ジョブディスクリプション(職務記述書)とは? 意味、目的、メリット・デメリット、書き方・テンプレートについて

従業員の職務内容を明確にするジョブディスクリプション。日本ではあまりなじみがありませんでしたが、グローバル化が進む近年、注目されています。

  • ジョブディスクリプションとは何でしょうか。
  • ジョブディスクリプションが必要となる場面や目的
  • 記述方法

などについて解説します。

1.ジョブディスクリプション(職務記述書)とは?

ジョブディスクリプションとは、日本語でいう「職務記述書」のこと。担当する業務内容や範囲、難易度、必要なスキルなどがまとめられた書類で、欧米では求職時や人事評価の際によく使用されています。

日本企業で用いられることはあまりありませんでしたが、外国人を採用する際に必要となることから、近年重要視されるようになりました。

求人情報にジョブディスクリプションが明記されれば、求職者は自分の能力に見合った希望の職種を選択できます。また、職務内容も明確になるため、安心して職務に当たることが可能です。

タレントマネジメントがすぐはじめられるクラウドツール

  1. 組織の今をダッシュボードでパッと把握。気になるところは顔ぶれまで確認できる
  2. 組織図で顔ぶれを俯瞰して人材配置を練れ、マトリクスで評価結果の甘辛調整もできる
  3. 最適人材をリストで管理し、可視化したスキルと経験で育成プランを立てられる
  4. 手軽に実施できる社員アンケートを使い、社員の声を拾って退職リスクも早期発見

カオナビでスキルや適正を可視化し、自在に人事シミュレーションが可能。

> カオナビについて詳しく見る

2.ジョブディスクリプションの目的

1つは人事評価をより分かりやすいものに変えるという点。ジョブディスクリプションに記載された職務内容を達成できていたか、という観点で人事評価を行えば、より客観的で公平な評価につながるでしょう。

もう1つは個人または企業全体の業績向上。職務内容をあらかじめ明確にすることで、本来やるべき仕事がはっきりし、無駄な対立や不必要な業務が減ります。

ただし、

  • ジョブディスクリプションに記載された業務だけをやればよい
  • 他のことは何もしなくてよい

という誤った認識が蔓延してしまうリスクも。導入においては慎重な制度設計が必要でしょう。

ジョブディスクリプションを使用する場面

まず、外国人労働者の求人募集時が挙げられます。職務内容が人事評価の基本となる海外では、「評価時にジョブディスクリプションが必要」といったように、日本以外ではあって当たり前の書類。求職者やエージェントから提出を求められることが多いです。

社内での公募も例外ではなく、ジョブディスクリプションなしでは募集自体かけられないということもあるほど。

日本企業でジョブディスクリプションが使われない理由

海外では、ジョブディスクリプションはなくてはならない書類ですが、日本ではあまり見かけません。その理由は、日本企業と海外企業の雇用契約の違いにあるのです。

海外企業、特に欧米企業の多くは、職務内容が評価の基準となります。初めから職務内容が決められていてその上で雇用契約を結び、ジョブバリエーションといわれる職務評価が実施されて給与や等級を決定、これが一般的な人事評価の流れです。

一方、日本企業では「この職務を担当する人を採用する」という、明確な職務内容ありきの雇用契約は少ないといえます。

一般的には、総合職で採用してから配属や職務内容を決めたり、出世や配置転換によって何らかのポストに就けたりするため、日本ではジョブディスクリプションを必要としない場面が多いのです。

3.ジョブディスクリプションを利用するメリット

日本企業では必要ない場合が多いジョブディスクリプションですが、導入した場合のメリットはあるのでしょうか。日本企業がジョブディスクリプションを導入した際のメリットについて解説します。

労働の範囲と報酬(給与)の関係が分かりやすい

欧米企業でよく見られる、ジョブディスクリプションを基盤にした評価制度を「職務等級制度」といいます。

職務等級制度は、職務内容に報酬が直結するため、雇用する側と従業員、双方にとって報酬の仕組みが分かりやすいです。従って公平な評価をしやすく、従業員から不満や不安が出にくいと考えられています。

日本企業では、「総合職」として一括採用といったように、職務内容が明確にされないことも多く、この状態では、必要に応じて無限に業務の幅が広がってしまう可能性があるでしょう。新たに抱え込んだ業務のために、残業が必要になる場合も想定できます。

そういった業務量のむらをなくし、給与体系を分かりやすくするには、ジョブディスクリプションの導入が効果的なのです。

スペシャリスト(専門家)の採用・育成がしやすい

必要とするスキルや経験を明記したジョブディスクリプションを用意しておくことで、下記のようなメリットが得られます。

  • 採用する側:特定の業務領域の経験を持っている人材を採用・育成しやすい
  • 採用される側:明確に分けられた領域でキャリアを積むことができるため、その分野のスペシャリストとして成長する機会を得やすくなる

しかし、日本企業に多い「総合職」というメンバーシップ型雇用の場合、仕事内容は多岐にわたるもの。そのため、スペシャリストの育成は難しいとされているのです。

4.ジョブディスクリプションによるデメリット

今度は、ジョブディスクリプションを導入することによるデメリットを、海外でのケースを例に解説します。

仕事内容に柔軟性がない

仕事内容が明確に規定されている分、それ以外の仕事はしなくてもいいという意識が生まれやすいです。そのため、「これは自分の仕事ではない」という考え方に陥りやすく、仕事の押し付け合いによる対立が生まれることもあるとされています。

もし従業員が、ジョブディスクリプション通りにしか動かなければ、会社はその時々の状況に応じて、経営方針や戦略を変更しなくてはなりません。そのために、従業員を解雇するケースも増えるでしょう。

そういったデメリットを避けるため、欧米でも、ジョブディスクリプションを設けない企業が出てきているのです。GoogleやFacebookを始めとするシリコンバレーの巨大企業でも、ジョブディスクリプションを設けないケースが見受けられます。

ゼネラリストの育成には向いていない

ジョブディスクリプションは、業務内容を特定の領域に限定するための仕組み。ジョブディスクリプションに規定されている領域の業務経験を集中的に積み、その道のスペシャリストとしてキャリアを築きたい人にはふさわしい仕組みでしょう。

しかし反対に、幅広い業務領域を経験したいと考えるゼネラリスト志向の人には適さない仕組みです。

組織の運営において、各専門領域を広く浅く理解するゼネラリストの存在は必要不可欠。しかし、ジョブディスクリプションはゼネラリストの育成には向きません。ジョブディスクリプションを設ける際は「ゼネラリストの育成」を踏まえた検討が必要でしょう。

5.ジョブディスクリプションの書き方・テンプレート

ジョブディスクリプションに記載される項目には、以下のようなものがあります。特に、職務内容・範囲については、詳細な記述が必要です。

  • ポジション名
  • 職務の目的
  • 職務の責任
  • 職務内容・範囲
  • 求められるスキル・技能・資格など
  • ジョブディスクリプションの記述における主な流れは、
  • 経営陣の人事方針の確認
  • 現場でのヒアリングを経てドラフト(草稿)を作成
  • 関係者の確認を得て修正

よく問題になるのが、記述内容と実際の職務内容とのズレ。

書類にはない隠れた仕事が、想像以上に重要な役割を果たしているケースも多くあります。人事は現場でのヒアリングを丁寧に行い、隠れている仕事がないか洗い出しましょう。

経営環境の変化に伴い、職務の範囲・内容は徐々に変化し、求められるスキルなども変わります。一度作成して終了とするのではなく、定期的に経営陣や現場とコミュニケーションを取り、更新していきましょう。

ジョブディスクリプション作成にも使える!人材マネジメントツールの決定版

顔写真が並ぶ人材マネジメントツールとしてシェアNo.1の「カオナビ」に社員の仕事内容を登録しておけば、いざというときにジョブディスクリプションの作成がスムーズになります。

> カオナビについて詳しく見る
  1. カスタム自由自在な人材データベース分散した人材情報を一元管理。細かい閲覧設定も可能
  2. 社員の顔をクリックして人材情報を確認。顔写真入りの組織図で、人員配置もわかる
  3. 面談記録を管理してマネジメント間共有。社員の離職防止とモチベーションアップに
  4. 簡単な経歴や自己紹介を社員同士で公開。現場のコミュニケーションを活性化

カオナビでスキルや適正を可視化し、自在に人事シミュレーションも可能。

まずは資料をご確認ください。

> カオナビについて詳しく見る