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企業の成長を支える経営資源には「ヒト・モノ・カネ・情報」があります。その中でも特に重要なのが「ヒト」、つまり人材です。要員計画は、人材を「戦略的に採用・配置・育成」するための仕組みを指します。
多くの企業が導入している一方で、実際には「どのように立てればいいのかわからない」「効果的な進め方が見えない」と悩む人事担当者も少なくありません。
この記事では、要員計画の基本から、その目的、導入メリットを整理しました。また、具体的な策定手順や成功のポイント、注意点までわかりやすく解説します。
目次
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１．要員計画とは？
要員計画とは、経営目標や事業戦略を実現するために必要な人材を、採用から配置・育成まで含めて整理する計画です。
具体的には、「いつ」「どんなスキルがある人材を」「何人」「どのように採用・配置・育成するか」を明確にし、中長期的に人材を確保していく仕組みを指します。
新規事業の立ち上げやデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進、市場環境の変化などに応じて、求められる人材像は常に変化するものです。
要員計画を持てば、企業はこうした変化に柔軟かつスピーディに対応できる上、「人材不足」や「採用の場当たり対応」からの脱却も可能となるでしょう。
計画には新規採用だけでなく、既存社員のスキルアップや異動、外部パートナーの活用なども含まれます。これらの人材リソースを最適化することで、組織全体のパフォーマンス向上を目指すのが要員計画の目的です。
要員計画と人員計画、採用計画との違い
「要員計画」と似た言葉に「人員計画」や「採用計画」があります。しかし、これらはそれぞれ異なる役割を持つものです。
要員計画
事業計画にもとづき「いつまでに、どれくらいの人数が必要か」という人材の「量」を大まかに示す計画です。企業全体の視点から、将来的な人材ニーズを予測します。
人員計画
要員計画で定めた人数を、「どの部署に、どのようなスキルを持つ人を配置するか」という人材の「質」に落とし込む具体的な計画です。適材適所を実現するための詳細な配置を検討します。
採用計画
要員計画と人員計画をふまえ「いつまでに、どんな人材を何人採用するか」「選考方法」「採用コスト」「スケジュール」などを具体的に定める、採用活動に特化した計画です。
つまり、要員計画がもっとも上位概念にあり、その中に人員計画や採用計画が位置づけられる構造となります。これらを連動させることで、効率的かつ戦略的な人材確保が可能になるでしょう。
採用計画とは？ テンプレート例、立て方、採用計画書の作り方
採用計画とは、企業の採用活動の指針を示すものです。採用計画のポイント、テンプレート例、採用計画書の作り方など詳しく解説します。
１．採用計画とは？
採用計画とは、採用活動の指針となる計画のこと。企業...
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２．要員計画の目的
要員計画は、組織の将来を見据えて「必要な人材を計画的に確保し、適切に配置すること」により、企業の持続的な成長を支える仕組みです。
- 採用計画の合理化
- 適材適所の実現
- 中長期的な人材育成
これらの目的意識を持つことで、目先の「人手不足」への対応にとどまらず、組織の成長戦略に合致した、より本質的な人材マネジメントが可能になります。
採用計画の合理化
要員計画を行う目的の一つが、採用計画をムダなく合理的に進めることです。以下のような悩みは、計画的な採用ができていないのが原因だと言われています。
- 必要な時に人がいない
- 採用してもすぐ辞めてしまう
- 現場からの急な人員要求に追われている
要員計画を立てることで、事業の成長や組織の変化を先読みし「どの部署に、いつ、何人」必要になるかを事前に把握できます。これにより、場当たり的な採用ではなく、経営戦略と連動した採用活動を計画的に進められるのです。
来期に新規プロジェクトの立ち上げが予定されていれば、それに必要なスキルや人数を事前に洗い出し、余裕を持って採用計画を策定できます。採用の質と効率が格段に向上するでしょう。
適材適所の実現
要員計画では、まず各部署の人材ポートフォリオ（人数やスキルの状況）を把握し、将来的に求められる理想の人材像と比較します。このギャップ分析をもとに、適切な配置や人事異動のプランを立てることで、限られた人材を最大限に活用できるでしょう。
こうした仕組みによって、配置のミスマッチが減少し、社員が自分の強みを発揮できる環境が整うのです。結果的に、個人のやりがいが高まり、組織全体の生産性やパフォーマンス向上につながります。
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中長期的な人材育成
会社の将来計画から逆算して「どんな人材を、何人そろえる必要があるか」をはっきりさせると、いまの社員に足りないスキルや経験が見えてきます。
そうすることで、誰に・どのスキルを・どんな方法で伸ばすかが明確になるでしょう。研修やOJT、自己学習のサポートなどを組み合わせて、計画的に中長期の育成プランを立てられるようになります。
たとえば「数年後にベテラン管理職が退職する」とわかっているなら、早い段階から後任候補にマネジメント経験を積ませる準備ができるでしょう。
こうした計画的な後継者づくりが可能になるのです。採用・配置・育成をそれぞれ別々に行うのではなく、ひとつの人材戦略として連動させること。これが、組織を強くする一番の近道です。
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３．要員計画を立てるメリット
ここでは、要員計画を立てることで得られる代表的な3つのメリットを紹介します。
- 採用時のミスマッチ・離職の防止
- 生産性の向上
- トータル人件費の最適化
採用時のミスマッチ・離職の防止
要員計画を適切に行えば、採用のミスマッチや早期離職のリスクを大きく減らせるでしょう。事業計画や現場のニーズにもとづいて、必要なポジションや求めるスキル・経験を明確にすれば、採用基準も自然とはっきりするからです。
候補者にも役割や期待値、キャリアパスを具体的に提示できるため、入社後のギャップを防げます。その結果、採用のミスマッチが減少し、早期離職の防止や採用・教育コストの削減にもつながるのです。
生産性の向上
要員計画を立てると、部署ごとの業務量や人員のバランスを客観的に把握できます。これにより、組織全体で人材を最適に配置でき、結果として生産性が高まるでしょう。
さらに、社員のスキルや経験、得意分野をデータ化して「見える化」すれば、一人ひとりがもっとも力を発揮できる業務にアサイン可能です。強みを活かせる環境で働ければ、成果やモチベーションが高まり、チーム全体のパフォーマンスも自然に引き上げられます。
トータル人件費の最適化
要員計画を取り入れることで、必要な人材を適切なタイミングで確保でき、余分な人件費を削減できます。
新規採用だけではなく、既存社員のスキル強化（リスキリング）や外部リソースの活用を組み合わせると、効率的でコストバランスの取れた体制を構築できるでしょう。
特に、既存社員を適材適所に配置しながら育成すれば、高額な専門人材を外部から雇う必要が減ります。内部での育成は即戦力採用よりもコストを抑えられるため、中長期的に大きな人件費削減効果が期待できるのです。
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４．要員計画の立て方
要員計画は、経営計画と連動して策定しないと、計画が狂う可能性が高いです。策定の際は長期の経営計画と照らし合わせ、事業計画を遂行するためにどんな人材をどのくらいの人数で採用するか検討しましょう。
また、総合的な検討も必要です。たとえば、
- 人材の採用スケジュール
- どんなスキルを持った人材をどのくらい確保するか
- 雇用形態や待遇面
など。人事担当者は、人材の量や質だけではなく、配置を計画的に考えることが必要です。将来のニーズと現在の人材予測をしっかりと行いましょう。
特に注意したいのが、人材の育成と人材採用のバランス。人材の調達スピードや育成にかかる時間などを考慮して、予測を立てることが大切です。
要員計画を立てる方法は、大きく分けて2種類あります。
要員計画は、他経営計画との連動だけでなく、必要とされる人員数とどのような人材を必要としているかという2つのベクトルを加えた視点で策定しなければなりません。そのうち、要員計画を必要人員数、つまり量的に算定する方法は2種類あります。
- マクロ的手法（トップダウン方式）
- ミクロ的手法（ボトムアップ方式）
①トップダウン方式（マクロ的手法）
トップダウン方式（マクロ的手法）は、経営計画や売上目標といった大きな枠組みから必要な人員数を算出する方法です。組織全体の目標を基準にするため、経営戦略と整合性のある要員計画を立てやすく、予算超過を防ぎやすいのが強みと言えるでしょう。
ただし、予算を重視しすぎると「本当に必要な人材が確保できない」というリスクもあります。そのため、経営の大枠に沿いつつも、各部署の実情を考慮して人材を優先的に配置する視点が欠かせません。
トップダウン方式の算式
トップダウン方式でよく使われる算式は次の2つです。
①労働分配率から算出する方法
売上や付加価値に対する人件費の割合（労働分配率）をもとに、必要な人員数を計算します。
必要な人員数=（年間売上高×付加価値率×労働分配率）÷1人当たり人件費
②損益分岐点から算出する方法
利益計画をもとに、人件費として投下できる総額を逆算し、その範囲内で必要人員を導きます。
必要な人員数=（売上高－変動費－固定費（人件費以外）－目標利益）÷1人当たり平均人件費
②ボトムアップ方式（ミクロ的手法）
ボトムアップ方式（ミクロ的手法）は、現場の業務量や作業時間、処理件数などから、総業務量を積み上げ、必要な総人員数を算出する方法です。最大の特徴は、現場の実情を正確に反映できる点にあります。
部署ごとの業務特性や繁忙期・閑散期の差、業務の専門性などを細かく分析することで、より現実的で実効性の高い要員計画を立てられます。ただし、調査に手間やコストがかかるため、人件費が膨らみやすいリスクには注意が必要です。
ボトムアップ方式の算式
ボトムアップ方式では、各業務に必要な工数を算出し、従業員一人あたりの標準労働量で割ることで必要人数を計算します。
必要な人員数=総業務量÷（従業員1人あたりの標準業務量×所定労働時間）
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５. 要員計画を分析する方法
要員計画は、妥当性や効果を客観的な指標で分析することが重要です。ここでは、代表的な分析手法を2つ紹介します。
- 人件費効率分析
- 1人当たりの生産性分析
① 人件費効率分析
人件費効率分析は、人件費が売上や利益に対してどの程度効率的に使われているかを測る方法です。人件費が高すぎると収益を圧迫しますが、逆に低すぎると必要な人材を確保できず成長を妨げるリスクがあります。
そのため、バランスを客観的に確認する指標として有効です。代表的な算式は以下のとおりになります。
人件費効率＝売上高や粗利など÷人件費
例：売上高1億円、人件費2,000万円の場合
人件費効率=1億円÷2,000万円=5.0倍
この数値が大きいほど、少ない人件費で高い売上を出している、つまり効率的な経営ができていることを意味します。
② 1人当たりの生産性分析
1人当たりの生産性分析は、社員一人ひとりがどれだけの付加価値や利益を生み出しているかを測る指標です。
1人当たりの生産性分析=売上高や粗利など÷従業員数
この数値が高いほど、従業員1人が効率的に売上を稼いでいることを意味します。
ただし、生産性が高すぎる場合は、人材不足による残業増加が背景にある可能性も否めず、注意が必要です。
逆に、生産性が低い場合は配置の不適切さが原因と考えられるため、人員配置を見直すきっかけになります。
６．要員計画を策定する手順
日本の人事部『今日的な「要員計画」の考え方と実践方法 （前編）』
実効性のある要員計画を作るには、「現状把握→調整→計画立案」という流れを体系的に進めることが大切です。ここでは、そのプロセスを6つのステップに分けて説明します。
- 現状を把握する
- 必要な要員を調査する
- 必要な要員を調整する
- 新卒採用数を算出する
- 採用計画を立案する
- 要員計画を策定し運用する
jin-Jour『要員計画を策定するときに使える統計データ』
① 現状を把握する
現状把握では、人材の「量」と「質」の両面から分析します。
＜量的な分析＞
- 年度末の在籍予定人数
- 年度初めの各部署の在籍人数
- 退職・異動などによる減少見込み人数
- 採用・配置転換などによる増加見込み人数
＜質的な分析＞
- 各部署の業務内容・業務量
- 役割分担の状況
- 社員ごとのスキルや経験・評価
- 雇用形態（正社員・契約社員・パートなど）
- 繁忙期と閑散期の差
- 各業務にかかる所要時間
量（人数のデータ）と質（実態やスキル）の両面を把握することで、次のステップにつながる精度の高い要員計画を立てられます。
② 必要な要員を調査する
次に、経営戦略や事業計画の実現に必要な人材像を調査しましょう。これには前述の「トップダウン方式（マクロ的手法）」と「ボトムアップ方式（ミクロ的手法）」を組み合わせて活用します。
トップダウン方式の調査例
トップダウン方式では、経営層や事業責任者に対してヒアリングを行い、事業計画の達成に必要な人員の全体像を把握します。主な調査内容は以下の通りです。
- 事業戦略・目標：中期経営計画における売上目標、新規事業の収益目標、それに伴う増員計画
- 人件費予算：来期の総人件費の上限、労働分配率の目標値
- 組織構造：強化・縮小を検討している部門、新たに必要となる役職や機能
ボトムアップ方式の調査例
ボトムアップ方式では、各部署の管理職にヒアリングを行い、現場レベルで必要な人員を具体化します。主なヒアリング項目は以下の通りです。
- 現状の業務量：業務量が適正か、残業が常態化していないか、繁忙期と閑散期の差、スキルと業務内容のミスマッチ有無
- 将来の業務計画：来期に発生する業務やプロジェクト、それに必要なスキルと人数
- 欠員・増員の必要性：欠員・増員の必要性：退職予定者や育休予定者の有無、現行人員で事業計画を達成できるか、不足があればどのような人材が必要か
③ 必要な要員を調整する
ステップ①（現状）とステップ②（理想）の差を比較し、不足または余剰のある部門や職種を明確にします。ここで大切なのは、中長期的な視点で最適な人員配置を考えることです。
具体的には、業務効率化、既存社員のリスキリング、異動による再配置など、社内リソースをできる限り活用して人員体制を整えます。
そのうえで、どうしても不足が生じる場合には、派遣やアウトソーシングといった外部リソースの活用および外部採用の必要性を検討します。
④ 新卒採用数を算出する
要員調整の結果、採用が必要となった場合は、新卒採用計画を立てます。新卒は中途採用や異動者と違い、業務習得に時間とコストがかかるため、特に慎重な検討が必要です。
採用人数は、各部署の減員見込みや人員ニーズをふまえて、データやヒアリング結果をもとにした適切な算出が重要です。
⑤ 採用計画を立案する
新卒採用数の算出と並行して、中途採用や契約社員を含めた総合的な採用計画を立てます。計画では、「いつまでに」「どのような人材を」「何人確保するか」を明確にし、採用市場の動向やスケジュールをふまえて、無理のない現実的な計画を立てましょう。
また、採用手法も、一括採用だけではなく、通年採用やインターン、リファラル採用、ダイレクトリクルーティングなどを組み合わせることで、より戦略的に人材を確保できます。
⑥ 要員計画を策定し運用する
採用計画を立てたあとは、最終的に要員計画としてまとめましょう。ただし、要員計画には採用や異動だけではなく、次のような取り組みも含まれます。
- 業務改善の推進
- 人材管理システムの整備
- 社員の育成や能力開発
これらは並行して進められるケースが多いため、社員の成長や組織全体の生産性向上につながるような設計が重要です。計画をまとめたら、各部署の責任者や経営層の承認を得て実行に移します。
運用段階では現場と緊密に連携し、進捗が経営計画とずれていないかを定期的に確認しましょう。
７. 要員計画を効果的に進めるポイント
要員計画は、策定するだけでなく「どのように実行し、継続していくか」が成果を左右するものです。ここでは、要員計画を効果的に進めていくための具体的なポイントを3つ紹介します。
- シミュレーションを実施する
- 定期的な見直しを行う
- 外部リソースを活用する
シミュレーションを実施する
計画の精度を高めるためには、将来の人員数と人件費のシミュレーションを行うことがポイントです。複数のシナリオを設定して分析すれば、将来の人員規模やコストを予測でき、異動を実施する前にその効果を確認できます。
さらに、タレントマネジメントシステムを活用すれば、人員配置の変更が人件費や年齢構成に与える影響をすぐに可視化でき、意思決定の精度も高まるでしょう。
たとえば「カオナビ」では、顔写真を画面上でドラッグ＆ドロップするだけで部門ごとの人件費の変動を直感的に確認できます。要員計画の作成を効率よく進められるでしょう。
定期的な見直しを行う
ビジネス環境は常に変化するため、一度立てた計画に固執せず、定期的な見直しが大切です。市場動向や競合の動き、技術の進展、社内の離職状況などをふまえて、四半期や半期ごとに振り返りましょう。
実績と計画の差を確認し、必要に応じて採用や育成の優先順位を調整します。
こうしてPDCAサイクルを回すことで、計画に柔軟性と持続性を持たせ、現場とのギャップを最小限に抑えられます。
外部リソースを活用する
社内に必要なスキルを持つ人材がいない場合や、一時的に業務量が増える場合は、正社員にこだわらず外部リソースの活用も検討しましょう。たとえば、繁忙期だけ業務委託を活用する、専門的なITスキルが必要なプロジェクトにフリーランスを起用するなど、スピーディかつ柔軟に人材を補えます。
ただし、導入前には業務範囲や責任、社内との役割分担を明確にしておくことが欠かせません。社内外を問わず最適な人材を取り入れる視点を持つことで、要員計画の実現性は大きく高まります。
８. 要員計画で注意すべきこと
要員計画は組織運営において非常に重要な施策ですが、進め方を誤ると現場との摩擦や計画の形骸化を招くおそれがあります。
ここでは、要員計画を策定・運用するうえで特に注意しておきたい4つのポイントを紹介します。
- 現場のニーズを把握する
- 実現可能な計画を立てる
- 既存社員のケアや能力開発を行う
- 退職や休職の影響も考える
現場のニーズを把握する
要員計画を策定する際は、経営層や人事部門の視点だけではなく、現場の意見を取り入れることが大切です。現場の課題や業務のボトルネックを把握しないまま人員を増減すると、生産性の低下につながるおそれがあります。
そのため、管理職や従業員へのヒアリング、日々の業務報告、1on1などを通じて、実際の業務状況や隠れた課題、必要なスキルを把握しましょう。
さらに、計画を実行に移す前に現場責任者へ説明し意見を共有できると、協力体制の築けたスムーズな運用につなげられます。
実現可能な計画を立てる
理想を追求するあまり、現実離れした計画にならないよう注意が必要です。特に、専門性の高いニッチな人材や、需要が急増しているデジタル人材の採用は、獲得競争が激しく、計画通りに進まないケースも少なくありません。
採用市場の動向、自社の採用力、提示できる報酬レベル、かけられる予算などを冷静に分析し、達成可能な目標設定が重要です。
既存社員のケアや能力開発を行う
人員不足をすべて新規採用で解決しようとすると、採用コストや人件費が増大します。さらに、既存社員の成長機会を奪い、モチベーション低下を招きかねません。
まずは、既存社員のリスキリングやアップスキリング（現在のスキルの向上）によって、不足しているスキルを補えるかどうかを検討しましょう。
退職や休職の影響も考える
要員計画では、退職や休職が一定の割合で発生することを前提に考える必要があります。過去の離職率や年齢構成、従業員満足度といったデータをもとに自然減を予測し、余裕を持った計画を立てることがリスク管理につながるでしょう。
特にキーパーソンへ業務が集中している場合は、その人が抜けた際の影響を想定し、後継者の育成や業務の標準化を並行して進めておくことが大切です。
さらに、働きやすい職場環境を整え、社員の定着率を高める試みも欠かせません。退職率を下げられれば、要員計画をより柔軟に運用できるようになります。
９. まとめ｜自社に最適な要員計画で持続的な成長を実現
要員計画は、企業の成長を長期的に支える重要な人材戦略です。
効果を最大化するには、トップダウンとボトムアップの両方を組み合わせた分析、現場の実情をふまえた実現性の高い計画、さらに定期的な見直しが欠かせません。
また、採用だけではなく、社員のスキル向上や適材適所の配置を含めた総合的な取り組みが求められるでしょう。
そのためには、社員情報を一元管理できる仕組みが役立ちます。タレントマネジメントシステム「カオナビ」なら、採用から育成・配置、離職防止、経営判断の支援まで一つのプラットフォームで実現可能です。
要員計画の導入を検討する際には、有効なツールとしてぜひ活用してみてください。
【要員計画でこんなお悩みはありませんか？】
●組織改編の度に組織図をつくるのが大変
●不足している人員やそのスキルを把握できていない
●経験や勘頼りの配置になってしまっている
●配置・異動後の育成状態がわからない
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