有給休暇の付与日数とは? 計算方法や休暇の取得方法について

2019年4月から労働基準法が改正され、年次有給休暇の取得が義務付けられました。これを機に、雇用者は有給休暇制度について今一度見直しておきましょう。

1.有給休暇の付与日数とは?

有給休暇は、雇用した日から数えて6か月間勤務を継続し、かつ勤務日の8割以上働いた従業員に対して10日発生します。労働基準法改正により、企業は必ず1年間に5日分の有給休暇を与えなければなりません。

有給休暇の付与日数は法律で決められている

労働基準法第39条は、業種や職種、雇用形態にかかわらず一定の要件を満たしたすべての労働者に対して、有給休暇を与えなければならないと定めています。有給休暇の最低日数は10日で、「連続での取得」「分割での取得」両方認めているのです。

有給休暇が付与される条件

有給休暇が付与される条件は、2つあります。

  1. 雇い入れの日から6か月経過している
  2. その期間の全労働日の8割以上出勤している

以上の条件が満たされると、10日の有給休暇が付与されます。その後も引き続き条件を満たすと、勤続期間に応じて定められた有給休暇が付与されるのです。半年で10日の付与となり、その後勤続年数が1年増えるごとに年次有給休暇が増える計算になります。

出勤率の計算

有給休暇を付与するために、条件でもある全労働日の8割以上の出勤率を計算する必要があります。出勤日は労働した日を指すものの、所定休日に休日出勤したものは出勤日には含みません。

一方「育児休業」「介護休業」「産前産後休業」「有給休暇の取得日」は出勤日に含まれます。また生理休暇は労働基準法上において出勤日とされませんが、年次有給休暇の出勤率の計算では出勤日に含められるのです。

有給休暇が付与されるタイミング

労働基準法第39条により、有給休暇が新たに付与される基準日は原則、雇い入れの日から6か月後。しかし雇用日と入社日が異なるケースもあるため、労務管理業務が煩雑になるでしょう。そのため年度開始日などを基準日に統一する企業も、少なくありません。

たとえばまずは入社後6か月目を基準日とするものの、次の基準日は企業が決めた基準日を適用するのです。ただし基準日よりも早い日付を基準日にするには、日数を増やすなど労働者にとって労働基準法の規定よりも有利な条件にする必要があります。

パート・アルバイトも有給休暇の付与日数が決められている

有給休暇は正社員のみではなく、長期間にわたって働くすべての人に付与される休暇です。パート・アルバイトでも、所定の労働時間が週30時間以上または所定労働日数が週5日以上なら、正社員と同じ10日分の有給が付与されます。

なお週の労働時間が30時間未満、週4日以下のパート勤務の場合、勤務日数によって有給休暇日数が異なるのです。

有給休暇は、労働時間や日数といった条件を満たせば、正社員やパート、アルバイトにかかわらず雇用から半年で付与されます。従業員の勤務状態を改めて確認しておきましょう

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2.有給休暇の付与日数の計算方法

労働基準法第39条では、6か月継続勤務して全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、10日の有給休暇を与えるとしています。有給休暇の付与日数は勤続年数に応じて加算されるものの、雇用形態ごとに計算方法が違いますので、注意しなければなりません。

正社員の場合の計算方法

正社員の年次有給休暇日数は以下のとおりです。

  • 勤続年数0.5年 10日
  • 勤続年数1.5年 11日
  • 勤続年数2.5年 12日
  • 勤続年数3.5年 14日
  • 勤続年数4.5年 16日
  • 勤続年数5.5年 18日
  • 勤続年数6.5年 20日

有給休暇を取得するためには6か月以上継続勤務しており、出勤日数が全労働日の8割以上になっているという条件を満たす必要があります。

パート・アルバイトの場合の計算方法

「週所定労働時間が30時間以上・週所定労働日数が5日以上、または年間217日以上出勤しているパート、アルバイト」には、正社員と同様の年次有給休暇日数を付与する必要があります。

一方、「週所定労働時間が30時間未満、週所定労働日数が4日以下、または年間216日以下で出勤しているパート・アルバイト」は、1週間または1年間の所定労働日数に応じて年次有給休暇の日数が細かく分かれるので、注意が必要です。

有給休暇の付与日数は勤続年数に応じて加算されます。しかし雇用形態ごとに計算方法が違いますので、注意しましょう

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3.有給休暇の付与日数は年次有給休暇管理簿で記録する

2019年4月からすべての企業を対象に、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、年5日の有給休暇を取得させることが義務付けられました。この法改正に伴い、雇用主はすべての従業員の「年次有給休暇管理簿」を作成して、保管する必要があります。

年次有給休暇管理簿の記載事項

年次有給休暇管理簿には、必ず記載しなければいけない下記の3項があるのです。

  • 労働者が年次有給休暇を取得した日の「日付」
  • 従業員が1年間で取得した「有給休暇の日数」
  • 6か月連続勤務などの所定の条件を満たし、有給休暇を付与する「基準日」

労務管理の関係上、基準日を統一して年次有給休暇を一斉付与する場合は、一斉付与日を記載しましょう。

年次有給休暇管理簿を保存するポイント

年次有給休暇管理簿は、年次有給休暇を与えた期間と期間満了してから3年間の保存が義務付けられています。保存方法は、データと紙媒体どちらでも構いません。

しかし労働基準監督官の臨検で、賃金台帳とともに年次有給休暇管理簿の閲覧と提出が求められたらすみやかに提示しなければならないのです。データだけでなく、紙媒体での保存も併用しておくとよいでしょう。

有休管理システムの活用がおすすめ

2019年4月に施行された働き方改革関連法により、企業はこれまで以上に適切な有休管理をしなくてはなりません。そのため有給休暇を管理できるシステムを導入する企業が増えています。

システムでは取得状況や付与日数、繰り越し日数などを一括管理できるうえ、法改正があればバージョンアップされるため、スムーズな有休管理が可能となるでしょう。

法改正により、企業には年次有給休暇管理簿の作成や適切な有給休暇管理が求められます。システムを利用すれば、有給管理業務を効率化できるでしょう

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4.有給休暇の付与日数は繰越できる?

使用の年次有給休暇は、翌年度に限り繰り越せると労働基準法第115条で定められています。そのため「有給休暇の繰越はしない」というルールを就業規則に規定するのは、労働基準法違反です。また会社が有給休暇を買い上げることは原則、認められていません。

有給休暇の繰越について

有給休暇には、使い切れなかった場合の取得期限と繰り越しに関するルールが定められています。

労働基準法第115条にて有給休暇の有効期限は発生日から2年間と決められており、入社から半年後に付与された分を繰り越して、翌年に新しく付与される分と合算できるのです。

一方、2020年4月1日から賃金の消滅時効期間は原則5年(当分の間3年)となりました。それぞれのルールを理解して、年次有給休暇を消滅させないよう注意しましょう。

繰越できる付与日数は最大20日

勤続6.5年以上の社員に付与される1年あたりの有給休暇付与日数は20日ですので、繰越可能な有給日数は最大で20日です。1年間に消化可能な有給休暇は、その年に付与される20日と合わせて40日間となります。

これ以上の有給休暇は累積されないので注意しなければなりません。有給休暇を繰越していた人が、有休取得申請をした場合、一般的には繰越した分(古い方)の有給から消化されます。

法定を上回る日数の年次有給休暇を付与する場合は、就業規則改正と労働基準監督署へ届け出ましょう。

有給休暇には時効があります。法律で定められている日数を有意義に取得するためにも、有給休暇取得について計画を立てておきましょう

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5.有給休暇の付与日数を満たしていないと罰則がある

従業員が基準日から1年以内に5日間の有給休暇を取得できていない場合、労働基準監督署からの指導が入ります。それでも改善されない場合は、罰則の適用を受けて処罰される可能性もあるのです。

確実に年5日の年次有給休暇取得ができるよう、管理体制を速やかに整えましょう。

具体的な罰則

会社が年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法第39条違反となり30万円以下の罰金が科せられます。なお対象となる労働者1人につき1罪として取り扱われるので注意が必要です。

ただし違反が発覚すると、先に労働基準監督署の指導などが行われます。そのため改善が見られればすぐに罰せられる可能性は低いといえるのです。

1年間に5日の年次有給休暇を取得させていない場合は、まずは労働基準監督署の指導に従って改善しましょう。それでも改善されない場合、会社は従業員1人ごとにつき罰則を受けることになってしまいます

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6.有給休暇の申請方法

有給休暇は労働者の権利ですので、会社の承諾は不要です。しかし会社の業務に支障がでないように、業務とのバランスを調整しなければなりません。

そのため労働基準法では会社に「時季変更権」という権利を認めています。つまり有給休暇の取得日を会社が変更できるのです。このような有給休暇取得のルールは、各会社が独自で決めている場合も多いといえます。

申請のタイミング

有給休暇取得の申請ルールにおいては規定がないため、会社によって異なるのです。一般的に3日以上の長期にわたって有給休暇を取得する場合、1か月以上前までに申請しておくのが望ましいとされています。

休暇で不在にする間の業務上の支障を考慮し、進行中の案件などの引継ぎを行っておく時間も考慮する必要があるためです。

有給休暇の申請に理由は必要ない

有給休暇取得は労働者に与えられた権利のため、有給休暇取得の理由を会社に伝える義務はありません。

労働基準法は、有給休暇を取得したことやその理由によって賃金を減額したり欠勤扱いにしたり人事評価を下げたりするなど、労働者に不利益となる扱いをしてはならないと定めています。もし理由を聞かれても「私用のため」などと伝えれば十分です。

有給休暇の時季変更権について

労働基準法では、企業側の権利として「時季変更権」を認めています。時季変更権とは、労働者から申請のあった有給休暇取得日を使用者が変更する権利のこと。

申請された日に有給休暇を付与すると事業の正常な運営が妨げられると客観的に判断できる場合に限り、有給休暇取得の時季を変更できます。その日に複数の従業員が有給を申請している場合などでは、時季変更の依頼が考えられるでしょう。

有給休暇は労働者の権利ですので、業務に支障を来たさないようできるだけ早めに申請しましょう。有給休暇取得によって業務に支障が出る場合、会社には取得時季を変更する権利があります

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7.有給休暇を付与日数分取得できない時の対処法

業務の繁忙など、さまざまな理由で有給を取得できないケースも少なくありません。有給が取得できない従業員の対処法は、下記の5つです。

  1. 代わりの日を設定してもらう
  2. 有休の取得を拒絶された場合などは証拠を残す
  3. 労働組合に相談する
  4. 労働基準監督署に通報する
  5. 退職を決め最後に有休を取得する

このうち労働組合への相談と労働基準監督署への通達についてみてみましょう。

担当部署や労働組合へ相談する

直属の上司などに有給休暇の取得を拒否された場合、社内のコンプライアンス部門や労務管理部門に相談しましょう。法務管理などの担当部署であれば有給休暇の取得について正しい法的知識を有しているため、職場の上司に適切な指示をしてくれる可能性があります。

また同様に、加入している労働組合への相談も有効な方法です。

労働基準監督署に相談する

労働基準監督署は全国321署にあり、企業の法律違反から労働者を守る役割を担っています。そのため労働者からの相談や通報が可能です。通報すると会社への立ち入り調査が行われ、改善指導が行われます。

違反の内容の悪質性が高い、あるいは繰り返し指導してもそれに応じなかった場合、労働基準監督署から検察に対して労基法違反について刑事告発がなされるでしょう。

労働者の権利を守るための社内部署や行政組織があります。上司などに有給休暇の取得を拒否されたなど、困ったことがあったらまずは相談してみましょう