人材データベースシステムとは? データベース構築目的、項目、活用、システムについて

人材データベースとは、従業員のスキルや実績、異動歴などを集約したデータベースのことです。ここでは人材データベースの構築目的やシステムの活用方法、登録項目などについて解説します。

1.人材データベースシステムとは?

人材データベースとは、人材データを有効に活用するため、従業員に関するあらゆるデータを集約・可視化した集合体のこと。このデータベースの活用を可能にしたシステムを「人材データベースシステム」と呼ぶのです。

人材データベースを作成・活用するためのシステム

人材データベースシステムでは、人材情報を集約したデータベースの作成および分析、共有などを一元的に行います。

つまり人材データベースシステムを活用すると、それまで紙やExcelファイルなどでばらばらに管理されていた情報がひとつに集約されるのです。このように情報が一元化かつ可視化されるため、業務効率化や組織力を高めるための人員配置が可能になります。

人材データベースシステムとは、人材データの「作成」「分析」「共有」を一元管理するシステムのことです。情報の保管を目的としたものではなく、それらの情報を有効活用するための集まりとして位置付けられています

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2.人材データベースシステムを作る目的4つ

人材データベースシステムには、従業員一人ひとりに関するさまざまなデータが集約されています。企業はなぜ、人材データベースを構築する必要があるのでしょう。ここでは人材データベースシステムを作る目的について、以下4つの視点から解説します。

  1. 人事戦略を行う
  2. 人材管理をする
  3. 職場環境の整備をする
  4. 従業員名簿を作成する

①人事戦略を行う

人材データベースシステムを作る目的のうち、特に大きいのが「人事戦略への活用」。人材データを可視化すると、人事課題や経営課題の分析に活用できます。

人材データを一元管理しておけば、タレントマネジメント(企業に優秀な人材を増やし、成果を出しやすくするための仕組みや取り組み)への活用も可能になるのです。

②人材管理をする

人員確保や戦略的育成、適材適所への配置や離職防止などに役立てる目的もあります。会社がパフォーマンスを上げ、企業課題を達成するには、適材適所な人材配置が欠かせません。

適材適所の人材管理は生産性やモチベーションを高めるだけでなく、従業員への適切な評価・待遇にもつながるでしょう。

③職場環境の整備をする

従業員数が増えると、従業員一人ひとりの労働時間や雇用形態などをまんべんなく把握するのは難しくなります。そこで人材データベースシステムを活用すると、こうした情報をよりかんたんに把握できるのです。

人材データが十分に管理されていれば、長時間労働の慢性化やモチベーションの低下も防げるでしょう。そして職場環境も整備できるのです。

④従業員名簿を作成する

従業員を一人でも雇っていれば、個人・法人を問わず「従業員名簿」を作成・管理しなければなりません。従業員名簿とは、従業員一人ひとりの情報を取りまとめた法定帳簿のこと。

全従業員分の氏名や生年月日、雇入年月日や履歴などを管理しなければならないため、帳簿の作成・管理は非常に大変です。システムを利用すれば、人材データベースを従業員名簿として利用できるため、担当者は本来のコア業務に集中できます。

人材データベースシステムを作る目的は、「人事戦略を行う」「人材管理をする」「職場環境の整備をする」「従業員名簿を作成する」の4つです

3.人材データベースシステムを作る方法

人事戦略や職場環境の整備などに活用される人材データベースシステムは、どのように作成すればよいのでしょうか。ここでは既存の人事管理システムを利用したシステム構築について、解説します。

人事管理システムを利用する

人材情報を蓄積できる人事管理システムの多くは、データベース機能を備えています。人事・労務管理システムやタレントマネジメントシステムなど、既存のシステムを活用すれば、余計な人的リソースや追加コストをかけずに人材データベースが構築できるのです。

専門家がシステムの構築に関わっているため、セキュリティや性能の面でも安心でしょう。

あると便利な機能とは?

人事管理システムには従業員情報を蓄積・管理する以外にもさまざまな機能が搭載されています。また下記の機能があれば、より効率的かつ安全に人材データを活用できるでしょう。

  • 直感的なインターフェイス
  • 評価シートの再現
  • 評価運用のクラウド化
  • 組織を俯瞰するマトリクス分析
  • 組織の現状を知るためのグラフ作成

セキュリティ機能

人事管理システムでは従業員の個人情報を多く取り扱います。個人情報の固まりともいえる人材データを守るためには、万全のセキュリティ対策が必要です。

人事管理システムの多くは、「ユーザーの追加や削除」「ログインの履歴参照」「パスワード変更」といった管理者権限を設定できるようになっています。アクセス権を項目ごとに設定すれば、情報漏えいのリスクをより一層下げられるでしょう。

集計機能・分析機能

人事管理システムは、従業員の情報を蓄積して終わりではありません。「集約したデータを活用する」これこそが本来の目的です。

人事管理システムに集計機能や分析機能が備わっていれば、評価や勤怠の集計、分析などもシステム上でかんたんに実行できます。分析の結果から、表面上見えていない隠れた課題が発見できるかもしれません。

一般的に、人材データベースシステムの構築には人事管理システムを利用します。分析や集計の機能を活用すれば、将来的な計画や目標も立てられるでしょう

4.人材データベースシステムの基本項目4つ

経営者や人事担当者は、人材データベースシステムを活用して従業員に関するあらゆる情報を管理しなければなりません。ここでは人材データベースシステムに登録する基本項目について、4つのカテゴリから解説します。

  1. 基本情報
  2. 評価・実績・目標
  3. スキル・資格
  4. 勤怠管理

①基本情報

まず従業員の基本情報を、人材データベースシステムに登録します。基本情報は、下記のような内容です。

  • 氏名
  • 性別
  • 年月日
  • 役職や所属部署
  • 等級
  • 職務内容

これらは、人材データベースの基礎となります。基本情報が正確に把握できていないと、抽出や分析の場面で有効な内容を得られません。定期的に整備し、つねに最新の情報を把握しておきましょう。

②評価・実績・目標

続いて入社前の職歴や、現在の会社における人事評価の結果などを管理します。ここでいう人事評価は一般的に、下記3つです。

  • 能力評価:業務上必要なスキルや知識に応じた評価
  • 業績評価:成果や達成度を客観的に数値化した評価
  • 情意評価:意欲や行動、勤務態度に応じた評価

評価の履歴だけでなく受賞歴や賞罰、評価のための目標や達成率なども登録しておくとよいでしょう。

③スキル・資格

従業員一人ひとりが保持するスキルや資格、それらの習得度や学習進捗状況なども人材データベースシステムで管理します。

組織全体としての生産性向上や、それに向けた適材適所の人員配置には、人材のスキル管理が欠かせません。スキルや資格を適切に管理すると、効率のよいアサインメント、戦略的な人材育成にも役立ちます。

④勤怠管理

人材データベースシステムには、給与計算に必要な勤怠情報も登録します。給与計算には従業員一人ひとりの出退勤時間や休憩時間、休暇取得や欠勤などの勤怠情報が必要です。

勤怠管理とは、これらを把握し、適切な勤務時間を守れているかどうかを管理すること。従業員の労働に対して適切な給与を支払うためには、欠かせない業務です。

人材データベースシステムには、このほかに「マインド(性格やモチベーション)」や「行動データ(発言時間や位置情報)」を登録する場合もあります

5.人材データベースシステム選びのポイント4つ

健全な企業経営には、人材データベースシステムの活用が欠かせません。しかし一口に「人材データベースシステム」といってもさまざまですので、導入の際は注意が必要です。ここでは人材データベースシステムを選ぶ際のポイント4つについて解説します。

  1. 自社に合ったシステムか
  2. 費用対効果は高いか
  3. 外部システムやツールとの連携は可能か
  4. 操作性が良いか

①自社に合ったシステムか

まずは検討している人材データベースシステムが、自社のニーズに適しているかを確認しましょう。何のために人材データベースシステムを導入するのか、その目的を明確にしていくのです。

  • タレントマネジメント業務を分析したい
  • 効率的に人材育成や業務評価を行いたい
  • 給与計算や労務管理を効率化したい

部門単位での目的はもちろん、全社的な課題や目標を整理しておくと優先度が付けやすくなります。

②費用対効果は高いか

費用対効果とは、システム導入によって得られた効果を金額ベースに換算してコストと比較したもの。人材データベースシステムを導入する際は、この費用対効果も見ておかなければなりません。

つまり導入・運用にかかるコストに比べて、高い効果が見込めるかをあらかじめ検討しておくのです。特別な理由がない限り、費用対効果がマイナスになるシステムの導入は避けたほうがよいでしょう。

③外部システムやツールとの連携は可能か

人事データの管理や勤怠の管理に、既存ツールや外部システムを使用している企業も多いでしょう。新規導入を考えている人材データベースシステムが既存のシステムと連携できなかった場合、それぞれのシステムをそれぞれに整備しなければなりません。

新規導入を検討している人材データベースシステムが、既存ツールやシステムと連携できるか、必ず確認しておきましょう。

④操作性が良いか

システムの操作性についても事前に確認しておきます。人材データベースシステムは構築そのものが目的ではありません。導入後も継続的にデータを活用していくのです。無料トライアルが利用できる場合は、事前に以下を確認しておきましょう。

  • 出力された画面や帳簿は見やすいか
  • 直感的に操作できるか
  • カスタマイズできる範囲はどこまでか
  • イメージどおりの帳簿が出力できるか

システムの運用開始後に疑問点が出てくる場合もあるでしょう。それに備えて、十分なサポート体制が整っているかどうか、確認しておくことも大切です

6.人材データベースの活用事例

人材データベースシステムによって人材データの一元管理と可視化が可能になります。ここではさまざまな活用事例から、戦略的な人材マネジメントを実現する人材管理システム「カオナビ」の活用例を紹介しましょう。

ビットアイル

多彩なITサービスをワンストップで提供するビットアイルは、社員同士の活発なコミュニケーションがサービスの向上に直結すると考えました。そこでカオナビによって全社員が使える総合的なデータベースを構築。

これにより従業員の顔と名前が一致しないといった問題が解消され、コミュニケーションの活性化につながりました。誰もがかんたんに使える操作性が、マネジメントに生かされている事例です。

アキュラホーム

高品質な木造注文住宅を提供するアキュラホームでは、かつて人材データの管理にExcelを活用していました。その結果、情報の散在やオペレーション効率の低さという課題を抱えてしまったのです。

そこで同社では、働き方改革や業務効率化を実現するためにカオナビを活用した人材データベースを構築。これにより担当者の負担が大幅に軽減し、管理職の意識改革とフォローアップにつながったそうです。

多様化するライフスタイルやビジネススピードに対応するには、マネジメント状況の見える化が欠かせません