労働条件通知書とは? 書き方、見本、法改正(電子化)の影響について【雇用契約書との違い】

企業が労働者の採用を決定した場合、当該労働者に労働条件通知書を交付しなければなりません。しかし、労働条件通知書とは何でしょうか。

  • 労働条件通知書とは何か
  • 労働条件通知書の書き方や見本
  • 労働条件通知書と雇用契約書の違い
  • 労働条件通知書の電子化に関する法改正が入社手続きに与えた影響について

などについて考えていきます。

1.労働条件通知書とは?

労働条件通知書とは企業が労働者と労働契約を締結する際、労働者に交付する書面のこと。労働条件通知書には、さまざまな労働条件が明記されています。

たとえば、

  • 契約期間
  • 業務内容
  • 就業場所
  • 就業時間

など。労働条件通知書には、労働者が働く上で重要な労働条件が記載されています。企業は、労働者一人ひとりの労働条件を確認し、労働条件通知書を作成する必要があるのです。

2019年4月より労働条件通知書の電子化が解禁

従来、労働条件通知書は、労働者に対して書面にて交付することが義務付けられていたのです。しかし、インターネットの普及や電子メールでのやりとりが当たり前になってきた時代の流れを受け、2019年4月より書面交付義務が緩和されました。

それにより労働者に電子メールなどを用いた労働条件通知書の交付が認められたのです。人事担当者は、労働条件通知書の電子化も含め、労働条件通知書を速やかに交付できるようにしましょう。

労働条件通知書は、企業が労働者と労働契約を締結する際、労働者に交付する書面のこと。書面交付のほか、電子化が認められています

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2.労働条件通知書に関する法律

企業が労働者を雇う際、労働条件通知書を交付することが義務付けられています。企業は、書面交付以外にも労働条件通知書を電子化するなどの方法で、労働者に労働条件通知書を交付する必要があるのです。

労働条件通知書の交付義務は、労働基準法に明記されています。労働基準法の中で労働条件通知書はどのように定義されているのか、確認しておきましょう。

労働基準法第15条

労働基準法第15条では、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。」とされています。

また、労働基準法第15条第2項には、労働条件が事実と異なった場合、労働者は即時に労働契約を解除できると明記されているのです。

退職についても、就業規則の中で「30日前に申し出ること」とされていても、労働条件が異なることが理由であれば、退職の申し出後、直ちに退職できることを意味しています。

罰則(労働条件の明示義務違反)

労働条件通知書に関する罰則についても知っておきましょう。それは下記の通りです。

  • 必須記載事項や口頭での明示で構わない事項に関して明示がない場合:当該企業に罰金30万円以下が科せられる
  • 短時間労働者に対して明示義務のある昇給や退職金、賞与の有無、相談窓口について明示がない場合:行政処分として10万円以下の過料が科せられる

労働条件通知書の効力

「いつから労働契約が有効なのか」について、企業と労働者の間で明確にしておくことは、労使間のトラブル防止に有効です。労働契約は、採用内定通知時に締結したと見なされます。

トラブルを未然に防ぐためにも、採用内定日や採用日、試用期間といった採用に関わる年月日や期間を企業と労働者の双方間で、明確に確認しておきましょう。

労働条件通知書を交付しなかった場合には、罰金30万円以下が科せられます。採用内定通知時に労働契約が締結したと見なされる点にも注意が必要です

3.労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書とは別に存在する雇用契約書とは企業が労働者を雇用する際、事業主と労働者の間で取り交わす書類のこと。

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労働条件通知書と雇用契約書の大きな違いは、

  • 一方的な通知であるか否か
  • 書面交付義務があるか否か

両者には、

  • 労働条件通知書が企業からの一方的な書類で、書面もしくは電子化で交付義務がある
  • 雇用契約書は双方で計画内容を確認の上、合意を得るための書類で、書面にする義務はない

といった違いがあります。

捺印やサイン、同意欄の有無

さらに労働条件通知書と雇用契約書の書面を詳細に比較して見ると、サインや捺印の有無についても違いがあると分かります。

  • 労働条件通知書では、労働者のサインや捺印は必要ない
  • 雇用契約書では、労働者のサインや捺印が必要となり、契約書の内容に同意する旨を記載する同意欄がある

労働条件通知書兼雇用契約書とは?

労働者の採用に当たっては、労働条件通知書と雇用契約書を別々に作成することが望ましいでしょう。

しかし、両者の書類への記載内容が重複する場合「労働条件通知書兼雇用契約書」として、労働条件通知書の書面下部に、

  • 労働条件に同意すること
  • 契約書を企業と労働者それぞれで保管すること

を記載し、

  • 企業と労働者双方の署名
  • 双方の捺印欄

を追加して運用することも認められています。

労働条件通知書と労働契約書の違い

労働契約書は法律に基づいた書面で、雇用契約書と同じ用途で使用されるケースが多いです。

労働契約書については、労働契約法第4条で「使用者は、労働者に提示する労働条件及び労働契約の内容について、労働者の理解を深めるようにし、労働者及び使用者は、その労働契約の内容について、できる限り書面により確認するものとする。」と明記されています。

労働条件通知書、雇用契約書、労働契約書といった書類の相違点をしっかりと把握し、使い分けができるようにしましょう

4.労働契約を締結する全労働者に対して発行する

労働条件通知書の交付対象者は、労働契約を締結するすべての労働者です。明示すべき労働条件を通知することができれば必ずしも労働条件通知書という形でなくても構いません。

しかし、後のトラブル予防のためにも、労働条件を明確に決定して労働条件通知書として交付したほうがよいといえます。

パートタイムやアルバイト、派遣労働者なども交付の対象

労働条件通知書の交付対象者は、正社員やパートタイマー、アルバイトや有期契約社員など、労働契約を締結するすべての労働者です。

この中で、短時間労働者に該当する者や有期契約労働者に対しては、全社員に共通する明示事項以外に個別に明示する必要のある事項が別途決められています。労働条件通知書といっても、労働条件通知書の明示内容に違いがあるケースには、注意が必要です。

労働条件通知書は、労働契約を締結するすべての労働者に交付する必要があります。短時間労働者や有期契約労働者には別途明示項目があるので、注意しましょう

5.労働条件通知書に記載すべきこと

企業が労働者の採用を決定して労働条件通知書を作成する際、労働条件通知書に明示しなければならない項目があることに注意しなければなりません。

明示義務事項の中には、

  1. 書面交付による明示事項
  2. 口頭でも差し支えのない明示事項

の2種類があります。

絶対的明示事項とは?

絶対的明示事項とは企業が労働者に交付する労働条件通知書の中に必ず記載しなければならない項目のこと。記載される労働条件の中でも、特に賃金に関する事項を含む5項目は、書面で労働者に明示する義務があります。

書面の交付による明示事項

書面で労働者に交付する必要がある絶対的明示事項には、以下の5つがあります。

  1. 労働契約の期間
  2. 就業の場所・従事する業務の内容
  3. 始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交代制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項
  4. 賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期に関する事項
  5. 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

これらは労働条件の根幹となるものですので、必ず書面で明示してください。

法改正(電子化)の影響

厚生労働省により省令改正が実施された結果、2019年4月から労働条件通知書の交付に関して、

  • 書面によって交付
  • 労働者の同意があることを条件として、電子メールなど電磁的方法によって交付

の両方が認められました。

相対的明示事項とは?

相対的明示事項とは労働条件通知書に記載しなくても構わない項目のことです。たとえば、就業規則に退職手当制度そのものがない場合、制度を通知書に記載することはできません。

このように制度自体が存在しない場合などは、労働条件通知書への明示義務はないのです。

口頭の明示でもよい事項

書面での明示ではなく、口頭での明示で構わないとされている項目は、以下の9項目です。

  1. 昇給に関する事項
  2. 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払いの方法、支払いの時期に関する事項
  3. 臨時に支払われる賃金・賞与などに関する事項
  4. 労働者に負担させる食費・作業用品その他に関する事項
  5. 安全衛生に関する事項
  6. 職業訓練に関する事項
  7. 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
  8. 表彰、制裁に関する事項
  9. 休職に関する事項

労働条件通知書には、絶対的明示事項と相対的明示事項があります。また、電磁的方法による交付や口頭での明示が認められている項目もあります

6.労働条件通知書の作成方法

労働条件通知書は、企業が労働者に交付する必要のある書類です。しかし、「労働条件通知書を作成しようと思ったが、どのように作成すればいいのか分からない」ということもあるでしょう。ここでは、労働条件通知書の作成に役立つ情報をご紹介します。

厚生労働省が公開しているテンプレート

労働条件通知書に関しては、厚生労働省がテンプレートを作成し、公開しています。

  • 契約期間
  • 就業の場所
  • 従事すべき業務の内容

といった項目を網羅してありますので、書面構成を確認して、自社が交付する労働条件通知書のひな形に用いるとよいでしょう。

書き方の見本

契約期間

厚生労働省が公開する労働条件通知書には、契約期間の欄があります。労働契約期間に定めがあるか否かを選択し丸を付けると同時に、有期契約なら契約期間を「2019年4月1日~2020年3月31日」などとし、試用期間がある場合も、その旨を記載するのです。

契約更新の有無や内容に関しても記載し、具体的な判断は別途就業規則に記載しておきましょう。更新の基準については、客観的な評価制度を設けます。

就業の場所

就業の場所の欄には、原則的な就業場所を「東京都千代田区○○1-2-3」といったように記載します。勤務地が複数ある場合は、それらすべてを記載するのです。

従事すべき業務の内容

従事すべき業務とは、労働条件通知書を交付する当該労働者が従事する業務を、

  • 営業
  • 経理事務
  • 販売
  • 編集

などと具体的に記載します。

始業・終業の時刻

始業・終業の時刻の欄には、「始業9:00、就業17:30」といったように記載します。出席が求められる朝礼なども、労働時間に含めてください。

その際、

  • 変形労働時間制の対象労働者には、適用される変形労働時間制の法的な制度と協定済みの内容を記載する
  • 交代制や変則的な勤務の場合には、原則となる時間を記載する
  • 変形労働時間制やフレックスタイム制でも週の労働時間は平均40(特例措置事業所は44)時間とする
  • フレックスタイム制ではコアタイムとフレキシブルタイム、月の所定労働時間の3つを記載する
  • 労使協定が必要な裁量労働制や事業場外みなし労働時間制では、協定内容も説明する

といった点に注意してください。

休憩時間

休憩時間は、

  • 労働時間が6時間を超えた場合、45分
  • 8時間を超えた場合、60分

と法律で定められています。

所定時間外労働の有無

所定時間外労働、すなわち残業の有無についても記載します。「有・1カ月5時間以内」といったように、具体的な残業時間を記載しましょう。

休日労働

休日労働が有るか無いかという点も、労働条件に含まれています。「有」「無」で通知書に記載してください。

休日・休暇

休日・休暇は、「当社カレンダーによる」といったものでも構いません。

ただし、

  • 休日は1週につき1日以上もしくは4週で4日以上必要
  • 年次有給休暇の日数は法定日数以上とする
  • 勤務6カ月未満で年次有給休暇を付与する場合には「○カ月経過で×日付与」と記載
  • 人事労務担当者は、年次有給休暇の付与日数や残日数を別に正しく把握、管理しておく

という点に注意が必要です。

賃金

賃金の欄には、

  • 基本給 月給200,000円
  • 家族手当 5,000円/月

などと項目別に金額を明示します。出来高制の場合、最低賃金を下回らないようにしてください。項目によって賃金が変動する場合は、変動する旨を記載します。残業代については、働き方改革による法改正など最新情報をチェックしておきましょう。

賃金締切日・支払日

賃金締切日、支払日は、「毎月25日」など、具体的に記載します。残業が発生する職場では、残業代の締め日と残業代の支払日が基本給などの賃金の締め、支払日と異なる場合、その旨も記載します。

退職に関する事項

退職に関する事項は、採用時に書面にて提示する必要のある項目です。

  • 定年退職の年齢
  • 自己都合退職の手続き
  • 解雇事由及び手続き

を具体的に記載します。

労働条件通知書を記載する際のポイントは、具体的な数字や手続きの決まりなどを正確に記載することです

7.労働条件通知書の書き方の注意点

労働条件通知書のひな形に沿って個別労働者の労働条件を記載する際に、気を付けておきたい点があります。

ここでは、

  • 短時間労働者
  • 派遣社員
  • 有期契約労働者

といった雇用形態別から記載事項の注意点を見てみましょう。

パートタイム労働者やアルバイト(短時間労働者)向けの労働条件通知書

短時間労働者は勤務時間があらかじめ決まっていることが多いため、労働時間は事前に労働者の希望時間と擦り合わせた労働時間を記載します。

  • 勤務は○月~○月まで
  • 勤務は週に○日
  • 労働時間は1日に○時間

などと記載し、特別な条件があれば追記します。賃金は時給制の場合が多いため、「時給○○○円」などと記載します。

また「短時間労働者の雇用管理の改善等に関する法律施行規則第2条」では、労働者に明示すべき項目が以下のように定められているのです。

  • 昇給の有無
  • 退職手当の有無
  • 賞与の有無
  • 相談窓口

相談窓口は、平成27年4月の法改正により事業主に設置が義務付けられています。

派遣社員向けの労働条件通知書

派遣社員向けの労働条件通知書は、派遣元企業から派遣社員に交付されます。この場合、

  1. 派遣先企業の労働条件が書いてあるケース
  2. 派遣元起用の条件が書いてあるケース

の2つがあるようです。

  • 派遣先企業の労働条件:「○○の派遣先へ○月~○月まで派遣予定」と記載した後、その他派遣先の職場の具体的労働条件が続く
  • 派遣元企業の条件:「派遣件数の最大の希望は○件」「職種は○年○月から○カ月間派遣されるものを希望」といった記載となる

登録型派遣労働者に対して労働条件通知書と就業条件明示書を同時交付する際、記載が一致し重複する事項については、一方を省略して差し支えありません。

有期契約労働者の場合

有期契約労働者の場合、契約期間終了後の契約更新の有無や判断基準を記載しなければなりません。

厚生労働省が参考として示しているのは下記のような例です。

  • 自動的に更新する
  • 更新する場合があり得る
  • 契約更新はしない

また、契約更新する場合の判断基準についても厚生労働省が参考として下記のような例を挙げています。

  • 契約期間満了時の業務量により判断する
  • 労働者の勤務成績、態度により判断する
  • 労働者の能力により判断する
  • 会社の経営状況により判断する
  • 従事している業務の進捗状況により判断する

雇用形態別に労働条件通知書記載の注意事項が異なります。それぞれのケースごとに注意点をしっかりと押さえましょう

8.労働条件通知書を交付する時期

労働条件通知書を労働者に交付する時期は、労働基準法第15条の中で「労働契約の締結に際し」と定められています。

不要なトラブルを避けるためにも、入社日以降に交付するようなことは避けましょう。労働契約が締結された時点を明確にし、その時点で労働条件通知書を交付してください。

採用内定通知時が望ましい

労働条件通知書を労働者に交付する時期は、労働契約が締結された時点になります。「労働契約の締結時」について、採用内定日か実際の採用日、どちらにするべきかを考えなければなりません。

昭和54年(1979年)7月20日の最高裁判所、第二小法廷判決、いわゆる大日本印刷事件と呼ばれる新卒内定取り消しの適法性についての判決は、「内定段階における労働契約は始期付解約権留保付労働契約と呼ばれ労働契約が成立している」というものでした。

採用内定通知時に労働契約が締結しているという解釈から、労働条件通知書は採用内定時に交付すべき書面といえるでしょう。

不要なトラブルを避けるためにも、労働条件通知書は採用内定時に交付すべき書類であると理解しておきましょう

9.労働条件通知書の管理方法

労働条件通知書は、法令に基づいて記載されています。そのため、労働条件通知書のひな形をつくっていても、法改正などが行われれば様式などの見直しが必要になります。過去の法改正には、以下のようなものがありました。

  • 2013年4月、有期契約労働者に対する書面による明示事項が追加される
  • 2015年4月、パートタイマーなどに対する明示事項が追加される
  • 2019年4月、労働条件通知書の電子化が解禁される

労働条件通知書の保存期間

労働条件通知書の保存期間については、

  • 労働基準法第109条
  • 労働基準法施行規則第56条

で具体的に定められており、そこには労働者の退職または死亡の日から3年間は保存しておかなければならないと明記されています。人事担当者は、労働条件通書の保存期間についても、正しい知識を持っておきましょう。

労働条件通知書は、労働基準法において、労働者の退職または死亡の日から3年間は保存しておかなければならないと定められています

10.どう変わる?労働条件通知書の規制緩和(ペーパーレス化)

従来、労働条件通知書は書面で労働者に交付するものとされてきました。しかし、2019年4月より、電磁的方法によって労働条件通知書を交付することが認められたのです。

これは、2018年9月7日交付の「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律の施行に伴う厚生労働省関係省令の整備等に関する省令」の中で説明されています。

労働条件通知書の交付のペーパーレス化といった規制緩和で、何がどのように変わるのかについて、改めて確認しておきましょう。

書面交付義務の問題点

従来行われてきた労働条件通知書の書面交付には、実務上、非効率という大きな問題点がありました。労働条件通知書と雇用契約書の2つは兼用されることも多く、兼用自体も合法的なものです。

近年、雇用契約書は電子署名を採用することで、電磁的方法で雇用契約書を取り交わすケースも増えてきました。しかし、労働条件通知書は書面交付に限られていたため、

  • 雇用契約書は電磁的方法で処理する
  • 労働条件通知書は別途書面で交付する

という非効率な手間がかかっていたのです。

電磁的方法による労働条件通知書の交付とは?

2019年4月から認められた労働条件通知書の電磁的方法とは、

  • ファクシミリを利用して送信
  • 電子メール他電気で通信する手段を用いて送信

ファクシミリやメールを活用できるようになったため、雇用契約書と労働条件通知書の発行業務は、同時に効率よく実施できるようになりました。

注意点

労働条件通知書を電磁的方法で交付する際の注意点は、必ず労働者の合意を得ること、労働者が書面での交付を希望する場合には書面で交付することの2点です。

改正後の入社手続きの手順

電磁的方法の導入でクラウド人事労務ソフトの活用が可能となったことは、入社の手続きに変化をもたらしました。

  • 労働条件通知書の電磁的通知により、電子署名で雇用契約の合意を得る
  • 入社手続きに必要な新入社員情報を、本人からクラウド上で回収する
  • 回収した情報に基づき、社会保険・雇用保険の資格取得の申請書を自動作成する
  • 資格取得の申請書をシームレスに電子申請する

労働条件通知書の電磁的方法解禁は、クラウド人事労務ソフトの活用を可能とし、入社手続きの効率化につながったのです