人員配置を最適化するには? 目的、考え方、人員配置表について

人員配置を最適化するには、従業員データの管理、分析が欠かせません。ここでは人員配置を最適化する目的や考え方などについて解説します。

1.人員配置を最適化するには?

人員配置の最適化とは、人員配置の効果を持続させるため、配置状況の見直しや再配置などを行う施策のこと。人員配置はたった一度の実行で永久的な効果が得られるものではありません。以下4つのポイントを押さえて最適化につなげる必要があります。

  1. 人員のデータを把握する
  2. 人員のスキルや適性を把握する
  3. 人員へ希望や要望をヒアリングする
  4. 人員配置の効果を確認する

①人員のデータを把握する

まずは従業員一人ひとりのデータを一元に管理・把握します。監督者や現場責任者など特定の人物しか従業員データを管理・参照できないケースでは、ピンポイントの人員配置しか行えません。

人員配置に従業員データを持った人物の意見しか通らなくなるため、不透明な人事評価につながる恐れもあるでしょう。このような事態を防ぐためにも、従業員データの一元管理が必要なのです。

②人員のスキルや適性を把握する

従業員のスキルや適性の正しい把握も必要です。人事評価を通じて従業員のパフォーマンス力を再確認し、一人ひとりの特性やスキルを判断しましょう。以下のような情報を取りまとめ、必要に応じて抽出、分析できる環境を整えておくことが重要です。

  • 採用時の面接情報
  • 資格の取得履歴
  • 研修の受講履歴
  • 評価面談・人事面談のログ
  • 異動・昇降格の履歴

③人員へ希望や要望をヒアリングする

最適な人員配置を行うためには、従業員一人ひとりに希望や要望をヒアリングすることも欠かせません。

  • 現在の業務に対する不満や相談したいことはないか
  • 担当している業務以外で興味のある仕事はあるか
  • 現在の人事評価基準に不満はないか

1on1面談やチェックシートなどを活用して、従業員の本音を聴き出してみましょう。

④人員配置の効果を確認する

実行した人員配置に効果があったかどうかは、配置後に測定を行わなければ判断できません。人員配置を実行する前と後で、以下にどのような変化があったか確認してみましょう。

  • 生産性やエラー率、作業効率に変化はあったか
  • 従業員満足度は変化したか
  • 業務量と人員数のバランスは適切なものになっているか
  • 部署内の人間関係やチームワークに変化はあったか

人員配置の最適化は従業員データの管理・分析から始まります。従業員データはつねに変化するため、定期的な振り返りが必要です

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2.そもそも人員配置とは?

「人員配置」とは、組織内の人数や構成、特性や配置状況などを最適化し、生産性の高い組織を構築する人事マネジメントのこと。具体的にいうと、組織に所属するすべての人的資源を対象に、各部門や業務に人員を配分することです。

生産性の高い組織を構築するためには、人員配置の最適化が欠かせません。人員配置とは、「誰にどのような業務を任せるのか」「組織のどの位置で業務を行ってもらうのか」を決める人事マネジメントです

3.人員配置の目的とは?

組織はなぜ最適な人員配置を行わなければならないのでしょうか。人員配置の目的は、大きく分けて次の2つです。

  1. 組織全体としての事業目標を達成する
  2. 人材の流出を防ぎ、成長や活躍を促す

①組織全体としての事業目標を達成する

人員配置を行う最大の目的が、事業目標の達成です。会社の社運を左右する、戦略的な人材マネジメントと考えてもよいでしょう。最適な人員配置を行うと、以下が実現できます。

  • 従業員のスキルや特性に適した業務を担当してもらえる
  • それぞれの事業に必要なスキルや人員数を把握、管理できる

これによって従業員のパフォーマンスが最大限に引き出され、事業目標の達成につながるのです。

 ②人材の流出を防ぎ、成長や活躍を促す

日本独自の雇用システム「終身雇用制度」が事実上崩壊したため、若者の勤労意識には大きな変化が生まれています。

平成29年に公益財団法人日本生産性本部・一般社団法人日本経済青年協議会が実施した「働くことの意識」調査では、次のような結果が報告されているのです。

  • 「働く目的」では、「楽しい生活をしたい」が過去最高を更新
  • 「人並み以上に働きたいか」では、「人並みで十分」が高い水準を維持
  • 「若いうちは進んで苦労すべきか」では「好んで苦労することはない」が過去最高を更新

このような意識をもつ若い人材に、長期にわたって活躍してもらうには、職場環境整備の面からも人員配置の最適化が必要なのです。

「若い人材に活躍してもらうため」「組織全体の利益を追求するため」「事業目標を達成するため」にも、人員配置の最適化が必要といえます

4.人員配置を最適化する5つの手法とは?

人員配置を最適化するためには、どのような手法が効果的なのでしょうか。ここでは人員配置を最適化するための手法を5つ紹介します。ひとつの手法にこだわらず、性格の異なる複数の配置を組み合わせると、より効果的に人員配置を進められるのです。

  1. 部署変更や異動
  2. 人員の新規採用
  3. 昇進や昇格
  4. 雇用形態や勤務時間の変更
  5. 解雇やリストラ

①部署変更や異動

人員配置と聞いて、まず「部署変更」や「異動」を思い浮かべる人も多いでしょう。これらは組織でもっとも多く行われる人員配置の管理方法です。所属部署や就業場所などが変化し、仕事内容や労働環境が変わります。

目的は、新たな環境で従業員のステップアップを期待することです。ジョブローテーションとも呼ばれます。

②人員の新規採用

従業員の新規採用によって新しい風を取り入れることも人員配置のひとつです。新卒採用には将来の幹部候補を育成できるといったメリットが、中途採用には教育にかかるコスト削減といったメリットがあります。

いずれも新規採用の場合は、既存従業員との兼ね合いや相性を見ることが大切です。

③昇進や昇格

ポジティブな人員配置の手法として「昇進」や「昇格」が挙げられます。組織内での職位を昇格させて、従業員のモチベーション向上を狙う手法です。従業員にとっても会社からの評価を目に見える形で受け取れるため、仕事上の責任感が増します。

なお役職変更を行う際は、従業員が過度なプレッシャーを感じないよう適切にフォローしましょう。またほかの従業員にも少なからず影響を与えるという点も、頭に入れておきます。

④雇用形態や勤務時間の変更

「派遣や契約社員から正社員へ」「フルタイム勤務から時短出勤へ」といったように、従業員の要望に合わせて雇用形態を変更するのも、人員配置の最適化には必要です。

終身雇用は過去のもとのなり、今は多種多様な働き方が混在する時代。雇用形態や勤務時間の変更に応じて業務範囲や給料が変わるというのは、従業員のモチベーションにも影響を与えます。

⑤解雇やリストラ

人員配置にはポジティブな施策だけでなく、ネガティブな手法もあります。「解雇」や「リストラ」、「雇止め」などです。

業績悪化や業務縮小に伴い、人員過剰や雇用の継続が難しくなった場合、会社はやむを得ず従業員を退職させなければなりません。どのような事情があるにせよ、これらの施策を行う際は正当な理由と周囲への配慮が不可欠です。

事業戦略や目標に沿った人員配置ができるかどうかは、企業の命運を分ける非常に重要な取り組みでもあります

5.人員配置を最適化するために必要な4つの計画とは?

人員配置の最適化を実現するためには、どのような流れで進めていけばよいのでしょうか。人員配置を実施する際は、以下4つの計画が必要です。ここでは人員配置の最適化に必要な4つの計画について解説します。

  1. 定員計画
  2. 要員計画
  3. 人員計画
  4. 代謝計画

①定員計画

定員計画とは、年度目標などを達成するために必要な人員数を、大枠の計画として取りまとめること。目標達成のために人員数を増やしたいのか、減らしたいのか、もしくは維持したいのかを定める段階です。

おおよその人員数が決まれば人件費の試算も可能になるため、階級や役職なども含めて必要な人員数と人件費の見込みを立てます。

②要員計画

続いて、事業目標を達成するために各部門や現場で実際に必要な人員を算出し、人員配置や採用活動を計画します。定員計画から一段階掘り下げた計画を「要員計画」と呼ぶのです。

要員計画を立てると、人員情報の見える化によって効率的な人員管理が可能になります。また人員の過不足や課題などを組織全体で共有できるのです。

③人員計画

要員計画と混同されやすいのが、要員計画を具体的な計画に落とし込む「人員計画」。2つは非常に似た性質を持ちますが、「要員計画は経営に近い計画」「人員計画は現場状況に近い計画」として区別できます。

中長期的な事業計画や労働市場の現状を踏まえて採用や異動をどのように行うか、このコストはどうするのか、などを個人単位で計画していく段階です。

④代謝計画

先に立てた要員計画と人員計画の差を埋めることを「代謝計画」といいます。結果的に人員が足りなくなったり、予想していた以上に効果が見込めなかったりと、要員計画の段階では発覚しなかった問題を解決するための計画です。

どれだけ綿密な要員計画を立てても、人員計画との間には少なからず差異が生じるもの。追加の部署異動を模索したり、新規人員の採用を計画したりと柔軟な対応が求められるのです。

定員計画・要員計画・代謝計画すべてを含めて「人員計画」と呼ぶ場合もあります。人員計画といわれた際は、どの範囲を指しているのか確認しておきましょう

6.人員配置の最適化で期待できる4つの効果とは?

人員配置の最適化には、どのような効果があるのでしょうか。ここでは人員配置の最適化で期待できる4つの効果を紹介します。

  1. 離職率の低下
  2. 生産性の向上
  3. 余剰人材の有効活用
  4. 「人材」と「人財」の確保

①離職率の低下

人員配置の最適化ができていけば、従業員と仕事との不一致も減少します。また従業員が希望する部署や働き方を尊重した人員配置は、従業員満足度やモチベーションの向上にもつながるのです。

「働きがいがある」「正当な評価がされている」と感じれば、従業員はほかの会社に移りたくない・この組織に所属し続けたいと思うでしょう。人員配置の最適化は、離職率の低下につながるのです。

②生産性の向上

従業員のスキルや経験、能力などが配置先とマッチすれば、効率よく業務が進みます。結果として、組織全体の生産性向上につながるでしょう。またさらに人件費や経費の削減、最小コストで最大限のリターンを得ることも期待できます。

一方、人員配置を行っても生産性が上がらない、かえって下がってしまったという場合は、人員配置そのものに原因がある可能性も高いです。その際は業績や現状に応じた人員配置を再構築しましょう。

③余剰な人材の有効活用

最適な人員配置ができると、適切な人員数で業務を行えます。必要以上に従業員を新規採用したり、無理やり他部署から人員を異動させたりする必要はありません。

たとえば、これまで5人で担当していた業務が3人で成り立つと分かった場合、2人分の人件費を削減できます。また2人の人員をほかに不足している部署へ分散させれば、企業全体としての収益性を改善できるでしょう。

④「人材」と「人財」の確保

「4つの人材」という考え方を耳にしたことはあるでしょうか。人事分野においてすべての従業員は、4つのタイプに分けられるといわれています。

  • 人財:組織に利益と可能性をもたらし、貢献度や評価の高い従業員
  • 人材:利益を生み出すように努める従業員
  • 人在:十分なパフォーマンスを発揮できず、組織に所属しているだけの従業員
  • 人罪:組織に害となる行動をとる従業員

新規採用の場で、人在や人罪となり得る人物は採用しません。組織が事業目標を達成し、継続的な成長を続けるためには、「人財」を確保する必要があるのです。

人員配置の最適化には、人材活用の効率化や離職率の低下、組織の活性化に生産性向上と、さまざまな効果があります

7.人員配置の最適化に役立つ人員配置表・人員配置図

人員配置の最適化を実現するためには「人員配置システム」の活用と「人員配置表・人員配置図」の作成が有効です。ここでは人員配置システムを活用するメリット、また人員配置表・人員配置図に記載する項目について解説します。

人員配置システム

「人員配置システム」とは、従業員の配置状況を可視化して、生産性の高い組織を構築するマネジメントシステムのこと。人員配置の最適化を行うには、さまざまな従業員データを多角的に分析・評価する必要があります。

人員配置システムでは必要なデータを必要な分だけ抽出できるため、情報を探す手間や紛失のリスクを下げられるのです。組織情報や評価待遇情報などをグラフ化し、視覚的に従業員データを把握できるでしょう。

人員配置表・人員配置図に記載する項目

「人員配置表(人員配置図)」とは、従業員一人ひとりの特性を組織図のような図表に落とし込み、データを視覚的に理解しやすくした図表のこと。人員配置表(図)には、以下のような項目が組み込まれます。

  • 稼働人員数
  • 売上目標
  • 販売数
  • 人件費
  • 雇用形態
  • 勤務時間
  • 経歴や実務経験

人員配置表(図)を作成する目的は、「組織業務とそれに携わる人員を正確に把握する」「組織の課題を直観的に把握する」ことです。

人員配置システムを活用し、人員配置表(図)を作成して、人員配置の最適化に役立てましょう。組織全体を俯瞰して見ると、人事業務の効率化・適材適所の実現につながります