日報とは? 目的やメリット、注意点、作り方や書き方、共有する手段などについて

日報とは毎日の報告書です。読み手が分かりやすい書き方、情報共有に役立つ作り方などを日報の目的やメリットとともに解説していきましょう。

1.日報とは?

日報とは、日々の業務を報告する書類のことで、主に、その日の業務記録を報告するツールとして多くの企業で活用されています。

日報によって、チームのメンバーが日々どのような業務をしているのかを把握し、チーム全体の情報共有や目標達成などにつなげるのです。

日報は日々の業務を報告する書類のことです。日々の業務記録を報告する業務日報として、多くの企業で活用されています

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2.日報の目的や意味

日報は、ただ日々の出来事を記録するだけの報告書ではありません。

業務の失敗や成功を振り返り、課題を見つけ、改善策を考えることで、目標達成や社員の成長につながるのです。そのためには社員一人ひとりが、日報を書く意味と目的をしっかり理解しなくてはなりません。

また質問や疑問、意見や困り事などを積極的に書いていけば、メンバー間のコミュニケーションも深まります。

日報を活用すると、業務効率化やコミュニケーションなどにつながります。そのためにも、日報の目的と意味を理解しましょう

3.日報を書くメリット

日報を活用するためにも、日報を書くメリットを具体的に見ていきましょう。

成長につながる

今日の出来事だけを羅列するのではなく、目標や業務内容、業務結果、課題、解決策、明日の目標までしっかりと書きます。毎日の仕事をしっかり振り返ると、自己の成長につながるのです。

目標を立てる(Plan)・業務を実行する(Do)・業務を振り返り改善点を見つける(Check)・改善策を考える(Action)というPDCAサイクルを回すことも忘れないようにしましょう。書いたら終わりではなく、それを活用することで自分の力になるのです。

情報を活用できる

一般的に日報は、日々の業務や課題、改善点、改善策などを各メンバーが書いて上司や先輩に提出しますが、その情報を情報を共有し、活用することも可能なのです。

日報を通じてメンバーの知識やノウハウを共有すると、新しいアイデアが生まれたり課題をスピーディーに改善したりする可能性が高まります。

コミュニケーション

日報の内容をもとに、上司と部下または同僚などでコミュニケーションを深めることも可能です。

メンバーの中には、一日中外出している、社内打ち合わせなどで常に席を外している社員などもいるでしょう。そのため、業務に関して聞きたいことや分からないことがあっても、リアルタイムに相談する時間がない場合もあり得ます。

そこで、質問や疑問などを日報に書くと、他のメンバーとコミュニケーションを深められるのです。

日報は、業務効率化、業務の目標達成、メンバー間のコミュニケーションの円滑化、社員の成長などを実現できるツールです

4.日報を書くときの注意点、課題

日報を書く際の注意点や課題を見ていきましょう。

  1. その日のうちに書く
  2. 必要な情報をシンプルに書く
  3. 人に見せることを意識する

①その日のうちに書く

考えながら書いていると意外と時間がかかるため、書くのが面倒くさいと思っている人もいるかもしれません。

今日は疲れたからと、1日、2日と延ばしてしまったり、1週間分をまとめて書いて提出したりなどというケースもあり得ます。しかし、それでは日報の意味がなくなってしまうのです。

日報はその日の自分の仕事を振り返り、明日への活動に活かすためのもの。仕事が終わって自分のデスクに向かったら、すぐに日報を書くようにしましょう。

②必要な情報をシンプルに書く

書くべき内容は、5W1Hなどにまとめます。

  • When(いつ・日時)
  • Where(どこで・場所)
  • Who(誰が・人物)
  • Why(なぜ・理由)
  • What(何を・物事)
  • How(どのように・手段)

5W1Hを用いて明確に書くと、誰が読んでも分かりやすくて理解しやすい日報になるのです。またよく理解していない業務についての批判など、必要のない情報は書かないようにします。

③人に見せることを意識する

日報は上司や先輩などに業務を報告するための報告書ですので、人に見せるものということを念頭に置いて作成しましょう。

読みやすく分かりやすいシンプルな内容になっていることはもちろん、抜けている業務報告はないか、誤字脱字、漢字の変換ミス、数字の間違いなどがないかを提出前にしっかりとチェックします。

日報の情報がチーム間で活用される場合もあるので、数字、顧客の名前や役職、商品名、住所などの間違いには気を付けましょう。

日報は5W1Hを用いて読みやすく分かりやすい内容にまとめます。自己分析や感想、業務批判など必要のない情報は書きません

5.日報の作り方、書き方

さまざまなメリットが生まれる日報の作り方、書き方を解説しましょう。日報は3つの基本的な要素で構成されています。

  1. 基本内容
  2. その日の業務内容や結果
  3. 所感

①基本内容

会社によって異なりますが一般的に、報告日、報告者名、所属部署、報告先、出社時間、退社時間、就業時間などの内容を書きます。日報はその日の業務内容を整理して進捗を報告するだけではなく、他の部署との情報共有ツールとして活用される場合も。

会社全体としての業務成果を上げる日報につながることを意識して、正しい基本情報を漏れずに記入しましょう。

②その日の業務内容や結果

その日いつ、どこでどんなことを行ったのか、またそれによってどんな結果がもたらされたかなどを詳細に書きます。その際、できるだけ数字や固有名詞を入れて作成しましょう。
また、見出しを付けて構成すると業務の流れも分かりやすく、区切りもあって読みやすくなります。さまざまな取引先との打ち合わせがある職種の場合、時系列でまとめるとより分かりやすくなるでしょう。

③所感

業務を通して得た学びや気付き、課題や改善点などを書いていきます。日報は上司に提出するビジネス文章です。会社に発信して役立つことを自分の考えとして述べるようにしましょう。

私はこう思いました。と終わらせずに、報告する事業内容や結果などについて深く掘り下げて、自分なりの具体的な改善策などを書きましょう。

また先輩や上司への感謝の気持ちを添えたり、業務の指導をされた際の感想などを記入したりすると、前向きな姿勢として捉えてもらえます。

日報は基本情報、その日の業務内容の詳細、所感を明確に書くのがポイントです。見出しを付ける、時系列で記入するなど、構成にも工夫が必要です

6.日報を共有する手段

チーム内または会社全体で日報を共有し、活用する手段を紹介します。

メールやチャットツール

手軽に扱えるため多くの企業が採用していますが、デメリットも把握しておきましょう。

メールの場合、検索性が低いため、毎日受信する多くの連絡から日報を見つけ出せなくなります。そのため、提出状況も把握しづらく、提出していない人がすぐに分かりません。日報に書いてあった内容を検索したくても、メールでは検索することが不可能です。

また、受信者しか見ることができないため、メンバー間で共有したい情報は別の場所を設けて共有しましょう。

WordやExcel

日報を書くのが楽しみという人は少ないでしょう。文章を考えるのが面倒、うまく内容がまとめられないなど毎日の日報作成に悩まされている人も多いからです。そんな人は、無料のテンプレートやフォーマットを用いたWordやExcelを使ってみましょう。

主な活動、時系列で入力する今日の活動内容、明日の予定、特記事項など、A4一枚に要点がすっきり収まります。データなので文章編集も簡単なだけでなく、プリントアウトして紙で提出することも可能です。

グループウェア

グループウェアに含まれた日報機能を用いると、全社員の日報のフォーマットが統一されているため確認しやすいです。

また日報に書かれている重要情報や最新の情報などをメンバー間でリアルに共有できます。それにより日報から見えてきた課題に即座に対応、など業務効率化にもつながるのです。

日報機能には必要な日報をすぐに検索したり、日報に入力された情報を抽出できたりする便利なものもあります。

日報管理システム

日報管理システムは、日報を管理・共有するシステムで、それぞれが入力した情報をデータ化して蓄積、分析できます。それにより、業務達成度の可視化、営業活動や商談交渉などの把握がスムーズになるため、PDCAサイクルを回しやすくなるでしょう。

スマートフォンから日報の作成・提出が可能なシステムもあります。効率的かつ保存性にも長けた使い勝手のよいシステムといえるでしょう。。

日報作成はメールよりもテンプレートやフォーマットのほうが容易です。グループウェア、日報管理システムは情報共有に優れています