人事管理クラウドとは? クラウド型システムでできること、 機能・できること、メリット、選び方・比較のポイントを解説

人事管理クラウドとは、人事関連の情報をまとめて管理できるシステムのこと。ここでは人事管理クラウドの使用によって得られるメリットなどについて、解説します。

1.人事管理クラウドとは?

人事管理クラウドとは、人事の業務で必要となる従業員データをクラウド上で一元管理できるシステムのこと。これらのデータは採用や人材配置、人材教育に用いられます。会社の経営戦略や人材戦略などへの活用も可能です。

クラウドで人事管理をおこなう理由

クラウドとは、インターネットを経由してほかの企業が提供する人事管理システムやサービスを利用する方法のこと。この方法で人事管理を行うメリットは、下記の2つです。

自社で人事システムの開発や機器の設備などを行う必要がない:導入すればすぐ利用できる

クラウド上にデータのバックアップが保存される:自社のパソコンが壊れてもクラウドからデータを復旧できる

人事管理クラウドは人事に関する膨大な量のデータをクラウド上で管理しています。自社システムを構築せずに人事管理システムを導入できる点は大きなメリットでしょう

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2.人事管理クラウドでできる「人事管理」とは?

これまで人事管理の目的は、従業員の勤怠や給与を把握し、その情報から給与を正確に計算する」ことでした。しかし昨今では、それだけにとどまりません。

従業員の「採用」「配属先」「教育」など、従業員の労務にかかわるすべての情報やオペレーションの管理を指すようになってきているのです。

人事管理の目的について

人事管理は何のために行われるのでしょうか。その目的について、下記4点から見ていきます。

  1. 人材の確保
  2. 人材教育
  3. 勤怠管理
  4. 人材マネジメントへの活用

①人材の確保

人事管理クラウドを使えば、応募者の面接や筆記試験の結果などの情報をまとめて確認できます。それにより「採用か非採用の判断」「社内での共有」「本人への連絡」などがスムーズに行えるのです。

大企業や店舗や支店を多く持ち従業員の採用をよく行う企業では、採用業務の効率が大きく向上するでしょう。

②人材教育

三大資源の一つである「ヒト」の有効活用も目的となります。従業員の教育をマネジメントするには、まずその従業員の能力や性格、適性などを把握しなくてはなりません。

そのうえで効率的な育成計画を決めます。そのためには人事管理クラウドで、人事評価やスキルなどの情報をまとめて閲覧できるようにしておくとよいでしょう。

③勤怠管理

従業員一人ひとりの勤怠管理も人事管理の目的に含まれます。従業員が働きやすい労働環境を作るには、「勤務時間の管理」「遅刻や欠勤の有無」「シフトの作成」「残業の時間」「有給の取得状況」などの管理が必要です。

「従業員の残業が多い」「休暇が取得できていない」などの部署や課があれば、早急に問題を解決しなければなりません。

④人材マネジメントへの活用

人材マネジメントは、上記の目的を統合したものです。従業員一人ひとりの採用・教育・育成を管理して、その部署の経営戦略に合った目標を設定、そしてその目標の達成のために人材の配置を検討します。

よく似た意味の言葉に「人事管理」と「労務管理」があります。人材マネジメントは2つの要素に加えて、経営戦略を考えた企業の管理を加えたものといえるでしょう。

人事管理の目的は、「従業員の給与や勤怠の管理」だけではありません。「従業員の教育・育成の管理」「適切な人材配置」を行って企業の経営戦略に役立てるという目的もあるのです

3.人事管理クラウドシステムでできる3つのこと

人事管理クラウドでは、さまざまな管理を行えます。ここでは人事管理の大きな業務となる下記3つについて、人事管理クラウドで何ができるかを詳しく見てみましょう。

  1. 人事の管理
  2. 給与の管理
  3. 労務の管理

①人事管理

人事管理機能では、「掲載する求人内容」「応募者の情報」「筆記試験の内容」「面接などの内容」「採否結果」といった情報を一括管理できます。

「従業員の人事評価やスキル管理」「アンケートなどによる希望部署」「キャリアプランの管理」といった機能は、従業員の配属先を選ぶ際にも役立つでしょう。

また研修や学習の進捗状況などの管理機能があれば、従業員の育成もスムーズになります。

②給与の管理

「勤務形態」「勤務時間」「残業時間」「休暇」など、給与計算に必要なデータをまとめられるうえ、「給与の計算」「給与や賞与の明細の作成」が自動で行えます。

また各従業員の「給与」「所得税」「社会保険」「年金関連」「年末調整」などの情報を一括で管理したり、従業員が自分で年末調整の書類を入力したりなどもできるのです。行政機関への電子申請が行えると、さらに業務を効率化できるでしょう。

③労務の管理

人事管理クラウドでは、残業時間の削減や休日出勤の必要の有無など従業員の勤怠情報を管理する機能が利用できます。

シフトの管理も一括で行えるため、シフトの修正や変更があった場合、従業員がシステムで申請し、情報を人事担当者へ一斉通知させることも可能です。こうした機能は、人事的な戦略の実施や労働環境の改善などに役立てられるでしょう。

人事管理クラウドは各業務で発生する雑多な作業を簡略化できるだけでなく、より効果的な人材活用に役立ちます

4.人事管理クラウドを導入するメリット3つ

人事管理クラウドにはさまざまな機能が装備されているため、導入すると3つのメリットが期待できるのです。ここでは下記3つのメリットについて見ていきましょう。

  1. 業務の効率化
  2. よりよい人材育成
  3. ミスの削減

①業務の効率化

Execlなどのファイルを使って膨大な人事情報を管理した場合、扱うファイル数が増えてしまい、最新データの管理や共有が煩雑になります。

しかし人事管理クラウドで従業員の採用情報、評価、配属先などのデータを一元管理すれば、複数のファイルを扱う必要はありません。またインターネットを介してどこでも情報の抽出・編集ができるため、作業を大幅に効率化できるのです。

②よりよい人材育成

人材育成には人事評価管理や目標管理が必要です。これらの情報は人事や上司、従業員本人と共有する場合が多いため、社内メールなどではやりとりに大きな手間がかかるでしょう。

そこで人事管理クラウドを使うと、「従業員の評価結果」「上司のフィードバック」「従業員の目標設定と結果」「学習計画と進捗」などを一元管理できるのです。また収集した情報から課題が見えた場合、人事管理クラウドなら上司との面談設定や目標の修正などがスムーズに行えます。

③ミスの削減

どんなに注意して作業をしても、手作業にはミスが発生してしまうもの。

たとえば、従業員の「勤怠の打刻のミス」、有給休暇などの「休暇の集計ミス」、「残業時間や給与の集計ミス」などは、残業代未払いなどにもつながるため、労基法の違反に該当してしまうかもしれません。

人事管理クラウドでは自動集計が行われるため、このようなミスを減らせるようになるのです。

人事管理クラウドを使えば、最新情報の取得やデータの共有などが効率化するため、人的ミスの防止にも大きく役立ちます

5.人事管理クラウドの種類を紹介

人事管理クラウドは、システムが対応する業務内容によって下記4つに分類できます。システムによっては複数の業務内容に対応している場合もあるので、自社ではどのような種類の人事管理クラウドが必要か、検討しておきましょう。

  1. 人事評価
  2. 採用管理
  3. 労務管理
  4. 給与管理

①人事評価

「本人による目標設定」「目標に対する結果や振り返りの管理」「上司からのフィードバックの結果管理」「評価シートの作成」などがシステム上で行えます。

「コンピテンシー評価や360度評価などの評価手法に用いる項目の設定」「グラフなどで進捗の可視化」ができればより効果的な人事評価になるでしょう。

②採用管理

「求人情報の作成」「掲載先の管理」「応募者の情報管理」「面接スケジュール管理」「メッセージの送受信」「内定者に対するフォローアップ」など、一連の採用業務をシステム上で行えるのです。なかには、採用者の離職率などを閲覧できる場合も。

採用後の教育や担当業務などの課題発見にも役立つでしょう。

③労務管理

人事管理クラウドには、従業員の勤怠管理や給与の管理だけではなく、社会保険や福利厚生、さらに従業員の扶養家族の情報管理や年末調整の控除申告など、労務に関するさまざまな業務を一括支援してくれるシステムもあります。

こうしたシステムを使えば、紙やエクセルで作業をするよりも手間や工数は大幅に減るでしょう。

④給与管理

給与計算に必要な勤務時間や給与単価などのデータが一括管理できます。それにより、給与の自動計算や給与明細の自動作成が可能になるのです。

また年末調整や社会保険料の計算まで自動で進められるうえ、税率や保険料率が変わってもシステム側で自動的に更新されます。給与管理で起こりやすい漏れや不備が減るでしょう。

人事管理クラウドを選ぶ際は、「自社でどの業務を効率化したいか」の検討が必要です。そして必要な機能が備わったシステムを選びましょう

6.人事管理クラウドを選ぶときのポイント2つ

最後に人事管理クラウドを選ぶときのポイントを2つ、解説します。

  1. 人事管理クラウドを導入する目的
  2. 使いやすさはどうか

①人事管理クラウドを導入する目的

人事管理クラウドを導入する際は、自社におけるどの問題点を解決するために導入するのかを事前に決めておきましょう。

たとえば、「人員不足による現状の作業効率の回復を図るために総合パッケージ型のシステムを導入する」「勤怠の管理を改善したいのでその部分だけの限定的なシステムを導入する」など、導入目的によって最適な人事管理クラウドは変わります。

「何となく便利そうだから人事管理クラウドを導入する」という理由で選ぶと、必要な機能が使えないという状況にもなりかねません。

②使いやすさはどうか

「クラウドの使いやすさ」も重要なポイントです。人事だけでなく各従業員が入力する場合もあるので、使い勝手が悪ければ導入してもいずれは使われなくなってしまうでしょう。

「欲しい情報を抽出・検索ができる」「必要な情報が把握しやすい」「ドラッグ&ドロップなどが使えて直感的に操作しやすい」「すでに導入しているツールと連携できる」などについて、チェックしてみましょう。

人事管理クラウドは、「人事管理クラウドを導入する目的」「クラウドの使いやすさはどうか」の2点をしっかり見極めてから導入しましょう