人材のスキル管理はどう行う? 管理が必要な理由、メリット、スキル管理システムについて

人材のスキル管理とは、人事評価や業務のアサインメント、人材配置を検討する際などに活用されるタレントマネジメントのことです。

1.人材のスキル管理とは?

人材のスキル管理とは、従業員一人ひとりが持つスキルを可視化し、社内で共有できる状態にすること。実行すると所属する従業員それぞれのスキルを誰でもかんたんに把握できます。

目的は、人材のスキル情報を管理して活用すること

人材のスキル管理を行う目的は、従業員一人ひとりのスキル情報を取得・保存・共有して、業務や企業の戦略に活用すること。

スキル管理は優秀な人材を増やし、人材が持つスキルや能力を最大限発揮してパフォーマンスを生み出すための「タレントマネジメント」の一環として位置付けられています。人材のスキル情報を管理すると、能力が可視化できるのです。

管理の対象となるスキルとは?

管理の対象となるのは、知識や経験、コミュニケーション能力といった日々の業務を遂行するスキルだけではありません。業務遂行に必要なキャリア、資格など、すでに習得済のスキル把握も含まれます。管理対象となるスキルは、次の3つにです。

  1. 資格
  2. 技術や知識
  3. ビジネススキル

①資格

業務を行う上で必須となる資格や免許がある場合、当然その資格・免許がある従業員を配置しなければなりません。たとえば下記のような状況です。

  • クレーンの運転:クレーン運転士免許が必要
  • 高所作業車の運転:高所作業車運転技能講習、そのほか労働大臣が定める者を必要とする

資格は取得年月日や更新の要否、有効期限なども合わせて管理しましょう。

②技術・知識

従業員の知識や技術レベルを的確に把握できれば、問題の解決だけでなくそれらを活用した新たな提案も可能になります。一般的に、専門的な技術力を持った技術者には以下能力の駆使が求められるのです。

  • 提案能力:業務遂行の各段階で、業務内容に合わせた検討事項を提案する能力
  • 問題解決能力:状況および原因を分析して解決のプロセスを発見・実施する能力
  • 業務遂行能力:業務内容と目的を理解したうえで業務を遂行・審査する能力

③ビジネススキル

知識や経験はもちろん、組織の管理能力や相手との交渉能力、モチベーションを高く維持するための意思なども「ビジネススキル」として管理の対象に含まれます。

  • 調整能力:状況に応じて工程管理の調整などを行う能力
  • 説明能力:相手に対して的確に説明し、また質問に対しても適切に回答する能力
  • 理解能力:相手の意見を的確に理解し、何を求めているか把握する能力
  • プレゼンテーション能力:自身をアピールする表現力や、人のプレゼンから学ぶ分析能力

人材のスキル管理では従業員一人ひとりの資格や技術、知識やビジネススキルなどを管理します。これらを管理すると、課題を抽出できるのです

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2.人材のスキル管理が必要な理由5つ

業務遂行には人材のスキル管理が欠かせません。スキルを管理すると、従業員に不足している要素や今後の課題などを見つけられるからです。ここでは人材のスキル管理が必要な理由について、5つの角度から解説します。

  1. 人材教育を行うため
  2. 目標管理に活用するため
  3. 人材を適切に配置するため
  4. スキル保持者を確保するため
  5. 事業計画に役立てるため

①人材教育を行うため

人材のスキル管理を行うと、従業員それぞれが持つスキルや不足するスキルが明確になります。現状のスキルが把握できれば、不足を補うためにはどのような人材教育が必要なのか、明らかになるでしょう。

戦略的な人材教育を実施すると、企業だけでなく従業員にも「労働意欲の促進」「具体的な目標提起」といったメリットをもたらすのです。

②目標管理に活用するため

従業員のスキルを管理・可視化すると、各人材の目標管理に活用できます。スキル管理によって「現在のスキルレベルがどのラインにあるのか」「達成している・不足している能力は何なのか」分かるのです。それにより、教育計画や目標も立てられるでしょう。

③人材を適切に配置するため

業務の効率化や最適化を図るには、適切な人材配置が必要です。そして適切な人材配置を行うためには、「部署やプロジェクトなどに必要な能力」「そのスキルを持った人材の把握」が欠かせません。

適切な人材配置ができなければ、上司の責任問題はおろか事業の存続が困難になる恐れすらあります。各従業員の能力を可能な限り正確に管理して、適切な人材配置につなげましょう。

④スキル保持者を確保するため

かつての終身雇用制度が事実上崩壊した現代、個人に帰属した知識やスキルがある日突然失われる状況も少なくありません。企業は将来を見越した人材配置、スキル保持者の確保が必要といえるのです。

とはいえ、必要なスキルや評価基準を明らかにしておかなければ、必要な人材像は描けません。スキル管理には現状のスキルを把握するだけでなく、評価基準を共有する目的もあるのです。

⑤事業計画に役立てるため

人材のスキル管理を行う目的には、「イノベーションを起こせる人材の発掘」「事業計画の立案・実行」などもあります。現状のスキル管理ももちろん重要です。しかし目まぐるしい変化のなか、それだけで事業の成長・継続を期待するのは難しいでしょう。

「どのような人材が足りないのか」「どのような育成が必要か」を考え、将来的な事業計画に役立てるためにも、人材のスキル管理は欠かせないのです。

人材スキルを管理すると、「現状の把握」「不足スキルの補強」「将来的な事業計画への活用」を考えられます

3 人材管理に欠かせないスキルマップとは?

スキルマップとは、従業員の業務遂行能力を一覧にまとめ、スキル管理をより直感的かつ客観的に行うツールのこと。スキルマップについて詳しく見ていきましょう。

スキルマップは、従業員のスキルをまとめて一覧にしたもの

スキルマップとは、従業員それぞれがどのような業務遂行能力を持っているかを一覧にした表のこと。専門的な資格やスキルの有無、研修の受講履歴などを一元管理するもので、「スキル評価シート」や「力量表」「技能マップ」とも呼ばれるのです。

スキルマップは一般的に、後述するシステムやマトリクス形式を活用したExcelで管理します。

スキルマップのメリットは?

スキルマップの特徴は、「スキルの有無が可視化できる点」。スキルマップの作成には、「スキルの可視化」だけでなく、「習得スキルの明確化」「教育研修への活用」「スキル有無による人事評価の公平性担保」などさまざまな目的があるのです。

スキルマップを通じて不足スキルを把握できれば、効率的な人材育成に役立てられるでしょう。それではスキルマップのメリットについて見ていきます。

採用や人材育成に活用

スキルマップのメリットは、なんといっても可視化したスキル情報を新規採用や人材育成に活用できる点。

スキルマップでは「誰がどのようなスキルをどの程度持つのか」「それによって何ができるのか」などが可視化されます。人材のスキル情報を把握し、不足スキルやそのレベルが分かれば、より効率的な人材育成や採用ビジョンが描けるでしょう。

スキルを客観視する

スキルマップを活用すれば、従業員それぞれが自身のスキルを客観的に確認できます。

  • 自分にはどのスキルが不足しているのか
  • どのスキルを向上させる必要があるのか
  • どのスキルを身に付ければ次のステップに進めるのか
  • 昇進・昇格にはどのスキルレベルが不足しているのか

このように自身のスキル状況を客観視すると、より具体的な成長目標も立てられます。

人事評価制度に対する不満はどの企業、どの業界でも後を絶ちません。スキルマップを活用すれば、人事評価の客観性・公平性も担保できます

4.スキル管理システムとは?

スキル管理システムを活用すると、管理業務にかかる人的・時間的コストが削減できるのです。ここでは、スキル管理システムで何ができるのかについて見ていきましょう。

  1. 従業員のスキルを一元管理
  2. データの分析
  3. 学習と連動

①従業員のスキルを一元管理

激しい変化と予測困難な現代のビジネス環境において、スピード感を持った情報共有と柔軟な対応は欠かせません。スキル管理システムを導入すると、従業員のスキル管理や情報共有をかんたんかつスピーディーに進められるのです。

企業間の競争がさらに激しさを増すなか、「従業員一人ひとりのパフォーマンスを最大化」は、どの企業も共通して抱える課題のひとつ。スキル情報を一元管理すれば、多角的な判断から隠れた人材の発掘も可能となるでしょう。

②データの分析

人材データをただ蓄積するだけでは意味がありません。目的は、適切な人材配置を行って企業目標の達成につなげることです。

スキル管理システムを活用すれば、蓄積したデータを分析・共有できます。グラフや図表を用いてスキル保有者数や分布などを分析できれば、より具体的な事業計画も立てられるでしょう。

年齢別のスキル分布や経年変化を参考にして、次世代のリスクを事前にキャッチアップすることも可能です。

③学習と連動

スキル管理システムでは、スキルの習得に必要な学習教材や資料、進捗や理解度などを連動して管理できます。

従業員は、「何が必要とされているのか」「何を利用して学習・習得すればよいのか」「現在の進捗度合いはどのくらいか」などを把握しやすくなるため、自発的な学習が可能になるのです。

またそれぞれの学習と現状を連動すると、スキルマップの形骸化を防げます。

スキル管理システムは、人材のスキル情報を速やかに把握・管理できるツールです。自社に合った管理システムを選んで、人材管理の形骸化を防ぎましょう

5.スキル管理システムの導入によって得られるメリット

人事マネジメントを行うさまざまな企業から、それぞれに異なる強みを持ったスキル管理システムが提供されています。こうしたスキル管理システムを導入すると、一体どのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここではスキル管理システムを導入するメリットについて解説します。

  1. スキル管理やスキルマップの作成がかんたんになる
  2. 人事評価の内容をスキル管理として利用できる
  3. いつでも登録や更新ができる

①スキル管理やスキルマップの作成がかんたんになる

Excelで、スキル管理やスキルマップの作成ができます。しかし従業員や項目が多ければおのずと管理にかかる時間は増えていくでしょう。

管理システムを活用すれば、項目数や従業員数が多くてもかんたんにスキルマップの作成・管理ができます。もちろん更新履歴を残して振り返りも実行可能です。

②人事評価の内容をスキル管理として利用できる

スキル管理システムでは、学習教材や進捗状況のほか、人事評価システムと連動できます。スキル管理システムに登録した資格や知識やビジネススキルなどは、どれも人事評価に必要な情報。

人材のスキル情報と合わせて部門別成績や個人別成績、全体傾向などを管理しておけば、そのまま人事評価に利用できるのです。

③いつでも登録や更新ができる

Excelや紙媒体に管理した情報を、社外にいる社員や複数の部門で閲覧・更新するのは難しいもの。リアルタイムに状況を把握できなければ、商談のチャンスを逃したり、従業員のケアが間に合わなかったりしてしまうでしょう。

クラウド型のスキル管理システムを利用すれば、社外からも情報が閲覧できます。従業員の変化をリアルタイムにキャッチできれば、問題に発展する前に対策を講じられるでしょう。

スキル管理システムを使用すると、「スキル管理やスキルマップの作成がかんたんになる」「人事評価の内容をスキル管理として利用できる」「いつでも登録や更新ができる」といったメリットが得られます