解雇通知とは? 方法、解雇予告手当、通知書、有期契約労働者への通知

解雇通知とは、従業員に解雇する旨を知らせる通知です。ここでは、解雇通知に関してさまざまなポイントから解説します。

1.解雇通知とは?

解雇通知とは、従業員に対して解雇する旨を知らせる通知のこと。解雇通知は正式な書類で、解雇理由や取るべき次のステップ、受け取れる報酬や手当などが記載されています。英語では、下記のように呼ぶのです。

  • termination letter
  • a notice of termination of employment
  • contract termination letter

解雇が有効と認められるケース

解雇が有効と認められるのは、「客観的に合理的な理由がある」「解雇するほどの正当な理由がある」というケースです。整理解雇に関しては、合理的理由や正当性のある理由のほか、下記4要件が求められます。

  1. 人員削減の必要性がある
  2. 会社が解雇を回避するための努力をした
  3. 人選が合理的である
  4. 手続きが相当である

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2.解雇通知の重要性

解雇通知の重要性は、解雇に関する内容を従業員に正確に伝えることにあります。このことは、解雇する30日前に行う解雇予告を見てもわかるでしょう。

企業が解雇を行う場合、生活の安定や解雇への理解促進のため、30日前までに解雇予告を行うと労働基準法で義務付けられているのです。解雇通知は、従業員へ配慮を行いながら企業と従業員の関係を悪化させず、円満に終了させる重要な役目を担っています。

通知する時期

通知する時期は、少なくとも解雇する日から30日前です。労働基準法には、企業が従業員を解雇する際、「解雇する日から少なくとも30日前に予告をしなければならない」という旨を定めています。企業は、下記どちらかを行うと、従業員を解雇できるのです。

  • 30日前に解雇予告を行う
  • 30日に足りない日数分の平均賃金である解雇予告手当を支払う

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3.解雇通知の方法

解雇通知の方法は下記の4つです。それぞれについて解説しましょう。

  1. 口頭
  2. 書面
  3. メール
  4. 書面郵送

①口頭

解雇通知は民法上の意思表示です。そのため口頭で解雇を通知しても法律上は有効だとみなされます。

ただし企業には、労働者側から要望があった場合、解雇理由を書面で交付する義務があるのです。また後の労使トラブルを回避するためにも、書面交付するケースは多くあります。

②書面

解雇通知を行う書面を、解雇通知書(企業が労働者に対して解雇の意思表示を通知する書面)といいます。解雇通知書を交付してから解雇まで、一定期間が経過すると見込まれる場合、解雇予告通知書という名前を用いて交付するときもあります。

解雇通知書と解雇理由証明書の違い

解雇通知書と解雇理由証明書には以下のような違いがあります。

  • 解雇通知書:従業員に対して解雇の意思を示す書面
  • 解雇理由証明書:従業員を解雇した理由を記載した書面

なお解雇通知書には、下記2つのケースがあります。

  • 通知書が労働者に到達した日に即日解雇をする内容
  • 通知書が労働者に到達した日から一定期間を空けて解雇する場合

③メール

労働基準法には解雇通知の方法として、メールやLINEなどに関する規定は設けられていません。そのためメールでの通知は違法にならないのです。しかしメールで解雇理由を適切に説明できていない場合、違法とみなされる可能性もあります。

④書面郵送

解雇通知は、書面郵送、すなわち郵便で送るのも可能です。

普通郵便で通知する場合、従業員に解雇通知が届いたかどうかの確認がとれません。そのため普通郵便ではなく配達証明付内容証明郵便を利用して、解雇通知の到着日を明確にしておくとよいでしょう。

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4.解雇通知と解雇予告手当

解雇通知と解雇予告手当は密接な関係にあります。

  • 解雇通知:会社から従業員に対して解雇する旨を知らせるための通知
  • 解雇予告手当:解雇通知をする際、解雇予告期間を設ける代わりに支払う必要性が生じる手当。30日前までに予告しなかった場合、従業員に対して支払い義務が発生する

解雇予告手当を支給しても有給休暇は認められる?

解雇予告手当を支給しても有給休暇は認められます。解雇には、解雇の効力発生日があり、その日を迎えるまで従業員としての権利は当然、認められなければなりません。

そのため解雇の効力発行日まで、有給休暇を取得できます。解雇予告日から解雇日までに有給休暇取得の申し出があっても、企業は拒絶できません。

解雇予告手当の計算方法

解雇予告手当の計算式は、「平均賃金×(30日-解雇予告日から解雇日までの日数)」です。

平均賃金は原則、「3カ月間の賃金の総額÷3カ月間のカレンダー上の総日数」で求めます。平均賃金が「3カ月間の賃金の総額÷3カ月間に働いた日数×60%」を下回る場合、最低基準の金額を支払うのです。

計算から除外するもの

解雇予告手当の計算方法から除外するものがあります。

  • 結婚手当や私傷病手当、退職金など臨時に支払われた賃金
  • 賞与といった3カ月を超える期間ごとに支払われる賃金
  • 定期券など労働規約で定められていない現物支給

なお勤務の総日数から除外する日数は、下記のとおりです。

  • 試用期間
  • 業務上負傷、または疾病にかかり療養のために休業した期間
  • 育児や介護休業期間
  • 産前産後休業期間
  • 使用者側の都合で休業した期間

解雇予告手当を払わなくてよいケース

解雇予告手当を払わなくてよいケースがあります。それぞれについて解説しましょう。

  1. 事業の継続が不可能になった
  2. 従業員に非がある

①事業の継続が不可能になった

企業努力を重ねても天変地異といった理由で事業の継続が不可能になるようなケースです。こうした解雇では従業員に対し、解雇を通知したり解雇予告手当を支払ったりする必要はありません。

②従業員に非がある

従業員に非があるケースとは、横領や賭博、経歴詐称や勤怠問題などです。この場合、企業側は労働基準監督署に届け出て「解雇予告除外認定」を受けます。そうすれば、解雇予告手当を支払わなくてすむのです。

ただし除外認定がなければ、懲戒解雇でも解雇予告手当が必要となります。

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5.解雇通知書の書き方

解雇通知書には書き方があります。ここでは、4点のポイントをあげて解雇通知書の書き方について解説します。

  1. テンプレートを利用する
  2. 「解雇」と明確に記載
  3. 解雇日(効力発生日)
  4. 解雇事由

①テンプレートを利用する

解雇通知書には、必ず記載しておきたい事項があります。最初から自作するより、テンプレートを利用するほうが必要項目に漏れがなく安心できるでしょう。

②「解雇」と明確に記載

解雇通知書の目的は、従業員に企業側から解雇の意思表示をすることです。そのため解雇通知書には必ず「解雇」という文字を使います。

解雇通知書には、「解雇すること」「解雇は企業側の一方的な意思表示であり、労働者の承諾や同意を要しないこと」を記載するのです。

③解雇日(効力発生日)

解雇日は、「いつまで出社が必要なのか」「いつまで賃金が発生するのか」「解雇予告手当の基準日がいつになるのか」などにかかわる重要な日です。労働者に不利益の大きい即日解雇の場合でも明確に、即日解雇の旨と解雇日を記載します。

④解雇事由

労働基準法では、解雇事由について従業員から請求のあった場合、書面で通知することを義務付けています。もし従業員から解雇事由について請求がなかったとしても、不要な労使トラブルを避けるため、解雇通知書には解雇事由を正確に記載しましょう。

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6.試用期間中の解雇通知

試用期間中でも、解雇通知が必要です。従業員を採用する際、多くの企業は試用期間を設けています。試用期間を設ければ勤務態度や適性、能力などを見極められるからです。

試用期間中に従業員を解雇する際、雇い入れから14日を超えているときは解雇予告手当の支給が必要となります。この場合、解雇通知には名前や試用期間、解雇理由や解雇日、解雇予告手当の支給についての項目を設けるのです。

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7.有期契約労働者の解雇通知

有期契約労働者の解雇通知についても、決められた定めがあります。

  1. 3回以上契約が更新されている
  2. 1年を超えて継続して雇用されている

どちらかの要件を満たしている有期雇用契約労働者に対し、契約を更新せず雇い止めをする場合、少なくとも当該契約期間の満了時の30日前までにその旨を通知しなくてはなりません。

また有期雇用契約でも、雇い止めの客観的に正当な理由が求められる点に注意してください。

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8.パート・アルバイトへの解雇通知

パート・アルバイトへの解雇通知でも、正社員と同様、通常の解雇の手順を踏む必要があります。

解雇事由も、客観的に合理的な理由がなく社会通念上相当といえない場合、その解雇は無効となるのです。また解雇のルールに則って原則、30日以上前に解雇予告を行わなければなりません。

解雇予告手当も原則、支払わなければなりません。パートやアルバイトに関しても、正社員と同様の扱いになる点に注意してください。

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9.解雇通知をするときは細心の注意を

解雇は生活の糧を企業側から一方的に奪われる非常に厳しい処分です。そのため企業は従業員に対して最大限配慮しつつ、法令を遵守しながら慎重に話を進めなければなりません。

解雇は労使トラブルにもなりやすい案件です。解雇日や解雇事由、解雇予告手当などに関しても、従業員にわかりやすく正確に確実に伝える必要があります。