従業員名簿ソフトとは? 項目内容や保存・保管期間、ソフトの選び方について

従業員名簿ソフトとは、従業員の情報を一元管理できるソフトです。ここでは、項目内容や保存・保管期間、ソフトの選び方について解説します。

1.従業員名簿ソフトとは?

従業員名簿ソフトとは、データベース上で従業員の必要な情報を一括管理できるソフトのこと。従業員が住所や扶養などを変更したとしても、つねに自動で情報が更新されるため、非常に便利なのです。

従業員情報を一括管理できる

従業員名簿ソフトは、従業員の必要情報を一元管理できるという特徴を持ちます。ソフトで管理している情報は、人事や労務などの業務で活用できるため、従業員名簿の作成時にも非常に便利です。

基本的な情報はもちろん、資格情報や評価なども管理できます。また年末調整やWeb給与明細、源泉徴収票の配布などさまざまな手続きにも対応しているのです。

従業員名簿ソフトを使うと必要な社員情報が一元管理できるため、さまざまな労務手続きなどに活用できます

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2.ソフトで作ると効率的な従業員名簿とは?

従業員名簿は、企業が従業員を雇い入れる際、必ず整備しなければいけません。そもそも従業員名簿とは、一体何でしょうか。対象などを含めて詳しく解説します。

企業に作成義務がある法定帳簿の一つ

従業員名簿(労働者名簿)とは、労働者の氏名や生年月日、雇用開始日など労働者に関する情報を記載した書類のことで、賃金台帳や出勤名簿と並ぶ「法定三帳簿」のひとつ。従業員を雇用した企業には必ず、作成・保存義務が生じます。

法定三帳簿は、従業員の実態を知るうえで非常に重要な書類となるため、必ず備えておく必要があります。

労働基準法第107条で調整が定められている

従業員名簿は、労働基準法第107条で整備が義務付けられています。会社の規模に関係なく、従業員を雇い入れている場合、作成して保存しなければいけません。個人事業主でも同様です。

また整備しているかどうかは労働基準監督署のチェックの対象となります。名簿の提出を求められた場合、速やかに提示する必要があるのです。

従業員名簿の対象になるのは?

従業員名簿の作成が必要となるのは、原則として雇っている従業員全員です。正社員やパート、アルバイトなど雇用形態に関係なく、雇用している時点で作成義務が生じます。

ただし一時的な雇用契約を結んでいる日雇労働者の場合、記載義務はありません。また、派遣労働者の場合、派遣元の会社が管理するため、派遣先に記載義務はないのです。

事業場ごとに作成する

従業員名簿は、企業全体ではなく事業場ごとに作成義務があります。事業場とは、支社や営業所、工場など一定の場所において作業が継続的に行われる場所のこと。

従業員名簿は、人事部などが一括して整備するのではなく、各事業場で作成・保管しなければなりません。原則、同じ場所で作業していれば一つの事業場と見なされますが、労働状態が異なる場合は違う事業場と見なされるので注意しましょう。

従業員名簿は、事業場ごとに作成・保管が義務付けられています。情報が更新される度に改訂する必要があるのです

3.ソフトで作れる従業員名簿に記載する項目内容とは?

従業員名簿には、従業員の氏名や生年月日、雇用を開始した年月日など全9個の項目を記載します。この項目は、労働基準法第107条および労働基準法施行規則第53条によって規定されているのです。それでは詳細について見ていきましょう。

氏名・生年月日・住所・性別

従業員の基本情報として、「氏名」」「生年月日」「住所」「性別」の4項目を記載する必要があります。たとえば結婚後に社内で旧姓を使用している従業員の場合、名簿に記載するのは戸籍上の氏名です。

なかには住民票と現住所が異なる従業員もいるでしょう。基本、連絡がつく住所を必要とするため、その際は現住所を記載します。

従事する業務内容

「人事」「総務」「営業」「経理」など、社内での役割や業務の種類について記載します。たとえば建設業の場合、「大工」「配管工」など業務が分かるように記載するのです。

異動や配置転換が行われた場合、その都度履歴も合わせて更新しましょう。なお従業員が30人未満の事業所では1人が複数の業務を担当する場合も。そのため記載は必須となっていません。

職歴

法律で定められた明確な規定はありませんが、異動や転勤など社内での履歴を記載する場合は多いです。異動などが行われた際は、その都度履歴を更新します。

必要に応じて、学歴や職歴、保有資格なども記載しましょう。ただし個人情報保護法の対象となるため、記載の際は従業員の同意が必要となる点に注意してください。

勤務開始年月日・退職年月日・死亡年月日

雇用を開始した年月日、退職年月日も記載が必要です。退職の事由が解雇の場合、解雇の理由も記載します。きちんと明記すれば退職後のトラブルも避けられるでしょう。

従業員の自己都合による退職の場合、理由を記載する必要はありません。また在職中に亡くなった場合、労災が関係するため、死亡した年月日と理由を記載します。

従業員名簿の項目は頻繁に更新される可能性が高いです。そんなときソフトを使っていると、効率よく更新を進められます

4.従業員名簿ソフトの保管方法と保存期間について

従業員名簿は、どのような方法でどのくらいの期間保存する必要があるのでしょうか。それぞれについて、詳しく解説しましょう。

保管方法

従業員名簿の保管方法について、労働基準法で明確な定めはありません。保管は、ソフトで作成した電子データも、ソフトから印刷した紙もどちらも可能です。ペーパーレス化やリモートワークが進む現在、データで保管する企業が増加しています。

ただし電子化の場合、「すぐに印刷できる環境にある」「提出が必要な場合、ただちに写しを提出できる」点が条件となっているので注意しましょう。

情報の取り扱いは厳重に

収集した情報は個人情報であるため、無用な拡散や漏えいには十分に注意しなければいけません。2017年5月の個人情報保護法改正法の全面施行に伴い、企業はそのルールに則り、個人情報を取り扱わなければならなくなりました。

そのため従業員名簿に関しては労働基準法と個人情報保護法の両者を意識し、しっかりとしたセキュリティのもと保管する必要があります。

保存期間

従業員名簿は、労働基準法第109条により、3年の保存が義務付けられています。保存期間は、従業員が退職や解雇、死亡した日から起算して3年。期間内に紛失・破棄してしまうと、労働基準法第120条によって、30万円以下の罰金が科せられる場合もあるのです。

紙で保存する際は、在籍中の従業員と退職した従業員を分けてファイリングするなど工夫すると紛失を防げるでしょう。

内容は変更・更新が必要

労働基準法第107条2項により、従業員名簿は遅滞なく変更・更新すると定められています。従業員が引っ越したり、結婚して姓が変わったりした場合は、速やかに記載内容を修正・更新しましょう。

情報が最新でないと、社内での手続きにも支障が出ます。また従業員名簿を紙で保存している場合、該当箇所に二重線を引き、訂正印を押して新たな情報を記載しましょう。

従業員名簿を適切に管理するためにも、保存方法や保存期間、情報の更新頻度をしっかりと押さえておきましょう

5.従業員名簿ソフトの選び方

従業員名簿ソフトをただ導入しただけでは、効果を最大限に引き出せません。メリットを最大化するためには、自社にとって何が必要かを明確にし、要件を満たせるソフトの導入が必要なのです。ここからは、ソフトを選ぶ際のポイントについて解説します。

  1. 自社の実態に合わせた人事システムを選ぶ
  2. 一元化・可視化できるものを選ぶ
  3. セキュリティ環境が整っているものを選ぶ
  4. 拡張性や柔軟性が高いものを選ぶ
  5. クラウドで利用できるものを選ぶ
  6. カスタマイズしたシステムの導入を検討する

①自社の実態に合わせた人事システムを選ぶ

現在、さまざまな機能を備えた従業員名簿ソフトが発売されています。自社の人事システムに合う従業員名簿ソフトを選ぶためにも、まずは自社の現状を正確に把握し、解決すべき課題を明らかにしましょう。

自社の業務フローにスムーズに組み込めるソフトを導入すると、導入後も十分に活用できるため、課題の解決につながります。

②一元化・可視化できるものを選ぶ

従業員名簿ソフトを選ぶ際、操作性の高さなどはもちろん、データが一元化・可視化できるものを選びましょう。データは蓄積自体が目的ではありません。いつでもどこでも取り出せて分析できる状態になっているようにすることが目的なのです。

一定期間ごとにデータを自動で分析する機能などがついていると、可視性が高まって便利でしょう。

③セキュリティ環境が整っているものを選ぶ

従業員名簿は、個人情報そのもの。個人情報の流出を防ぐには安全性の高いソフトを選びましょう。

「IDやパスワードが設定できる」「端末を紛失した際に遠隔操作でロックする」「特定IPからのアクセスの許可・除外が設定できる」といった機能が搭載されていると安心です。また社内のほかのセキュリティシステムとの整合性も事前に確認しておきましょう。

④拡張性や柔軟性が高いものを選ぶ

状況に合わせて、項目の変更や追加が柔軟に行えるかどうかも重要です。成長途上の企業であれば、配置転換などが行われる場合も多くあります。

ただし変更のたびに追加費用が発生して維持費が高額になれば、費用対効果が期待できません。導入前に、追加費用の有無を確認しておきましょう。

⑤クラウドで利用できるものを選ぶ

クラウドサービスであれば、場所や時間を問わずに情報を閲覧・更新できます。オンライン上で常に最新の情報をやり取りできるため、従業員はスマートフォンなどから個人情報を入力するだけで入社手続きが完了するのです。

人事部などが書類を回収したり転記したりする手間も省けるため、業務が効率化するでしょう。

⑥カスタマイズしたシステムの導入を検討する

個々人の才能などを発掘し、それを企業の競争優位性につなげていくタレントマネジメントには、ベストプラクティス(成功のセオリー)がありません。タレントマネジメントの一環である従業員名簿ソフトには、カスタマイズしたシステムを導入しましょう。

自社のタレントマネジメントを成功させるための機能を搭載したソフトについて、十分に検討してみてください。

自社に合った従業員名簿ソフトを導入し、適切に運用すると、企業にとって最大のリソースである人的資源を最大限に活用できます