ナレッジ化とは、従業員それぞれが持つ経験や知識を「見える形」にして、会社全体で共有・活用することです。これにより、業務の効率化や人材育成、ミスの防止など多くのメリットが得られます。
反対に、ナレッジ化が進んでいないと、業務の属人化や生産性の低下を招く恐れがあります。
この記事では、ナレッジ化の意味やメリット、具体的な進め方や活用できるツールまでわかりやすく紹介します。これから取り組む方も、今の仕組みを見直したい方にも役立つ内容なので、ぜひ参考にしてください。
目次
１．ナレッジ化とは？
ナレッジ化とは、個人が持つ知識や経験を言語化・文書化し、組織内で共有・活用するためのプロセスを指します。具体的には、業務マニュアルの作成や成功事例の共有などが該当します。
大切なのは、暗黙知（言葉にしにくい感覚的な知識）を、形式知（誰でも見て使える形にまとめた知識）へと整理し直すことです。
そうすることで、特定の人だけが持っていたスキルが、会社全体で活用できるようになり、組織全体の知識レベルの向上や、業務の効率化が期待できます。
言い換え方
ナレッジ化は「マニュアル化」「知識の見える化」「情報の共有・仕組み化」などに言い換えられます。
ビジネスの現場では、専門用語として「暗黙知を形式知にする」といった表現もよく使われます。
暗黙知とは？ 意味や形式知との違い、活用方法をわかりやすく解説
暗黙知とは経験や勘に基づく知識のこと。暗黙知と関わりのあるナレッジマネジメントを含めて解説します。
１．暗黙知とは？
暗黙知とは、「経験や勘、直感などに基づく知識」「簡単に言語化できない知識」「言語...
２．ナレッジとノウハウの違い
ナレッジとノウハウは混同されやすいですが、意味が異なります。
ノウハウとは、経験を通して身につけた実践的な技術や方法を指します。感覚的な要素が多いため、言葉での説明が難しい点が特徴です。そのため、OJTなど、実際の業務の中で習得する場合が多いでしょう。
一方、ナレッジは言葉や文字で共有できる知識や経験を指します。文章や図解にまとめやすく、業務マニュアルや手順書などの形で活用されることが多いです。
| ナレッジ | ノウハウ |
| 言葉や文字で共有可能な知識と経験 | 経験から身につけた実践的な技術・方法 |
| 業務マニュアル・手順書での活用ができる | OJT・実務で習得 |
実際にその業務を経験していなくても、書籍や資料を通じて習得できるため、ノウハウに比べて再現性や応用の幅が広い点が特徴です。
３．ナレッジ化と関わり深い言葉
ナレッジ化を効果的に進めるためには、関連する概念や用語の正しい理解が大切です。ここでは、ナレッジ化と深い関わりのある5つのキーワードについて、それぞれ詳しく解説します。
ナレッジベース
ナレッジベースとは、業務に関する知識や情報を一元的に蓄積し、検索・活用しやすい形で整理したデータベースです。例えば、社内のマニュアルやFAQ、社内wikiなどが該当します。
主に、社内での情報共有を円滑にすることを目的に構築されるため、外部には原則として公開されません。セキュリティ面に優れ、従業員が必要な情報にスムーズにアクセスできることから、導入する企業も年々増加しています。
ナレッジシェア
ナレッジシェアとは、個人が持つ知識や経験、スキルなどを組織内で共有することです。「ナレッジ共有」や「ナレッジコミュニケーション」とも呼ばれます。
知識の共有が行われていないと、担当者の退職や異動によって業務の継続が難しくなるリスクがあります。こうした情報の属人化を防ぐには、誰もが知識にアクセスできる仕組みを整えることが重要です。
ナレッジワーカー
ナレッジワーカーとは、知識や情報をうまく活用して付加価値を生み出す人材です。例えば、ITエンジニアやコンサルタントなどが該当します。
蓄積された知識を使って業務の効率を上げたり、新しいアイデアを生み出したりする役割を担います。
最近では、消費者のニーズが多様化し、市場の変化もますます速くなっているため、企業が成長し続けるには、専門性の高い人材の力がこれまで以上に求められます。
ナレッジワーカーとは？ 意味、代表的な職種、必要とされるスキル
「ナレッジワーカー」とは「知識労働者」のこと。コンピューターなどの進化により、形のないものを創造する機会が増えた結果、注目されるようになった言葉です。今回はナレッジワーカーについて解説します。
１．...
ナレッジマネジメント
ナレッジマネジメントとは、社内にある知識や情報を効果的に収集・共有・活用するための戦略的な取り組みです。具体的には、ナレッジベースの構築やナレッジシェアの推進、ナレッジワーカーの育成などが挙げられます。
この実践により、従業員のスキルが強化され、生産性の向上やイノベーションの創出にもつながります。
ナレッジマネジメントとは？ 基礎理論や事例、ツールなどを解説
マネジメント方法の一つに、ナレッジマネジメントがあります。一体どんなマネジメント方法なのでしょうか？
ナレッジマネジメントの意味
始まった背景
基礎理論
手法
メリット
ナレッジマネジメントツールの...
ナレッジコミュニティ
ナレッジコミュニティとは、メンバー同士がインターネットを通じて知識や経験を交換・蓄積することを目的とした交流の場です。代表的な例として、社内SNSやQ&A形式のコミュニケーションツールなどが挙げられます。
これらは、特定の業務知識やノウハウをメンバー同士でやり取りし、蓄積していく場として活用されており、人材育成のスピードアップや業務の効率化にも効果を発揮します。
４．ナレッジ化に取り組むメリット
ナレッジ化により、業務の効率化やミスの削減、人材育成の強化など、さまざまなメリットが得られます。ここでは、ナレッジ化に取り組む具体的な利点を詳しく解説します。
- 業務を効率化できる
- 属人化を防げる
- ミスを減らせる
- 人材育成の強化につながる
- 知的財産を蓄積できる
業務を効率化できる
ナレッジ化を進めることで、業務全体のムダを省き、効率的に働けます。社内の知識や情報が整理・蓄積されていれば、必要なときにすぐ活用できるため、毎回調べたり、人に聞いたりする時間を削減できます。
さらに、請求書や提案書などの書類も、あらかじめフォーマット化されたものを使えば、作成にかかる手間も省けるでしょう。削減された工数や時間を他の業務に振り分けることで、組織全体の生産性も向上します。
属人化を防げる
ナレッジ化の推進によって、誰でも一定のレベルで業務をこなせるようになり、属人化を防止できます。
特定の従業員だけが業務を把握している状態では、知識やスキルの偏りが生じやすく、急な欠勤や退職が発生した際に、作業が滞ったり売上に影響が出たりするリスクがあります。
ナレッジがきちんと共有されていれば、担当者が不在でも他のメンバーがスムーズに対応でき、業務への支障を最小限に抑えられるでしょう。
さらに業務の偏りが減ることで、残業の削減や有給休暇の取得促進といった働き方改革にもつながります。
ミスを減らせる
ナレッジ化は、業務上のミスやトラブルを減らす効果もあります。過去の失敗事例やトラブル対応について、原因と対策を共有することで、同じ過ちを繰り返すリスクを低減できます。
また、トラブルが起きた際にも、過去の事例を参考に、より迅速かつ的確な対応ができるでしょう。
人材育成の強化につながる
ナレッジが整備されていれば、新入社員や異動してきた従業員も必要な情報を短期間で習得でき、スムーズに業務に取り組めます。
教育ツールとして活用する際は、業務の概要や手順、過去の対応事例、注意すべきポイント、そしてトラブル時の対処法などを網羅しておくと効果的です。
こうした情報が整理されていれば、実務経験が少ない段階でも仕事の流れを理解しやすくなります。
また、教える側のスキルや説明の仕方にばらつきが出にくく、教育内容の品質を一定に保てる点もメリットです。
知的財産を蓄積できる
従業員一人ひとりの経験やノウハウを文書として記録・共有することで、それらが企業にとって価値のある情報資源へと変わります。
蓄積された知識は、他社にはない独自の強みとして企業の競争力を高めるだけでなく、新たな製品やサービスの企画・開発にも活用できます。
ナレッジの蓄積は、将来の成長や革新の土台を築くうえでも非常に重要です。
５．ナレッジ化に取り組まないデメリット
ナレッジ化を怠ると、業務の属人化や情報ロスが起こりやすくなり、組織の対応力や柔軟性が低下する可能性があります。
ここでは、ナレッジ化に取り組まない場合の主なデメリットを説明します。
属人化によるリスクの増加
特定の従業員だけが業務の詳細やノウハウを知っている状態では、その人が不在や退職した際に業務が滞るリスクが高まります。業務の進め方が属人化し、他のメンバーでは対応できない可能性があるためです。
さらに、業務の品質が個人の能力や判断に依存するため、組織全体としての品質管理が難しくなります。
生産性の低下
ナレッジ化が行われていないと、業務に必要な情報を探すのに時間がかかります。
例えば、業務の流れや手順、注意点、トラブル時の対応が共有されていないなどです。これでは、毎回同じような問題を一から調べて解決しなければならず、非効率です。
さらに、他の人の知識や経験を参考にできないため、業務の質やスピードが低下する恐れがあります。
イノベーションの停滞
組織内で知識や情報が共有されていないと、部門間の連携が弱まり、異なる視点や専門知識が活かされず、新しい発想やイノベーションが生まれにくくなります。
ナレッジ化は、変化の激しい市場環境において、組織の柔軟性と競争力を維持するためにも重要です。
６．ナレッジ化の方法
ここでは、ナレッジ化を進めるための7つのステップを詳しく解説します。
- 目的を明確にする
- 推進者を選出する
- ナレッジを集約する場所を決める
- 収集するナレッジを設定する
- ナレッジ共有・活用を促す仕組みを構築する
- ナレッジを収集・蓄積する
- ナレッジの活用と定期的な見直しをおこなう
①目的を明確にする
まず、ナレッジ化の目的を明確に設定します。例えば、業務の属人化を防ぐ、業務効率を向上させる、新人教育を効率化するなどです。
具体的な目標を立てることで、取り組みの方向性が定まり、関係者の理解と協力を得やすくなります。
②推進者を選出する
ナレッジ化を効果的に進めるためには、全体をまとめる推進者が欠かせません。推進者には、計画の立案や情報の収集、進捗の管理、社内での共有促進など、さまざまな場面で中心的な働きが求められます。
担当者が先頭に立って従業員へナレッジ共有を呼びかけることで、情報の集まり方もスムーズになり、実際の業務にも効果的に活用できます。
プロジェクトの成功率をより高めるには、コミュニケーション能力に長けた人材を推進者に選ぶと良いでしょう。
③ナレッジを集約する場所を決める
ナレッジを蓄積・共有するためのプラットフォームを選定します。社内Wiki、クラウドストレージ、FAQシステム、ナレッジマネジメントシステムなど、組織の規模や目的に応じたツールを選びましょう。
使いやすさや検索性、アクセス権限の設定なども考慮することがポイントです。
④収集するナレッジを設定する
ナレッジ化の目的に沿って、どのようなナレッジを収集・蓄積するかを明確にします。例えば、業務マニュアルや手順書、成功事例、よくある質問（FAQ）、トラブル時の対応方法など、実務に直結する内容を中心に検討しましょう。
何を共有すべきかが明確であれば、従業員も目的を理解したうえで情報提供に協力できます。その結果、ナレッジの質と量の向上につながります。
また、実際に現場の従業員にヒアリングを行って、必要とされている知識や抱えている課題を把握するのも有効です。
さらに、集めるナレッジの形式も工夫すると良いでしょう。文字だけでなく、画像や動画なども取り入れることで、より伝わりやすく実用的なナレッジが蓄積できます。
⑤ナレッジ共有・活用する仕組みを整える
ナレッジを社内で活発に共有・活用してもらうには、それが当たり前に行われるような仕組みや環境づくりが大切です。
例えば、定期的に情報交換の場を設けたり、投稿された内容に対して評価や報酬を与える制度を作ったりするなどです。これにより、従業員が積極的にナレッジを共有したくなる雰囲気が生まれます。
こうした工夫が、ナレッジ活用を成功に導くカギとなります。
⑥ナレッジを集約・蓄積する
管理推進者を中心に、実際にナレッジを収集し、蓄積します。具体的には、従業員へのヒアリングを行ったり、すでにある資料を整理したり、日々の業務の流れを明確にしたりすることで、必要な情報を集めます。
また、簡単に検索できるように、分類・タグ付けなどを行い整理しましょう。
⑦ナレッジの活用と定期的な見直しをおこなう
ナレッジを集めて整理したら、それを実際に従業員に活用してもらいます。
まずは「なぜナレッジを共有する必要があるのか」を理解してもらうために、導入前に従業員向けの説明会などを開いて、目的やメリットを丁寧に伝えましょう。ツールを導入する場合は、操作方法や使い方もあわせてレクチャーすると安心です。
また、ナレッジは最新の内容に更新し続ける必要があります。加えて、実用性の高いナレッジを作るには、「そのナレッジが現場で役立っているか」「どのくらい使われているか」といった従業員の声や利用状況を参考に改善を重ねていくことが大切です。
７．ナレッジ化の成功のポイント
ナレッジ化を成功させるために、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。
- マニュアルを整備する
- 従業員をサポートする
- 継続的な更新をおこなう
- ツールを活用する
マニュアルを整備する
ナレッジ化を進めるうえで最初にやるべきことは、業務手順や成功事例、よくある質問への対応などを文書にまとめて、誰でも理解できるマニュアルを作ることです。
これがあれば、誰もがすぐに実践に活かせます。また、特定の人にしかわからない状態を防ぐことができ、新人や異動してきた社員でも安心して仕事を始められます。
従業員をサポートする
ナレッジ化を推進するには、情報を共有・活用しやすい環境づくりが欠かせません。
まずは説明会を開き、ナレッジ化の目的や得られるメリット、実際の活用事例などを紹介し、従業員の理解と納得を得ましょう。
また、業務中にわからないことがあったときに、すぐ相談できる窓口やサポート体制を整えておくと、導入もスムーズになります。
さらに、定期的にナレッジの登録や活用を呼びかけ、その状況を確認できる仕組みも必要です。ナレッジ化が自分の仕事に直接関係していると感じられれば、より前向きに取り組めるでしょう。
継続的な更新をおこなう
一度集めたナレッジも、時間が経過すると内容が古くなります。古い情報のまま使い続ける場合、実際の業務と合わなくなり、判断ミスやトラブルにつながる恐れがあります。
そうならないように、仕事のやり方が変わったり、新しい方法が取り入れられたりしたタイミングで、ナレッジの内容を見直し、こまめに更新します。
また、実際に使っている従業員の意見を聞きながら、内容や使い勝手を現場で活かしやすい形にブラッシュアップすると良いでしょう。
ツールを活用する
ナレッジを専用ツールに蓄積して管理すれば、従業員がいつでも必要な情報を確認でき、社内の情報共有がスムーズに進みます。そのためには、社内向けの情報共有プラットフォームやナレッジマネジメントシステムを使うのが効果的です。
特に、検索機能が優れたツールであれば、欲しい情報をすぐに探し出せるため、調べる手間や時間も大幅に削減できます。
また、クラウド型のサービスを使えば、自宅や外出先からでもアクセスでき、場所を選ばずに仕事ができるため、便利です。
８．ナレッジ化で役立つツール
最後に、ナレッジ化を推進する際に役立つ主要なツールを、それぞれの特徴とともに紹介します。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションを効率化するためのツールで、ナレッジの迅速な共有や意思決定のスピードアップに役立ちます。SlackやChatwork、Microsoft Teamsなどが代表例です。
部署やプロジェクトごとのチャンネルを作成すれば、チーム内での情報交換やファイル共有が容易に行えます。また、過去のやりとりをナレッジとしても活用可能です。チャット内のメッセージを検索できるため、スムーズに振り返れます。
日常業務の中で自然と情報がたまりやすく、誰でも気軽に使える点も大きな特徴です。
ファイル共有システム
ファイル共有システムは、文書やデータを組織内で安全かつ効率的に共有するためのツールです。
Google DriveやOne Drive for Businessなどのクラウド型システムを使えば、場所を問わずファイルの閲覧や編集が可能になり、リモートワークとの相性も抜群です。
フォルダの工夫によって、ナレッジをスムーズに分類・整理でき、情報も素早く探せるようになります。バージョン管理やアクセス制限などの機能も備えているため、セキュリティ面でも比較的安心して運用できます。
社内FAQシステム
社内FAQシステムは、よくある質問とその回答を整理し、従業員が自分で疑問を解決できるよう支援する仕組みです。
ナレッジをQ&Aの形で整理しておくことで、同じ質問に何度も対応する手間を減らせるため、仕事の効率がアップします。
さらに、新人の教育や業務の標準化にも効果的で、研修にかかる時間やコストの削減にもつながります。
社内Wiki
社内Wikiは、従業員が自分の持つ知識や業務のコツを記録・共有できるシステムです。例えば、Notionのようなツールを使えば、業務手順や社内ルール、成功事例などをわかりやすく整理してまとめられます。
複数の従業員が同時に編集できるため、リアルタイムで情報を追加・更新でき、常に最新の状態を保てる点も魅力です。また、リンクやタグを使えば、関連情報にも簡単にアクセスでき、検索性も高まります。
検索システム（エンタープライズサーチシステム）
検索システムは、社内に点在する大量の情報から、必要なデータを迅速に検索できるツールです。
キーワードを入力すれば、ファイルサーバーやクラウドストレージ、データベースなど、複数の情報源を横断的に検索できるため、情報探索にかかる時間を大幅に削減できます。
また、データを登録・更新した人物や履歴も確認できるため、情報の検索だけでなく管理や追跡にも役立ちます。これにより、社内でのスムーズな情報共有と情報整理が実現するでしょう。
グループウェア
グループウェアは、スケジュール管理やファイル共有、各種申請手続き、掲示板、チャットなど、複数の機能をひとつにまとめた総合的な業務支援ツールです。
グループウェア上でナレッジを共有・運用することで、ナレッジの管理に加え、チャットでのやり取りや各種申請手続きなども同じツール内で完結できます。
複数のシステムを併用する必要がないため、ツールの切り替えや連携設定といった煩雑さを減らせます。これにより、業務の効率化だけでなく、グループウェアの操作性もさらに向上するでしょう。
ナレッジマネジメントシステム
ナレッジマネジメントシステムは、ナレッジの収集、整理、共有、活用を一貫して行える専門ツールです。
マニュアル作成や社内Wiki機能、FAQ機能、検索機能、ドキュメント管理などが統合されており、多様なナレッジをひとつのプラットフォームで管理できます。
ナレッジ投稿へのリアクションやコメント機能を使えば、従業員間のコミュニケーションも活性化され、知識の循環が自然と促進されます。
ただし、多くのツールは有料で提供されているため、自社にとって必要な機能なのか、使い勝手が良いのかを見極める必要があります。
導入を検討する際は、従業員の意見も参考にしながら慎重に選びましょう。
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