現場が自分で開くタレマネシステムの育て方｜「入力されない」を乗り越えた3社の工夫

説明会を開いても使われない。マニュアルを配っても読まれない。──それは”機能”を説明していたからだった。

タレントマネジメントシステムを導入しても、現場が使ってくれない──多くの人事担当者が直面するこの壁をどう乗り越えるか。前回「現在地」を語り合った3名が、今回は「定着の具体策」に踏み込む。ユースケース設計からROIの”戦わない戦略”まで、現場が「自分で開く」システムの育て方を聞いた。

この記事のポイント

カオナビ人事用語集では、タレントマネジメントシステムの現場定着を実現した実務家3名に、具体的な打ち手を対談形式で聞きました。「ユースケースの説明」「切迫した課題への紐付け」「ROIの時間軸合意」──再現性のある定着メソッドをお届けします。

座談会メンバー

中村さん
従業員1,000名超の大手企業で人事領域を幅広く担当。全国に拠点を持ち、大規模な異動配置を毎年取りまとめている。タレントマネジメントシステムの導入から1年未満。

木下さん
中堅メーカーの経営企画部門で人材開発を担当。従業員約500名。人事側の担当者と2名体制でシステム運用を推進するPM兼務。導入2年目。

河野さん
事業会社の人事を経て独立した人事コンサルタント。これまで複数のタレントマネジメントシステムを事業会社・コンサルタント双方の立場で経験。

「人事に情報を取られるだけ」──現場が使わない根本原因

──前回はタレントマネジメントの「全体像」を見てきましたが、今回はもう少し現場に寄った話を聞いていきたいと思います。導入したシステムを現場に使ってもらう。これが難しいという声をよく聞きます。

中村さん

まさに今、壁にぶつかっているところです。うちは導入してまだ1年弱なんですが、人事側はいろいろいじって面白がっている段階なんですよ。ただ、現場の社員からすると「また何か入力しろって言ってきた」としか見えていない。みんな本当にカツカツで、既存のExcel業務がたくさんある中で、入力の「ひと手間」の精神的コストがとにかく高いんです。

河野さん

あるあるですね。そもそも、人事が持っているデータで「使えているもの」と「眠っているもの」があるんですよ。たとえば異動履歴。データベースにはちゃんと残っているのに、「これってどうしたらいいですか？」という状態。勤怠データも同じ。必ず記録として残っているのに、「これって使えたんですか？」という反応が返ってくる。つまり人事自身がデータの使い道を描けていない。

木下さん

うちも最初はまったく同じでした。システムを入れて最初にリリースしたのが従業員の検索機能と組織図閲覧だったんですが、現場の反応は「見てどうすんの？」の一言。機能としては理解できるけど、自分の実業務でどう使えばいいのかがわからない。

中村さん

結局、入力しても何かに使われている実感がないと、人は入力しなくなるんですよね。緊急時のリファレンスとして年に1回引っ張り出されるだけ、みたいな使い方だと、日常的に更新しようなんて思わない。人事がデータを「集める」ことに必死になっていて、現場にとっては情報を取られるだけの一方通行にしか見えていないのが根本原因だと思います。

「機能の説明」と「ユースケースの説明」は違う

──「使ってもらえない」という問題をどう乗り越えたのか。具体的な経験を聞かせてください。

木下さん

うちの場合、最初の全社リリースで盛大にこけたんです。振り返って一番足りなかったのは、「ユースケースの説明」でした。システムのメーカーからは機能説明の資料をもらえるんですよ。「こういうことができます」って。でもそれは機能の説明であって、「あなたの仕事のこの場面でこう使ってください」という説明ではない。この違いに気づくのに時間がかかりました。

河野さん

それ、ものすごく多くの企業が陥るポイントです。「機能の説明」と「ユースケースの説明」はまったく別物なんですよ。機能の説明は「こんなことができます」。ユースケースの説明は「月曜日の朝、あなたが部下のアサインに悩んだとき、この画面を開いてこう絞り込んでください」。後者がないと、どんなに優れたシステムでも現場には響かない。

中村さん

うちはまだ本格的に現場展開する前の段階なんですが、木下さんの話を聞いてドキッとしますね。まさに機能の説明をどう伝えるか、ばかり考えていたので。

木下さん

わかります。私も同じでしたから。しかも、現場の反応が一番つらかったのは、説明会の場では何も言われないんですよ。後から電話やメールや、別の会議体で「何あれ」って言われる。経営層からも「なんやねんあれ、どうすんねん次」と圧がかかって。そこで腹をくくって、ビジネス上の切迫した課題に紐付けないといけないと考え直しました。

キーワード解説

ユースケース：システムの機能そのものではなく、「誰が・どんな場面で・どう使うか」という具体的な利用シーンのこと。機能の説明が「こんなことができます」であるのに対し、ユースケースの説明は「月曜朝の部下アサインで、この画面をこう使ってください」と業務に即して伝える。現場定着の鍵とされる。

「使わせる」ではなく「使いたくなる」設計──データが戻ってくる仕組み

──「切迫した課題に紐付ける」。これが定着の鍵になるんでしょうか。

木下さん

うちで一番うまくいっているのが資格管理なんですが、まさにそれです。入札案件に必要な資格を誰が持っているか、いつ切れるかっていう情報は、現場にとって業務そのもの。「このデータがないと仕事が回らない」っていう状態だから、入力が止まらない。

中村さん

なるほど。「データを入れてください」とお願いしなくても、業務上必要だから勝手に更新される、ということですよね。

木下さん

そうなんです。全社展開で派手にこけた後、現場にヒアリングして回ったら、資格管理が一番切迫した課題だった。それで工事部門と一緒に資格管理の仕組みを先に作り込んだら、デモ画面を見た現場から「いいね、早く使えるようにして」と言ってもらえた。全社一斉リリースのときとは真逆の反応です。

河野さん

その経験、すごく示唆的ですね。お二人の話に共通しているのは、入力した先に「自分の仕事が楽になる」か「自分にとって必要な情報が返ってくる」かのどちらかがないと定着しない、ということだと思います。

中村さん

うちで今考えているのは、若手社員のフォローアップ面談なんです。3年目までの全員に年2回やっていて、今はExcelに打ち込んでいるんですが、その入力先をシステムに変えてしまおうと。わざわざ入力させるのではなく、既存業務の導線上にシステムを置く。そうすれば「余計なひと手間」ではなくなるはずなんです。

河野さん

いい発想ですね。ポイントは、入力したデータが本人やマネージャーに返ってくる仕組みまでセットで作ることです。面談記録が蓄積されて、次の面談の前に過去のやり取りが一覧で見える、とか。入力が「取られる」のではなく「自分の仕事に返ってくる」実感があれば、放っておいても回り始めます。

木下さん

うちの人事評価も同じ構造です。紙の目標管理シートをデジタルに変えただけなんですが、定期的にシステムからリマインドが来るようになって、社員が自分の目標を見返す習慣がついた。自分の目標への興味が担保できるっていうのは、地味だけど確かな変化です。

中村さん

結局、「使わせる」んじゃなくて「使いたくなる」状態を作れるかどうか、ですよね。木下さんの資格管理は「ないと仕事が回らない」、うちの面談記録は「あると面談が楽になる」。入口は違っても、現場にメリットがあるかどうかが分かれ目になっている。

ROIを聞かれたらどう答えるか

──タレントマネジメントの効果を経営層にどう説明するか。ROIを問われて苦しむ人事の方は多いと思います。

中村さん

正直に言うと、うちは経営層からROI（投資対効果）を直接問われるような状況にはなっていなくて。というのは、ちょうど社内でいろいろなシステムを一斉に入れ替えるタイミングだったんです。その流れに紛れて、うまい具合に入れたというのが実態です。

木下さん

えっ、それはちょっとうらやましいです（笑）。うちは経営層から「あれ、どうなってるんだ」とストレートに聞かれますから。

中村さん

社長直轄の部門なので、思い出したように「移動の効率化どうなった」とは聞かれるんですけどね。ただ、システム単体の費用対効果を問われるところまではまだ来ていない。これが2年目、3年目になったら変わると思いますが。

河野さん

中村さんのケースは実はけっこう賢い入り方で、「ROIを正面突破で説明する」以外に「そもそもROIの戦場に立たない」という選択肢があるんですよ。他のシステム投資に相乗りする、小さく始めて実績を作ってから予算を取る、経営層が気にしている別の課題──たとえば異動の効率化──にぶら下げて通す。真正面からタレントマネジメントのROIを証明しようとすると、正直かなり厳しい。

木下さん

うちは定量的なROIは正直出せていないんです。ただ、紙からデジタルに変えた効果は実感として確かにあって。人事部門の作業時間がどれだけ減ったか、という工数削減なら見せられる。あとは、目標管理の入力率が上がったとか、面談の実施率が上がったとか。短期で売上やコスト削減に直結するROIは出せないけれど、「プロセスが変わっている証拠」を地道に見せるというのが今の戦い方です。

河野さん

そのアプローチは正しいと思います。離職率の変化、後継者ポストの充足率、異動後のパフォーマンス定着率──こういった指標を2〜3年のスパンで追いかけて示すのが現実的です。短期でROIを求めること自体がタレントマネジメントの性質と合っていない。経営層にはその時間軸を最初に合意しておくことが一番大事です。

中村さん

時間軸の合意、大事ですね。うちもそろそろ「で、成果は？」と聞かれる段階が来ると思うので、今のうちにプロセスの変化を記録しておかないと。

キーワード解説

ROI（投資対効果）：投じたコストに対してどれだけのリターンがあったかを示す指標。タレントマネジメントは短期的な売上・コスト削減に直結しにくいため、「プロセス変化の証拠」を地道に示す、あるいは「ROIの戦場に立たない」（他の投資に相乗りする等）といった戦略が有効とされる。

「ガラケーからスマホを手に入れた感覚」──タレマネの先にあるもの

──最後に、タレントマネジメントシステムを導入して見えてきた「その先」について聞かせてください。

木下さん

私が今一番やりたいのは、シミュレーションですね。今後5年で組織がどう変わっていくのか。ベテラン社員が退職していく中で、誰がいなくなって、その穴をどう埋めるのか──外から採るのか、中で育てるのか。過去のデータを見て今を考える段階から、未来をシミュレーションする段階にチャレンジしたい。

中村さん

わかります。うちもまだ情報を入れていじっている段階なんですが、初めてガラケーからスマホを手に入れた子どものような感覚なんですよ。いじっているだけで「こんなこともできるんだ」という発見が次々出てくる。AIを使った配置提案なんかも試してみたんですが、そのロジック──なぜこの人をここに提案したのか──を見ると「ああ、なるほど」と思わされることがある。今まで人事ができなかった発想をもらえるのは、単なる効率化とは次元が違う面白さです。

河野さん

お二人が感じているそのワクワクは、人事がようやく「データで仕事をする」フェーズに入りつつある証拠なんだと思います。営業や経理はずっと前からデータで意思決定してきたわけですけど、人事だけは「人のことは人が見ればわかる」で何十年もやってきた。それがようやく変わり始めている。

木下さん

確かに、うちのベテラン技術者が退職したとき、引継ぎが完全に場当たり的だったんです。今はデータがあるから、「この人が3年後に定年を迎える。じゃあ今のうちに後任候補を育成リストに入れよう」と前倒しで計画できる。それだけでも全然違う。

中村さん

AIの提案も面白いんですが、使いこなせるかは別問題で。結局、データの読み方を知っている人が社内に何人いるか、ですよね。ツールは揃いつつあるけど、使う側の準備が追いついていない感覚はあります。

河野さん

そこはまさに次の課題ですよね。データが揃って、分析できて、「ワクワクする」ところまで来た。でも実は、その手前で止まっている企業のほうが圧倒的に多いんです。データが古いまま放置されている、人事しかシステムを見ていない、経営に何も活用されていない──。

中村さん

ここまで前向きな話をしてきましたけど、全部が順調だったわけじゃないですよね。タレマネの「光」を語ったら、「影」の話もしないとフェアじゃない。

木下さん

もちろんです。うちは最初の全社展開で派手にこけていますし、むしろ失敗から学んだことのほうが多いくらいで。

河野さん

私がこれまで見てきた企業の中にも、システムを入れたのに完全に形骸化しているケースは数え切れないほどあります。──次回はそこに踏み込みましょう。タレントマネジメントが「死ぬ」とき、何が起きているのか。

次回は、タレントマネジメントが静かに「死んでいく」──データが止まり、現場が離れ、経営層も見なくなる。その決定的な瞬間とパターンに迫ります。

・「タレマネやってます」の半分は、まだ箱を開けただけだった

・なぜタレマネは形骸化するのか？導入企業が語る「気づかない失敗」の正体

・失敗したタレマネを蘇らせるには？スモールスタートとリプレイスの判断基準