スケジュール管理とは? 代表的な管理ツールの紹介やIT業界や製造業などそれぞれの分野ごとのスケジュール管理について

スケジュール管理とはその日にやるべき事柄などを記録して管理することです。多彩な管理ツールや分野ごとのスケジュール管理について紹介します。

1.スケジュール管理とは?

スケジュール管理とは、その日にやるべきことや人と会う予定などを記録し、それら予定をしっかり実行すること。予定を忘れてしまったり、ダブルブッキングしてしまったりなどを防ぐためにスケジュールを管理するのです。

どうしてスケジュール管理が必要なのか?

どうしてスケジュール管理が必要なのでしょうか。その理由は下記のとおりです。

  • 効率化が図れる:その日の動きを可視化することで時間の無駄をなくし、仕事の生産性や効率を上げるため
  • 優先順位が分かる:その日のやるべきことが明確になり、仕事の優先順位が分かるので大事な仕事を取りこぼすことがなくなる

IT業界の場合

IT業界の場合、何を優先して作業をするのか、その管理を進めます。IT業界は、個人の裁量に任せられる場合が多いため、締切日を把握して作業を進めないと、徹夜が続いたり顧客の信頼を失って契約を打ち切られたりする場合があるのです。

締切が近いものを優先に、作業の順番を決めておくだけでもスムーズに運ぶでしょう。

納品管理の点から

仕事を進める際、納期の厳守は最も重要です。取引先から受注した仕事には、そのほとんどに納期が設定されています。

納期を守るために作業工程や作業員に無理のない、かつ確実なスケジュールを立てるのです。納品日に遅れが出ると取引を打ち切られる場合もあるため、気を付けなくてはなりません。

製造業のスケジュール管理

製造業の場合、生産におけるスケジュール管理となる工程管理を行います。スケジュール管理ができないと、生産や供給が予定どおりに進みません。また無駄なコストや作業のミスなどといった問題も生じるでしょう。

スケジュール管理はどの業界も必要不可欠といえます。作業効率化はもちろん顧客との仕事を円滑に進める重要です

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2.一般的なスケジュール管理の方法

実際にどうやってスケジュール管理をすればいいのでしょう。一般的なスケジュール管理を行う3つの方法を紹介します。

  1. 手帳を使うスケジュール管理
  2. 表計算機能を使ったスケジュール管理
  3. 各種ツールを使った代表的なスケジュール管理

①手帳を使うスケジュール管理

手書きのほうがかんたんで楽という人は、手帳がよいでしょう。タスク管理だけでなく、日記やメモ代わりにも使えます。

サイズはジャケットやワイシャツのポケットに入る小型タイプから、B6からA5程度の大きなタイプまであるので持ち運びやすい自分サイズが選ぶとよいでしょう。書いたほうが忘れない人に合ったスケジュール管理法です。

②表計算機能を使ったスケジュール管理

最近は、Googleが無償で提供しているスプレッドシートの表計算機能を使って、スケジュール管理している人も多いです。

エクセルシートのようなものでオンラインから手軽に編集でき、最新の情報を同僚や上司など社内で共有できます。月間、週間、時間単位いずれのスケジュールも管理がしやすくなっており、スマートフォンからの編集や確認も可能です。

③各種ツールを使った代表的なスケジュール管理

タスクが増えるとスケジュール管理も複雑になります。また書き込みや表作成などに時間を取られてしまっては本末転倒でしょう。仕事でのミスやトラブルを防ぎ、顧客との仕事を円滑に進めるスケジュール管理に最適なツールを紹介します。

Googleカレンダー

Googleアカウントがあれば、今からすぐにでも利用できます。ログインするとGoogleカレンダーに移動し、自分のスケジュールを記入したりGmailに送られてきた予定を自動的に追加できたりするのです。

複数人とスケジュール共有ができるので仕事でもプライベートでも使えます。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは有料のスケジュール管理ツールです。個人のスケジュール管理やチーム全員のスケジュールを共有できるほか、チームメンバーや会議室などの社内設備の空き状況を確認しながら予定を登録できます。

またチーム全員が閲覧できる掲示板機能、文書ファイルをチーム内で共有できるファイル管理機能もあるのです。

TeamHack

TeamHackは有料と無料があります。の特徴は、タスク管理や情報共有を1つのツールに集約してスケジュール管理できること。

またタスクごとにドキュメントやチャット機能があるため、スケジュールを組み直すときもわざわざツールを開く必要がないのでスムーズです。そのほか、予定工数の見積もり、タスクごとの作業時間を測る機能もついています。

Time Tree

Time Treeは、スケジュールの共有とコミュニケーションに特化した無料のツールで、最大200人のメンバーとスケジュールを共有できます。

各予定ごとにコミュニケーションスペースがあり、事前の相談など気軽にコメントや画像を送れます。家族やサークル、恋人など目的に合わせて複数のカレンダーを使いこなす人も増えているそうです。

スケジュール管理には、「手帳を使うスケジュール管理」「表計算機能を使ったスケジュール管理」「各種ツールを使った代表的なスケジュール管理」の3つがあります

3.スケジュール管理のメリット

スケジュール管理をしっかり行うと、仕事の無駄がなくなるだけでなく効率的に進められます。もしかしたら毎日の残業も減って、帰宅後、自分の時間をつくれるかもしれません。そんなスケジュール管理が持つ4つのメリットを紹介しましょう。

  1. 仕事の効率化
  2. 残業の軽減
  3. ダブルブッキングが無くせる
  4. 自分の時間が取れる

①仕事の効率化

スケジュール管理を行うと、重要性の低い作業に手間を掛けるなどの無駄がなくなり効率的に仕事が進められます。自分が今日やるべき仕事を細かく把握するため、仕事上のミスやトラブル防止にもなるのです。

また新規のスケジュールを入れやすくなるなど、無駄をなくして、生産性アップさせることにつながります。

②残業の軽減

重要性が高い、納期がせまっている、他よりも時間がかかるなど、仕事の状況を見極め、優先順位をつけてスケジュールを管理すると、残業が減らせます。

今日やらなくても良い作業に時間を費やしたり、スケジュール漏れにより仕事が増えてしまったりすると、就業時間には終わらずどんどん残業が増えてしまうでしょう

③ダブルブッキングが無くせる

仕事が忙しくなるほどスケジュール管理はおろそかになりがちですが、その際、ダブルブッキングが生じてしまう場合もあります。慎重に対応しなければ、取引先や顧客はもちろん、社内での信用を失ってしまうでしょう。

スケジュール管理で抜けや漏れを無くし、納期を厳守すると、顧客や取引先の安心を得ながら信頼関係を構築できるでしょう。

④自分の時間が取れる

スケジュール管理を行うと、今日やるべき仕事が明確になり、就業時間内で仕事が終わるようになります。残業時間がなくなれば、自由な時間が増えて1日を有意義に過ごせるようになるでしょう。

自分の趣味に時間をあてたり、キャリアップを兼ねて資格取得のために学習したり、同僚と食事に行ったりと充実した時間が持てます。

スケジュール管理を行うと、「仕事の効率化」「残業の軽減」「ダブルブッキングが無くせる」「自分の時間が取れる」といったメリットが生じます

4.スケジュール管理〈IT編〉

IT業界では、個人の裁量に任せられる場合が多いです。スケジュール管理をおこたると顧客や取引先の信頼性を失い、自分の仕事まで失ってしまう恐れがあるでしょう。そんなIT業界のスケジュール管理について紹介します。

IT業界でのスケジュール管理の必要性

IT業界はインターネットの普及で急速に発展し、提供されるサービスやシステムなども複雑になっています。そのようなIT業界においては、いくつものプロジェクトが同時に進行していたりするなど、スケジュール管理が大変重要になっているのです。

クライアントの信頼を得るため

IT業界は、フリーランスで仕事を受注している人も多く存在する業界です。また企業に所属していても、個人の裁量に任せられるという場合も珍しくありません。

そのためクライアントとの関係性が重要視されるのです。スケジュール管理ができておらず、納期が遅れてしまえばクライアントとの信頼を失い、仕事のオファーも減っていくでしょう。

自分の作業時間を確保するため

スケジュール管理ができていないと、仕事の優先順位が分かりません。また納期までどの程度の余裕があるかを判断しながら進めなければ、時間が足りず中途半端な状態で納品するという結果につながってしまうでしょう。

優先順位をつけて時間をうまく確保し、進める必要があるのです。

ストレスを減らすために

スケジュール管理をしっかり行うとやるべき仕事が明確になり、仕事の優先順位をつけて作業に取り組めます。こうした仕事を可視化すると、仕事へのストレスや不安、トラブルが軽減し、気持ち良く仕事をこなしていけるでしょう。

スケジュール管理の流れ(IT業界)

実際のスケジュール管理の流れを紹介します。

  • 準備、計画を行う(長期間のスケジュールであれば途中経過のチェックポイントを設定)
  • チェックポイントごとの成果物とタスクの洗い出しを行う
  • タスクごとの所要時間の見当を把握する
  • すべてのタスクの実行予定日時を設定する
  • 担当メンバーを各タスクに割り当てる
  • 進捗管理のルールを決める

仕事内容の把握

スケジュール管理では、仕事の内容を細かく把握しておく必要があります。予定の作業が早く終わった場合は新たな仕事を追加する、スケジュールを見直すバッファの時間をつくるなど、スケジュールすべてを作っておくとよいでしょう。

予定を立てずに目の前にある仕事を次々とこなしていると、仕事が多い日もあれば、まったく無い日も出てくるといったようにバラつきが生じます。

作業の順番を決める

たとえば納品日が近い、後回しにした際のリスク、自分にしかできない仕事などと基準を設け、作業それぞれの優先順位を決めていくのです。またスケジュール管理を明確にしておくと、仕事のペースもアップします。

複雑な作業が多いIT業界ではスケジュール管理が不可欠です。作業には締切があり、遅れると顧客の信用を失います

5.スケジュール管理(納品管理)

納品管理の点から考えたスケジュール管理は、取引先との仕事を円滑に進めるためにもとても重要です。スケジュール管理の重要性や注意点、納品管理を行わなかった場合など、納品管理におけるスケジュール管理を説明しましょう。

納品管理でのスケジュール管理の重要性

取引先から受注した仕事の納期は必ず守ることが求められます。そのため納品管理を行う上でスケジュール管理は重要性が高く、納期日までに完了させるための工程や人員の配置など細かいスケジュールを立てることが大切です。

スケジュールに無理はないか確認

仕事を受ける際には、スケジュールに無理が生じないかを確認します。たとえば取引先から、自社で生産できる作業量の限界を超える生産量を求められた場合、スケジュールはもちろん現場の作業員にも無理が生じることは明確です。

取引先との今後の付き合いもありますが、ここでうまく交渉するのも納品管理の業務といえるでしょう。

従業員一人一人の仕事量の調整

従業員1人だけ、または1つのチームだけが極端に作業量が多い状態、または極端に仕事量が少ない状態にならないように、均等にバランスをとって配分します。

仕事量が従業員1人のキャパを大幅に超えてしまっては、うまく進みません。進捗状況を定期的にチェックしてスケジュールのズレを修正します。

納品管理を行わなかった場合どうなる?

納品管理をしっかり行うと、クライアントとの信頼関係が成り立っていきます。また社外、社内すべてで納期を守ると、リピートや引き合いも増えて売り上げが伸びていくでしょう。

反対に納品管理を行わなかった場合、取引先からの信頼を失ったり不適切な作業量で業務効率が落ちてしまったりなど、マイナス面での影響が大きく生じます。

クライアントからの信頼を失う

納品日までに納品できないというのはつまり、スケジュール管理ができていないということです。

契約時に納品日は厳守という約束をしたにもかかわらず守れない場合、クライアントからの信頼を失います。またクライン後は、次の発注でも同じことにならないかと不安を覚えてしまうでしょう。

仕事効率が悪くなる

受注量が自社の限界量を超えてしまうと、従業員たちの負担が大きくなります。納期までに完了するよう、無理なスケジュール設定をして残業……という日も増えるでしょう。

結果、働き詰めとなる従業員のストレスは増大しモチベーションも低下、売り上げにも影響が及びます。また適切な仕事の割り振りができないリーダーは納品管理ができていないと見なされるでしょう。

納品管理を行う上でスケジュール管理は欠かせません。納期日までに完了させるため、工程や人員の配置、作業の進捗などの確認や管理が必要不可欠なのです

6.スケジュール管理(製造業)

製造業は、製品が完成するまでの工程管理を行います。納期までに製造が完了するようなスケジュール管理になれば、無駄なコストが減るうえ、クライアントが求める良品を納められるでしょう。

製造業でのスケジュール管理の必要性

製造業でスケジュール管理が正しく行えていない場合は、生産や供給が予定どおりに進まなくなります。無駄なコストや作業トラブル、ミスなども生じ、契約時にかわした納期日が守られず、クライアントの信用を無くしてしまうでしょう。

複数の従業員がかかわる仕事

自分1人で製品を作るのであれば、工程スケジュールを自分だけが理解しておけばよいでしょう。しかし製造業は多くの従業員がかかわって製品を作ります。

そのため製品が完成するまでの工程管理を正しく行わなければ、製品の生産が納期までに間に合わなくなる可能性があるのです。さらに予定どおりに完了しても無駄な経費が発生する場合性もあります。

ミスを防止するためのスケジュール管理

多くの従業員がかかわって製品をつくる製造業だからこそ、作業のミスやトラブルを防止するための工程管理は必要不可欠です。そのためには管理状況がひと目で分かるシステムの導入が重要でしょう。

導入のメリットは、「スケジュールどおりに生産できる」「一定の品質を維持しながら生産できる」などです。

生産のコストより人件費がかかってはダメ

工程管理を行う意義は、製品を完成させるまでのスケジュール管理のほかに、作業に対して必要な労働力と従業員の人員配置を管理する点。生産量に関係なく一定の人員を配置すると、人件費が無駄に増えてしまいます。

利益の確保ができるというのは、工程管理が正しく行われている証です。コストを削減し品質のよい製品を生産できるよう進めます。

スケジュール管理をするためのシステムの導入

工程管理を正しく行うためにはシステム導入が最善です。エクセルなどを使用した工程表などを使って管理する方法もありますが、工程管理システムを導入するとスムーズに進むでしょう。

システムには、「大規模工程管理システム」「小規模工程システム」「個別生産に特化した個別工程管理システム」など種類があります。

製造業では工程管理が欠かせません。円滑に進めるためには、管理状況がひと目で分かる工程管理システムを導入するとよいでしょう