5W1Hとは? 目的、内訳と特徴、使い方、7W2Hとの違いなどについて

5W1Hとは、情報伝達の重要なポイントのことです。この要素を意識していれば、情報を分かりやすく整理しながら、正しく伝えることができます。5W1Hについて見ていきましょう。

1.5W1Hとは?

5W1Hは、「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」「What:何を」「Why:なぜ」「How:どのように」といった英単語の頭文字を取ったもので、伝えたい内容をこの要素に沿って構成すると、情報を整理できるのです。

普段のコミュニケーションの際に、この5W1Hに当てはめる習慣を身に付けると、どんな状況でも対応できます。シンプルな要素だからこそ、使い方によって可能性が広がるのです。

5W1Hとは、「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」「What:何を」「Why:なぜ」「How:どのように」からなる情報伝達のために必要な要素を示した言葉です

部下を育成し、目標を達成させる「1on1」とは? 効果的に行うための1on1シート付き解説資料をプレゼント⇒こちらから


【大変だった人事評価の運用が「半自動に」なってラクに】

評価システム「カオナビ」を使って評価業務の時間を1/10以下にした実績多数!!

●評価シートが自在につくれる
●相手によって見えてはいけないところは隠せる
●誰がどこまで進んだか一覧で見れる
●一度流れをつくれば半自動で運用できる
●全体のバランスを見て甘辛調整も可能

カオナビの資料を見てみたい

2.5W1Hの目的

5W1Hのポイントを押さえて伝える能力は、ビジネスにも役立ちます。

  • 状況を見える化して改善する
  • 戦略を立て直す
  • 真の原因を見出す
  • 新しいアイデアが生まれる

など、基本的な情報伝達ができるのはもちろん、改善点や新しい発想が生まれます。5W1Hはシンプルな要素でありながら、さまざまな場面で応用が可能なのです。

5W1Hのポイントを押さえると、テーマに対しさまざまな疑問を持つため、改善点や新しい発想が生まれます

OKRのゴール設定や運用に関する資料を無料プレゼント中!⇒こちらから

3.5W1Hの内訳、特徴

5W1Hを自在に使うには、ポイントとなる単語を見つけて当てはめていくとよいでしょう。さらに視野を広げると、それぞれの項目に応用できるキーワードが増えていきます。

Whenとは?

Whenは、時間に関連するワードで、「いつ」といった日時や期限、タイミングを伝える事項です。

  • いつ
  • いつからいつまで
  • 「何日後」など時間の経過
  • 季節やイベント

など、伝達事項の時間軸に関する事柄を当てはめていきます。日時を表記すると、締め切りや期限が明確となるため、受け手は、「それまでに何をすべきか」と、プロセスや段取りを想像できるのです。

たとえば、「その頃は春だな」と思いをめぐらせて、企画をふくらませて確実なものにすることもできま。

Whereとは?

Whereは「どこで」といった場所や環境を示します。

  • どこ
  • どこからどこまで
  • どのあたり
  • どんなところで

など、伝達事項の位置や状況に関する事柄を置いていきましょう。位置を明確にすれば、受け手は自然に基点からの距離感を思い浮かべ、移動手段や経過時間を想像できるでしょう。

たとえば、具体的な公園や施設名を挙げ「あのような場づくりを目指したい」と伝えれば、聞き手は雰囲気や空間のイメージを浮かべやすくなります。

Whoとは?

Whoは「だれが」を表し、人物と役割、関係を提示します。

ビジネスに関することであれば、

  • 社名や担当者
  • 顧客やリピーター、消費者
  • 競合する企業

など関わる人物を登場させ、立場を明確にさせていくと、それまで分からなかった新しい関係性を発見できる場合もあり、それが新しいアイデアにつながることもあるでしょう。購買層や年代などのグループや集団を提示すれば、マーケティングにも応用できます。

Whatとは?

Whatは「何を」に当たり、物や事の対象物を表します。

  • 対象物・商品
  • テーマや議題、コンセプト
  • サービス
  • 価値

など物理的に存在するものだけでなく、概念なども含まれます。

言語化されていない動作、目に見えない思考やコンセプトなどを受け手に分かるように表現するのはとても難しいことに思えます。そんなときは、「どうやったら分かりやすいか」を受け手の立場になって考えてみると道が開けてくるでしょう。

Whyとは?

Whyは「なぜ」といった理由や原因を表す事項です。

アクシデントがあった場合、「なぜそうなったのか」を明確にすると、二度と繰り返さないように対策できます。また、目的を明らかにすると「何のためにするのか」が明らかになり、ゴールが見えてくるでしょう。

この「Why」を明確にすると、企画のよさが引き立ちます。プロジェクトの進行に関するものであれば物事が円滑に進み、成功への近道になるでしょう。

Howとは?

Howは「どのように」といった方法や手段を示すものです。

実際のものを観察して言語化したり、自分の考えを分かりやすく説明したりして、「製品をどうつくるか」「問題をどう解決するか」「どうしたら改善できるか」など、いくつかの方法や手段を並べます。

どれが費用や時間、労力の面で最もよいかを比較して選ぶことも可能です。優れたテクニックや段取りを文章や動画に落とし込み、マニュアルを作成し全体に広めると改善にもつながります。

5W1Hを実際の事柄に置き換えて使いこなせば、物事が正確に、より詳しく伝わります。趣旨が明確で、説得力のある表現ができるでしょう

マネジメントに役立つ資料を無料でダウンロード!⇒こちらから

4.5W1Hの使い方

5W1Hというシンプルな要素をどう活用していけばよいのでしょう。使い方を覚えて、ビジネスの場や日常生活、さまざまな状況で役立てましょう。

  1. 5W1Hを書き出す
  2. 5W1Hの順番を変更

①5W1Hを書き出す

実際に5W1Hの基本パターンを挙げてみましょう。上司への社内報告の場合を想定します。

  • When 昨日(具体的な日付)
  • Where 取引先のA社で
  • Who A社のB部長より
  • What 弊社が納入している製品が
  • Why 非常に好評であるため
  • How 今後3カ月は、これまでの2倍量を納入希望

このように、5W1Hのポイントを押さえると、受注量の増加と経緯についてが分かりやすく、聞き手も納得しやすくなります。

②5W1Hの順番を変更

場合によっては、5W1Hの順番を変える工夫が必要です。

  • 目的や経緯を理解してもらう必要がある場合はWhyから
  • どんな問題が起きているのか、重大性を浮き彫りにしてから始めるときはWhatから
  • かかわっている人物が重要であるときはWhoから

聞き手にとってどういう順番が分かりやすいか、想像しながら組み立てていくことが必要です。順番を間違えると、かえって混乱を招く場合もあるので気を付けましょう。

5W1Hはシンプルな要素から成り立ちます。できるだけ聞き手にとって分かりやすい順番で組み立てていきましょう

マネジメントに役立つ資料を無料でダウンロード!⇒こちらから

5.7W2Hとの違い

7W2Hとは、5W1Hに「Which:どちら」「Whom:だれに」「How much:どのくらい」の2W1Hを加えたものです。

  • Which:比較や選択肢がある場合に、どちらであるかを示すもの
  • Whom:対象を示す、ターゲットを明確にしながら複数人の立場や関係性を説明するのに重要なポイント
  • How much:金額、量、頻度や範囲を表現するのに使う、物事の程度や加減も、伝達に欠かせない事項

7W2Hとは、5W1Hに「Which:どちら」「Whom:だれに」「How much:どのくらい」の2W1Hを加えたものです

5W1HのQ&A

5W1Hとは、5つのWである「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」「What:何を」「Why:なぜ」と、1つのH「How:どのように」をまとめて表現した言葉です。 ビジネスの現場では、5W1Hを押さえたコミュニケーションを図ることで、過不足のない情報伝達を実現できます。
たとえば社内報告の場合、5W1Hをこのように構成します。 「When:昨日」「Where:取引先のA社で」「Who:A社のB部長より」「What:弊社が納入している製品が」「Why:非常に好評であるため」「How:今後3カ月は、これまでの2倍量を納入希望」 5W1Hのポイントを押さえることで、受注量の増加と経緯についてわかりやすく報告することができます。
5W1Hを使いこなすには、できるだけ聞き手にとってわかりやすい順番で、会話の要素を組み立てる工夫が必要になります。 「目的や経緯を理解してもらいたい場合には、Whyから」「どんな問題が起きているのか、重大性を浮き彫りにしたいときには、Whatから」「かかわっている人物が重要であるときには、Whoから」といったように、どのような順番で伝達すると聞き手の理解が進むか、想像しながら組み立ててみましょう。