人材管理データベースとは? 構築の目的、項目例、活用事例、システムの選び方について

人材管理データベースとは人材データを可視化したもの。ここでは、人材管理データベース構築の目的や項目例、活用事例やシステムの選び方について解説します。

1.人材管理データベースシステムとは?

人材管理データベースシステムとは、人材に紐付く情報を管理・活用するシステムのこと。人材の成長にもつながるため、新しい人材管理方法として導入する企業が増加しているのです。

人材管理データベースシステムでは、人材情報を管理・活用できます。それによりさまざまな内容が実現できるのです

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2.人材管理データベースを作る目的とは?

なぜ人材データベースを作るのでしょうか。人材管理データベースを作る4つの目的について解説します。

  1. 自社の課題を分析する
  2. 人材戦略に役立てる
  3. 労働環境の改善に役立てる
  4. 労働者名簿を作成する

①自社の課題を分析する

人材データを可視化し、情報を分析すると組織の現状が把握できます。それにより人事や経営の課題を発見できるでしょう。また人事担当者が経営層に現状を説明する際、データを示せるため説得力が増します。それにより経営層からの理解も得られるでしょう。

②人材戦略に役立てる

優秀な人材を確保して成果を出すための仕組み「タレントマネジメント」には、人材の可視化が欠かせません。人材管理データベースを活用すると、こうした人材の確保・育成・配置が容易になるのです。

③労働環境の改善に役立てる

人材の労働時間や雇用形態などの情報を可視化すると、よりよい職場環境に改善できます。それにより生産性向上にもつながるでしょう。「働き方が見える化できる」ため、昨今広がりを見せているリモートワークにも有効です。

④労働者名簿を作成する

企業に義務付けられている労働者名簿の作成にも役立ちます。人材管理データベースに人材情報がまとまっているため、労働者名簿の作成・管理がスムーズになるのです。

人事データベースを導入する際は、活用の目的を明確にしましょう。それにより迷いのない運用が可能になります

3.人材管理データベースに欲しい機能3つ

人材管理データベースを自社で作成しようとするとコストや手間がかかってしまいますので、できれば既存のシステムを導入しましょう。しかしどのような人材管理データベースシステムを導入すればよいのでしょうか。

  1. データベース作成機能
  2. テンプレートやカスタマイズ機能
  3. データの分析機能

①データベース作成機能

既存の人材管理データベースシステムを導入すれば、データベース作成機能が利用できます。使いやすく分かりやすいものも多いため、作成だけでなく更新作業もかんたんになるでしょう。また専門家がシステムを構築しているため、セキュリティ面でも安心です。

②テンプレートやカスタマイズ機能

データベースやテンプレートやカスタマイズ機能が付属したものを選びましょう。それによりすばやくデータを作成でき、自社で収集したい情報の項目や公開範囲などを自由に設定できます。

たとえば、「全店舗の店長のみの名簿を作成し、それを店長間だけで閲覧できるように設定」できるのです。

③データの分析機能

評価や勤怠といったデータの分析機能が搭載されているものを選びましょう。分析する人材数が多くても、簡略化・効率化できます。

またデータの分析機能により、勤務時間が長い部署や人材不足の部署、評価のブレなどを発見できるのです。たとえば評価結果と残業時間から、生産性や退職リスクなどを分析できます。

人材管理データベースシステムを導入する際は、「データベース作成機能がある」「テンプレートやカスタマイズ機能がある」「データの分析機能がある」ものを選ぶとよいでしょう

4.人材管理データベースの基本項目を紹介

人事管理データベースを作成する際、主な項目となるのは下記の4つです。それぞれの詳細について見ていきましょう。

  1. 人材の基本情報
  2. 勤怠情報
  3. 評価・目標
  4. スキル・資格

①人材の基本情報

人事管理データベースにおいて最も重要となるのは、人材の基本情報です。基本情報には、「氏名」「生年月日」「住所」「所属」「役職」「職務内容」などが含まれます。

基本情報は、人事・労務・経理などさまざまな場面で使うため、正確に把握しておきましょう。

②勤怠情報

勤怠情報は、労働環境の改善や給与計算に必要な情報です。また、生産性向上における課題の発見や離職の前兆などの発見にも役立ちます。そんな勤怠情報に含まれるのは、「出社時間」「退社時間」「残業時間」「遅刻」「早退」「欠勤」「休憩」などです。

③評価・目標

人事評価(能力評価・業績評価・情意評価)の履歴、評価のための目標や達成率などを分析すると、行動指針や等級、報酬などが決定できます。

また人材のモチベーション向上のためにも、「人事評価の評価基準や手法が明確である」「絶対評価である」「結果を必ず社員にフィードバックする」などが求められるのです。

④スキル・資格

「スキルレベル」「保有資格」「語学力」といった人材のスキルや資格もデータベース化します。これらが可視化されると、人材育成や人材配置に役立つのです。

ただし過去に取得した資格などは、現在の能力を保証するものではありません。海外勤務といった実際の経験やプレゼンテーションの回数などを項目に加えておきましょう。

このほか、人材の性格やモチベーションといったマインドの項目も入れておくとよいでしょう

5.人材管理データベースシステムを選ぶときのポイント4つ

人材管理データベースシステムは、どのような点から選べばよいのでしょうか。ここからは、システムを選ぶときのポイントを4つご紹介します。

  1. 自社が求める運用は可能か
  2. 操作はかんたんか
  3. 既存システムと連携できるか
  4. セキュリティ機能が充実しているか

①自社が求める運用は可能か

まず重要なのが、システムの形態(クラウド・オンプレミス)やカスタマイズ性など、自社が求めるデータベースの作成・運用はできるかどうか。形態別の違いは、下記のとおりです。

  • クラウド:サーバーの管理を自社で行う必要がないため初期費用を抑えられる。しかし自由にシステムをカスタマイズできない
  • オンプレミス:サーバーの管理を自社で行うため導入に時間がかかる。しかし自由にカスタマイズできる

②操作はかんたんか

「誰でも使えるか」「操作が難しくないか」なども重要なポイントです。機能性が高いシステムを導入しても、使いにくければ意味がありません。無料期間のトライアルなどで、UIや使い勝手を試してみるとよいでしょう。

③既存システムと連携できるか

すでに何らかのシステムやツールを導入している場合、新たに導入する人材管理データベースシステムが既存のものと連携できるか確認する必要があります。

システムの導入時に多くの工数が発生していては、メリットがなくなってしまうのです。データ移行などにどの程度の工数がかかるのか、事前に確認しましょう。

④セキュリティ機能が充実しているか

「データの公開範囲を設定できるか」「閲覧制限をかけられるか」「暗号化などのセキュリティ機能はあるか」チェックしましょう。

たとえばシステムのなかには、個人情報保護法に対応し、操作履歴が残るものも。このような機能があれば、検証も迅速に行えるでしょう。

人材管理データベースシステムを選ぶときのポイントは、「自社が求める運用は可能か」「操作はかんたんか」「既存システムと連携できるか」「セキュリティ機能が充実しているか」の4つです

6.人材管理データベースの活用事例

最後にカオナビを活用した人材管理データベースの活用事例をご紹介しましょう。さまざまな企業がカオナビを活用して、適切な人材配置や評価の効率化などを実現しました。

物語コーポレーション

焼き肉やラーメン店などの外食事業を国内外で展開している物語コーポレーション。全国に店舗が拡大したため、社員情報のデータベース化が必要になりました。しかしそこで導入したシステムが使いにくく、操作がシンプルで分かりやすいカオナビを導入。

経営層がデータベースを人材配置の参考にしただけでなく、経営会議で提出する社員数や男女比の推移などの分析もできるようになったのです。これにより正確な人材動向の把握につながりました。

KAIグループ

人々の生活を彩る商品を製造・販売しているKAIグループは、国内では1,000名ほど、海外では2,200名以上の従業員が在籍しています。同グループでは、Excelファイルなどで蓄積された人材情報を後任が閲覧できるようにするため、カオナビを導入しました。

SHUFFLEFACEで評価を効率化し、人事会議などで情報共有もスムーズに。今後は社員の情報をさらに充実してデータベースを拡充させるとともに、社内にあるさまざまな人材管理ツールをカオナビで一元化していくそうです。

さまざまな企業が、人事上の課題克服のために人材管理データベースを活用しています。カオナビをはじめ、自社に合ったシステムの導入を検討しましょう