人員配置の最適化とは、従業員のスキル・適性・希望を踏まえて配置を見直し、組織全体の生産性を最大化する人事マネジメント施策です。一度の配置で終わりではなく、データの把握・ヒアリング・効果検証を繰り返す継続的な取り組みが求められます。
本記事では、人員配置の最適化に必要な4つのポイント、人員配置の定義と目的、5つの手法、4つの計画、期待できる効果、人員配置表の活用法まで体系的に解説します。
目次
１．人員配置を最適化するには？
人員配置の最適化とは、人員データの把握・スキルと適性の分析・従業員へのヒアリング・効果検証の4つを継続的に行い、配置の精度を高めていく施策のことです。
人員配置を最適化する4つのポイント
| ポイント | 概要 |
|---|---|
| 人員のデータを把握する | 従業員データを一元管理し、特定の人物しか参照できない不透明な状態を防ぐ |
| 人員のスキルや適性を把握する | 面接情報・資格・研修・評価・異動歴などを収集し、抽出・分析できる環境を整える |
| 人員へ希望や要望をヒアリングする | 1on1面談やチェックシートを活用し、業務満足度やキャリア志向など従業員の本音を聴き出す |
| 人員配置の効果を確認する | 生産性・従業員満足度・業務量バランス・人間関係の変化を配置前後で比較する |
人員配置の最適化とは、人員配置の効果を持続させるため、配置状況の見直しや再配置などを行う施策のこと。人員配置はたった一度の実行で永久的な効果が得られるものではありません。以下4つのポイントを押さえて最適化につなげる必要があります。
人員配置についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
人員配置とは？【意味をわかりやすく】適材適所、人員配置表
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①人員のデータを把握する
まずは従業員一人ひとりのデータを一元に管理・把握します。監督者や現場責任者など特定の人物しか従業員データを管理・参照できないケースでは、ピンポイントの人員配置しか行えません。
人員配置に従業員データを持った人物の意見しか通らなくなるため、不透明な人事評価につながる恐れもあるでしょう。このような事態を防ぐためにも、従業員データの一元管理が必要なのです。
②人員のスキルや適性を把握する
従業員のスキルや適性の正しい把握も必要です。人事評価を通じて従業員のパフォーマンス力を再確認し、一人ひとりの特性やスキルを判断しましょう。以下のような情報を取りまとめ、必要に応じて抽出、分析できる環境を整えておくことが重要です。
- 採用時の面接情報
- 資格の取得履歴
- 研修の受講履歴
- 評価面談・人事面談のログ
- 異動・昇降格の履歴
③1on1面談などで人員へ希望や要望をヒアリングする
最適な人員配置を行うためには、従業員一人ひとりに希望や要望をヒアリングすることも欠かせません。
- 現在の業務に対する不満や相談したいことはないか
- 担当している業務以外で興味のある仕事はあるか
- 現在の人事評価基準に不満はないか
1on1面談やチェックシートなどを活用して、従業員の本音を聴き出してみましょう。
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④人員配置の効果を確認する
実行した人員配置に効果があったかどうかは、配置後に測定を行わなければ判断できません。人員配置を実行する前と後で、以下にどのような変化があったか確認してみましょう。
- 生産性やエラー率、作業効率に変化はあったか
- 従業員満足度は変化したか
- 業務量と人員数のバランスは適切なものになっているか
- 部署内の人間関係やチームワークに変化はあったか
人員配置の最適化には、あらゆる人材情報の把握から配置後の効果測定とPDCAを回すことが重要です。
クラウド型のデータベースを導入すれば、最適な人員配置をスムーズに行える環境づくりが整います。
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２．そもそも人員配置とは？
人員配置とは、組織に所属するすべての人的資源を対象に各部門や業務に人員を配分し、生産性の高い組織を構築する人事マネジメントのことです。
「人員配置」とは、組織内の人数や構成、特性や配置状況などを最適化し、生産性の高い組織を構築する人事マネジメントのこと。具体的にいうと、組織に所属するすべての人的資源を対象に、各部門や業務に人員を配分することです。
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３．人員配置の目的とは？
人員配置の目的とは、組織全体の事業目標を達成することと、人材の流出を防ぎ従業員の成長・活躍を促進することの2つです。
組織はなぜ最適な人員配置を行わなければならないのでしょうか。人員配置の目的は、大きく分けて次の2つです。
- 組織全体としての事業目標を達成する
- 人材の流出を防ぎ、成長や活躍を促す
①組織全体としての事業目標を達成する
人員配置を行う最大の目的が、事業目標の達成です。会社の社運を左右する、戦略的な人材マネジメントと考えてもよいでしょう。最適な人員配置を行うと、以下が実現できます。
- 従業員のスキルや特性に適した業務を担当してもらえる
- それぞれの事業に必要なスキルや人員数を把握、管理できる
これによって従業員のパフォーマンスが最大限に引き出され、事業目標の達成につながるのです。
②人材の流出を防ぎ、成長や活躍を促す
日本独自の雇用システム「終身雇用制度」が事実上崩壊したため、若者の勤労意識には大きな変化が生まれています。
平成29年に公益財団法人日本生産性本部・一般社団法人日本経済青年協議会が実施した「働くことの意識」調査では、次のような結果が報告されているのです。
- 「働く目的」では、「楽しい生活をしたい」が過去最高を更新
- 「人並み以上に働きたいか」では、「人並みで十分」が高い水準を維持
- 「若いうちは進んで苦労すべきか」では「好んで苦労することはない」が過去最高を更新
このような意識をもつ若い人材に、長期にわたって活躍してもらうには、職場環境整備の面からも人員配置の最適化が必要なのです。
人材の流出を防ぎ成長や活躍を促すためには、従業員のキャリア志向や適性などを見える化することも大切です。
タレントマネジメントシステム「カオナビ」は、一元化された人材情報を活用して人員配置を最適化し、事業目標の達成や従業員の成長・エンゲージメント向上の実現をサポートします。
４．人員配置を最適化する5つの手法とは？
人員配置を最適化する5つの手法とは、部署変更・新規採用・昇進や昇格・雇用形態の変更・解雇やリストラという性格の異なる施策を組み合わせて配置効果を高める方法のことです。
人員配置を最適化する5つの手法の比較
| 手法 | 概要 | 主な目的 |
|---|---|---|
| 部署変更・異動 | 所属部署や就業場所を変更する | 従業員のステップアップ・ジョブローテーション |
| 新規採用 | 新卒・中途で新しい人材を迎える | 将来の幹部育成・即戦力の確保 |
| 昇進・昇格 | 組織内の職位を引き上げる | モチベーション向上・責任感の醸成 |
| 雇用形態・勤務時間の変更 | 契約形態や勤務時間を柔軟に変更する | 多様な働き方への対応・定着率向上 |
| 解雇・リストラ | 業績悪化時にやむを得ず人員を削減する | 組織の存続・コスト適正化 |
人員配置を最適化するためには、どのような手法が効果的なのでしょうか。ここでは人員配置を最適化するための手法を5つ紹介します。ひとつの手法にこだわらず、性格の異なる複数の配置を組み合わせると、より効果的に人員配置を進められるのです。
①部署変更や異動
人員配置と聞いて、まず「部署変更」や「異動」を思い浮かべる人も多いでしょう。これらは組織でもっとも多く行われる人員配置の管理方法です。所属部署や就業場所などが変化し、仕事内容や労働環境が変わります。
目的は、新たな環境で従業員のステップアップを期待することです。ジョブローテーションとも呼ばれます。
②人員の新規採用
従業員の新規採用によって新しい風を取り入れることも人員配置のひとつです。新卒採用には将来の幹部候補を育成できるといったメリットが、中途採用には教育にかかるコスト削減といったメリットがあります。
いずれも新規採用の場合は、既存従業員との兼ね合いや相性を見ることが大切です。
③昇進や昇格
ポジティブな人員配置の手法として「昇進」や「昇格」が挙げられます。組織内での職位を昇格させて、従業員のモチベーション向上を狙う手法です。従業員にとっても会社からの評価を目に見える形で受け取れるため、仕事上の責任感が増します。
なお役職変更を行う際は、従業員が過度なプレッシャーを感じないよう適切にフォローしましょう。またほかの従業員にも少なからず影響を与えるという点も、頭に入れておきます。
④雇用形態や勤務時間の変更
「派遣や契約社員から正社員へ」「フルタイム勤務から時短出勤へ」といったように、従業員の要望に合わせて雇用形態を変更するのも、人員配置の最適化には必要です。
終身雇用は過去のもとのなり、今は多種多様な働き方が混在する時代。雇用形態や勤務時間の変更に応じて業務範囲や給料が変わるというのは、従業員のモチベーションにも影響を与えます。
⑤解雇やリストラ
人員配置にはポジティブな施策だけでなく、ネガティブな手法もあります。「解雇」や「リストラ」、「雇止め」などです。
業績悪化や業務縮小に伴い、人員過剰や雇用の継続が難しくなった場合、会社はやむを得ず従業員を退職させなければなりません。どのような事情があるにせよ、これらの施策を行う際は正当な理由と周囲への配慮が不可欠です。
ポジティブな手法であっても、従業員エンゲージメントの低下や採用のミスマッチが起こるリスクがあります。
そうしたリスクを抑え、組織全体に良い影響をもたらす人員配置を実現するにはシステムの導入がおすすめです。
カオナビなら、従業員のスキルや適性、希望をふまえた上で最適な配置検討が可能。さらに、ハイパフォーマー分析により、自社に必要な人材を明確化して採用活動に臨めます。
５．人員配置を最適化するために必要な4つの計画とは？
人員配置の最適化に必要な4つの計画とは、大枠の人員数を定める定員計画、各部門の要員を算出する要員計画、個人単位に落とし込む人員計画、差分を埋める代謝計画の4段階プロセスです。
人員配置の4つの計画の関係
| 計画 | 内容 |
|---|---|
| 定員計画 | 年度目標達成に必要な人員数の大枠を決定する（増員/減員/維持の方針＋人件費の試算） |
| 要員計画 | 各部門・現場で実際に必要な人員を算出する（経営に近い視点の計画） |
| 人員計画 | 要員計画を個人単位の採用・異動・コストに落とし込む（現場に近い視点の計画） |
| 代謝計画 | 要員計画と人員計画の差分を埋める（追加異動・新規採用などの調整策） |
人員配置の最適化を実現するためには、どのような流れで進めていけばよいのでしょうか。人員配置を実施する際は、以下4つの計画が必要です。ここでは人員配置の最適化に必要な4つの計画について解説します。
①定員計画
定員計画とは、年度目標などを達成するために必要な人員数を、大枠の計画として取りまとめること。目標達成のために人員数を増やしたいのか、減らしたいのか、もしくは維持したいのかを定める段階です。
おおよその人員数が決まれば人件費の試算も可能になるため、階級や役職なども含めて必要な人員数と人件費の見込みを立てます。
②要員計画
続いて、事業目標を達成するために各部門や現場で実際に必要な人員を算出し、人員配置や採用活動を計画します。定員計画から一段階掘り下げた計画を「要員計画」と呼ぶのです。
要員計画を立てると、人員情報の見える化によって効率的な人員管理が可能になります。また人員の過不足や課題などを組織全体で共有できるのです。
③人員計画
要員計画と混同されやすいのが、要員計画を具体的な計画に落とし込む「人員計画」。2つは非常に似た性質を持ちますが、「要員計画は経営に近い計画」「人員計画は現場状況に近い計画」として区別できます。
中長期的な事業計画や労働市場の現状を踏まえて採用や異動をどのように行うか、このコストはどうするのか、などを個人単位で計画していく段階です。
④代謝計画
先に立てた要員計画と人員計画の差を埋めることを「代謝計画」といいます。結果的に人員が足りなくなったり、予想していた以上に効果が見込めなかったりと、要員計画の段階では発覚しなかった問題を解決するための計画です。
どれだけ綿密な要員計画を立てても、人員計画との間には少なからず差異が生じるもの。追加の部署異動を模索したり、新規人員の採用を計画したりと柔軟な対応が求められるのです。
人員計画を進める上で、組織の人材情報が散財していると人員配置の最適化は困難です。
カオナビは組織の人材情報を一元化＆見える化し、人事・経営・現場全ての部門を巻き込んだ戦略的な人員計画を実現！さらに、人員計画で手間となる人件費や組織のスキル値も自動集計し、効率的な人員計画をサポートします。
６．人員配置の最適化で期待できる4つの効果とは？
人員配置の最適化で期待できる4つの効果とは、離職率の低下・生産性の向上・余剰人材の有効活用・「人財」の確保という組織全体のパフォーマンス改善です。
人員配置の最適化で期待できる4つの効果
| 効果 | 概要 |
|---|---|
| 離職率の低下 | 希望や適性を尊重した配置で従業員満足度が高まり、他社への流出が減る |
| 生産性の向上 | スキル・経験と配置先のマッチ度が上がり、業務効率や人件費対効果が向上する |
| 余剰人材の有効活用 | 過不足のない人員配置により、余剰人員を不足部署へ再配分してコストを改善できる |
| 「人財」の確保 | 貢献度や評価の高い人材を見極め、組織に利益をもたらす人財を確保しやすくなる |
人員配置の最適化には、どのような効果があるのでしょうか。ここでは人員配置の最適化で期待できる4つの効果を紹介します。
①離職率の低下
人員配置の最適化ができていけば、従業員と仕事との不一致も減少します。また従業員が希望する部署や働き方を尊重した人員配置は、従業員満足度やモチベーションの向上にもつながるのです。
「働きがいがある」「正当な評価がされている」と感じれば、従業員はほかの会社に移りたくない・この組織に所属し続けたいと思うでしょう。人員配置の最適化は、離職率の低下につながるのです。
②生産性の向上
従業員のスキルや経験、能力などが配置先とマッチすれば、効率よく業務が進みます。結果として、組織全体の生産性向上につながるでしょう。またさらに人件費や経費の削減、最小コストで最大限のリターンを得ることも期待できます。
一方、人員配置を行っても生産性が上がらない、かえって下がってしまったという場合は、人員配置そのものに原因がある可能性も高いです。その際は業績や現状に応じた人員配置を再構築しましょう。
③余剰な人材の有効活用
最適な人員配置ができると、適切な人員数で業務を行えます。必要以上に従業員を新規採用したり、無理やり他部署から人員を異動させたりする必要はありません。
たとえば、これまで5人で担当していた業務が3人で成り立つと分かった場合、2人分の人件費を削減できます。また2人の人員をほかに不足している部署へ分散させれば、企業全体としての収益性を改善できるでしょう。
④「人材」と「人財」の確保
「4つの人材」という考え方を耳にしたことはあるでしょうか。人事分野においてすべての従業員は、4つのタイプに分けられるといわれています。
- 人財：組織に利益と可能性をもたらし、貢献度や評価の高い従業員
- 人材：利益を生み出すように努める従業員
- 人在：十分なパフォーマンスを発揮できず、組織に所属しているだけの従業員
- 人罪：組織に害となる行動をとる従業員
新規採用の場で、人在や人罪となり得る人物は採用しません。組織が事業目標を達成し、継続的な成長を続けるためには、「人財」を確保する必要があるのです。
これらの効果を得るため、人員配置の最適化にはシステムの活用がおすすめです。
カオナビなら、一元管理された人材情報をもとに、従業員のスキルや経験、希望する働き方を踏まえた適材適所な人員配置が可能。人件費やスキル値を確認しながら、顔写真付きのデータベースで直感的な人員配置がシミュレーションできます。
７．人員配置を最適化する手順
人員配置を最適化するための具体的な手順を、以下のステップで解説します。
８．人員配置の最適化に役立つ人員配置表・人員配置図
人員配置表とは、従業員一人ひとりの特性を組織図のような図表に落とし込み、配置状況を視覚的に把握するための管理ツールです。
人員配置の最適化を実現するためには「人員配置システム」の活用と「人員配置表・人員配置図」の作成が有効です。ここでは人員配置システムを活用するメリット、また人員配置表・人員配置図に記載する項目について解説します。
人員配置システム
「人員配置システム」とは、従業員の配置状況を可視化して、生産性の高い組織を構築するマネジメントシステムのこと。人員配置の最適化を行うには、さまざまな従業員データを多角的に分析・評価する必要があります。
人員配置システムでは必要なデータを必要な分だけ抽出できるため、情報を探す手間や紛失のリスクを下げられるのです。組織情報や評価待遇情報などをグラフ化し、視覚的に従業員データを把握できるでしょう。
人員配置表・人員配置図に記載する項目
「人員配置表（人員配置図）」とは、従業員一人ひとりの特性を組織図のような図表に落とし込み、データを視覚的に理解しやすくした図表のこと。人員配置表（図）には、以下のような項目が組み込まれます。
- 稼働人員数
- 売上目標
- 販売数
- 人件費
- 雇用形態
- 勤務時間
- 経歴や実務経験
人員配置表（図）を作成する目的は、「組織業務とそれに携わる人員を正確に把握する」「組織の課題を直観的に把握する」ことです。
【企業成長につながる最適な人員配置がラクラクできる！】
人員配置の最適化は人材の育成・確保につながり、事業目標の達成や企業価値の向上に直結します。そのためには、人員情報の把握と人員配置の効果検証が必要です。
＼カオナビができること／
・誰でも使えるカンタン操作で人員情報の一元化＆見える化
・従業員の情報を確認しながらドラッグ＆ドロップでシミュレーション
・サーベイやアンケート機能で従業員の希望や要望をヒアリングして蓄積
・ダッシュボードで人員計画の進捗を確認
よくある質問
人員配置の最適化はどのくらいの頻度で見直すべきですか？
少なくとも年に1回は全体的な見直しを行い、四半期ごとに進捗や効果を確認するのが一般的です。事業環境の変化や組織再編がある場合は、そのタイミングでも随時見直しを行いましょう。
人員配置の最適化を進める際に最も重要なことは何ですか？
従業員データの一元管理と可視化が最も重要です。スキル・経験・適性・キャリア志向などの情報が散在していると、感覚的な配置に陥りやすく、ミスマッチや不公平感の原因になります。データに基づく意思決定環境を整えることが第一歩です。
人員配置と人員計画の違いは何ですか？
人員配置は「誰をどこに配置するか」という具体的な人材の配分行為を指すのに対し、人員計画は「いつ・何人・どの部署に・どのような人材を配置するか」を中長期的に設計する計画プロセスです。人員計画は人員配置の最適化に必要な上位概念にあたります。
