日当とは? 意義、決め方、日当と税金の関係、規程の作成、Q&A

日当とは社員に支給される手当のこと。しかし日当にどのような決まりや意義があるのかわからず、規約の決め方に悩む事業者も少なくありません。日当と税金関係や、規定の作成方法などについて解説します。

1.日当とは?

日当とは、出張中に発生する食費や通信費など少額の諸雑費のこと。「出張手当」や「旅費日当」などとも呼ばれています。実費ではなく一日あたり一律の金額を支払うのが一般的です。

通常、旅費の申請は社員が立て替え、出張後に清算しますが、日当として現金で支払いも可能です。日当を有効活用すれば、社員の出張に対する不満の軽減、経費清算もかんたんになります。給与を支給する方法のひとつとして考えるとよいでしょう。

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2.日当の意義

日当の意義は、「出張した社員をねぎらう」「出張者が出張で負担した雑費を補填する」点にあります。そのため労働の対価として支払う「賃金」とは性質が異なるので
す。

ただし出張の交通費と宿泊費は事前に想定できるものの、食事代は想定できません。よって出張経費として対応できない場合も多いようです。ここでは日当を使う意味や目的を把握しておきましょう。

日当の意味

日当は出張中の旅費や宿泊費に含まれていない少額の諸雑費に当てるという意味を持ちます。

日当を英語で表現すると「perdiem=一日につき、日割りで」となるため、「wage=賃金」とはニュアンスが異なるとわかるでしょう。つまり日当とは、「日割りで支払う手当」こと。

日割りで支払う手当には、出張にかかる経費も含まれます。日当は法律で義務づけられていません。会社側が就業規則をもとに定めます。

日当の目的

日当の目的は、「社員の不満を抑えて人材を確保する」「想定外の出費が発生したときに補填する」の2つです。

社員の不満防止

出張では食事や宿泊のための生活用品が必要になります。宿泊費と交通費以外の諸雑費を社員に負担させると、出張に不満を抱えてしまうおそれもあるためです。

想定外の出費の補填

たとえば宿泊施設を除外し、食事代のみを補填したいときは、発生した費用の一部もしくはすべてを含めて支給できます。

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3.日当の決め方

日当は一般的に支給の目的に合わせて決められるのです。どのように決めていけばよいか、目的別に見ていきましょう。

  1. 宿泊による外食費用の補てん
  2. 出張中の残業代をカバーするため
  3. 出張による拘束時間の代償

①宿泊による外食費用の補てん

出張先では外食を取る場合もあります。食費をカバーするための日当は出張手当に含まれている場合も多いようです。

役職によって支給額は異なるものの、宿泊費の目安は約2,000円から3,000円。それにともなう出張手当は約1,000円となるものの、手当がない企業も少なくありません。役職クラスの出張手当は約5,000円までが相場とされているようです。

②出張中の残業代をカバーするため

たとえば労働時間制度を適用している企業、事業場外での残業手当を支払えません。そうなれば当然社員から不満がでる可能性も考えられるでしょう。

その対策として、主張中の残業代をカバーするために日当を支給します。金額は主張の程度によるものの、約2,000円から3,000円が妥当です。

③出張による拘束時間の代償

出張に伴う移動時間も拘束時間として考えられるため、その分を日当で補填します。ただし特に具体的な業務命令がなく、自由に時間が与えられている場合、これに相当しません。

たとえば運送・取引先相手の送迎など、移動自体が出張目的の場合、労働時間に含まれると考えられます。給与できるかどうかはもちろん、就業規則をもとに日当額を決めましょう。

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4.日当の適正金額や支給額の目安

支給した日当が税務上の経費として認められるためには、適正金額かどうかの判定が必要となります。目安として考えられるものは下記のとおりです。

適正金額の範囲内かの判定条件

「所得税法基本通達9-3」法第9条第1項第4号の規定では、非課税とされる金品に該当するかどうか、判定条件が指されています。「金品」とは、使用者が旅行に必要とされる運賃、宿泊料、移転料など必要とされる費用の支出として認められるものです。

判定条件は、次の2つが考えられます。

  1. 役員・全社員の間で適正なバランスが保たれている基準によって計算された支給額か
  2. 同規模・同業他社と比較して相当な支給額になっているか

日当の支給額は役職によって異なる

役職や役員によって支給額が変わるのは一般的です。しかし「人によって支給額を変えると課税になってしまうのでは」と心配になるかもしれません。

所得税法基本通達9-3では、「その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて」とされています。よって支給額に差をつけることに問題はないのです。

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5. 日当と税金の関係

日当は高額でなければ非課税となります。日当における課税対象外について解説しましょう。

  1. 給料として課税されない
  2. 高額は課税対象
  3. 給与明細に記載は課税対象
  4. 消費税は課税対象外
  5. 消費税が課税仕入れになる場合
  6. 法人税の経費になる

①給料として課税されない

日当は「通常必要であると認められる金額」の範囲内なら非課税で支給できます。しかし出張手当が範囲を超えた金額の場合、受け取った社員の給与課税になってしまうのです。

「通常必要であると認められる金額」がどのくらいの額なのかは、同業他社が支給している金額と比較すると把握できます。国税庁の所得税法基本通達9-3(通勤手当 第5号関係)に、法律としての範囲も示されているため参考にするとよいでしょう。

②高額は課税対象

旅費日当が高額すぎると「不正に収入を増やそうとしている」と税務署が判断し、課税対象になる場合もあります。非課税としての支給額の範囲が超えてしまった場合、超える部分に生じた区分に応じた所得の収入額や総収入金額に算入されるのです。

国税庁の所得税法基本通達9-4には次のような区分があるため、これをもとに検討できるでしょう。

  • 給与所得を有する者が勤務する場所を離れてその職務を遂行するためにした旅行→(給与所得)
  • 給与所得を有する者が転任に伴う転居のためにした旅行→(給与所得)
  • 就職をした者がその就職に伴う転居のためにした旅行→(雑所得)
  • 退職をした者がその退職に伴う転居のためにした旅行→(退職所得)
  • 死亡による退職をした者の遺族がその死亡による退職に伴う転居のためにした旅行→(退職所得)

退職所得は、法第9条第1項第16号の規定により非課税とされます。

③給与明細に記載は課税対象

給与明細に記載してしまうと、所得税の課税対象となるため注意が必要です。そもそも出張旅費に含まれる交通費や宿泊費は給与として扱われないため、非課税対象になります。給与明細に記載しないよう、区分けしましょう。

④消費税は課税対象外

消費税は課税対象外で、物品やサービスなどの消費に対して課税されるもの。一方日当といった「手当」は何かを消費して発生しているものではないため非課税です。社員に支給する給与区分が課税になるか非課税になるか注意すると、節税につながります。

⑤消費税が課税仕入れになる場合

通常必要だと認められる金額(所得税法と同じ基準)なら、消費税の課税仕入れとして扱えます。たとえば、役員や社員の出張時、転任にともなう旅行などです。

主に出張旅費や宿泊費、日当支払いがこれにあたります。仕事の都合による旅行にて必要だと認められる金額は、課税仕入れにかかる支払い対価なのです。

⑥法人税の経費になる

出張手当は、法人税の損金に算入可能です。日当は旅費交通費として経費に落とせるため、会社の利益は減っても会社にかかる法人税は安くなるでしょう。

日当を経費にできるのは法人だけです。もちろん個人事業主も社員に支払う日当は経費にできます。しかし個人事業主本人の出張手当は事業の経費にできないため、注意しましょう。

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6.規程の作成

日当が支給される制度を導入するため、「出張旅費規程」を定めましょう。法律にもとづく就業規則には、「当該事業場で定めをする際に記載しなければならない事項」があります。次の2つについて出張旅費規定としてルールを定め、記載しなければなりません。

労基法89条「相対的必要記載事項」

  • 臨時の賃金(賞与)、最低賃金額に関する事項
  • 他全社員に適用される事項

さらに規定の作成について必要な知識を紹介します。

規程作成の理由

日当で支給する場合、支給の根拠がないと、出張のために支給したものだと説明できません。その根拠として出張旅費規程が必要なのです。

日当を非課税で支給するには、「通常必要であると認められる金額」でなければなりません。そのため出張旅費規程で定める支給額は、範囲内で作成する必要があります。

規程作成のポイント

出張旅費規程を作成する上で、設定しておきたいポイントを詳しく説明します。

  1. 目的設定
  2. 日当の適用範囲を設定
  3. 出張の定義を設定
  4. 費用項目を設定

①目的設定

会社として就業規則を定義し、ルールとして決めていきます。たとえば役員と社員が業務命令で出張する際の手続きや旅費の基準など。規定を定める際は「どんな場合に適用する規定なのか」目的を明確にしておくとよいでしょう。

②日当の適用範囲を設定

日程の適用範囲は役員を含む全社員が対象です。パートや非正規雇用者が出張する場合、別途明記する必要があります。どの範囲で出張旅費を経費として算入できるか、必要な要件を提示しましょう。

たとえば、「この規定は就業規則〇条にもとづく全社員に適用する。社員以外の場合は、役員の承認を得れば本規定を準用できる」と定めるとよいでしょう。

③出張の定義を設定

出張の定義として一般的に使われるのは、移動距離の設定です。どこまでの移動距離が出張費にあたるのか決まりはありません。それぞれの企業で妥当だと考える距離を設定する必要があります。

たとえば「就業規則〇条出張の定義 勤務地から出張先までの距離が片道1,000km以上の場合、出張と定義する」と定めるとよいでしょう。

④費用項目を設定

出張費用の項目を設定します。出張費といっても項目はいくつかあるもの。また区分は出張旅費規程として明確に決めておかなければなりません。たとえば次のような区分にわけられます。

就業規則〇条 出張費用項目として下記を定める

  • 交通費
  • 日当
  • 宿泊費
  • 食事代

日当の妥当な金額は?

日当の妥当な金額を知るとより節税が期待できます。2019年度に産労総合研究所が公表した、役職別日当の平均金額を目安として考えてみるとよいでしょう。国内の日帰り、宿泊出張、海外出張などの平均支給額を把握できます。

「2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査」国内/日帰り出張 日当の平均支給額(距離、時間、地域などによらず一律)

  • 社長    4,458円
  • 部長クラス 2,666円
  • 課長クラス 2,479円
  • 係長クラス 2,224円
  • 一般社員  2,094円

精算書や出張報告の作成

出張は会社の目の届かない範囲になるため、証明となる清算書や出張報告の作成が必要です。次のような書類を作成すると、非課税の対象として認めてもらえやすくなるでしょう。

  • 交通費や領収書を添付した清算書
  • 出張で使われた費用が書かれた出張旅費精算書
  • いつ、どこに、どのような目的で出張したかわかる出張報告書

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7.日当に関するQ&A

日当を受ける個人、または企業にとってもメリットがあります。しかし金額の妥当性は明確にしておかなければなりません。日当支給をするべきかどうか迷う場面としてありがちなケースをQ&Aで紹介します。

役員や理事などの日当に関する質問

Q.弊社では、役員が理事会や委員会に参加する際の日当が1万円未満です。この金額は所得税の対象になりますか?

A.役員の場合、日当ではなく役員報酬になる可能性があります。役員報酬は法人として所得税を支払わなければなりません。また定期同額給与などの要件を満たしていなければ、経費である損金に算入できないのです。

場合によって異なりますので次を参考にしてください。

  • 出張日当:自社の出張旅費規程にもとづき、通常必要だと認められる金額なら経費処理が可能
  • 会議日当:無報酬の役員に支払うものであれば「会議費」といった経費処理が可能
  • 交通費や通信費:無報酬の役員に対して通勤費を支給するのは問題ない。交通費は活動実績、通信費は通話数を2、3カ月記録して実績を作れば可能

派遣社員の日当支給について

Q.派遣社員にも、出張に同行してもらうことになりました。その場合、社員と同じように日当支給をする義務はありますか?

A.法律上に日当支給の義務は示されていません。しかし派遣社員が出張時にどのような賃金を受けるのかは派遣元と派遣社員の間で決定します。

派遣社員は雇入れの際、「労働条件通知書」(労働基準法第15条)を明示しているはずです。もし細部の合意がなかった場合は就業規則、または出張旅費規程を根拠にしましょう。

また派遣社員が出張に同行した場合、上乗せを行うかどうかも派遣元と派遣社員の間で決定します。しかし派遣契約に定めがなければ出張時の日当を上乗せする必要はありません。

出張業務に従事した事実は派遣元に通知されるため、あとは派遣元の規則によって処理されます。