シフト管理とは? 目的、手法、課題、効率化のメリット、管理方法、管理システムについて

アルバイトやパートタイマーなどがいる職場では、シフト管理を行うことが一般的です。しかし、シフト管理は管理者の手間になるほか、管理コストもかかる効率の悪い作業と考えられています。

  • シフト管理とは何か
  • その目的や手法
  • 課題やシフト管理を効率化するメリット
  • 最新の管理方法や管理システム

について、詳しく説明しましょう。

1.シフト管理とは?

就労時間を固定せず、複数の時間帯で勤務を行うシフト勤務。多様化したワークスタイルに沿いながら、チームとして結果を出せる勤務体制を維持・管理するのが「シフト管理」です。

シフト勤務は、無理のない勤務日と公休日の調整と同時に、必要なときに必要なだけの人的リソースを投入する采配が求められる難易度の高い仕事。多くは店長やラインリーダーといった現場責任者が担当しています。

特に販売や製造など、シフト勤務での業務体制を敷く企業にとっては「シフト管理」自体に大きな負担がかかり、店舗運営では「シフト管理」の良し悪しが作業効率や売り上げに直接大きな影響を与えます。

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2.シフト管理を行う目的

シフト管理を行う目的は、

  • 企業の業務効率や生産性の向上
  • 業務効率の向上による企業の売り上げや利益の向上

もし、シフト管理が適正に実施されなければ、

  • 業務自体の運営が困難になる
  • 従業員の作業負担が増える
  • 従業員のモチベーションが低下する

というデメリットが生じ、結果、企業の売り上げにも悪影響を及ぼす可能性が高まります。業務効率の向上や企業の売り上げといった経営問題にも関わってくるため、シフト管理の実施は重要なのです。

3.主なシフト管理の手法

シフト管理を行う際、便利になる2つの管理手法を説明します。一つは、エクセルの機能を活用した管理手法で、もう一つはITを活用した最新のシフト管理手法です。

  1. エクセル管理
  2. シフト管理システム

①エクセル管理

エクセルの機能を使って管理します。単にエクセルでシフト表を作成する場合もありますが、エクセルにある関数や演算式をフル活用すると、より効果的にシフト管理が実施できるのです。

たとえば、

  • 日付と曜日といった項目入力を簡素化
  • 従業員の過不足を把握
  • 従業員の勤務時間を計算

などは、直接入力や計算をしなくても簡単に算出できます。また、複数の関数を駆使することで、給与計算とシフト管理を同時に行うことも可能。ペーパーによるシフト管理よりも、業務効率が格段にアップします。

②シフト管理システム

エクセル管理は、関数や作表機能を駆使してフォーマットを白紙の状態から自分で作り出さなければなりません。しかしシフト管理システムを活用すれば、

  • フォーマット作成の手間を省ける
  • 間違ったシフト管理のリスクを減らす

ことが可能なのです。

現在市場に出回っているシフト管理システムは、

  • 給与計算機能
  • 勤怠管理
  • 店舗や事業所情報の本社一括管理
  • 店舗運営の分析

などをシフト管理と並行できるほど、その機能は多岐にわたります。

複数の機能を活用できれば、

  • シフト管理者の負担軽減
  • シフトや勤怠、給与データをもとにした効率的な業務運営
  • スピーディーな意思決定

も可能となるでしょう。

4.シフト管理上で生じやすい課題・問題点

シフト管理上で生じやすい問題点は2つあります。スムーズなシフト管理を導入するためにも、シフト管理の課題をあらかじめ認識しておくことは重要でしょう。

  1. シフト表作成の負担
  2. 管理するためのパソコンの置き場所がない

①シフト表作成の負担

1つ目は、シフト表作成の負担です。シフト表は、チームや部署といった組織に所属する複数の従業員の勤務予定をまとめたもの。多くは、シフト表管理者が従業員の希望を聞きながら、できる限り希望に沿えるように作成していきます。

しかし、

  • 直前にならないと個々の従業員の予定が決まらない
  • 各々のシフト希望に従ったら、シフトに穴が開いてしまった

などが頻繁に起きるのです。そのたびに、シフト管理者は時間と手間をかけて調整することでしょう。

また、シフト表を月ごとに作成する場合もあります。すると、月末の慌ただしいときに翌月のシフトを組まなければならないのです。これらもシフト管理者には大きな負担となるでしょう。

②管理するためのパソコンの置き場所がない

2つ目は、管理するためのパソコンの置き場所です。

デスクワークの多い一般企業の場合、パソコンで、

  • エクセル
  • シフト管理システム

を開けば、シフト管理、勤怠管理、給与計算をデスク上で難なくこなすことができます。しかし、シフト管理のできるパソコンを置くスペースがない職場だった場合はどうでしょう。

シフト管理の対象者として最も多いのはアルバイトで、その比率の高い職場といえば、飲食店などが挙げられます。その際、限られたスペースにお客様用のスペースをめいっぱい確保していれば、パソコンを置くことはできません。

シフト管理には、パソコンを置くスペースの確保も大きな課題となるのです。

5.シフト管理を効率化するメリットとは?

シフト管理の効率性を追求するのには理由があります。
ここでは、シフト管理を効率化するメリットについて2つの観点から説明します。

  1. 業務効率の向上
  2. コストの削減

①業務効率の向上

1つ目は、業務効率の向上。

効率的なシフト管理を行うことで、

  • 従業員の能力に応じた配置が可能=業務効率化の向上
  • ベテランと新人の配置バランスがよくなる=新人の教育がスムーズに進む
  • 人間関係に配慮した人員配置=コミュニケーションが円滑に

といった良循環が生まれ、結果、

  • 従業員の満足度を高める
  • 離職率を低下させる

といった二次的効果が期待できます。

②コストの削減

シフト管理の効率化を追求する2つ目のメリットは、コストの削減。

シフト管理は、組織に所属するメンバーの属性や特性、経験などを把握しながら計画的に行うことができる事前準備です。

  • あらかじめ予想できる繁忙期にベテランスタッフを配置
  • 閑散期には、業務に不慣れな新人スタッフを配置

などを念頭に置いてシフト管理を行えば、

  • 繁忙期に新人スタッフが慌てる
  • 閑散期にベテランスタッフが暇を持て余す

といった状況を回避できます。

つまり、

  • 必要以上の人件費が発生しないようにできる
  • 適材適所の実現によって、スタッフの能力向上など人材育成も兼ねられる

というメリットを生み出すのです。

6.シフト管理の方法

効率的なシフト管理を行うためのシフト管理方法を説明しましょう。

  1. 必要MHを計画
  2. スタッフの希望・都合の確認
  3. シフト表に人員を当てはめる
  4. スタッフへの確認・微調整

①必要MHを計画

1つ目は、必要MH(Man Hour)の計画。まず、目標達成のプランニングのために、

  • 顧客出入の動向
  • 売上金額の増減
  • 在庫状況

などを指標とした、現在の事業の運営状況の正確な把握を行います。

たとえば飲食店では、顧客の多くなる時間帯を把握すると、通常より多くの人員が必要な曜日や時間帯が割り出せるでしょう。反対に、人手を必要としない曜日や時間帯を把握できれば、配置する人員を通常より少なくできます。

その場合、実際の売上金額による分析なども加えて、より客観的で定量的な運営状況の把握に努めてください。

運営状況が把握できたら、

  • 売上目標を達成するために必要と考えられる作業工数と時間を算定
  • 「MH」(Man Hour)を算出
  • 「必要MH」を最適化する計画を立てる

といった手順に入ります。

必要MHとは?

ここでいう「必要MH」とは、「目標を達成するための計画に必要な従業員の時間」のこと。「必要MH」は、「従業員数×日数(もしくは時間数)」で算出できます。

倉庫整理の具体例で説明しましょう。たとえば、2人の共同作業で5時間かかる業務がある場合、「2人×5時間」となります。この業務を1人で行うとすれば10時間かかるため、「必要MH」は10MH。この10MHを使って、売上達成のための計画を立案します。

必要MHの計算方法

必要MHの計算方法は2種類。

  1. 「売上予算÷1人当たりの人時売上高」=年間、あるいは月間といった期間の必要MHを求める計算式
  2. 目標達成に必要な作業時間をすべて加算していく=日別の必要MHを求める際に活用

どうして日別の必要MHを①の方法で算出しないのでしょう。実際の売上計上日とと作業日が異なる場合があるからです。たとえば、スーパーマーケットで売り上げは土日が多いけれど、レジ部門以外のバックヤードでは事前の準備作業のある金曜日のほうが慌ただしいといった状況でしょうか。

日別の必要MHには、日別売上予算と相関関係はありません。そのため、別の計算方法で求めることになっているのです。

②スタッフの希望・都合の確認

2つ目は、スタッフの希望・都合の確認。

従業員一人ひとりに、

  • 希望勤務日
  • 休み希望日

を確認していきます。「月・水・金」といった曜日固定や月初3営業日といった形でシフトが固定されている場合には、単純に規則的シフトを組めばいいため、比較的管理しやすいでしょう。

しかし、家庭の事情などそれぞれのスタッフに合わせたフレキシブルなシフトを組んでいる場合には、スタッフ間でのシフト調整が必要ですし、その管理は容易ではありません。直前になって変更が出てくることも考えられるので、早めの連絡を呼びかけます。

③シフト表に人員を当てはめる

3つ目は、シフト表に人員を当てはめること。

②で把握できた従業員一人ひとりの勤務可能日を、すでに算出しておいた必要人員に合わせてシフト表に落とし込みます。

24時間の仕事、警備業務のシフト管理を例に考えてみましょう。3人体制で、1人当たりの勤務時間を8時間としてローテーションを組むとします。

すると、3人1組のチームを3チームつくり、早番、遅番、夜勤の3交代シフトに当てはめることになるでしょう。その際早番、遅番、夜勤の前後に30分程度時間を設けます。

④スタッフへの確認・微調整

最後は、スタッフへの確認・微調整です。作成したシフト表に人員の過不足などがないかを確認し、問題があれば微調整を行います。そして上長の承認後、従業員にシフト表を配布します。

7.シフト管理システムの導入効果、メリット

シフト管理システムを導入すると、3つの効果が期待できます。

  1. 従業員のシフトを自動作成できる
  2. シフトの提出や確認をオンラインでできる
  3. 通知機能により、シフト忘れなどを防止できる

①従業員のシフトを自動作成できる

1つ目は、スタッフのシフトを自動作成できること。シフト管理システムを導入すれば、複数の従業員から提出されるシフト申請をクラウドで集計できます。

  • 手書き
  • エクセルの表

でアナログにシフトを作成するのと異なり、曜日による人数のダブりや不足の調整を自動で集計できるのです。予定人数に合わせて従業員ごとの勤務日を決定するだけではありません。

シフト作成機能によっては事前登録しておいた従業員情報とのリンクにより、従業員のスキルを把握した上で支障をきたさないシフト作成も可能になるのです。

シフト管理システムの機能を使えば、従業員ごとの、

  • スケジュール管理
  • スキル管理
  • 勤怠管理
  • モチベーション管理

などに広く活用できるデータが自動で作成可能です。

②シフトの提出や確認をオンラインでできる

2つ目は、シフトの提出や確認をオンラインでできること。

従業員は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスを使用して、

  • シフトの提出
  • シフト表の確認
  • シフト表への打刻

といった作業を手軽に実施できるようになります。従来、職場の壁に貼られたシフト表を手帳に書き写したり写真に撮ったりしてシフトを確認していましたが、それが自分の端末で可能となるのです。

シフト管理がオンラインになれば、

  • 企業はタイムリーに従業員の状況を把握できる
  • 従業員は手軽に使えて負担が軽減できる

といったメリットが生じます。

③通知機能により、シフト忘れなどを防止できる

3つ目は、通知機能により、シフト忘れなどを防止できること。「シフト提出日になっても数名のシフト希望が集まらない」といった悩みはありませんか?

シフト管理システムを導入すれば、通知機能によってシフト申請の提出期限を通知できます。シフト申請の未提出にキリキリしたり、提出期限の延長にヤキモキしたりする状況がなくなるというメリットは、シフト管理者にとって非常に魅力的でしょう。

8.無料版のあるシフト管理システム、フリーソフト

シフト管理システムの導入時はまず、無料版のあるシステムやフリーソフトを使ってみましょう。

  1. ジョブカン勤怠管理
  2. CLOUZA
  3. oplus
  4. R-GROUP
  5. スマレジ・タイムカード

①ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、クラウド勤怠管理システムです。

  • 勤怠管理
  • シフト管理
  • スタッフ管理
  • データ集計

とともにコスト削減をサポート。幅広い業界に対応できる機能設定や新機能追加、さらには英語にも対応していて、勤怠データの一元化を実現してくれる優れものです。

  • 簡単な出勤管理
  • 多彩な打刻法
  • 各種会計給与ソフトとの連動
  • 効率的な休暇申請管理

など、企業と従業員双方にメリットをもたらす機能が充実しています。

ジョブカン勤怠管理の無料試用期間は30日間。その間、

  • 無料通話アプリLINEより、直近7日後までのシフト確認が可能
  • 申請された希望シフトは、シフト作成画面に自動反映
  • 管理者は、シフト申請を参考にシフトの作成が可能

などを試用できます。

②CLOUZA

CLOUZAは、シンプルで分かりやすい操作が自慢の勤怠管理システムで、1~500名までの30日間無料トライアルや、利用制限人数は5名までの機能限定の無料版もあります。

  • 勤怠の打刻
  • 打刻情報や勤怠集計結果の確認

弥生給与、PCA給与、給与奉行、給与大臣NX、給料王といった給与計算ソフトとのデータ連携

がアプリで簡単にでき、初期費用や基本料金はありません。利用人数は1~500名までで、その月に打刻された人数×200円(税抜)で使えるため少人数から手軽に利用できます。

クラウド型のためパソコンのブラウザがあればいつでもどこでも利用でき、メンテナンスやアップデートを気にする必要もありません。シフトや従業員によって勤務パターンが異なっても、シフト作成機能を使えば、簡単にシフトを組むことができます。

③oplus

oplusは、

  • 初期費用や月額利用料が無料
  • パソコンやスマートフォンなどでいつでもどこでも利用できるクラウド型サービス
  • シンプルで直感的な操作性
  • SMSを活用してスタッフの基本情報をスタッフ自身で設定できる

などの特長を持ちます。

  • アカウント登録も無料
  • 有料オプションもなし

なので、

  • シフト管理システムを導入したいけれど、活用できるか分からない
  • まず試してみたい

といった人でも気楽に利用できるでしょう。

④R-GROUP

R-GROUPは、

  • 利用者数の制限なし
  • 完全無料

のクラウド型サービスで、当然追加費用もありません。PC版だけでなくスマホ版もあ
るので、場所や時間を気にせずに利用できます。

しかし完全無料にもかかわらず機能は充実しており、

  • タイムライン
  • スケジュール
  • 掲示板
  • メール
  • タイムカード
  • ステークスホルダ
  • 無料通話

などを利用できるのです。アジア圏やヨーロッパ圏、アメリカ圏をカバーする20カ国語にも対応しているため、世界中の企業でシステムが利用できます。

⑤スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、

  1. タイムカード、シフト管理、休暇管理、労務規定管理といった勤怠管理
  2. 給与計算、年末調整といった給与・賞与管理
  3. 日報、プロジェクト工数やスケジュール管理、申請・承認ワークフロー、マイナンバー管理といった組織運営

の3つを同時に行えるクラウド勤怠管理で、初期設定費は0円です。

  • 勤怠管理のみ従業員30名までのスタンダード版は、月額料金0円
  • 給与計算とシフト管理ができるプレミアム版は、従業員10名まで月額料金2,000円
  • タイムカードのすべての機能が使えるエンタープライズ版は、従業員10名まで月額6,000円

となっています。

9.シフト作成・管理サービス

シフト作成・管理サービスを検討中の方に、ぜひお勧めしたいのは次の5つです。

  1. jinjer勤怠
  2. シフオプ
  3. Airシフト
  4. Optamo
  5. shifcare

①jinjer勤怠

jinjer勤怠は、国内初人事部向けクラウド型プラットフォームサービス。

  • 人事管理
  • 勤怠管理
  • 労務管理
  • コンディション管理
  • 経費管理
  • マイナンバー管理
  • 採用管理

などのサービスをアプリから簡単に使えます。

  • 使いやすい管理画面からシフトを作成
  • 従業員の希望をシフト上で集計
  • イレギュラーな対応もアプリでヘルプ申請

といった柔軟なシフト管理も可能です。

シフト上の従業員の過不足も、能力別や時間帯別で管理可能ですし、

  • オペレーションの改善
  • 従業員データや組織データの活用

が簡単な操作でできます。人事データを大きな一つのプラットフォームに集約できるため、業務効率の大幅な改善も実現するでしょう。

②シフオプ

シフオプは、従業員の最適な配置を支援してくれるシフト管理システムです。

  • 手間のかかるシフト管理業務の効率化
  • 従業員の稼働率向上による、人手不足解消
  • シフトデータ活用による人件費管理

というメリットを提供してくれます。直感的に操作できる画面ときめ細かな設定が売りで、

  • シフト収集
  • シフト作成
  • モバイル対応
  • シフトが埋まらないときの一括募集
  • 人件費管理
  • 労務規定違反シフトへのアラート機能

など、シフト管理に特化したシステム設計がなされているのです。

  • スタッフからの申請シフトが管理者の画面に自動反映される
  • 申請状況が一目で確認できる
  • 日別、週別、月別といったさまざまな切り口の画面でシフト作成できる
  • シフト調整、シフト共有も簡単操作で可能

など使い勝手のよさが評判となっています。

③Airシフト

Airシフトは、直感的に操作できるシンプルな画面で簡単なシフトが作成可能なシフト管理サービスです。シフト表とチャットが一体となっているため、

  • シフト表作成
  • スタッフとのやりとり
  • 急な調整や細かい調整業務、連絡

が容易にできます。従業員にとっても、

  • 希望シフトが自動でシフト表に反映されるため転記ミスがなくなり、手間が省ける
  • 店舗に出向かなくても、いつでもどこでもシフト申請・確認・連絡が可能

になるといううれしい機能が満載です。また、

  • 時間帯ごとの過不足でシフトを作成
  • スタッフごとの合計でシフトを作成
  • 日ごとの合計で概算人件費を見ながらシフト表を作成

などバリエーション豊かなシフト表が作成できます。

④Optamo

Optamo(オプタモ)は、統計分析の力でシフト作成を効率化してくれるシステムです。

  • 統計学
  • ヒューリスティック最適解

によって、より偏りのない勤務シフトを自動的に作成できます。

  • 最適化されたシフト作成
  • 管理者の工数やコストを効率化
  • 労働環境の改善
  • 作成されたシフトをエクセルで配布
  • 作成されたシフトをGoogleカレンダーで共有

などを実現し、

  1. シフト作成にかかる時間を短縮して業務効率を高めたいシフト管理者
  2. 労務規定の遵守とハイパフォーマンスの両立を目指す労務管理者
  3. 自分の能力を最大限生かせる働きやすい環境で仕事をしたい従業員

の3者の希望を一度に叶えてくれるのです。

⑤shifcare

shifcareは、シフト表を簡単に作成し、簡単に共有できるシステム。

  • 従業員からシフト希望を収集する「希望シフト制」
  • 従業員がシフトに入れる曜日や時間帯を設定する「固定シフト制」

のどちらでも簡単にシフトが作成でき、

  • 初期費用無料、月額利用料1人30円という低価格
  • 基本料金の月額3,000円で100名まで追加可能
  • 101名以上は10名ごとに300円で追加可能
  • 店舗の登録数に制限なし

といったコストパフォーマンスも魅力です。

また、

  • シフト表の自動作成
  • 管理者と従業員が1つのシフト表をタイムリーに共有
  • 人件費の試算

といった機能も注目を集めています。