スケジュール管理とは? できない人の特徴、仕事、能力

スケジュール管理はタスクや時間の管理を行う社会人に必須ともいえるスキルのです。

ここではスケジュール管理の重要性や苦手な人の特徴、管理するメリットやポイントなどについて説明します。

1.スケジュール管理とは?

スケジュール管理とは「特定の期間に処理すべきタスクや手がける順序、作業にかかる時間などを管理して確実に実行する」こと。予定を忘れたり、重なったりすることを防ぐ効果もあります。

社会人にとっては、商品やサービスを顧客との契約どおりに納品、提供することを目的として活用されます。タスクの優先順位を明らかにし、商品やサービスのクオリティを上げ、かつ納期までに効率よく作業を進める、そのためにはスケジュール管理が欠かせません。

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2.スケジュール管理の重要性

スケジュール管理がきちんとできていないと、次のような問題が発生する可能性があります

  1. 複数の予定がバッティングする
  2. タスクの期限や納期に間に合わない
  3. 常に期限に追われ、残業時間が長くなる
  4. 作業効率が低下する

スケジュール管理がしっかりできていれば、これらの問題を防ぐだけでなくクライアントとの信頼関係構築の一助となる可能性があります。効率化アップにともない、残業時間を短くすることも可能です。

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3.スケジュール管理が苦手な人の特徴

社会人には必須ともいえるスケジュール管理ですが、なかにはこれが苦手という人もいます。スケジュール管理が苦手な人には次のような特徴があります。

  • タスクが整理できていない
  • ゴールが見えていない
  • 何から手を付けてよいのか分からない

タスクや仕事には必ず締め切りがあります。スケジュール管理が苦手な人は、それぞれの作業時間を把握して優先順位をつけることが大切です。具体的なスケジュール管理の手順やポイントについては、記事の後半で詳しく説明します。

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4.スケジュール管理のメリット

なかには厳密なスケジュール管理を行わず、目の前のタスクをひたすら処理していく人もいますが、スケジュール管理を行うと次のようなメリットが受けられます

ここではスケジュール管理のメリットについて説明します。

業務効率化

スケジュール管理のメリットのひとつは、業務の効率化が図れることです。労働者不足が叫ばれる現代では、すべてのビジネスマンに成果だけでなく業務の短縮化や効率化が求められています。

スケジュール管理でタスクを明確にし、優先順位を把握すれば、おのずと「無駄をなくすこと」「効率的に業務をこなすこと」ができます。

作業の明確化

スケジュール管理では、目の前のタスクだけでなく「いつまでに何をやるべきなのか」「何が必要なのか」を明確にします。「今日中に企画書を提出する」「明日の午前中にアポイントを取る」などこなす作業をリストアップし、それぞれにかかる時間を把握します。これによって無駄なタスクを省き、同時に作業の対応漏れを防げるようになります。

残業の軽減

スケジュールを管理しないと、想定していた以上に時間がかかったり、対応漏れが生じてかえって仕事が増えてしまったりします。タスクとそれぞれの所要時間、優先順位を把握しないまま作業を進めても、就業時間内に仕事を終わらせられず、残業となってしまうおそれがあるのです。健全なライフワークバランスを保つためにも、スケジュール管理は重要です。

共同作業の円滑化

一人の作業で完結する業務は少なく、大半の業務は自分以外のだれかと共同で作業する必要があります。メンバーのスケジュールを共有できていないと、タスクが重複したり、順序が前後したりと不必要に作業を増やしてしまう可能性があるのです。

チームで効率よく作業を進めるためには、メンバーのスケジュール共有が欠かせません。

優先度の明確化

スケジュール管理でやるべき作業を一覧化すれば、優先順位が付けやすくなります。「このタスクをクリアするためには先にどのタスクをクリアする必要があるのか」「締め切りの近い作業は何か」などを把握し、どの順番で取り組むか、優先度の高い業務は何か、などを考えられます。

優先度の高いものから仕事をこなしていけば、余計な業務や残業を増やさず効率的に仕事を進めていけます。

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5.スケジュール管理の方法

業務の効率化や優先度の明確化を図れるスケジュール管理ですが、具体的にはどのような方法で管理すればよいのでしょうか。

ここでは2つの一般的なスケジュール管理方法について説明します。

手帳

スケジュール管理方法の定番は手帳を使った管理です。タスク管理はもちろん、業務日報やメモ帳の代わりにもなります。

手帳のメリットは必要に応じてすぐに取り出し、その場で記入できるということ。誤操作によるデータ消失の危険もありません。デザインも豊富に販売されているため、自分に合った手帳を選べます。

スケジュール管理システム(アプリ)

場所や時間を選ばずにスケジュール管理を行いたい場合は、専用の管理システムやスマートフォンアプリの利用も便利です。ビジネス向けのアプリはもちろん、プライベートのスケジュール管理に適したアプリや、チャットなどのコミュニケーションツールが付属した製品もあります。

もちろん手帳のように紙やペンを用意する必要はありません。アラーム機能を活用してタスク漏れを防げます。

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6.スケジュール管理の手順

スケジュール管理は次のような手順で行うと、効果的に管理できます。

①作業の洗い出しと分解

はじめに作業の洗い出しを行います。担当している業務をすべて洗い出し、できるだけ分解してリストアップします。

たとえば「A社との商談」という業務も、厳密には商談用資料の作成、A社の情報収集、移動時間など複数のタスクに分解できます。業務を細分化すれば、よりきめ細やかなスケジュール管理が実現できます。

②優先順位の決定

続いて細分化したタスクに優先順位を付けます。締め切りが近い作業や、作業量が多く手間がかかるもの、第三者の確認が必要なタスクなどは優先順位を高く設定します。はじめは緊急性の低いタスクであっても、後回しにすると緊急度が上がるものは注意が必要です。

③締め切りの把握

情報収集や確認作業を積極的に行って、各タスクの締め切りを正確に把握しておくことも重要です。具体的な日時を決めておくと、タスクの消化状況が確認しやすくなります。

また納期の直前に期限を設定すると修正や遅れの対応が難しくなるため、余裕を持った締め切りを設定しておくと安心です。

④作業時間の設定

「2時間かかる商談が控えているのに、1時間しか時間を確保していない」といったトラブルが起きないよう、作業の所要時間もきちんと設定します。その際は隙間時間を用意しておくと安心です。急な来客やイレギュラーな問題にも余裕をもって対応できます。

⑤スケジュール通りに実行

ここまで設定したら、スケジュールどおりに実行してみましょう。前述した隙間時間を設定しておくと、緊急対応が入った場合も優先して手を付けられるようになります。

⑥振り返りとリスケ(ジューリング)

1日の終わりにはスケジュールどおりに進んだか、対応し忘れたタスクはないかなどを振り返ります。

対応できなかったものがあれば、スケジュールを組み直すこと(リスケジューリング)が必要です。

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7.スケジュール管理のポイント

「セオリーどおりにスケジュールを管理しても効果が出ない。忙しさが変わらない」という場合は、次の5点を確認してみましょう。

  1. 作業を前倒しにする
  2. 優先度の高いタスクから取り組む
  3. スケジュール登録を後回しにしない
  4. 移動時間を考慮する
  5. 管理は一括で行う

前倒しで作業する

それぞれのタスクを締め切りに合わせて前倒しにこなしていけば、期限の直前になって慌てて作業する必要がなくなります。また期限前に作業を見直して、より精度の高い仕事できます。

多くの業務は「期限ぴったりにクリアしなければならない」ものではなく「この日までにクリアしなければならない」タスクです。作業を前倒しにして締め切りより早く完了できれば、同僚や上司からの高評価、信頼関係にもつながります。

難しいタスクは早めに行う

作業時間を設定する際に時間がかかる、実務量が多いと分かったタスクには早めに着手します。難しい作業には予期せぬ問題が生じる可能性もあります。万が一想定外のトラブルが生じても、早めに取り掛かっていれば余裕をもって対応できます。

なお難しいタスクはスケジュールを立てる段階で細かく分解し、それぞれ時間を設定しておくことも効果的です。

スケジュールはその場で登録する

「しばらく先のイベントだからまた近くなったら登録しよう」「スケジュール帳を忘れてしまったので会社に戻ったら追加しよう」と、スケジュール管理を後回しにしていないでしょうか。管理を後回しにすると予定の登録そのものを忘れたり、細かい内容を忘れたりするおそれがあります。

その場でスケジュール登録できるよう、スケジュール帳や管理ツールはつねに持ち歩く必要があります。

移動時間も考慮する

業務中には昼食や休憩時間、移動時間も発生します。移動時間を考慮しておかないと、移動中にほかの打ち合わせや会議など別の予定が重なってしまう可能性があります。

移動予定の時間も含めてスケジュールに登録しておくと安心です。

予定は一括で管理する

複数のスケジュールを別々のツールで管理すると、ダブルブッキングや登録し忘れなどのトラブルが発生しやすくなるため、注意が必要です。個人の予定はアプリで、チームの予定は手帳で、と別々の場所で管理した場合、複数のスケジュールツールを確認しなければならない煩雑さが生じます。

同じ手帳でも記入するペンの色を変える、ひとつのアプリにそれぞれのアカウントをまとめて同期するなど、一括で管理するようにしましょう。

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8.スケジュール管理のおすすめ無料ツール

スケジュール管理アプリや専門ツールにはさまざまな種類があります。使用する目的や解決したい課題に合わせてそれに適したツールを選ぶとよいでしょう。

ここではスケジュール管理におすすめの無料ツール3つを紹介します。

Googleカレンダー

GoogleカレンダーはGoogleアカウントがあればだれでもすぐに利用できるのが特徴です。アカウントを同期させれば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど複数のデバイスからスケジュール管理ができます。

また複数のスケジュールを一元で管理すできるため、プライベート用とビジネス用を同時に管理できます。

https://calendar.google.com/

Yahoo!カレンダー

Yahoo!カレンダーの特徴はそのデザイン性です。ランチや出張、会議などよく使うタスクがスタンプになっており、カレンダーに貼るだけでスケジュール登録ができます。たくさんのテンプレートのなかから好みのデザインを無料でダウンロードできるのもポイントです。

さらに電車の時刻を同期したり、宅配便の配達予定と連携できます。これにより手動で予定を登録する手間が省けます。

https://calendar.yahoo.co.jp/

TimeTree

複数メンバーとスケジュールを共有したいときにおすすめなのがTimeTreeです。アカウントを持っていなくても、最大200人のメンバーとスケジュールを共有できます。

日本語だけでなく英語や中国語、韓国語などにも対応しているため、グローバル事業を展開している企業にとっても使い勝手のよいアプリです。

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