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人材情報の一元化や人事評価、人材配置シミュレーションまで幅広く活用できます。
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人事業務に必要なデータをまとめて管理できる社員管理ソフトの機能・メリット・選び方について、詳しく紹介します。
目次
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１．社員管理ソフトとは？
社員管理ソフトとは、人事業務に必要な社員のあらゆるデータをまとめて管理するソフトウェアのこと。大企業を中心に構築・導入されてきましたが、2016年のマイナンバー制度がスタートして以来、中小企業でも導入が進んでいるのです。
社員の情報管理をサポートするソフト
社員の「氏名」「年齢」「生年月日」「入社年次」といった基本情報から、「配属」「給与」「昇格」「人事評価」「業務履歴」「研修スキル」「評価履歴」「受賞履歴」「性格」「モチベーション」「キャリアプラン」などまで、情報をまとめて管理できます。
社員管理ソフトの情報は他部署と共有できるので、人材育成・人材開発などにも活用できるのです。
組織規模が大きくなるほど、社員情報を管理するのが難しくなるもの。
カオナビなら、顔写真付きのデータベースで社員一人ひとりの情報を感覚的に認識しながら管理できます。人事・経営陣・現場と組織全体に共有できるデータベースなので、一元管理された社員情報を経営戦略や人材育成など多方面に活用することが可能です。
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２．社員管理ソフトがサポートする社員管理とは？
社員管理とは、会社の理念や目的を達成させるために社員を効果的に管理すること。会社や組織では、戦略や目的によってさまざまな社員情報を収集・管理する必要があります。
社員管理の具体的な項目として挙げられるのは、下記のようなものです。
- 労務管理
- 給与管理
- 勤怠管理
- 人材管理
①労務管理
労務管理は、社員が働きやすい労働環境の整備や維持を目的とした社員管理です。
具体的な管理項目は、「労働時間」「給与や福利厚生」「安全衛生」「労使関係」「採用」「配置」「異動」「社員研修」「人事制度の企画や実行」「人事考課」「昇進」「昇給」「退職」など。
またもっとも重要とされる労働者名簿・賃金台帳・出勤簿には、3年間の保存義務があります。
②給与管理
給与管理は、社員個々の給与や社会保険料などの管理で、就業規則や給与規定にもとづき、労働実績に応じた支給額を計算します。
給与計算に必要な手当は、法律上必ず支給しなければいけない「残業手当」「深夜残業手当」「休日出勤手当」「会社独自の手当（家族手当、住宅手当など）」です。社会保険や雇用保険、所得税や住民税などの控除額を算出して支給します。
③勤怠管理
勤怠管理では、「社員の出退勤や時間外労働、シフトや有給、休暇などの就業状況の管理」「入退社時の手続き」などを行います。
使用者は労働時間を適切に管理するよう、労働基準法で定められているのです。日々の労働時間が適切か監視して、「残業や休憩の時間、有給取得状況などの記録」「過剰労働の早期発見や防止」を担います。
④人材管理
人材管理は、人材採用・人事評価・人材育成などを目的とした社員管理のことで、人材マネジメントとも呼ばれています。企業の経営戦略や目的を達成させるために、ヒトという経営資源を管理し、効率的に活用する取り組みです。
人材の「採用」「配置」「異動」「評価」「報酬」「福利厚生」「育成」などの項目があり、社員一人ひとりに適したマネジメントを実施します。
タレントマネジメントに特化したカオナビは、一元管理された社員情報を適材適所な人材配置や社員育成、スキル管理、エンゲージメント向上などさまざまな人材戦略に活かすことが可能です。
加えて、給与管理システムや勤怠管理システムなど、社内の既存システムとも柔軟に連携できるため、すでに利用しているシステムを無駄にすることなく社員管理に活かせます。
３．社員管理ソフトの主な機能5つ
社員管理ソフトでは、各業務で必要とするさまざまなデータを蓄積するだけでなく、閲覧・共有・分析も可能です。しかし具体的にどんな機能を持っているのでしょうか。ここでは、下記5つの機能について解説します。
- 勤怠管理機能
- 給与計算機能
- 人事評価機能
- 採用活動の支援機能
- スキル・資格の管理機能
①勤怠管理機能
勤怠管理機能では、スマートフォンなどモバイル端末から「出勤退勤の打刻」「勤怠情報の修正や承認」「シフト管理」「休暇の申請や取得記録」「他システムとのデータ連携」「帳票出力」などができます。
このほか、「在宅勤務やテレワーク、時差出勤などの勤務スケジュールに対応した機能」「2019年4月に施行した『働き方改革関連法』に沿った勤怠管理設定機能」なども搭載しているのです。
②給与計算機能
給与計算機能が搭載している機能は、「給与・年末調整・社会保険などの自動計算」「給与明細の発行」「マイナンバーの管理」「給与・控除・差し引き支給額の自動計算」「毎年の料率の変更や法令改正の自動処理」「賃金台帳・社員台帳への自動記入」など。
これまで手入力で行っていた作業も自動化するため、管理が楽になります。
③人事評価機能
人事評価機能では、「個人別の目標設定・面談・評価結果・フィードバックなどの記録」「グラフなどによる被評価者の分析」などが可能になります。
既存の目標管理（MBO）やコンピテンシー評価（行動特性）などを、そのままクラウド化して連携する機能も搭載しているので、これまでの手間や負担を軽減できます。また面談やミーティング記録を残せるので、次回の面談時にも活用できるのです。
④採用活動の支援機能
採用活動の支援機能では、人材採用に関する業務を一元管理します。
「求人募集の応募数やスケジュール、選考結果などを正確かつ効率的に管理」「新卒や中途採用、アルバイトや派遣社員など、適切な分類による管理」「各種カレンダーとの連携」「分析レポート機能」などの管理機能を搭載しているのです。
それにより採用活動に関する煩雑な業務が、スリム化します。
⑤スキル・資格の管理機能
スキル・資格の管理機能は、社員個々が持っているスキルを可視化し管理するものです。
「公的資格や技術力」「会社独自の資格やスキル」「数値化できない能力や経験値」「コミュニケーション能力」「特性」といったスキルを可視化し、データとして一元管理します。全社でスキル情報を把握すれば、人事評価や異動などに活用できるでしょう。
カオナビは、上記の機能を網羅したタレントマネジメントに特化した社員管理ソフトです。
給与や勤怠に関する既存システムと連携できるため、社員情報を紐づけてあらゆる情報を一元管理し、人事業務の効率化を実現！
スキル・資格情報も一元化・見える化しているため、適材適所な人材配置・育成に活用できるだけでなく、ハイパフォーマー分析やスキルバランス分析により採用のミスマッチ軽減にも役立ちます。
評価運用の効率化・最適化にも貢献するなど、1つのシステムで多角的に人事業務をサポートします。
４．社員管理ソフトを導入するメリット5つ
社員管理ソフトを導入するメリットは、次の5つです。それぞれについて、詳しく説明します。
- 各種手続きがスムーズに行える
- 人材育成に役立つ
- 適材適所に社員を配置できる
- 社員のモチベーションアップ
- 業務を効率的に進められる
①各種手続きがスムーズに行える
社会管理ソフトは電子申請に対応しているので、手続きがスムーズになります。入社手続きや退社手続きなど、これまで書類で行っていたため、「対象者へ用紙を配布」「記入事項の確認」など、提出するまでに時間が掛かっていました。
電子申請によって対象者がシステムに直接入力するため、各種手続きがスピードアップするのです。
②人材育成に役立つ
社員一人ひとりの能力・スキル・実績などのデータを蓄積・管理します。それらのデータをもとに個々の目標設定・社員研修・個別面談などを行えば、相手のニーズに合致した人材育成計画を立てられるでしょう。
また、自社の力になるような人材を育てるための「具体的なスキル育成計画」も実行できます。それにより戦略的な人材育成が可能になるのです。
③適材適所に社員を配置できる
社員の得意・不得意や実績といった細かい情報を客観的に分析できるため、適切な人材配置が可能になります。
これまで社員情報は、人事部門や配属部署だけが閲覧するものでした。社員管理ソフトを使用すれば経営層はもちろん、人事や各部門のマネージャーなどで社員情報を共有できるため、戦略的な人材配置に役立てられるのです。
④社員のモチベーションアップ
社員一人ひとりの仕事ぶりが可視化できるため、公正で正当な人事評価が可能です。
また社員の特性を活用した人事配置も可能になるため、「自身がきちんと評価されることによる、社員のモチベーション向上」「企業の生産性向上」なども見込めます。
⑤業務を効率的に進められる
これまでのように手作業やエクセルで行っていた複雑な集計などの作業をシステムが代行するので、「人為的なミスの削減」「業務の効率化」につながります。
人事業務は、「個人情報の入力」「人事評価」「入退社の履歴の管理」など多岐にわたるため、相当な手間と業務工数がかかるもの。しかしシステム上で管理するため、業務の効率化とコスト削減が実現するのです。
社員管理ソフト「カオナビ」は上記5つのメリットを網羅！
・一元管理された人材情報で適材適所を実現
・社員一人ひとりに合わせた育成プランの立案
・アンケートやサーベイによる社員のモチベーション分析
・自動集計や自動反映、1クリック出力などでミス削減や業務効率化
人事業務を効率化するだけでなく、データを管理・分析してさまざまな人材戦略に活用できるのはカオナビだからこそできることです。
５．社員管理ソフトを選ぶときのポイント6つ
より良い社員管理ソフトを選ぶ際、どんな点に気を付ければよいのでしょうか。6つのポイントについて解説します。
- 目的に合っているか
- セキュリティは万全か
- 他ソフトとの連携は可能か
- 導入形態の比較
- サポート体制はどうか
- 操作性はどうか
①目的に合っているか
社員管理ソフトは、「ひとつの業務に特化したもの」や「多彩な機能を備えたもの」などさまざま。気になったソフトに「自社の導入の目的に合った機能が含まれているか」について、確認しましょう。社員管理ソフトの例は、下記のとおりです。
- 人事評価・タレントマネジメントソフト
- 勤怠管理ソフト
- 労務管理ソフト
- 経費精算ソフト
- マイナンバー管理ソフト
- 給与計算ソフト
- 教育・研修管理ソフト
- 採用管理ソフト
②セキュリティは万全か
社員の個人情報を扱うため、万全なセキュリティ整備が必須です。社員の個人情報が流出しないよう、「データの暗号化」「二段階認証」など、しっかりとしたセキュリティ対策の機能があるかどうか、確認しましょう。そのほか、次のような機能を搭載しているソフトもあります。
- 社員データの公開範囲・閲覧制限・閲覧範囲の権限設定
- 社員操作履歴の自動記録
③他ソフトとの連携は可能か
「勤怠管理」「給与計算」「労務管理」「評価管理」など、すでに使っている人事管理ソフトと連携できるか確認しましょう。その際は、以下のようなポイントに注意してみてください。
- これまで蓄積したデータを新しいシステムに移行できるか
- 新しいソフトを導入する予定がある場合、それらと連携できるか
新しいソフトを導入したために、「余計な工数が発生する」「面倒な作業が増える」といった状況にならないようあらかじめ連携について、確認しておきましょう。
④導入形態の比較
クラウド型とオンプレミス型のメリット・デメリットを比較して、会社に合った形態を選択しましょう。それぞれの特徴は、以下のとおりです。
- クラウド型…サーバーの導入や回線を自社で運用する必要がないほか、管理コストや業務に手間がかからない
- オンプレミス型…サーバーや回線を自社で管理するためコストは増えるものの、情報流出のリスクが軽減される
⑤サポート体制はどうか
導入から運用までどのようなサポートが受けられるのか、しっかりと確認しましょう。主に次のような項目をチェックします。
- 管理項目の追加や変更に対応可能か
- 税制度の改定などに対応可能か
- トラブル対応は時間課金か、追加費用の発生はないか
- 会社ごとの人事制度や運用、システム利用状況に合わせたサポート体制か
- サポート期間はいつまでか
⑥操作性はどうか
扱いやすく、ソフトに不慣れな人や初心者でも操作がしやすいか確認しましょう。操作しにくいソフトは、使用されずに費用ばかりかかってしまいます。人事担当者だけでなく、多くの社員が操作できる操作性の高いソフトを選びましょう。
クラウドの場合、モバイル端末からでも利用できるかどうかについても、確認します。
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社員管理ソフトを導入するにあたって、まずは導入目的を明確にし、必要な機能・特徴を備えているサービスを見極めることが重要です。
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