人員配置とは? 目的、考え方、最適化の方法、人員配置表について

人員配置とは、社内の人事を適材適所に配置し業務の効率化や最適化を図るための人事マネジメントのひとつです。人員配置は、社員一人ひとりの能力を見極めつつ、会社という大きな組織の目的達成をするために有効な手段です。

人員配置は、綿密な計画に基づいて行うことがポイントとなります。ここでは、

  • 人員配置の目的
  • 人員配置を行う際の考え方
  • 配置最適化の方法
  • 人員配置表の作成

など、さまざまな角度から実践的な視点で見ていきましょう。

1.人員配置とは?

人員配置とは「事業計画の達成のために、誰をどこに配置するかを決めること」を指します

人員を英語で訳すと、「人員、要員」を意味するpersonnelや、「職員」を指し示すstaffを用います。配置は、「配分」のdistribution、「位置調整」のpositioning、「割り当て」のassignmentの単語を用います。

人員配置とは、組織内の人的資源を各部署や業務に適切に再配分することを意味しているのです。

目的

人員配置の目的は「社員を適材適所に配置することで、企業目標の実現を図ること」です。人員配置はどんな企業目標を実現するのでしょうか。ここでは、大別した2つの企業目標を見ていきます。

  1. 事業計画の達成
  2. 人材育成

①事業計画の達成

人員配置の最大の目的は、事業計画の達成です。企業が自ら設定した事業計画を余すことなく達成するために人員配置を行い、社員のポテンシャルや適正、経験などを踏まえて適材適所を実現しなくてはなりません。人員配置といってもいくつかのケースが考えられます。

  • 慢性的人手不足の職場 余剰人員がいる比較的余裕のある部署から異動を行う
  • 新規事業や課題を抱えた部署 経験値の高い優秀な社員を配置転換し、課題解決や求められている成果を創造できるようにする
  • 事業縮小 人員削減の舵取り

人員配置は、企業が自ら設定した事業計画を達成するための人材活用戦略のひとつです。会社の社運をも左右する、戦略的な人材マネジメントと考えてよいでしょう。

②人材育成

もうひとつの目的は、社員の人材育成です。

職種や職位によっては業務上必要とされる能力が異なります。人員配置で新しい職種や職位に配属された場合、今まで経験したことのない業務に就くこともあるでしょう。その場合、自身の持つスキルやポテンシャル、経験、仕事観などを全て活用して業務にあたっても太刀打ちできないことがあります。

新しいスキルや経験を獲得する必要に迫られた社員にとって、新しい配置先は新たな能力開発を行う育成の場となるのです。ジョブローテーションといった人事施策はこの側面を利用したもの。人員配置は、環境を変えることで個人の新たな能力開発という人材育成を実現させる効果を発揮します。

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種類

人員配置と一口に言っても、人的資源の再配分にはさまざまな種類があります。ひとつの人員配置にこだわるのではなく性格の異なるいくつかの人員配置を組み合わせることで、効果的に事業計画の達成や人材育成の実現を進めることができるのです。ここでは、5つの配置方法について見ていきます。

  1. 異動・配置転換
  2. 採用
  3. 昇進
  4. 雇用形態の変更
  5. リストラ・雇い止め

①異動・配置転換

人員配置と聞いて最初に思い浮かべるのは「異動・配置転換」ではないでしょうか。所属部署や就業場所の変更などの実施により、仕事内容や職場環境が変わることを指すものです。

一定期間でローテーションを組んで行ったり、必要に応じて特定の社員のみを異動させたりと方法はいくつかありますが、社員に新たな環境で自己研磨を求めるという点は変わりません。人事部が社員の適正、ポテンシャル、能力などを把握・分析したうえで、部署間の調整をしながら進めていくのが一般的です。

②採用

新しい人材を会社内に配置する方法が「採用」です。どれだけ優秀な人材を蓄えることができるかで、会社の未来も大きく変わります。事業計画を実現するためにも、可能性を秘めた人材や有能な人材を継続的に組織に投入する必要があるでしょう。

新卒の採用で輝く未来を担う社員を採用したり、中途採用で経験豊富な即戦力を組織に追加配置したりすると、既存の組織に新鮮な風を送り込めます。採用は人員配置の大事な要素といえるでしょう。

③昇進

「昇進」も人員配置の一種と捉えることができます。昇進とは、社内での職位を上げて社員のモチベーションを高めていく方法です。

1人分の職位を上げれば元の職位の人員は1名減ります。たとえば、一般社員からマネージャーに昇進した場合、マネージャーは1名増えますが一般社員の人員は1名減ります。余剰人員のある組織なら追加採用は不要ですが欠員となる場合そこが新たな人員配置のポジションになるのです。

もちろんその反対の降格というケースもあります。昇進はモチベーションのアップとともに組織の硬直化防止につなげるために有効な人員配置でしょう。

④雇用形態の変更

「雇用形態の変更」も、人員配置のひとつに挙げられます。終身雇用の終焉にともない、ひとつの会社に正社員以外のパートやアルバイト、契約社員、派遣社員といった多様な雇用形態の混在が当たり前となりました。

雇用形態に応じて任せられる業務範囲や裁量は大きく変わり雇用形態の変更によって自分の裁量が増える・給与などに反映されるといった動きが起これば、社員のモチベーションもアップするでしょう。アルバイトから正社員に、契約社員から正社員にという点は、人材育成という人員配置の目的達成にも直結します。

⑤リストラ・雇い止め

人材の有効活用や適材適所といったポジティブな方向でなく、ネガティブな方向で行う人員配置が、「リストラ・雇い止め」です。会社の業績が悪化して雇用の継続が難しくなった、事業縮小などで人員が余ったり予算オーバーしたといった場合、リストラや有期雇用者の雇い止めが必要になることもあるのです。

できれば避けたい人員配置ですが、会社の立て直しにあたってやむを得ずこれらを選択しなくてはならないケースもあるでしょう。

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2.人員配置の流れ・考え方

前述した通り人員配置には、ポジティブからネガティブまで5種類あります。この人員配置を行う際に必要なことが、具体的施策に落とし込むための流れや考え方の大枠を固める作業です。

人員配置を行う際に必要となる人員配置の流れ・考え方は4つのパターンに分かれます。

  1. 定員計画
  2. 要員計画
  3. 人員計画
  4. 代謝計画

①定員計画

定員計画とは、年度目標の達成のために必要な人員数を計画(見込み)として取りまとめることです。

人員数が決まればそれぞれの階級や役職に応じて給与を計算し、大枠の人件費の見込みが立てられます。人件費は、多くの経営者を悩ませる経費のひとつでしょう。人件費の総額決定やその振り分けは、経営だけでなく社員のモチベーションにも大きく影響を及ぼす問題だけに、慎重に行う必要があるのです。

②要員計画

要員計画とは、現在の人員と事業計画や予算をもとにして各部門に必要な人員数を計画することです。

検討では、

  • 新規事業や会社の柱になっている基幹事業には手厚く要員を配置
  • 収益に直接結びつかない管理部門などは外注に出すなど効率化を図り定員を少なく見積もる

などを行います。要員計画は定員計画からさらに一段階深掘りし、雇用形態別の人員数や各人件費まで盛り込まれた詳細な計画であることが必要です。

正社員、契約社員、アルバイト、派遣社員など雇用形態によっては、賞与、社会保険料、福利厚生費などの負担が軽減されるものもあります。適正な人員配置には、雇用形態別の人件費をある程度正確に把握することが欠かせません。それら定員計画も含めて「要員計画」と呼ぶケースが一般的に多いようです。

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③人員計画

人員計画とは、要員計画を「誰が」という個人にまで落とし込んだものです。

要員計画で雇用形態別の人員数や人件費の総額を算出した後に行います。誰にいくら人件費を支払うのかを明確にする場合、配置転換や補充の必要性などを中心に検討するのがポイントです。

異動、配置転換、昇進、雇用形態の変更などの人員配置を加味した計画を立てることなくして、人員配置は行えません。配置の変わる社員を中心にして、丁寧な検討作業が求められます。「人員計画」と言う場合、前述の定員計画、要員計画、後述の代謝計画のすべてを含めることも多いようです。「人員計画」と言われた場合には、どの範囲を指して用いられているのか確認が必要でしょう。

④代謝計画

代謝計画とは、事業計画や予算をもとに各部門に必要な人員数を計画した要員計画と、「誰が」まで落とし込んだ人員計画との間に生じた差異を埋めるための計画のことです。

要員計画で必要な人員を決定しても、人員計画の結果人手が足りないといった場合があります。その際、代謝計画で新卒や中途の採用人数を見積もったり部署間の異動を模索したりして、穴を埋めていくのです。どんなに綿密に計画を立てても、要員計画と人員計画には差異が生じるので、代謝計画で柔軟な対応を取り穴埋めに努めるとよいでしょう。

3.「人員配置の最適化≒適材適所」を実現するには?

人員配置の具体的な方法は、異動や採用、昇進、雇用形態の変更などさまざまです。これらを駆使して人員配置の最適化を図るということは、すなわち社員を適材適所に配置するということ。ここでは、適材適所の実現に向けて有効な4つの効果的施策を見ていきます。

  1. 現在の人員配置を可視化
  2. 各人材を可視化
  3. 異動希望のヒアリング
  4. 人員配置適用後の効果測定

①現在の人員配置を可視化する

社員の適材適所を有効にするためには、現在の人員配置の可視化が必要です。現時点での人員配置を把握せずに、定員計画といった諸々の計画はもちろん、実際の異動や配置転換などを行うことは不可能でしょう。

人員配置の可視化では、チームや組織ごとに以下のような項目を網羅した人材配置表の作成がおすすめです。

  • 仕事内容
  • 配置人員
  • 社員氏名
  • 雇用形態
  • シフト
  • 勤怠

人材配置表は、現在の組織業務とそれに携わる人員を正確に把握することを可能とします。人員の管理漏れやダブルカウントなども防げるので、現状把握には有効でしょう。

②各人材を可視化

人員配置で適材適所をスムーズに実現するため、工夫したいことが各人材の可視化です。

より適した人員配置を目指すには、誰がどのチーム、部署で仕事をしているのかを把握するだけではいけません。個々の能力や経歴を可視化することでより効率よく人員配置作業が進むのです。

人員配置表には社員の所属や氏名を記載するだけでなく該当社員が保持している資格や経歴といった業務遂行にあたって必要と考えられる資質全般が一目でわかるような欄を追加し、管理するとよいでしょう。

③異動希望のヒアリング

どのような経歴や資格を持った社員がどんな雇用形態で何人就業しているか、チームや組織の現在を人員配置表で把握した後は、適材適所に向けて社員と具体的なやりとりを開始します。

その際最重要となるのは社員に対する異動希望のヒアリングです。異動や配置転換にあたっては会社側からの一方的な指示で行う場合もあります。しかし、緊急性や特殊な事情がない場合には、社員に対して異動希望のヒアリングを行いましょう。社員数が少なければ面談も可能ですが効率的なのはアンケートで異動希望の有無を確認することです。

④人員配置適用後の効果測定

人員配置は、人員配置表や異動希望のヒアリングをもとに社員の配置転換を実行するだけではありません。事業計画の達成や人材育成といった本来の人員配置の目的を達成するには、配置転換を行ったあとの作業すなわち人員配置適用後の効果測定が重要です。

たとえば、部門長やマネージャー、異動対象者に対して満足度を確認する作業でしょう。組織を管理するポジションに位置する人や実際の異動対象者に対して、今回の人員配置が及ぼした影響をヒアリングすることは、次回以降に行う人員配置の新たな指針作りに役立ちます。

4.人員配置表・人員配置図の作成

人員配置を行う際に重要なことは、

  • 人員配置表や人員配置図を作成してから異動希望のアンケートを取る
  • 異動後の効果測定を必ず行う

ことです。

しかし人員配置表や人員配置図は、どのように作成するとよいのでしょう。ここでは、最も広く使われている人員配置表や人員配置図の作成について見ていきます。

エクセルで作る場合

人事マネジメントなどを行う企業が人員配置表や人員配置図のテンプレートを有料で提供している場合もあります。しかしエクセルで人員配置表・人員配置図を作ることが最もポピュラーでしょう。広く使われている理由には、

  • 多くの社員が共通で利用できる
  • 社員数が一定数になるまでは管理がしやすい
  • 項目の追加や削除の作業がしやすい点

などがあげられます。

必要な項目

人員配置表や人員配置図に必要な項目はさまざまありますが、以下の項目一覧表を参考にして自社に適した項目を選びましょう。エクセルで作った表だけでなく組織図のような配置図に落とし込むのも視覚的に理解しやすいです。

人件費
稼働人員数
年齢
雇用形態
経歴や実務経験
勤怠・労働時間
売り上げ目標
販売数

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顔写真つき組織図機能

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配置転換シミュレーション

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人件費も計算

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顔写真付きだから現場の雰囲気がイメージしやすいのが特徴です。

適材適所の実現にぜひご活用ください。

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