人員配置図とは? 目的、考え方、最適化の方法、人員配置表について

人員配置図とは、適材適所な人員配置を行うために有効な図表のことです。ここでは人員配置図を作成する目的や人員配置の流れについて解説します。

1.人員配置図とは?

人員配置図とは、組織における管理体系や役割、従業員それぞれのポジションや配置人数などを図にしたもの

「せっかく採用した人材が入社してすぐ退職してしまった」「入社直後の高いモチベーションに期待していたが生産性の向上にはつながらなかった」そんな経験はないでしょうか。人員配置を成功させるカギとなるのが「人員配置図」なのです。

各部署と配置人数をまとめた図表

人員配置図は、各部署と配置人数などを図にしたもの。一般的にひとつの親に対して複数の子が枝分かれする「ツリー形式」でまとめられるのです。なお人員配置のデータを表形式にまとめたものは「人員配置表」とも呼ばれます。

この人員配置図を活用して、管理体系やタスク配分を見える化するのです。

組織図が参考になる場合も

人員配置図を作成する際、企業の「組織図」を参考にする場合も。組織図とは、部門や機関名などを並べ、企業の組織構造を一目で把握できるようにした図表のこと。

いずれも企業にとって必要な機能を洗い出し、担当者や責任者の配置、成果定義文(人または部門が何をもって成功とするのか明文化したもの)を作成する目的で作られます。

人員配置図は、適材適所な人員配置を行うために有効な図表です。作成後は従業員に広く共有し、必要に応じて適宜更新する必要があります

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2.人員配置図を作成する方法

適材適所な人材配置を行うために有効な「人員配置図」は、どのような方法で作成すればよいのでしょうか。人員配置図を作る方法はいくつかありますが、必要な項目はいずれも共通しています。

それでは人員配置図の作成方法や記載する項目について、解説しましょう。

エクセルで作る

人員配置図を作成する方法として最も手軽なのが、マイクロソフト社が開発販売している表計算ソフト「Excel」を使用する方法。会社で使用するパソコンの多くに、Excelが搭載されているため、作成にかかる初期費用を抑えられます。

人事マネジメントを行う企業のなかには、無料のExcelテンプレートを提供している企業も。こうしたテンプレートを活用すればよりかんたんに人員配置図を作成できるでしょう。

システムやツールで作る

専用のシステムやツールを使って人員配置図を作成する方法もあります。事業拡大や従業員の増加といった状況でも、既存のシステムやツールを活用すれば、工程管理や人員配置をよりスムーズに行えます。

また必要人員を一元管理するシステムには、必要なデータを必要な分だけすぐに抽出できるといったメリットもあるのです。

人員配置図に必要な項目

人員配置図を新規作成する場合は、以下を参考に必要な項目を差し込んでいきましょう。

  • 仕事内容
  • 熟練度
  • 人件費
  • リーダーシップ
  • 人間関係
  • 稼働人員数
  • 配置した従業員の年齢や性別
  • 雇用形態
  • その職場にいる期間
  • 本人や上司の希望

Excelの「組織図ウィザード」テンプレートを活用すれば、よりかんたんに人員配置図を作れます。

必要な人数と人件費

業務効率を考慮して人員配置するには、必要となる人員数と人件費を算出しなければなりません。過剰に人材を配置したり、必要以上に人件費を削減したりといったように適切な人員配置がなされなければ、費用対効果は下がる一方です。

目標を達成するには、「具体的にどのような人材が何人必要なのか」「どのタイミングでいつまでに必要なのか」をあらかじめ明確にしておきましょう。

従業員情報

人員配置図を作成する際は、従業員のあらゆる情報を考慮した効率のよい人員配置を検討する必要があります。従業員一人ひとりの雇用形態や年齢、経歴や実務経験、資格取得履歴や勤怠情報などはしっかりと把握しておきましょう。

従業員情報の一元管理には、部分最適の配置や現場の極端な意見に左右される人員配置を避けるといった意味もあります。

目標

最適な人員配置を行うためには、前例踏襲や直感に頼るといった非科学的な人事を避けなければなりません。人事配置の最適化はあくまでも手段のひとつ。「適材適所に人員を配置して経営目標を達成する」これが最終的な目的なのです。

売上金額や販売数、契約数などの具体的な数値を目標に掲げ、それに対してどれだけの効果が得られたかを検証しましょう。

人員配置図の作成、および人員配置の最適化はあくまでも過程のひとつです。次に解説する人員配置図の目的を見失わないよう注意しましょう

3.人員配置図の目的2つ

それでは改めて、人員配置図の目的について確認していきます。人員配置図の目的は、大きく分けて次の2つです。

  1. 従業員のパフォーマンスを最大限引き出して、経営目標を達成する
  2. 戦略的な人材育成を推進する

①従業員のパフォーマンスを最大限引き出して、経営目標を達成する

人員配置図の目的のなかで最も重要とされるのが「経営目標の達成」です。企業はそれぞれに自社の経営目標を掲げています。限られた資本と人材で目標を達成するには、効率的な人事戦略が欠かせません。

  • 企業が実現したい目標は何か
  • 市場において自社はどのような環境に置かれているか
  • 自社の経営状況はどうなっているか

上記内容を客観的に見直し、事業計画の達成を目指すことが、人員配置図の目的なのです。

部や課の課題を解消するため

全社的な経営目標を達成するには、部や課単位での課題の解消も必要です。それぞれの組織に下記のような課題が潜んでいないか、確認してみましょう。

  • 業務量に対して適切なマンパワーが配置されているか
  • 現状の人員配置と実業務にミスマッチが発生していないか
  • 必要なスキルや経験を持った従業員が配置されているか
  • 業務と人員のバランスは適切か

新しい事業を展開するため

既存事業の効率化を目指す際だけでなく、新たな部署や課を立ち上げる際も人員配置図は重要です。新たな事業を展開する場面では、以下の人員配置が必要になります。

  • 配置転換:同一の企業内で職務内容または勤務場所が長期にわたって変更される
  • 出向:在籍企業との雇用契約はそのままにして、関連会社や子会社へ異動する
  • 転籍:出向元(もともと在籍していた企業)から出向先(出向した関連会社や子会社)に籍を移転する

人員整理のため

人員配置にはポジティブな施策だけでなくネガティブな施策もあります。事業の縮小や廃止によって人員がオーバーした際、やむを得ず次のような方法で人員整理を行う場合もあるのです。

  • リストラ:使用者側(企業側)の都合で従業員を解雇する
  • 雇い止め:有期雇用契約者(契約社員やパートタイマーなど)の契約を更新せずに打ち切る

②戦略的な人材育成を推進する

人員配置には、限られた人材を戦略的に育成するという目的もあります。組織の人材育成計画にもとづき、従業員の能力開発を目的とした施策として広く導入されているのが「ジョブローテーション」です。

ビジネスの現場は日進月歩で目まぐるしく変化しているため、経験のない業務に就く状況も決して珍しくありません。ジョブローテーションを短期間の現場体験に終わらせず、戦略的な人材育成の制度として位置付けなくてはならないのです。

人員配置には経営目標の達成、そして戦略的な人材育成の推進といった目的があります。会社の将来、社運をも左右するマネジメントです

4.人員配置における4つの計画

人員配置図を作成する際は、人員配置の流れと考え方を理解しておきましょう。人員配置では、4つの計画を用いて具体的な施策に落とし込む大枠を固めていきます。ここでは人員配置における4つの計画について解説しましょう。

  1. 定員計画
  2. 要員計画
  3. 人員計画
  4. 代謝計画

①定員計画

定員計画とは、業務上必要なレベルや役職などからはじめにおおよその人件費を計算する計画のこと。業務を円滑に進め、かつ事業計画を実現するために必要な人員数の見込みをまとめます。

人件費の総額決定や振り分けは、従業員のモチベーションや生産性に影響を与えるのです。そのため慎重に定員計画を立てなければなりません。

②要員計画

要員計画とは、事業目標を達成するために必要な人員を算出し、人員配置や採用活動などを計画すること。「この部署にどれだけの人員が必要か」「チームの目標を達成するには新たに何人採用する必要があるのか」などを決めていくのです。

要員計画は次の人員計画と混同しやすくなっています。2つの違いは下記のとおりです。

  • 人員計画:現場に近い
  • 要員計画:経営に近い

③人員計画

人員計画とは、「この部署にはどのような人材が必要か」「逆に人員余剰となっている部署がないか」などを見て異動や昇進、配置転換や雇用形態の変更などを具体的に計画していくこと。

要員計画にもとづいて、より具体的な計画を立てていきます。企業によっては要員計画と定員計画、後述する代謝計画のすべてを含めて「人員計画」と呼ぶ場合もあるため、人員計画といわれた際は、「どの範囲なのか」認識をすり合わせていくとよいでしょう。

④代謝計画

代謝計画とは、要員計画と人員計画の差を埋める計画のこと。それぞれの計画を進めていくなかで、結果として人手が足りなくなる場合も。その際に新卒・中途採用や社内異動などで不足分を補うための計画です。

社内の雰囲気を変えて活性化を図る人員配置や、勤続年数の長い従業員が多い部署に若手や新人を増やす取り組みなども含まれます。

どれだけ綿密な計画を立てても、要員計画と人員計画には差異が生まれます。だからこそ代謝計画で柔軟に対応することが重要なのです

5.人員配置図を使って最適な配置を行うための注意点4つ

「人員配置図を使って最適な人員配置を行う」を言い換えると、「限られた人材を適材適所に配置する」になります。ここでは最適な人員配置を行うための注意点について、次の4つの視点から解説しましょう。

  1. 現在の人員配置を把握する
  2. 人員の詳細を把握する
  3. 人員の希望を把握する
  4. 人員配置後の効果を測る

①現在の人員配置を把握する

最適な人員配置の実現は、現在の人員配置を知る点から始まります。人事担当者が中心となって以下の項目を把握しておきましょう。

  • 年度当初の在籍人数:年度初めの時点で各部署に在籍している従業員の数
  • 年度末の在籍人数:一年間の従業員増減を考慮したうえで、年度末に在籍している予定の従業員数
  • 年度増員分:今年度中に増える見込みの従業員数
  • 年度減員分:今年度中に減る見込みの従業員数

②人員の詳細を把握する

従業員一人ひとりの能力や評価、強みや弱みなどの把握も重要です。人員配置の失敗例として多いのが、従業員の詳細を特定の人物しか把握していないというケース。これでは部分最適の人員配置しかできません。

人員配置を行う際は、各従業員のスキルや知識を一元に管理・可視化すると同時に、ポジションごとに求められる能力や資格を細かく把握しておきましょう。

③人員の希望を把握する

従業員一人ひとりのキャリアプランや希望する職種、業務などのヒアリングも欠かせません。本人の意思にそぐわない人員配置は、生産性やモチベーションの低下につながるからです。

  • どのようなワークライフバランスの実現を考えているか
  • 担当している業務以外に興味のある仕事はあるか
  • 現在の業務に対する疑問や不安、相談したい点などはないか

面談やアンケートなどを実施してこれらを聞き出し、人員配置のミスマッチを防ぎます。

④人員配置後の効果を測る

人員配置がうまくいったかどうかは、配置後の効果を測定しなければ判断できません。契約数や売上高、利益率などが人員配置前と後でどう変化したかを数値化し、人員配置の効果を分析するのです。

従業員満足度や配置後の空気感など定量化しにくいものも、従業員アンケートを活用すればある程度数値化できます。また配置後も適切なフォローやフィードバックなどが行われていれば、人員配置のブラックボックス化を防げるでしょう。

従業員一人ひとりの特性を把握し、適切なヒアリング・フォローを行うと、事業計画の達成に有効な人員配置を実現できます