大変な作業かもしれません。しかし、できる限り一人ひとりに宛てて書きましょう。その人との関わりが分かるような文章を入れると、丁寧さが増し、相手への思いが伝わりやすくなります。

どうしても時間がない場合には、BCCで送ることもやむを得ません。その際には「まとめてのご挨拶になる無礼をお許しください」といった謝罪の一文を入れましょう。

直接、挨拶をする場合

社内全体であったり、部署内であったり、状況はさまざまですが、直接の挨拶の場合、多くはスピーチとなるでしょう。

名前と異動の日付、どの部署で何を担当するのかという基本的な情報に加え、今後の意気込みなどを伝えます。大人数を前に緊張することも多々。事前に必ず練習をしておきましょう。しっかりと大きな声で話すスピーチは、送る立場の人に安心感を与えます。