合意退職とは? 進め方、注意点、失業保険

合意退職とは、会社と社員双方が合意したうえで労働契約を解除すること。ここでは合意退職の進め方や注意点、失業保険などについて解説します。

1.合意退職とは?

合意退職とは、会社と社員がお互いに合意したうえで労働契約を解除することで、合意解約と呼ばれる場合もあるのです。一般的に合意退職はトラブルのない前向きで友好的な退職となるため、会社が一方的に雇用を解除する「解雇」とは明確な違いがあります。

合意退職の一例として挙げられるのは、早期退職者を募集した際の希望退職です。

企業から見た合意退職の目的

合意退職における会社側の目的は、資質の低い社員の契約解除や経営上の問題解決など。解雇による支出の削減を目的とする場合もあります。合意退職の場合、解雇予告手当の支払い義務がないからです。

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2.合意退職以外の退職、退職勧奨とは?

合意退職は、会社が社員の双方が協議を行い、合意したうえで契約を解除する退職です。しかし協議では双方が合意できないケースも少なくありません。そのような場合には「自主退職」や「解雇」といった退職方法を検討します。

退職勧奨

会社が社員に対して退職を提案すること。そして対象社員がそれに同意して退職するのが合意退職です。つまり最初に退職を提案するのは社員ではなく会社側となります。なお退職勧奨によって合意退職が成立した場合の退職事由は、「会社都合」です。

自主退職

社員自らが申し出た退職のこと。自主退職の理由は転職や独立、結婚など、社員側の事情である場合がほとんどです。

自主退職では社員の提案に会社が合意したうえで契約解除となります。合意退職と自主退職には似ていますが、自主退職の場合、退職事由は「自己都合」です。

解雇

社員の合意を得ず会社が一方的に雇用契約を解除すること。「懲戒解雇」「整理解雇」「普通解雇」の3種類があります。懲戒解雇は社員の不祥事や規則違反などを理由に懲罰として行われるのが一般的です。

一方整理解雇は人員削減を目的として行われるもので、普通解雇は「労働契約の継続が困難」と判断された場合に行われます。

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3.合意退職と解雇との違いを会社が抱えるリスクで比較

合意退職と解雇の違いはどこにあるのでしょう。ここでは合意退職と解雇にともなう会社にとってのリスクについて説明します。

  1. 訴訟のリスク
  2. コストのリスク
  3. 合意退職を促すための退職勧奨とは

①訴訟のリスク

解雇は会社側の一方的な理由で行われるため、通達に不満を持った社員が訴訟を起こすのも珍しくありません。しかし元社員による訴訟は会社のイメージを損なうおそれもあるので、可能なかぎり回避すべきです。

そこで会社側の都合で社員との契約を解除する際、いきなり解雇せず退職勧奨をする方法があります。退職勧奨ののちに合意退職へ持ち込めれば、のちの訴訟リスクを軽減できるでしょう。

②コストのリスク

いずれの解雇方法でも「退職金を支払う」という社内規程があれば支払わねばなりません。また元社員に訴訟を起こされて会社側が敗訴となった場合、会社は元社員の再雇用や復職までの給与や遅延損害金の支払いなどを命じられる場合もあります。

このように、解雇によって多くのコストがかかってしまうおそれもあるのです。また会社は弁護士費用や元社員が再雇用を希望しない場合の解雇予告手当も支払わなければなりません。

総合的に見ると、解雇によって会社側に生じるコストのリスクは大きいです。

③合意退職を促すための退職勧奨とは

会社にとって雇用契約を継続したくない社員がいる場合、解雇ではなく合意退職が推奨されます。合意退職をスムーズにすすめるために行われるのが、会社側が契約の解消を社員へ提案する「退職勧奨」です。

ただし退職勧奨を通告された社員がそれに応じるとは限りません。また退職勧奨は、社員の自由意思を尊重しなければならないのです。何より解雇にはさまざまなリスクがともないます。それにより退職勧奨を通告して合意退職を促すケースが多く見られるのです。

退職強要にならないように注意

退職勧奨の通告時、「会社側が社員の考えを尊重する」という意思表示が大切です。本人の同意を得るための言動が強要や脅迫ととられるおそれがあるからです。

強要や脅迫は違法行為なので、訴訟に発展した場合には解雇による訴訟と同様のトラブルに発展しかねません。「何度も執拗に退職勧奨を行う」「大人数や大声で退職勧奨を行う」といった行為は脅迫や強要と見なされるおそれがあるので避けましょう。

退職強要として訴えられた場合

合意退職が裁判に発展し、敗訴が確定すると損害賠償や慰謝料などを支払わねばなりません。もちろん自社の社会的信頼も失うでしょう。そのため退職勧奨のときは言動に注意します。

たとえば解雇をほのめかす言動や、わざと仕事を回さないなどの行為も強要行為とみなされるおそれがあります。訴訟を起こされた際、不当性を証明する証拠になりかねません。

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4.合意退職の進め方

一度合意退職した社員が、あとになって合意退職の無効や取り消しを訴えるケースも見られます。合意退職を進めるうえでは、このようにあとから訴訟を起こされるリスクを解消するのも重要です。その方法として合意退職を円満に進めるための流れを説明します。

  1. 指導・教育のほか配置転換を実施
  2. 面談を通した退職勧奨の実施
  3. 署名・捺印入りの退職合意書の作成

①指導・教育のほか配置転換を実施

退職させたい社員に対して指導や教育、社員の能力に見合った配置転換などを実施します。会社が特定の社員の合意退職を検討する理由のひとつが、社員自身の態度の問題やスキル不足などだからです。そのため会社側の対応次第で改善できる場合もあります。

社員の改心やスキルアップといった効果が現れたら、合意退職を進める必要はありません。

②面談を通した退職勧奨の実施

指導や教育、配置転換などを実施しても社員に改善が見られない場合、本格的に合意退職について検討します。合意退職を促すと決定したら、面談を通じて社員に対して退職勧奨を実施。この面談では社員の意思に耳を傾け、尊重する意思を示すのも大事です。

社員が退職の意思を示したら具体的な条件を提示し、各条件にも合意をとります。

③署名・捺印入りの退職合意書の作成

双方が退職に合意したら、退職合意書を作成します。合意書には、退職金や賃金の支払いや退職理由、退職後には請求権を持たないことなどを記載し、これらの条件に同意する旨を記載するのです。

また社員の署名と捺印が必要ですが、退職勧奨を拒否されてしまっても強硬手段に出てはなりません。「退職勧奨はあくまでも提案で、それに対する社員の決定は任意である」からです。

退職合意書とは

未払い賃金や退職金、損害賠償などの支払い科目と金額を記載し、会社と社員の間に生じる債権債務を清算して、双方が契約の解除に合意したと示す書類のこと。

退職した社員が情報漏えいといった会社にとって不利益になる行為をしないよう、一定の条件と罰則を定めるのです。法律で作成が義務付けられているわけではなく、退職合意書はあくまでも任意での作成になります。

退職合意書を作成する目的

退職合意書を作成しておけば、のちに社員から「解雇された」と訴訟を起こされるリスクを回避できる可能性が高まるでしょう。万が一社員が合意退職が不服だとして裁判を起こしても、署名捺印された退職合意書が証拠となりえます。

退職合意書で取り決めるべき項目

退職合意書は任意で作成されるため、法令で記載項目を定めていません。よって合意内容に応じて必要な項目を追加できます。ただし以下の項目については必ず記載しておくべきです。

  • 双方が合意したうえで退職すると示す文言
  • 退職日
  • 未払い賃金などの権利の清算にかかわる条項
  • 退職金の金額や支払日
  • 退職をする理由
  • 秘密保持義務への同意
  • 競業避止義務への同意
  • 業務の引き継ぎにかかわる義務への同意

退職合意書を作成する際の注意点

退職合意書作成時に行われる会社と社員間の面談は、あくまでも会社と社員がコミュニケーションを取る場と認識しなければなりません。

たとえば会社側が高圧的な態度で臨んだり、社員の欠点を直接的に指摘したりすると、話し合いが泥沼化するおそれもあります。面談ではこれらを踏まえ、できるだけ和やかな雰囲気を保ちましょう。

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4.合意退職を進めていく際の注意点

合意退職の面談では、社員とのコミュニケーションを大切にするという注意点がありました。ここではそのほかに注意すべき点を説明します。

  1. 社員の立場になり、柔軟な対応をとる
  2. 本人の意思確認をしっかりと行う
  3. 合意は書面ですぐに確認する
  4. 退職日まで猶予をもたせ、その間の就職活動も認める
  5. 退職と真逆の指示をしない
  6. 必要に応じて、秘密保持や競業避止にも言及する
  7. 解決金の支払いも視野に入れる
  8. 合意退職の応じない場合、解雇が認められるケースも

①社員の立場になり、柔軟な対応をとる

合意退職を進める際、社員の立場で考えましょう。すぐには同意を得られなくても仕方ありません。退職勧奨を受けた社員はショックを受けて動揺するからです。

また給与収入がなくなるため今後の生活に対する不安も感じます。そのため社員が少しでも安心できるように対応しましょう。

たとえば「面談時に理由を十分に説明する」や「早期に失業保険を受給できるように会社都合退職で処理する」「再就職期間を設けるため退職日を延長する」などです。

②本人の意思確認をしっかりと行う

面談では社員が自身の考えを正直に口にできる雰囲気を作って、社員本人の意思を確認しましょう。あとから「解雇を強要された」と訴えられるリスクを避けるためです。

ただし社員の意思が時間の経過とともに変わっていく場合もあります。面談を重ねるなかで社員の意思の変化を感じたら、そのたびに意思確認を行いましょう。

③合意は書面ですぐに確認する

社員が退職勧奨に応じる姿勢を示したら、すぐに合意書を作成しましょう。合意書を作成するタイミングを誤ると、社員の意思が変わってしまうおそれもあるからです。

一般的には、あらかじめ基本項目だけを記載した合意書を作成しておきます。社員が合意の意思を示したら記載内容を修正し、すぐに署名と捺印を取れるでしょう。

④退職日まで猶予をもたせ、その間の就職活動も認める

退職に合意した社員に対して退職日までの猶予期間を長めにとり、就業時間中の就職活動を認めましょう。退職した社員は一時的に収入を得られない状態になるので、できるだけ再就職までの無収入期間を減らすようサポートするのです。

退職日を数カ月後に設定しても早く転職先が決まった場合、本人の同意を得たうえで退職日を繰り上げられます。会社がこのような配慮を行い、退職者の再就職をサポートする意思を示すと、のちのトラブル発生リスクを抑えられるでしょう。

⑤退職と真逆の指示をしない

社員の退職が決まったら、退職日以降に発生する仕事を割り当てるといった指示をしないよう気をつけなければなりません。このような指示は会社側が合意退職を撤回した根拠になりえるからです。

万が一のちに社員が訴訟を起こした際、退職と相反する指示文書や音声などが残されていると、裁判で合意退職が撤回されるおそれもあります。

⑥必要に応じて、秘密保持や競業避止にも言及する

合意退職時には秘密保持や競業避止について言及し、同意を得ておきましょう。在職中の社員には秘密保持義務や競業避止義務などが生じます。しかし退職後には原則、適用されません。

そこで情報漏えいや競合他社への流出など、自社にとって不利益となる行為を定め、退職後であってもこれらの行為を制限するのです。また合意退職書にこれらの条項とペナルティを記載します。

⑦解決金の支払いも視野に入れる

収入が不安定になるという理由でなかなか合意退職が成立しない場合は、社員に対してなにかしらの金銭を支払うのも有効です。

たとえば退職する社員に次の仕事を見つけられる見込みがない場合、解決金や退職金の加算、有給の買い取りなどを行い、引き替えに退職に合意してもらいます。

ただし収入が不安定になるという理由以外で退職に合意しない場合、ほかの方法を考えねばなりません。

⑧合意退職の応じない場合、解雇が認められるケースも

社員が合意退職に応じなくとも、ほかに正当な理由があれば解雇が認められる場合もあります。たとえば経営悪化により人員削減が避けられないケースです。このような場合は解雇にいたる正当な理由と判断される場合もあるため、社員の合意は必須となりません。

また能力不足や協調性の欠如なども解雇の正当な理由となりえます。このような正当な理由があれば、社員が合意退職に応じなくても解雇が可能なのです。

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5.合意退職と失業保険

合意退職に際して生じる疑問のひとつが「失業保険の給付を受けられるか」です。ここでは合意退職と失業保険給付の関係について説明します。

失業保険上は会社都合として処理

合意退職は会社都合として扱われるため、給付要件を満たしていれば失業保険(失業等給付)を受給できます。失業保険の給付開始日は退職理由によって異なり、会社都合退職の場合は申し込みから7日後、自己都合退職は7日間と2か月または3カ月後です。

会社都合として処理できる合意退職であれば支給まで最大3カ月も早く受給できるため、社員側にとってもメリットが大きいのです。また会社都合退職の場合は「特定受給資格者」とみなされ、受給要件や給付日数も優遇されます。

会社都合と自己都合の違い

失業給付金の受給にて、会社都合退職と自己都合退職に生じる差は以下のとおりです。

【給付開始日】

  • 会社都合退職:失業給付金申請から待期期間(7日)後
  • 自己都合退職:失業給付金申請から待期期間(7日)+2カ月または3カ月後

【受給日数】

  • 会社都合退職:最大240日
  • 自己都合退職:最大150日

【受給要件】

  • 会社都合退職:離職の日以前の1年間で、雇用保険に6カ月以上加入している
  • 自己都合退職:離職の日以前の2年間で、雇用保険に12カ月以上加入している

合意退職で退職届を出した場合でも会社都合になる?

合意退職で退職届を提出しても、会社都合であるのに変わりはありません。しかし退職理由に「一身上の都合により」といった文言を記載してしまうと、自己都合退職として扱われる可能性もあるのです。

退職勧奨に応じて合意退職を行った際、退職理由には「会社都合である」と明記する必要があります。

たとえば「このたび、会社からの退職勧奨を受け入れて退職いたします」といった書き方です。また会社側が発行する離職票の退職理由においても、「会社都合による退職」と記載しなければなりません。